王鸝

摘 要：在當(dāng)前我國(guó)高校人事制度改革的形勢(shì)下，人事檔案信息化管理作為對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。如何適應(yīng)社會(huì)人事制度變革和社會(huì)文明進(jìn)步的要求，根據(jù)變化了的情況及時(shí)調(diào)整自己的工作內(nèi)容和工作方法，這是當(dāng)前高校人事檔案工作改革的重要方向。在信息量不斷增長(zhǎng)的現(xiàn)在，怎樣通過(guò)先進(jìn)的管理方式才能高效、超前、迅速的為高校教學(xué)、管理和各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這必然給高校檔案工作提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2011）06-104-02

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設(shè)步伐的迅速加快，對(duì)人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)也不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。

一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

人事檔案管理就是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學(xué)校內(nèi)部管理體制改革、教學(xué)、科研、人力資源開(kāi)發(fā)利用等方面的重要依據(jù)，是重要的信息庫(kù)。同時(shí)高校人事檔案的管理水平直接關(guān)系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門(mén)、檔案工作人員都應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，立足于為人事工作服務(wù)、為人事決策服務(wù)、為建設(shè)高素質(zhì)的干部隊(duì)伍服務(wù)。高校人事檔案信息化建設(shè)主要是指高校在開(kāi)展人事檔案管理和建設(shè)工作中檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變、不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過(guò)程。其主要內(nèi)容包括：

1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評(píng)聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化。在高校實(shí)際工作中，由于受到時(shí)效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、地域制約等因素影響，往往會(huì)大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。

3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人事變動(dòng)大而且復(fù)雜，現(xiàn)存的檔案材料不僅數(shù)量龐大、占據(jù)空間大，同時(shí)也極不方便管理和使用，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，這對(duì)個(gè)人的工作和職位評(píng)定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問(wèn)題

自第四次全國(guó)干部檔案工作會(huì)議和干部人事檔案審核工作以來(lái)，各地、各部門(mén)的人事檔案工作在制度建設(shè)、內(nèi)容的規(guī)范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進(jìn)展，然而許多高校仍存在一些帶有普遍性且不容忽視的問(wèn)題，目前我國(guó)一些高校人事檔案管理方面的問(wèn)題主要有：

1.檔案材料不全，內(nèi)容失真。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年、月、公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。對(duì)這些情況，人事檔案部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，給檔案的利用帶來(lái)困難。一些本該有的履歷表、年度考核表沒(méi)有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容不全。

2.管理傳統(tǒng)，效率低下?，F(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以實(shí)體檔案為主。檔案用紙一直承襲傳統(tǒng)的16K規(guī)格與目前國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙A4規(guī)格存在差異，給人事檔案的裝訂帶來(lái)大量的剪裁和折疊工作，降低了工作效率。管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。由于各項(xiàng)制度不健全，檔案人員對(duì)檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了失真材料。過(guò)去高校長(zhǎng)期未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，致使人事檔案長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有收集整理。材料方面，有的人事部門(mén)也沒(méi)有審查、核實(shí)、嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)送來(lái)的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實(shí)甚至虛假的內(nèi)容。隨著人事代理制度的逐步推行，個(gè)別部門(mén)由于自身利益拘于傳統(tǒng)模式，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

3.利用范圍狹窄，適應(yīng)性較差。目前各高校都采用自行開(kāi)發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個(gè)壞節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，信息存儲(chǔ)量窄，功能小操作繁瑣，信息的統(tǒng)計(jì)和綜合分析過(guò)于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，大量的本?？飘厴I(yè)生要流向市場(chǎng)，流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開(kāi)發(fā)的需要。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和措施

1.加大投入，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。全國(guó)絕大多數(shù)高校基本上都已達(dá)到現(xiàn)代高科技程度，都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)，設(shè)有專人管理，這些為人事檔案信息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺(tái)。因此，在人事檔案信息化建設(shè)中，一是要加大資金投入。有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的進(jìn)度。二是加大科技開(kāi)發(fā)人員的投入，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的研究和開(kāi)發(fā)。針對(duì)高校檔案管理技術(shù)相對(duì)落后的實(shí)際, 有計(jì)劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。

2.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫(kù)的建設(shè)，一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)，把人事檔案原始材料通過(guò)電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，通過(guò)相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動(dòng)。

3.實(shí)施人事檔案的分級(jí)管理。在統(tǒng)一使用全國(guó)通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建成的基礎(chǔ)上，根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門(mén)、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級(jí)主管部門(mén)以及全國(guó)人事檔案信息資源的共享。

4.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高檔案管理人能力。面對(duì)21世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門(mén)的同時(shí)，檔案管理人員必須拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，增長(zhǎng)技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開(kāi)展崗位培訓(xùn)工作，把培訓(xùn)的著力點(diǎn)放在提高檔案人員工作能力和工作技能上。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案人員的政治思想教育和職業(yè)道德教育，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。使他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。

檔案管理人員還要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案的局面。同時(shí)，加強(qiáng)教職工檔案意識(shí)的培養(yǎng)。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案工作這一客觀事實(shí)的主觀反映，也是對(duì)檔案的性質(zhì)、構(gòu)成和價(jià)值的認(rèn)識(shí)。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)。依一般的道理，在具備高深學(xué)問(wèn)、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識(shí)理應(yīng)十分濃厚，然而實(shí)事并非如此，許多人認(rèn)為人事檔案不過(guò)是人事部門(mén)記錄自己永遠(yuǎn)看不到的材料而已，個(gè)人往往持“歸不歸檔無(wú)所謂”的態(tài)度，歸檔意識(shí)淡薄。因此，檔案管理部門(mén)要利用一切可利用的方法加強(qiáng)干部檔案宣傳，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、干部群眾正確認(rèn)識(shí)人事檔案的特點(diǎn)、地位和作用"關(guān)心與參與檔案工作"自覺(jué)地收集材料，及時(shí)歸檔，促成檔案工作的良性發(fā)展。

5.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)；在材料的鑒別上，明確鑒別的內(nèi)容，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別；在材料歸檔中，要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中，要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。總之，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

6.資源共享，接受群眾監(jiān)督。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。過(guò)去，人事檔案只有少數(shù)人看，供組織查證使用。其實(shí)，人事檔案內(nèi)容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團(tuán)、錯(cuò)誤、獎(jiǎng)勵(lì)、工資和其他類，其實(shí)可以粗略分為兩大類分別管理，把專業(yè)部分抽出另裝袋，叫業(yè)務(wù)檔案，其余叫人事檔案。業(yè)務(wù)檔案中的內(nèi)容是可以公開(kāi)的，經(jīng)整理加工后，就可以作為人力資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)等也可以公開(kāi)。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時(shí)，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。通過(guò)人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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（作者單位：湖北師范學(xué)院 湖北黃石 435002）

（責(zé)編：呂尚）