丁海萍 張蕾

【摘要】 學生收費管理系統(tǒng)是高校會計信息化的重要組成，由學生收費軟件、小額自助繳費軟件、繳欠費查詢軟件共同構建，實現(xiàn)全校本?？粕?、研究生的各類費用收取與發(fā)放，文章介紹了現(xiàn)有學生收費系統(tǒng)的不足及改進建議。

【關鍵詞】 學生收費管理； 自助繳費； 財務管理

隨著高等教育體制改革的逐步深化，高校在校學生的規(guī)模呈逐年遞增的趨勢，辦學方式也呈現(xiàn)出多元化、國際化的趨勢，學生繳納的收費項目與收費標準也越來越繁瑣，外部環(huán)境的復雜性增加了學生收費工作的難度和工作量。學費是高校經(jīng)費來源的重要組成部分，江蘇省高校經(jīng)費實行收支兩條線管理，學費的按時足額收繳情況直接影響到學校預算外資金上繳的進度，進而影響到省財政國庫集中支付系統(tǒng)當年經(jīng)費的下?lián)軙r間。因此將先進信息技術引入學生收費系統(tǒng)，改進收費手段，成為提高學生繳費比率，減輕收費工作強度的最簡單易行的快捷途徑。

一、現(xiàn)有學生收費系統(tǒng)的不足之處

近年來，隨著校園數(shù)字化的普及，推進高校會計信息化建設的必然要求，原有的學生收費系統(tǒng)已經(jīng)遠不能滿足財務費管理的需求。

（一）功能模塊相對獨立

學生收費管理系統(tǒng)是高校會計信息化建設的重要組成部分，它利用銀校合作、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等技術對高校學生收費工作進行自動化、信息化和科學化管理。揚州大學的學生收費管理系統(tǒng)是20世紀90年代與建設銀行技術部門共同研發(fā)的，它的功能模塊設計如圖1所示。

收費處理模塊，主要包括定義學生的收費標準，學費、住宿費及各類代辦費用的批量扣費、現(xiàn)金零星收費等。

發(fā)放處理模塊，主要包括零星或批量導入外部數(shù)據(jù)進行發(fā)放處理，如發(fā)放的獎學金、助學金、助研津貼等。

退費處理模塊，主要包括退費及減免費用，如學生離校退學費、住宿費等，高水平運動員減免學費等。

查詢打印模塊，主要包括繳費查詢、欠費查詢、發(fā)放查詢、退費查詢、減免查詢，匯總信息查詢等。

收據(jù)管理模塊，主要包括已打印歷史收據(jù)、未打印收據(jù)的查詢與打印功能。

學生信息模塊，主要包括批量學生信息的導入，零星學生信息的錄入，學生信息的修改等。

系統(tǒng)維護模塊，主要進行數(shù)據(jù)管理、用戶管理和日志管理。數(shù)據(jù)管理主要是指數(shù)據(jù)的導入導出，收費項目、發(fā)放項目、收據(jù)格式等參數(shù)設置。用戶管理，用于定義用戶操作權限。日志管理，用于系統(tǒng)管理員對計算機日志進行日志備份、日志恢復和日志查詢操作。

以上各個功能模塊協(xié)作完成了學生收費管理的過程，但在工作實踐中，各個功能模塊之間相對獨立，缺乏協(xié)作連動。如當學生辦理離校手續(xù)時，需進入學生信息模塊修改學生的學籍信息，再進入查詢打印模塊調(diào)閱該生的繳欠費情況，如有欠費情況，再進入收費處理模塊進行欠費的補繳操作，完成整個流程操作時間冗長，若有漏操作情況時，如未查詢學生欠費時，將形成無可挽回的損失，形成該生的長期欠費。

（二）數(shù)據(jù)共享性差

高校涉及學生收費管理工作的有財務處、教務處、研究生院等職能部門。教務處與研究生院分別使用教務學籍管理系統(tǒng)，為加強學費收繳管理，在學籍管理軟件中也嵌入了收費類別項目模塊予以甄別學生是否欠費，當學生欠費且未辦理緩交手續(xù)時，將無法進行選課，所修成績也不計入學分。學籍管理對提高學費的收繳比率起到了很好的促進與控制作用，但由于學籍系統(tǒng)與學生收費系統(tǒng)是為滿足職能部門管理需要獨立研發(fā)的，軟件數(shù)據(jù)庫不共享，存在大量的重復勞動。如學生學籍信息變動時，教務部門已經(jīng)根據(jù)學校發(fā)文等修改了學籍管理系統(tǒng)內(nèi)的學生個人信息，由于兩個操作系統(tǒng)相對獨立，財務部門仍需在學生收費管理系統(tǒng)中對該生學籍變動信息再作修改。從管理角度分析，由于基礎數(shù)據(jù)不共享受，職能部門的工作內(nèi)容有交疊，工作量有重復，工作效率較低下。

（三）軟件功能相對落后

現(xiàn)在高校使用的學生收費管理系統(tǒng)，大部分是出于經(jīng)費考慮而采取的自主研發(fā)的方式，由學校提出管理需求，委托軟件公司來開發(fā)，開發(fā)的過程，也往往是缺什么功能，就開發(fā)什么功能，經(jīng)過十多年的使用，有些當初的研發(fā)人員早已不再，程序源代碼別人也無法獲取，若再推翻重新開發(fā)，成本費用高，若不重新開發(fā)，原有的技術早已落后，原有功能也難以拓展，只能通過外掛程序打補丁的方式來應付。軟件功能的落后，加大了操作人員的工作量，如揚州大學的學生收費管理系統(tǒng)是1998年研發(fā)的，當時該軟件在江蘇省高校同行中處于領先地位，經(jīng)過十多年的發(fā)展，新技術不斷涌現(xiàn)，現(xiàn)已明顯感覺到原有功能的陳舊，操作不便，已經(jīng)不能滿足財務管理的需要。

二、學生收費管理系統(tǒng)的設計目標

學生收費管理系統(tǒng)采用計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術和信息安全防范技術，涉及每個學生的各類基本信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對學生收費、發(fā)放款項等的信息化、自動化管理，實現(xiàn)學生收費的全方位自動化管理。構建校園網(wǎng)絡環(huán)境下的學生收費管理系統(tǒng)的目標是：功能全、信息快、安全性高、易操作等。

（一）系統(tǒng)功能齊全

從學生收費管理的職能來說，該系統(tǒng)應能實現(xiàn)學生的各項收費管理、獎助學金的發(fā)放管理、學生基本信息的管理、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)信息管理等。對于收費人員而言，強大的系統(tǒng)功能，可減輕日常工作量，借助精確的計算機信息技術可減少人工操作差錯發(fā)生的概率。對于學生而言，快捷實用的客戶端操作軟件，可免去多校區(qū)間往返繳費確認的工作量。對于教務、研究生管理部門而言，收費管理系統(tǒng)與學籍管理系統(tǒng)的實時對接，實現(xiàn)全額繳費或辦理綠色通道學生信息的自動注冊管理、畢業(yè)生欠費管理等，將有效增強部門間協(xié)同管理的效率。

（二）數(shù)據(jù)信息傳遞快

借助網(wǎng)上銀行平臺，銀校之間實時聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)指令的動態(tài)執(zhí)行，數(shù)據(jù)信息的及時反饋及校園網(wǎng)絡實時查詢?，F(xiàn)代網(wǎng)絡技術提供了數(shù)據(jù)快速傳遞的平臺，透明公開的繳欠費數(shù)據(jù)也為學校提升財務管理水平，加強財務分析奠定了基礎。通過校園網(wǎng)絡的查詢服務，師生及社會公眾可及時了解學校的各類收費政策、收費動態(tài)、獎助學金等發(fā)放情況，它增加了財務部門與學院、職能部門、學生之間的互動聯(lián)系，也有利于提升學校的社會信譽度。

（三）系統(tǒng)安全性能強

構建在網(wǎng)絡平臺上的學生收費管理系統(tǒng)，面臨的網(wǎng)絡安全問題更加突出。一方面是來自互聯(lián)網(wǎng)的黑客、病毒、軟件漏洞的威脅，另一方面是軟件自身設計的缺陷。高校財務核算中，為確保資金發(fā)放的安全到位，學院、職能部門或是研究生導師發(fā)放的各類獎助學金等一般直接打到學生個人的銀行卡上，因此學生收費管理系統(tǒng)在日常工作中要接觸大量的外來數(shù)據(jù)，要防范外來數(shù)據(jù)攜帶病毒的風險。學生收費管理系統(tǒng)在構建在網(wǎng)絡平臺上，在數(shù)據(jù)指令的提交與反饋過程中，還要防范來自互聯(lián)網(wǎng)的威脅。學生收費管理系統(tǒng)的開發(fā)，本身也是一個不斷完善的過程，要防范軟件功能模塊的不健全，帶來的操作風險。此外，還要通過軟件的內(nèi)部控制設計，防范人員誤操作的風險等等。系統(tǒng)的安全性能是確保學生收費數(shù)據(jù)準確的重要基礎。

（四）操作功能簡單易拓展

學生收費管理系統(tǒng)的設計，應從提升軟件的操作性能入手。確保系統(tǒng)所有的業(yè)務功能模塊界面清晰簡潔，提供常用功能的快捷鍵支持，提供友好聯(lián)機的幫助信息，對于各種狀況和操作結果均能及時進行反饋與提示。操作軟件的最終目標不是供專業(yè)人員使用，而是任何人員只要經(jīng)過簡單培訓就能得心應手地使用。軟件只是實現(xiàn)管理的工具，它應適應操作人員的需要，而不是操作人員經(jīng)過復雜的培訓來滿足使用的需求。操作性是建立在軟件自身功能完善的基礎之上，因此，在提高收費系統(tǒng)操作智能化的同時，還要充分考慮系統(tǒng)的拓展性。當收費系統(tǒng)新增加功能或是業(yè)務功能改變時，能在現(xiàn)有的操作系統(tǒng)結構上，自主實現(xiàn)或是以較少的代價適應外部需求，盡可能地保證業(yè)務變化造成的影響局部化。

三、構建網(wǎng)絡環(huán)境下學生收費管理系統(tǒng)的改進建議

（一）學生收費模塊

如圖2所示，學生收費模塊主要用于滿足學生的各類收費需求，包括研究生、本專科生的學費及各類代辦費用的定義與收取，也包括建立在遠程網(wǎng)上支付平臺的小額自助繳費，用于滿足一些非常規(guī)性的小額費用繳納，如全國四六級英語、計算機等級等報名考試費用，重修學分費用以及學院創(chuàng)辦的面向在校學生的普通話培訓等各類費用的收取。與傳統(tǒng)的學生收費管理系統(tǒng)相比，新增的小額自助繳費模塊，既極大地減輕了財務稽核人員按班級或按學生個體逐筆審核制單與收取現(xiàn)金的工作量，也減輕了學院教輔人員統(tǒng)計各學院、班級的繳費或退費情況的工作量，實時動態(tài)的數(shù)據(jù)提取功能更是減少了人為因素的差錯概率。

（二）發(fā)放處理模塊

發(fā)放處理主要用于對獎學金、助學金、助學貸款等各類款項的發(fā)放處理。進行發(fā)放時，系統(tǒng)能自動核對外來信息中主關鍵字如學生的財務編號是否存在重復問題，學生信息是否與系統(tǒng)一致，即自動根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫校對外來數(shù)據(jù)中的財務編號與姓名是否同時配比，自動校驗外來金額格式是否有異常情況以及發(fā)放名單中是否存在不應發(fā)放的學生信息，如停學、休學狀態(tài)的學生名單等。發(fā)放處理，不再是單純的外部數(shù)據(jù)導入功能，而是更加注重分析數(shù)據(jù)的正確性與合理性。

（三）退費處理模塊

退費處理模塊，主要實現(xiàn)對各類已定義收費標準項目的退費處理，如某名學生或某班級發(fā)生住宿調(diào)整變動時，在學生信息管理模塊修改學生的住宿屬性值時，自動校驗新舊住宿標準的住宿費標準差，并提示是否需要對原定義的學年的住宿費進行退費或補定義費用處理，能對所有的退費記錄形成單獨的退費數(shù)據(jù)庫信息，同時對應原繳費記錄信息上作退費標注，方便事后查詢。該模塊還包括減免處理模塊，主要用于高水平運動員學費減免等操作。

（四）學生信息管理

學生信息管理模塊，包括外部信息批量導入、學生個別信息的增刪操作、查詢修改功能等，對該模塊的改進建議在于，當對學生信息進行查詢修改時，特別是進行學籍信息的復學、退學、畢業(yè)等屬性值修改時，能自動進行學生欠費信息的警示提醒。

（五）系統(tǒng)信息維護

如圖3所示，系統(tǒng)信息的維護包括各類系統(tǒng)參數(shù)的設置、操作員權限的設置、年度更新等。

系統(tǒng)參數(shù)的設置包括與銀行聯(lián)網(wǎng)操作時，銀行配給學校的代碼信息。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫關于學生信息的屬性字段，如入學年份、學年制、學院、學籍等屬性字段，在設計時，應充分考慮日后根據(jù)實踐工作需要，增加或修改屬性字段或收費項目、發(fā)放項目的可擴充性及擴充操作的嚴謹性與便利性。

強化對操作員管理的可控性操作。軟件應設置操作人員信息數(shù)據(jù)庫，當操作員登錄系統(tǒng)時，必須進行用戶確認，只有經(jīng)過確認的用戶才有權限訪問系統(tǒng)，登錄后，按設定的用戶權限進行相應的功能操作（如數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除、查詢等功能），非收費系統(tǒng)操作員用戶，進入系統(tǒng)僅釋放查詢功能。實現(xiàn)責任追蹤功能，即操作人員進入系統(tǒng)之后，收費管理系統(tǒng)能自動記錄操作員名稱、操作記錄、進入與退出系統(tǒng)的時間等，方便事后監(jiān)督。

（六）查詢打印模塊

查詢打印模塊應更能突現(xiàn)網(wǎng)絡平臺的優(yōu)勢，滿足學校內(nèi)各職能部門及學生個體的查詢與打印需求，包括學生收費票據(jù)的查詢與打印功能，各類繳費、發(fā)放、退費的匯總與明細查詢功能，學生學籍信息的變動功能等。查詢打印模塊的設計，應在提供數(shù)據(jù)的時效性、準確性及與職能部門管理軟件的對接環(huán)節(jié)多改進。學生收費管理系統(tǒng)作為會計信息化的重要組成部分，應能向信息需求者傳遞高質量的財務管理信息。定期生成學院的繳欠費情況信息，并在財務部門的網(wǎng)頁上及時更新，有利于學院掌握欠費學生信息，主動了解欠費原因，實施困難學生幫扶政策，防范學生挪用學費迷戀網(wǎng)絡等；有利于學校財務主管了解學年各學院的繳欠費情況，通過獎懲政策予以激勵；有利于教務、研究生管理部門自動更新數(shù)據(jù)，自動完成學生的學籍注冊信息；生成學生小額自助繳費信息電子表格，方便學院及教務部門采集繳費信息等。

高校學生收費管理系統(tǒng)是會計信息化的組成部分，也是信息社會對提升財務管理水平提出的新要求，更是網(wǎng)絡環(huán)境下，提高會計信息質量的重要舉措。只有與時俱進，不斷創(chuàng)新與實踐，才能在學生收費管理工作中創(chuàng)造最大化的邊際效益。

【參考文獻】

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