許志俊

【摘要】 在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的今天，高校如何創(chuàng)新財(cái)務(wù)報(bào)賬手段，提高服務(wù)效率，提升財(cái)務(wù)管理水平，不斷滿足教職員工對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬的需求，是值得思考的新課題。文章就網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬在高校實(shí)施的背景、主要特點(diǎn)、操作流程進(jìn)行了剖析并總結(jié)了推進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬順利實(shí)施的措施。

【關(guān)鍵詞】 高校； 網(wǎng)上預(yù)約； 報(bào)賬系統(tǒng)； 財(cái)務(wù)管理

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，是指遠(yuǎn)程登錄學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，預(yù)先進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬單申請(qǐng)、審核等一系列操作，根據(jù)預(yù)約核準(zhǔn)的時(shí)間和地點(diǎn)到財(cái)務(wù)辦公點(diǎn)辦理報(bào)賬手續(xù)，不必取號(hào)等待，享受優(yōu)先、快捷的服務(wù)。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)是要規(guī)范財(cái)務(wù)部門的報(bào)賬業(yè)務(wù)流程，提高財(cái)務(wù)部門的工作效率，節(jié)省報(bào)賬人員工作時(shí)間及領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)間，實(shí)現(xiàn)教職工報(bào)賬網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)一步推進(jìn)財(cái)務(wù)管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理理念，不斷提高財(cái)務(wù)管理水平。目前，上海交通大學(xué)、中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)、浙江大學(xué)、福建農(nóng)林大學(xué)等多所高校相繼開(kāi)發(fā)、使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，報(bào)賬效率、服務(wù)水平及管理水平等方面有很大的提高，教師對(duì)財(cái)務(wù)的滿意度明顯提高，但也存在著一些問(wèn)題，需要加以研究改進(jìn)，以保證網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)向縱深發(fā)展。

一、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的實(shí)施背景

（一）報(bào)賬人排隊(duì)報(bào)賬等待時(shí)間長(zhǎng)

傳統(tǒng)報(bào)賬流程繁瑣，且多為手工作業(yè)，國(guó)庫(kù)集中支付在高校普遍實(shí)施后，更是加重了財(cái)務(wù)人員報(bào)賬的工作量，造成了財(cái)務(wù)人員埋頭苦算，而報(bào)賬人卻在長(zhǎng)時(shí)間耐心等待的局面。究其原因是財(cái)務(wù)人員偏少，在學(xué)校教育事業(yè)費(fèi)日益增長(zhǎng)及多校區(qū)辦學(xué)的情況下，財(cái)務(wù)人員編制數(shù)與需求數(shù)的矛盾日益突出。為了適應(yīng)多校區(qū)辦學(xué)的特點(diǎn)，方便教職員工的服務(wù)，差不多在每一校區(qū)都設(shè)置財(cái)務(wù)辦公點(diǎn)，而每個(gè)辦公點(diǎn)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置齊全，崗崗有人，崗位分工明確，各負(fù)其責(zé)，在財(cái)務(wù)人員不增加的前提下，導(dǎo)致的結(jié)果只能是減少前臺(tái)審核人員。

（二）財(cái)務(wù)憑證錄入人工作量大

隨著國(guó)家對(duì)高校教育經(jīng)費(fèi)的不斷投入，高校取得的學(xué)科建設(shè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、211工程等經(jīng)費(fèi)大幅上升；科研人員取得的863、973、十一五、十二五等攻關(guān)項(xiàng)目明顯增多；科研橫向協(xié)作經(jīng)費(fèi)更是渠道多、經(jīng)費(fèi)節(jié)節(jié)攀升。而所有這些經(jīng)費(fèi)的使用，必須通過(guò)財(cái)務(wù)進(jìn)行支付，繁雜的費(fèi)用，如出租車費(fèi)、過(guò)路費(fèi)等小面額發(fā)票多，在服務(wù)窗口不變的情況下，無(wú)形中加重了前臺(tái)財(cái)務(wù)審核人員的工作量。

（三）高校財(cái)務(wù)發(fā)展的自身需要

高校財(cái)務(wù)正經(jīng)歷從核算處理型向核算與管理并重型、從會(huì)計(jì)電算化到會(huì)計(jì)信息化的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變對(duì)財(cái)務(wù)管理的手段和水平也提出了越來(lái)越高的要求。因此，作為高校財(cái)務(wù)管理重要支撐手段的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須按照財(cái)務(wù)管理的要求進(jìn)行功能擴(kuò)展，必須由原來(lái)的事后控制轉(zhuǎn)向事前和事中控制。隨著校園網(wǎng)的開(kāi)通，無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬系統(tǒng)的實(shí)施，財(cái)務(wù)軟件建設(shè)日趨完善，會(huì)計(jì)環(huán)境、會(huì)計(jì)依賴的技術(shù)手段日趨豐富，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)處理流程無(wú)法滿足教職員工的需要，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)正是在這種背景下開(kāi)始建設(shè)的。

二、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

（一）報(bào)賬過(guò)程“物流化”

從報(bào)賬人網(wǎng)上填寫報(bào)賬單開(kāi)始，到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，再到財(cái)務(wù)部門接受報(bào)賬單、審核入賬等一系列過(guò)程，報(bào)賬人均可以隨時(shí)查看到報(bào)賬狀態(tài)，追蹤報(bào)賬過(guò)程。

（二）項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)安全化

報(bào)賬人在網(wǎng)上填寫報(bào)賬單時(shí)，只允許且只有權(quán)報(bào)支本人有權(quán)使用的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，消除項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)被他人非法盜用的隱患。為保證系統(tǒng)的安全性，對(duì)于不同用戶的登錄，系統(tǒng)會(huì)提供不同的登錄界面，自動(dòng)隱藏那些用戶沒(méi)有權(quán)限使用的功能菜單，并且在用戶調(diào)用各個(gè)系統(tǒng)模塊時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查該用戶的權(quán)限，沒(méi)有權(quán)限的用戶將無(wú)法打開(kāi)對(duì)應(yīng)的模塊，從而大大降低了系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。

（三）費(fèi)用額度制度化

報(bào)賬人在網(wǎng)上填寫的報(bào)賬金額嚴(yán)格控制在項(xiàng)目預(yù)算的范圍之內(nèi)，杜絕超支。報(bào)賬人填寫的報(bào)賬金額超出項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)顯示預(yù)警信息，且無(wú)法執(zhí)行下一步的操作，這就避免產(chǎn)生網(wǎng)上可以填寫而實(shí)際不能報(bào)賬的問(wèn)題。

（四）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息化

項(xiàng)目批準(zhǔn)人或經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)，有權(quán)通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)查詢自己控制的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的結(jié)余、使用情況；年末，可以查詢本年內(nèi)的實(shí)際支出情況，以便給來(lái)年的費(fèi)用支出計(jì)劃和上報(bào)預(yù)算數(shù)提供依據(jù)。

三、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的操作流程

（一）報(bào)賬單申請(qǐng)

報(bào)賬人登錄網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，通過(guò)用戶名、密碼、驗(yàn)證碼的方式驗(yàn)證用戶，對(duì)有效用戶記錄用戶身份。選擇報(bào)賬項(xiàng)目，填寫報(bào)賬的基本信息，如報(bào)賬費(fèi)用項(xiàng)、支付方式等，使用高拍儀將相關(guān)的附件掃描上傳到系統(tǒng)。

（二）報(bào)賬單審核

報(bào)賬人員在線填單后，系統(tǒng)通過(guò)預(yù)設(shè)，自動(dòng)提交給主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批領(lǐng)導(dǎo)可以不受時(shí)間、地點(diǎn)限制利用數(shù)字簽名審批業(yè)務(wù)。同時(shí)，安全的數(shù)字簽名為網(wǎng)上報(bào)賬提供了安全保障措施。特殊業(yè)務(wù)需要相關(guān)職能部門審核、財(cái)務(wù)主管審核，審核通過(guò)后方可進(jìn)行預(yù)約。

（三）預(yù)約安排

報(bào)賬人員在預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)上填寫需要預(yù)約的報(bào)賬清單，對(duì)于相同費(fèi)用項(xiàng)的報(bào)賬單，可以選擇多筆進(jìn)行合并預(yù)約，并執(zhí)行預(yù)約操作，選擇報(bào)賬時(shí)間及報(bào)賬地點(diǎn)，打印預(yù)約報(bào)賬單。

（四）財(cái)務(wù)入賬

報(bào)賬人員憑生效的預(yù)約報(bào)賬單，按預(yù)約的規(guī)定時(shí)間到預(yù)約的財(cái)務(wù)報(bào)賬點(diǎn)報(bào)賬，完成實(shí)際的報(bào)賬任務(wù)。財(cái)務(wù)前臺(tái)審核人員依據(jù)報(bào)賬人所持報(bào)賬單的流水號(hào)，從網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)中調(diào)出他所提交的報(bào)賬單，會(huì)計(jì)人員對(duì)報(bào)賬票據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審核，包括審核原始單據(jù)和網(wǎng)上單據(jù)是否一致、項(xiàng)目、報(bào)賬類型是否正確等，審核無(wú)誤后將其轉(zhuǎn)化為記賬憑證，如果報(bào)賬數(shù)據(jù)有問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員可以在“制單”界面直接修改憑證。報(bào)賬單據(jù)報(bào)賬完畢后，根據(jù)預(yù)約的報(bào)賬方式，選擇現(xiàn)金方式的報(bào)賬人到出納窗口領(lǐng)款，選擇無(wú)現(xiàn)金結(jié)算方式的將報(bào)賬款項(xiàng)直接打到結(jié)算卡上，并通過(guò)短信方式通知報(bào)賬人。

四、推進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬順利實(shí)施的措施

（一）加大網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的宣傳力度

為了推動(dòng)這項(xiàng)改革的順利進(jìn)行，高校財(cái)務(wù)部門要做好詳細(xì)的計(jì)劃方案，做好宣傳和發(fā)動(dòng)工作，爭(zhēng)取廣大師生對(duì)這項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)賬改革的理解、支持和配合。在實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬前，利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在學(xué)校或財(cái)務(wù)網(wǎng)站上及時(shí)發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)、預(yù)約報(bào)賬的相關(guān)規(guī)定等信息，廣泛宣傳實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的意義及具體運(yùn)行方案。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)通過(guò)校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，不受時(shí)間和空間的限制，可在校園網(wǎng)終端進(jìn)行申請(qǐng)、預(yù)約、打印等操作，讓廣大教職工體會(huì)到方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的過(guò)程中，預(yù)約報(bào)賬專崗人員在受理該類業(yè)務(wù)時(shí)，要做好有關(guān)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的釋疑工作，充分聽(tīng)取教職員工對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)提出的建議，從而為進(jìn)一步完善網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的可操作性與簡(jiǎn)易性提供參考。

（二）加強(qiáng)教職員工的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)

財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極主動(dòng)地到各院（系）、機(jī)關(guān)等部門開(kāi)展網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)知識(shí)及財(cái)經(jīng)法規(guī)的培訓(xùn)，講解網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的使用方法，用圖文并茂的方式講解操作步驟，將每個(gè)單據(jù)的報(bào)賬流程清晰地進(jìn)行展示。重點(diǎn)指導(dǎo)教職員工進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬單申請(qǐng)，對(duì)報(bào)賬信息進(jìn)行填寫、查詢、修改，規(guī)范單據(jù)填寫，了解預(yù)約安排的業(yè)務(wù)處理程序，熟悉財(cái)務(wù)入賬處理的方法。讓教職員工學(xué)會(huì)如何進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬、如何把相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行合并申請(qǐng)、如何整理票據(jù)等。財(cái)務(wù)人員可以提前了解、合理安排報(bào)賬工作，對(duì)原始憑證審核后，自動(dòng)生成記賬憑證，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和完整性，同時(shí)也大大減輕財(cái)務(wù)人員工作量。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)單據(jù)填寫的規(guī)范化，業(yè)務(wù)審批的流程化、財(cái)務(wù)審核的透明化，以全面提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，提高財(cái)務(wù)管理水平。

（三）完善網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)建設(shè)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的順利實(shí)施，依賴于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的強(qiáng)大技術(shù)支撐。首先，必須完善網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的財(cái)務(wù)功能，開(kāi)發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目，操作過(guò)程中增加對(duì)財(cái)務(wù)制度宣傳的模塊，在報(bào)賬指南中提供對(duì)所有報(bào)賬類型及各類型的使用說(shuō)明的查詢，以指導(dǎo)報(bào)銷人正確填寫報(bào)賬單。其次，是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的安全功能，實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬后，應(yīng)注意信息和數(shù)據(jù)的安全，確保不被修改或毀損，應(yīng)按照使用權(quán)限劃分，防止信息濫用和向外流失。高校的財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理一體化，會(huì)計(jì)核算和管理幾乎離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)采用先進(jìn)的防火墻、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，注意數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，加?qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和管理。財(cái)務(wù)人員要養(yǎng)成記錄和總結(jié)的良好習(xí)慣，隨時(shí)記錄報(bào)賬過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)反饋給系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商，以便進(jìn)一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統(tǒng)軟件。

（四）不斷完善財(cái)務(wù)管理制度

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)不僅是對(duì)傳統(tǒng)工作方式的重大變革，也為高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展打造了一個(gè)新的平臺(tái)。它同時(shí)與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)核算、網(wǎng)絡(luò)銀行等系統(tǒng)互聯(lián)互通，因此高校適應(yīng)財(cái)務(wù)管理的需要，及時(shí)補(bǔ)充、修定和完善各項(xiàng)管理制度，如：《網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬業(yè)務(wù)流程》、《網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬操作規(guī)程》、《網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式下的崗位分工和職責(zé)權(quán)限》等。通過(guò)完善內(nèi)部控制制度，增強(qiáng)自我約束機(jī)制，杜絕財(cái)經(jīng)違紀(jì)行為，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的順利實(shí)施，保證財(cái)務(wù)工作健康有序運(yùn)行。

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門日常大量票據(jù)處理的簡(jiǎn)潔化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，減輕了財(cái)務(wù)人員簡(jiǎn)單、低效、繁瑣的工作量，并盡可能地減少票據(jù)處理過(guò)程中出現(xiàn)的人為錯(cuò)誤，極大地推動(dòng)了高校財(cái)務(wù)管理工作。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)雖然推行時(shí)間短，且僅在全國(guó)少數(shù)高校試行，但通過(guò)不斷摸索和完善，該項(xiàng)財(cái)務(wù)服務(wù)手段的優(yōu)勢(shì)在不久的將來(lái)必將顯現(xiàn)，通過(guò)高校教職員工的不斷嘗試，該網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)必將深入人心、大范圍地推廣使用。

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