謝軍民

摘要:會(huì)計(jì)電算化顯著提高了核算效率和準(zhǔn)確率,打破了制約企業(yè)財(cái)務(wù)管理的瓶頸。同時(shí),電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制成為會(huì)計(jì)電算化面臨的新課題。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;作用;系統(tǒng);內(nèi)部控制

一、會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)工作中的作用

1.加快會(huì)計(jì)信息傳遞,提高監(jiān)管水平

在過(guò)去手工操作記賬的情況下,大量的會(huì)計(jì)信息靠手工記錄、整理和綜合,企業(yè)的決策者往往不能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到會(huì)計(jì)信息,無(wú)法及時(shí)作事前控制,不能及時(shí)進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策,影響了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。實(shí)現(xiàn)電算化后,實(shí)行互聯(lián)網(wǎng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)突破了這一空間的局限,大量的會(huì)計(jì)信息資料可以得到及時(shí)的記錄、匯總、分析,并通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確傳遞,充分利用。做到事前、事中、事后的監(jiān)督控制,從而提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益和經(jīng)濟(jì)管理水平。

2.可以減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

將原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)內(nèi),大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、歸集、分類、儲(chǔ)存、整理、分析等工作可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,而且直接登賬、編表,大大降低了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,改善了會(huì)計(jì)工作條件。

3.提高了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量,促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提出了一系列規(guī)范要求,數(shù)據(jù)在輸入處理過(guò)程中運(yùn)用多種功能檢驗(yàn)、排錯(cuò),并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤,在很大程度上解決了會(huì)計(jì)手工操作中不統(tǒng)一、不規(guī)范、容易出錯(cuò)等諸多問(wèn)題,杜絕了過(guò)去會(huì)計(jì)人員因工作忙記賬不及時(shí)、錯(cuò)行、串行、隨意涂改、會(huì)計(jì)資料不清晰等現(xiàn)象,保證了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量。

二、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制

(一)管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制。主要包括以下內(nèi)容:

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)可以按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會(huì)計(jì)信息分析組等組室;也可以按會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。

2.職責(zé)劃分

內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必須分別由不同的人或部門承擔(dān)。

3.上機(jī)管理

企業(yè)用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的,企業(yè)應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)的使用建立一整套管理制度,以保證每個(gè)工作人員和每臺(tái)計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。

4.檔案管理

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。

(二)日常控制是指企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的經(jīng)常性控制。主要包括以下內(nèi)容:

1.業(yè)務(wù)發(fā)生控制

業(yè)務(wù)發(fā)生控制,主要目的是采用相應(yīng)的控制程序,甄別、拒納各種無(wú)效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),通過(guò)計(jì)算機(jī)的控制程序,對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制,如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量、價(jià)格等的變動(dòng)范圍。

2.數(shù)據(jù)輸入控制

由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng),處理速度非?？?如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,處理結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò),甚至可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的擴(kuò)大化,影響整個(gè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此,企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。

3.數(shù)據(jù)通訊控制

數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。

4.數(shù)據(jù)處理控制

數(shù)據(jù)處理控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件檢查。有效性控制包括數(shù)字的核對(duì)、數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長(zhǎng)度、檢查文件的標(biāo)識(shí)、檢查文件是否被感染病毒等。

5.數(shù)據(jù)輸出控制

數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要等。

6.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索控制

為了確保計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎?chǔ)存,便于調(diào)用、更新和檢索,企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號(hào),文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對(duì)整個(gè)修改更新過(guò)程都應(yīng)作好登記,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動(dòng)記錄能力,以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢或跟蹤檢查。