聶永剛
【摘要】 隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,市場競爭日趨激烈,快速上升的成本,使很多企業(yè)經(jīng)營舉步維艱。成本風險是每個企業(yè)在經(jīng)營過程中不可避免的現(xiàn)實問題,因此,如何構建成本管理預警系統(tǒng),從而有效防范和控制成本風險,有利于提高企業(yè)的綜合管理水平,提升企業(yè)的核心競爭力。
【關鍵詞】 成本管理; 風險; 預警系統(tǒng)
成本風險貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的始終,與企業(yè)的生存和發(fā)展密切相關,風險預警管理越來越受到企業(yè)管理者的重視。隨著市場環(huán)境競爭的加劇,為防范和規(guī)避風險,企業(yè)必須建立和完善成本預警系統(tǒng),通過對經(jīng)營全過程進行跟蹤、監(jiān)控,特別是通過指標的設計以及對其他相關經(jīng)營信息的分析,及早發(fā)現(xiàn)和預測成本風險,采取應變措施,最大限度的避免或減少成本風險損失。
一、企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的內涵和特點
(一)企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的內涵
預警是指事先覺察可能發(fā)生某種情況的感覺。預警系統(tǒng)是指由能夠靈敏地、準確地捕捉風險前兆,并能及時提供警示的機構、制度、網(wǎng)絡、舉措等構成的管理系統(tǒng),其作用在于超前反饋、及時布置、防風險于未然。企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)是以信息化為基礎,對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中潛在的成本風險因素進行實時監(jiān)控的系統(tǒng),它貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程,是企業(yè)控制成本,防范風險的有效手段之一,其目的就是識別成本風險因素、分析評價風險因素、擬定風險應對策略,有效控制成本,降低或消除風險。
(二)企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的特點
企業(yè)的成本管理預警系統(tǒng),與其他管理系統(tǒng)既有聯(lián)系,又有區(qū)別,具有以下特點:
1.系統(tǒng)性
成本管理預警系統(tǒng)是通過多個子系統(tǒng)的有機結合,構成的具有特定功能的有機整體。不同階段的子系統(tǒng)將產(chǎn)生不同級次的成本預警信息,同時總系統(tǒng)也會隨著子系統(tǒng)的變化而變化。所以成本管理預警系統(tǒng)應注重其整體性,客觀真實地反映成本的運行狀況。
2.預測性
在企業(yè)的經(jīng)營活動中,各因素之間存在著一定的關系。因此我們可以根據(jù)企業(yè)成本運行的發(fā)展狀態(tài)和趨勢,預測與其相關的各因素的發(fā)展變化,尤其是當影響企業(yè)成本的關鍵因素發(fā)生變化時,應密切關注,及時尋找對策降低風險和損失。
3.靈敏性
由于企業(yè)成本體系各因素之間存在密切的關系,某一因素的變化會在另一因素上反映出來,從而提示預警信息。即企業(yè)成本狀況的變化能在預警指標中迅速地反映出來,便于管理者做出判斷和決策。
二、構建企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的原則和條件
(一)應遵循的原則
要有效控制企業(yè)的成本狀況,必須建立一套能反映企業(yè)成本因素及變化狀況的預警系統(tǒng)。因此,構建企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)應遵循下列原則。
1.成本效益原則
企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的構建要遵循成本效益原則,使產(chǎn)生預警信息的預警成本小于產(chǎn)生預警信息的價值,保證該系統(tǒng)的有效性和經(jīng)濟性。成本效益原則就要求企業(yè)針對性地選擇一些能真實反映成本狀況及變化的指標,不需要太注重那些數(shù)額很小的費用項目。
2.動態(tài)化原則
成本管理預警系統(tǒng)能發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營活動中存在的問題,發(fā)出警報并采取解決措施,但企業(yè)處在一個不斷變化的市場競爭環(huán)境中,要求成本預警研究系統(tǒng)動態(tài)性的規(guī)律,預見系統(tǒng)的發(fā)展趨勢,掌握主動,才能不斷地改善企業(yè)的經(jīng)營活動。因此建立的成本預警系統(tǒng)要能夠不斷更新,對企業(yè)的成本狀況進行實時監(jiān)控。
3.適用性原則
成本管理預警系統(tǒng)建立的目的是能夠對企業(yè)的成本風險有一個客觀的反映和評價。所以,構建預警系統(tǒng)時要能夠合理地反映企業(yè)自身的特點,準確地反映企業(yè)的成本數(shù)據(jù)與經(jīng)營管理活動的內在聯(lián)系,客觀反映企業(yè)經(jīng)營活動中潛在的風險,滿足企業(yè)管理的需要。
(二)應具備的條件
1.信息管理平臺
成本預警系統(tǒng)以大量的信息為基礎,信息系統(tǒng)是成本預警系統(tǒng)的基礎和數(shù)據(jù)來源,如果不能提供充分的信息,則對預警系統(tǒng)產(chǎn)生不良的影響。因此,企業(yè)應建立和完善信息系統(tǒng),為成本預警系統(tǒng)提供全面、準確、及時的信息。完善信息系統(tǒng)時,要明確信息收集、處理、儲存、反饋各環(huán)節(jié)的工作內容和要求,為成本預警系統(tǒng)提供必要的技術支持。
2.良好的內部關系
成本控制涉及企業(yè)的各個方面,且各單位之間的成本費用都有著必然的聯(lián)系。因此,成本預警要求各部門單位之間保持良好的協(xié)作關系,從而滿足彼此之間數(shù)據(jù)傳遞,以及對各種數(shù)據(jù)的不同要求,實現(xiàn)信息資源共享。
3.完善的內部控制制度
企業(yè)要抓好內控制度建設,確保成本預警和監(jiān)控制度健全有效,筑起防范和化解成本風險的防線,明確監(jiān)管程序,分清監(jiān)管職責。反過來,有效的成本預警系統(tǒng)能夠促進內部控制制度的建設與完善,對于重構企業(yè)業(yè)務流程和加強信息管理制度建設,有著非常重要的現(xiàn)實意義。
4.成本預警系統(tǒng)應具有前瞻性
成本管理重在成本避免。因此,企業(yè)在進行戰(zhàn)略決策時,應立足預警,充分發(fā)揮其前瞻性,結合企業(yè)內部條件、外部環(huán)境和競爭對手的變化情況,對一系列具有源流性的成本動因進行有效的識別和分析,從源頭上控制成本風險的發(fā)生。
三、企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的構建及應用
(一)成本管理預警系統(tǒng)的功能
1.預知功能
預警系統(tǒng)通過成本實際核算數(shù)據(jù),與計劃、預算、定額或目標成本進行比較分析,并通過大量信息的傳遞與處理,判斷是否預警。當出現(xiàn)可能危害經(jīng)營目標實現(xiàn)的風險因素時,成本預警系統(tǒng)預先發(fā)出警告,提醒管理者應采取有效措施,避免潛在風險演變成現(xiàn)實的損失,為企業(yè)有效預知和防范成本風險提供可靠依據(jù),起到防患于未然的作用。
2.控制功能
當成本發(fā)生潛在風險時,成本預警系統(tǒng)能夠找到風險的根源,使管理者有的放矢,及時分析警報原因,制定有效措施,實施有效控制,阻止事件進一步惡化,避免成本風險的發(fā)生。
3.決策功能
根據(jù)企業(yè)成本警報的處理過程和評價結果,不斷總結、積累經(jīng)驗,避免風險事件的重復發(fā)生,提高成本預警能力和效果,為企業(yè)進行正確的經(jīng)營決策提供信息保證。
(二)成本預警系統(tǒng)的構建內容
成本預警系統(tǒng)的建立,目的是對風險發(fā)生前的征兆信號進行收集和分析,并且分析他們之間的聯(lián)系,有效監(jiān)控和防范成本風險的發(fā)生。企業(yè)應充分利用現(xiàn)代信息技術和計算機技術,構建起科學的成本管理預警系統(tǒng)。成本管理預警系統(tǒng)一般包括:預警信息子系統(tǒng)、分析警兆子系統(tǒng)、報警子系統(tǒng)和控制警源子系統(tǒng)。
1.預警信息子系統(tǒng)
成本預警是建立在對大量信息進行加工和處理的基礎上,會計信息的可靠性、重要性、及時性直接關系到成本預警的質量,并影響成本預警系統(tǒng)職能的發(fā)揮。因此企業(yè)應該嚴格遵守相關會計法律法規(guī),強化監(jiān)管和約束,以保證會計信息的可靠性、重要性、及時性等。
成本預警不僅需要財會人員提供的信息,更需要其他渠道的信息,這樣才能有效尋找警源,發(fā)現(xiàn)警情產(chǎn)生的根源。成本預警的警源包括外生警源和內生警源。外生警源是指因外部經(jīng)營環(huán)境變化而產(chǎn)生的警源,例如國家物價政策的調整,可能直接或間接地導致企業(yè)轉產(chǎn)或重大經(jīng)營決策上的轉變。內生警源是指因企業(yè)內部經(jīng)營管理不完善而產(chǎn)生的警源,例如企業(yè)因資金周轉困難而出現(xiàn)經(jīng)營問題等。
2.分析警兆子系統(tǒng)
警兆是指成本因素發(fā)生異常變化時的先兆,在警源的作用下,當成本因素發(fā)生異常變化導致警情爆發(fā)之前,總有一些預兆。分析成本預警的警兆,是成本預警系統(tǒng)的關鍵一環(huán)。從警源到警兆,有一個發(fā)展的過程,即警源孕育著警兆,警情發(fā)展蔓延,警情爆發(fā)前的警兆會出現(xiàn)。成本預警的目的就是在警情爆發(fā)之前,分析警兆,控制警源,擬定應對措施。
3.報警子系統(tǒng)
該系統(tǒng)的主要目的是根據(jù)實際反映成本指標的數(shù)值,與預警指標相比較,按一定的報警模式發(fā)出不同程度的預警。一般采用預警信號作為企業(yè)成本預警系統(tǒng)報警模式,其預警信號一般包括三種狀態(tài),即低度風險、中度風險、高度風險。低度風險(輕微狀態(tài)),后果影響較小,不會造成系統(tǒng)破壞,應考慮采取一定控制措施加以管理;中度風險(較嚴重狀態(tài)),后果較嚴重,會造成系統(tǒng)破壞,須立即采取措施加以控制;高度風險(危機狀態(tài)),后果非常嚴重,會引起災難性后果,應立即采取行動予以排除。
4.控制警源子系統(tǒng)
控制警源子系統(tǒng)是成本管理預警系統(tǒng)的后期保障,當報警子系統(tǒng)報警時,表示企業(yè)的成本有不良狀況產(chǎn)生,管理者應根據(jù)警報級別進行研究分析,采取相應措施,防止事態(tài)進一步惡化。預警措施是根據(jù)企業(yè)成本預警系統(tǒng)實施過程中報警子系統(tǒng)顯示的信號進行分析,并針對不同的風險類別,采取解決風險的一系列辦法和措施,它是成本預警系統(tǒng)的目的和歸宿。
(三)構建成本預警指標
成本預警系統(tǒng)要能夠真正發(fā)揮報警功能,防范風險,就應當制定相應的成本預警指標。
1.構建預警指標的原則
根據(jù)企業(yè)的實際情況,應當設計全面、重點和敏感性高的預警指標,便于及時反映整體成本的變化情況。設計的指標應遵循如下原則:(1)靈敏性原則。即所選擇的指標能夠靈敏的反映企業(yè)成本狀況,這是進行預警的根本目的。通過改變成本系統(tǒng)控制參數(shù)和變量,對企業(yè)資源配置進行調控,使企業(yè)經(jīng)營的異常變動狀態(tài)得到收斂和有效控制,從而使企業(yè)成本狀況的變動能夠在合理的區(qū)間內進行。(2)超前性原則。即所選擇指標的變化應超前于實際狀況的波動,這是成本預警的重點。成本管理預警系統(tǒng)所使用的指標必須能夠準確地預測企業(yè)成本狀況變動的趨勢,并且各個指標能夠獨立地發(fā)揮預警企業(yè)成本變動狀態(tài)的信號作用。(3)協(xié)調性原則。成本預警是由眾多相互聯(lián)系的預警指標組成的,各項預警指標要相互協(xié)調,通過對這些指標的共同監(jiān)測,能夠從整體上預知企業(yè)成本變動狀況,從而提高預警信號的有效性。
2.主要的預警指標
企業(yè)成本管理預警系統(tǒng)的主要指標有:目標顧客及目標市場份額、顧客滿意度、銷售費用、借款費用、應收賬款、人力資源成本、關鍵人才數(shù)量和人員流動、質量成本、環(huán)境成本、設計成本、采購成本、生產(chǎn)成本、設備老化、外部原材料和能源漲價、產(chǎn)成品積壓、供方數(shù)量、物流成本等。
(四)成本預警管理系統(tǒng)的應用
1.預警指標參數(shù)的應用
實際工作中,為了便于加強對成本風險的預警管理,一般根據(jù)風險因素的性質及其對成本目標的影響程度,用打分法設定為五級,各級表示的風險程度如下:
1級表示無風險征兆,不必采取風險控制措施;
2級表示低度風險,后果可以忽視,通常采用日常程序加以管理;
3級表示中度風險,后果影響較小,應考慮采取措施加以控制;
4級表示嚴重風險,后果嚴重,應立即采取措施加以控制;
5級表示高度風險,災難性后果,應立即采取行動予以排除。
按以上辦法設定風險等級后,根據(jù)不同成本風險因素指標的性質特點以及完成值,設定等級預警標準臨界值。
例如,以產(chǎn)品單位成本為例,用每月實際單位成本與計劃單位成本進行比較,計算單位成本的預警參數(shù),將預警參數(shù)在97%以下設為無風險,將預警參數(shù)在97%~98%之間設定為低風險,將預警參數(shù)在98%~99%之間設定為中度風險,應考慮采取措施加以控制,將預警參數(shù)在99%~99.5%設定為嚴重風險,應立即采取措施加以控制,將預警參數(shù)在99.5%(含99.5%)以上設定為高度風險,表示進入成本預警危險狀態(tài),需要立即加以重點排除和控制,再不控制就要超支。
具體應用時,要對產(chǎn)品單位成本的影響因素進行分析和監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)影響因素發(fā)生變化的,就要跟蹤該因素變化對單位成本的影響程度,一旦出現(xiàn)單位成本預警的,及時進行不同級別的報警,以便企業(yè)管理者采取不同的應對策略。
2.及時預報成本風險
對成本預警指標進行趨勢預測后,應將預測值與成本風險警戒線參數(shù)進行對比,若發(fā)現(xiàn)預測值或實際風險值達到或超過警戒線則進行預警響應,預報中心應全面、及時、準確的向相關領導和部門發(fā)布成本預報。企業(yè)可根據(jù)管理的需要,對不同成本因素設置不同的監(jiān)測頻率,可以每旬一次,可以半月一次,可以每月1次,可以每季度一次,也可半年一次或一年一次。
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