張志宏,陶瑞蓮

摘要 教學秘書工作是高校教學管理工作中的一個重要環(huán)節(jié),教學秘書在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著不可替代的作用。本文詳細闡述了高校教學秘書在教學管理工作中的重要作用,分析了教學秘書在教學管理工作中的現(xiàn)狀和存在的問題,進而提出做好教學秘書工作應該提高服務意識、改善隊伍知識結(jié)構(gòu)、加強整體素質(zhì)教育、多渠道激發(fā)教學秘書工作積極性和創(chuàng)造性等的思考和建議。

關(guān)鍵詞 教學管理;高校;教學秘書

中圖分類號 G451.8 文獻標識碼 A文章編號 1674-6708(2009)10-0123-03

教學管理是高校管理的中心內(nèi)容,教學管理水平的高低直接影響到學校的教學質(zhì)量和人才的培養(yǎng),乃至影響到學校的生存和生命力。要提高高校的教學管理水平,離不開一支高素質(zhì)、高水平的教學管理隊伍,而教學秘書是教學管理隊伍中的重要組成部分,在教學管理中起著無可替代的作用。目前,正值高校體制改革的關(guān)鍵時期,校、院的二級教學管理工作面臨著一系列新的問題和挑戰(zhàn),教學秘書稱職與否直接關(guān)系到學院教學工作的順利開展,關(guān)系到學院教學改革的順利進行。

1 教學秘書的工作角色和職責

1.1 稱職的參謀和助手

教學秘書隊伍是教學工作的最基層管理團隊,是面向師生的服務者,學校、院(系)之間的聯(lián)絡者,這就決定了他們不是決策者,而是決策者的參謀和助手,這就要求教學秘書明確角色、正確定位,協(xié)助部門領(lǐng)導做好日常教學管理工作。教學秘書要切實做好有關(guān)文件的貫徹執(zhí)行,維持正常的教學秩序,同時為領(lǐng)導和上級主管部門進行決策提供可靠的第一手信息,在必要的情況下提出建設(shè)性的意見和建議,當好參謀助手。如專業(yè)確定、教學計劃的制定和調(diào)整、教學工作的檢查與教學問題的分析、日常教學重要信息的收集整理與反饋、教學效果的評估等方面,都應積極發(fā)揮自身的聰明才智和崗位優(yōu)勢,主動為有關(guān)領(lǐng)導提供全面高效的服務。另外,在處理日常教務管理工作中隨時出現(xiàn)的某些較大的非確定性問題方面,教務秘書也要注意發(fā)揮參謀作用。

1.2 求真務實的信息員

教學秘書是學校教務管理部門與具體教學單位間的橋梁,是師生溝通的紐帶,起著上令下達、下情上報,聯(lián)絡師生的重要作用。比如,學校教務主管部門的下達任務、指導和通知日常工作、提供教學信息,都由教學秘書通知師生和相關(guān)領(lǐng)導,教學單位執(zhí)行任務的情況、學生的意見和建議又由教學秘書及時反饋給教務部門,教學秘書是學校教務部門與具體教學單位的橋梁。同時,教師調(diào)(代)課和停課、教學安排、學生對教師教學手段與教學方法的意見和建議等,也通過教學秘書聯(lián)系和傳遞,是師生聯(lián)系的紐帶。

1.3 熱情周到的服務員

全面地服務教學、服務教師、服務學生,是教學秘書的中心任務和本職工作。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理,是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理,其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。教學秘書應加強與教師、學生的溝通,主動為廣大師生著想,及時反饋教學信息,切實做好本職工作,真正把服務落實于各項教學管理工作中,為日常教學活動的順利進行保駕護航。

1.4 嚴謹?shù)臋n案管理員

在教學管理工作中,針對學校教學工作中發(fā)生的各類具有保存價值的文字、圖片、圖表、影像以及數(shù)據(jù)資料,教學秘書要有計劃地將其按一定順序或規(guī)則進行收集、整理、補充、存檔。比如,培養(yǎng)方案、教學大綱、教學工作量、教學日歷、教學進度表、教學課表、學生檔案、學生成績表、過往試卷、實習材料、畢業(yè)論文等等,這些作為教學活動不可或缺的證據(jù)資料,是改進教學工作、提高教學質(zhì)量的重要信息資源,也是迎接相關(guān)評估檢查的重要材料,所以必須做好教學檔案收集、整理、存檔工作,確保檔案的條理性、完整性和正確性。

2 教學秘書的工作特點

2.1 時效性和繁雜性

教學秘書工作的時效性,主要現(xiàn)在所有的教學準備工作必須在教學活動實施前準備就緒,必須講究效率,以最快的速度保質(zhì)保量地完成工作。有的事情是突發(fā)性的,或者臨時的通知需要立即完成的,必須有效統(tǒng)籌規(guī)劃,在不影響正常工作的同時及時解決這些首要事件。教學秘書工作的繁雜性主要表現(xiàn)在工作的難度大,既有常規(guī)性的日常管理工作要做,又有一些突發(fā)性的教學情況要處理,工作重、責任大,哪怕是再小的疏漏都可能釀成嚴重后果。另外,工作的內(nèi)容和范圍幾乎涉及學院教學管理工作的各個方面,既繁又雜,許多工作都牽涉到具體的人或物,涉及教師和學生的切身利益。

2.2 服務性

教學秘書工作就是為學院領(lǐng)導和師生提供優(yōu)質(zhì)服務的,要為領(lǐng)導的決策性工作創(chuàng)造方便條件,提高工作效率和質(zhì)量。教學秘書要為學院各系服務,為教師和學生服務,只有全心全意為這三方面服務,才能保證學院系教學任務的順利完成。

2.3 綜合性和靈活性

教學秘書的工作涉及本院的全部教學工作,既要協(xié)助領(lǐng)導管理教學,又要處理教學方面的具體事務,協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系,還要完成教務處和學院領(lǐng)導臨時交辦的工作,教學秘書工作實質(zhì)上是綜合性很強的復雜工作。教學秘書工作的靈活性表現(xiàn)在工作中常常會遇到的一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件,這需要教學秘書在執(zhí)行決策以及處理時,根據(jù)當時的情況,在不違背原則的情況下需要及時靈活地處理和解決問題,盡可能減小影響,保證教學秩序的順暢運行。

2.4 政策性

任何一個單位,任何一個領(lǐng)導都要在自己的的工作中貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策,作為助手的教學秘書工作內(nèi)容都與政策密切相連,無論是輔助領(lǐng)導還是辦文、辦事都要認真貫徹執(zhí)行相關(guān)政策和規(guī)定。

3 高校教學秘書隊伍存在的問題

3.1 對教學秘書工作重視不夠

隨著我國高等教育的發(fā)展,教學改革不斷深入,專業(yè)方向不斷拓寬,辦學層次不斷增加,教學秘書工作量也不斷增大,而教學秘書隊伍的編制沒有增加,大多仍是一個人頂著干,一個院系即使有上千名學生,也僅僅只有一名教學秘書。長期以來,人們往往對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價,輕視教學秘書在教學管理中所發(fā)揮的作用,認識不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益,有些人甚至認為教務管理是一些簡單的事務性工作,教學秘書是從事這些事務性工作的“勤雜工”,他們的勞動只是簡單的、機械的勞動。因此,在教學秘書人員的配備、業(yè)務學習、崗位培訓等方面,重視程度遠遠不夠,加之教學秘書平時工作任務重、責任大、難度高,付出的勞動卻得不到尊重和理解,取得的成績得不到公正的評價和認可,從而造成教學秘書工作積極性不高,思想壓力大,精神負擔重,心里不平衡。

3.2 缺乏專業(yè)培訓,管理水平不高

盡管一些重點高校為了提高學校管理隊伍的整體素質(zhì),聘用了一批具有碩士(或以上)學位的教學秘書,但教學秘書的專業(yè)性、知識性仍未得到足夠重視,絕大多數(shù)學校未對教學秘書進行過培訓。由于他們長期以來得不到現(xiàn)代高教管理方面的系列培訓,沒有經(jīng)過專門、系統(tǒng)的學習和訓練,不熟悉現(xiàn)代教育管理思想和管理理念,導致理論知識和技能嚴重欠缺。在信息瞬息萬變的新形勢下,教學秘書隊伍對教學工作仍以經(jīng)驗型管理為主,根本談不上教學管理的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化,這已適應不了教育發(fā)展的需要。

3.3 缺少工作熱情,積極性不高

由于教學秘書工作沒有引起足夠的重視,在政治待遇、利益分配和職稱評定方面存在一些不合理的現(xiàn)象,在諸多方面與其他人員差距拉大,而工作量繁重,造成心理上的不平衡,導致他們認為擔任教學秘書沒有前途和出路,嚴重挫傷了工作積極性。在部分教師眼里,他們認為只有低水平、沒有教學能力的人員才去從事教學秘書工作,不僅否定了他們的教學水平,而且抹殺了其在基層教學管理中發(fā)揮的不可替代的重要作用,這樣不僅嚴重挫傷了教學秘書的工作積極性,讓他們產(chǎn)生自卑、嫉妒等種種不良心理。

3.4 教學秘書待遇低,穩(wěn)定性差

教學秘書培訓深造的機會少,被提拔的機會也很少,和專職教師及其他教學管理人員相比,教學秘書的工資、津貼也比較低。平時教學秘書忙于繁雜的事務,為了盡快忙完手頭的工作,很少去考慮個人的前途及利益問題,只有等到假期,才會去考慮這些,當看著別人的工資、津貼高出自己很多,便產(chǎn)生失落感,從而想方設(shè)法逃離這個崗位。

4 加強教學秘書隊伍建設(shè)的對策

4.1 各級領(lǐng)導要充分重視教學秘書工作,加強對教學秘書工作重要性的認識

認識到教學秘書工作性質(zhì)的繁雜性和時效性,以及教學秘書個人做好這份工作的高度責任心和犧牲精神,為解除教學秘書對以后個人評職和事業(yè)上的焦慮,各級領(lǐng)導應根據(jù)教學秘書工作的特點,對這一群體在評職、進修上給予優(yōu)惠政策,鼓勵他們安心搞好教學管理工作。

4.2 重視教學秘書隊伍整體素質(zhì)的提高,加強教學秘書人員的繼續(xù)教育

在教學秘書人員培訓和知識更新方面,學校要加大投入,并在政策和經(jīng)費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃,多渠道、多形式加強教學秘書人員的培養(yǎng)。如定期或不定期地組織他們學習高等教育學、教育心理學、教育管理學、高等教育行政管理學、高等教育法規(guī)、社會學、人際關(guān)系學、秘書學等專業(yè)學科知識,提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平;經(jīng)常組織教學秘書參加校內(nèi)外教務管理研討會和經(jīng)驗交流會,學習先進的管理經(jīng)驗和科學的管理思想,改進管理方法,提高管理水平;定期或不定期組織崗位培訓,尤其是對計算機的運用和操作技能以及對教務管理系統(tǒng)軟件的培訓學習,提高工作效率。除此之外,還應鼓勵教學秘書利用業(yè)余時間自學一些與自己的專業(yè)工作相關(guān)的學科知識,多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。

4.3 通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂,激發(fā)其工作積極性和主動性

教學管理工作的開展需要多個部門的關(guān)懷和支持,學校各級領(lǐng)導要主動關(guān)心教學秘書人員的工作、學習和生活,無論是在獎金發(fā)放、職務晉升、職稱評定方面,還是在開展教學管理、科學研究等問題上,都要建立相應的激勵機制,通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。同時,在教學管理活動中,要充分肯定教學秘書的地位和作用,對于那些責任心強、業(yè)務水平高、管理經(jīng)驗豐富、工作業(yè)績突出的教學秘書人員,學校要在適當?shù)臅r候,給予一定的物質(zhì)獎勵和精神激勵,激發(fā)教學秘書的工作熱情,充分調(diào)動其工作積極性和主動性,促使其開拓進取,大膽創(chuàng)新,為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展,奉獻自己的聰明才智。

4.4 強化管理建立目標競爭激勵機制

獎優(yōu)罰劣、優(yōu)上劣下,開展教學秘書之間的崗位競優(yōu)活動對工作責任心強 業(yè)務水平高,業(yè)績突出的給予表彰和獎勵;對在工作中推誘扯皮,不負責任,管理能力差,不適合教學秘書這一崗位的應給予處分或調(diào)離,這樣能有效調(diào)動教學秘書的工作積極性,促進教學管理事業(yè)的發(fā)展。

總之,教學秘書在教學管理中發(fā)揮著重要作用,應引起學校各級領(lǐng)導的重視。只有建立有效的機制,制定合理而人性化的政策,才能激發(fā)教學秘書的工作熱情,才能建立一支穩(wěn)定的教學秘書隊伍,從而切實地提高學校教學管理工作。

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