摘要：本文對縣級醫(yī)院文書檔案的管理和利用進行了探討，指出其存在的問題包括：文書檔案管理薄弱，管理人員水平不足，以及信息無法實時共享；并提出了相應的對策，包括：創(chuàng)新管理手段和管理方法，重視人員的培訓考核工作，健全管理制度，以及文書檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：縣級醫(yī)院；文書檔案；管理；利用

DOI：10.12433/zgkjtz.20242934

近年來，縣級醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量穩(wěn)步提升，管理方面卻尚存完善空間，醫(yī)院應致力于將文件資料管理常態(tài)化、科技化，以便最大限度地發(fā)揮檔案的潛在價值?？h級醫(yī)院應結(jié)合自身的成長需要，建立適宜的文件資料管理制度，注重挖掘和應用檔案中的寶貴資源，從而夯實檔案資料基礎。

一、縣級醫(yī)院文書檔案管理與利用的必要性

以往縣級醫(yī)院的文書檔案管理存在明顯的滯后性，就管理方式及手段而言，對傳統(tǒng)人工流程過分信任。這種做法不僅導致管理效能不盡如人意，還會消耗大量的時間和勞動力，并占用本就有限的醫(yī)院空間。同時，這種做法還易引發(fā)操作失誤，進一步貶損文書檔案資源的潛在價值。因此，醫(yī)院需重視對文書檔案的整理與運用，在此過程中融入先進的信息技術(shù)手段，以提升文檔檔案的處理效能與品質(zhì)。利用計算機等設備實現(xiàn)資料的搜集、編排與共享，可顯著降低失誤發(fā)生幾率。同時，對文書檔案管理體系優(yōu)化改進，有助于確保檔案資料的保密性與安全性，推動檔案資源實現(xiàn)有效流通。這種做法減少了人工操作和環(huán)境因素可能帶來的不利影響，并確保管理工作的及時性。

二、縣級醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理薄弱

目前，部分縣級醫(yī)院將主要精力放在醫(yī)療治療實踐上，認為只要致力于醫(yī)療和科學研究，便能保證醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展，而未重視文書管理工作。尤其是管理層對文書檔案管理的了解較為膚淺，管理策略略顯陳舊，沒有強化信息技術(shù)的應用，同時缺少健全的管理制度，只是簡單地進行資料的收集和處理，導致文書檔案管理程度不達標準。

（二）管理人員水平不足

鑒于縣級醫(yī)院的檔案事務管理頗具專業(yè)性，應對負責此項工作的人員設立較高標準，其需擁有堅實的行業(yè)知識和全面的職業(yè)素質(zhì)。然而現(xiàn)實情況是，部分縣級醫(yī)院的文檔管理人員技能尚未達標，造成檔案年復一年地積累混亂，眾多文書檔案堆積如山，無法依照既定規(guī)范做好分類、存檔工作。另外，一些文書檔案的負責人不具備應有的職業(yè)修養(yǎng)，有的還兼任其他工作。由于醫(yī)院沒有給予相應的培訓資源，管理人員進入醫(yī)院后直接參與文書檔案的管理活動，未進行必要的職前培訓，對文書檔案管理的具體程序和標準缺乏認識，難以確保管理工作的標準化。

（三）信息無法實時共享

縣級醫(yī)院以文書檔案為根本手段，憑借其存儲發(fā)展脈絡的特性，其內(nèi)容將隨著時間的積累而日益豐富?？h級醫(yī)院在壯大其規(guī)模的過程中，應充分利用這些文檔資料。然而，信息化基礎設施的缺乏導致文檔資源無法實時共享。當前，醫(yī)院內(nèi)信息化系統(tǒng)的匱乏導致不同科室間的數(shù)據(jù)交流與協(xié)作受限，文書檔案的流通也因此遭遇障礙。信息溝通不暢不僅阻礙了文檔資料的有效應用，還可能貶損其價值。

三、縣級醫(yī)院文書檔案管理與利用策略

（一）創(chuàng)新管理手段，做好安全防控

在數(shù)字時代背景下，各地醫(yī)院應重點推進檔案信息化建設。鑒于工作任務日益繁重，采用信息技術(shù)手段開展管理工作可有效減輕勞動強度、優(yōu)化管理流程，減少書面文件處理中的錯誤。 因此，縣級醫(yī)院需強化信息技術(shù)和設備的更新?lián)Q代，以滿足數(shù)字化管理的需求。信息化管理的核心在于廣泛利用計算技術(shù)和網(wǎng)絡信息技術(shù)實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化改造，以便高效地進行資料的儲存和共享，從而大幅提升檔案信息化管理水平。在處理電子化檔案管理事務時，醫(yī)院要不斷探索創(chuàng)新的管理方法，確保妥善保護檔案資料，增強檔案的真實性和完整性，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。此外，應高度警覺并注重信息技術(shù)管理中的安全預防策略。

（二）創(chuàng)新管理方法，提升管理水平

要提升縣級醫(yī)院在文書檔案管理方面的效能，需要革新其檔案管理體系。這不僅涉及甄選具有杰出專業(yè)技能的管理干部，還應實行與文書檔案性質(zhì)相契合的管理策略，構(gòu)建一支高效的檔案管理隊伍。團隊成員必須全面了解文件管理的每一個流程，并應在平時的工作中保持對工作的熱愛與敬仰，體現(xiàn)出奉獻精神。同時，應通過采用尖端技術(shù)手段確保檔案資料的數(shù)據(jù)安全。例如，醫(yī)院應摒棄舊有的管理手法，對檔案資源進行高效整合和利用，杜絕資料遺失風險，并將重要信息集中管理，使文書檔案的價值得到充分發(fā)揮。必須注意提升文書檔案的保管安全，尤其是在文件的運用和存檔流程中， 領(lǐng)導層需要核查各職能部門的訪問權(quán)限，確保各項查閱活動遵守既定規(guī)章，以防關(guān)鍵檔案隨意流散的風險。同時，應詳細記錄查看情況，并妥善執(zhí)行保密措施，確保文件資料的安全性。日常的文書檔案保管，要有效操控各類環(huán)境變量，實施消防、防竊等安全預防策略。

（三）重視人員的培訓考核工作

縣級醫(yī)院必須注重文件管理團隊的專業(yè)培養(yǎng)和能力評估，通過深化人力資源開發(fā)提升文件管理質(zhì)量。目前，針對文件管理的具體需求，應培養(yǎng)管理人員的多方面專業(yè)技術(shù)，例如，隨著信息技術(shù)的融入，管理人員需要具備基本的計算機操作技巧，并熟悉各種軟件與硬件的使用規(guī)則。此外，他們還應具有較好的服務理念和強烈的責任心。對此，醫(yī)院需定期安排專家學者開展有針對性的培訓課程，以便向檔案管理人員普及更新的管理觀念與實用技巧，并就日常工作中面臨的困惑提供專業(yè)解答，從而擴展管理經(jīng)驗。同時，醫(yī)院也應為管理人員預留外出深造的可能性，使其掌握最新的檔案文書管理方法，不斷充實與鞏固專業(yè)基礎，以期更加出色地完成檔案文書管理職責。 培訓旨在基于各醫(yī)院的具體狀況提升其文檔和檔案處理的工作效能。培訓完成后，參訓人員將接受一系列測試，以評估他們是否達到崗位要求，必須達到既定的考核標準才能繼續(xù)擔任該崗位的工作。同時，為了激發(fā)工作熱情，表現(xiàn)卓越的管理人員將獲得相應的獎勵，以鼓勵他們更加專注和投入文書檔案管理工作。

（四）健全管理制度，完善管理模式

縣級醫(yī)院需著力挖掘和應用文書記錄資源，增強其利用價值，并把它當作關(guān)鍵性的資源進行策略性的管理運作。特別是在科學研究或關(guān)鍵決策時，要使文書記錄發(fā)揮最大作用。鑒于縣級醫(yī)療機構(gòu)正面臨持續(xù)發(fā)展階段，相關(guān)的文書記錄管理亦應不斷革新，以匹配醫(yī)療機構(gòu)的高質(zhì)量發(fā)展。首先，要完善文件管理系統(tǒng)，對現(xiàn)行體制進行提升與優(yōu)化。特別是隨著信息技術(shù)的接入，應逐步向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型。面對已不適應現(xiàn)狀的舊式管理體制，要想提升管理效能，就不得不更新制度規(guī)范，使之更加符合現(xiàn)代的實際需求。制度管理可施加必要的限制，使得文檔檔案的處理可依規(guī)則而行，推進管理程序走向標準化，同時加大檔案管理的執(zhí)行力度。此外，應廣泛傳播新的管理規(guī)范至各個科室，并利用會議、員工培訓等途徑，確保規(guī)章制度得到有效執(zhí)行。鑒于醫(yī)院事務內(nèi)容繁雜，涉及財務、人力、醫(yī)療、設備、基建等諸多部分，實施統(tǒng)一的文書檔案集中管理方式，可減輕文件資料的治理難度，可采用合并的策略，例如設立綜合檔案室作為匯總部門，對文檔資料執(zhí)行歸集和保管，把傳統(tǒng)的分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代集中管理方式，從而防止文檔資料的分散與堆放亂象，真正增強關(guān)鍵文書檔案的保障程度與完整性。

（五）文書檔案管理信息化

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與廣泛應用， 縣級醫(yī)院應對電子檔案記錄實施高效規(guī)范的信息化管理。 這就要求醫(yī)院完善并逐步建立全面的電子檔案管理規(guī)章。針對現(xiàn)代化電子記錄檔案展現(xiàn)出的獨特性，應專門擬定相關(guān)的管理條例和體系。一般而言，醫(yī)院需對文書檔案的搜集、審閱、整理、儲存、查詢、機密性保障等諸多環(huán)節(jié)提出詳細的規(guī)范要求，以確保在信息化環(huán)境下對此類記錄檔案進行規(guī)范化的管理工作。在每個工作環(huán)節(jié)，都要加強流程的監(jiān)控與管理，嚴格記錄檔案登記、檢索和審查流程，并對文件資料的保存期限等作出規(guī)范。

在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，如何科學、系統(tǒng)性地衡量檔案電子化管理效益，是檔案工作領(lǐng)域的一個挑戰(zhàn)。為應對這一問題，醫(yī)院應依據(jù)醫(yī)療服務的具體情況，擬定科學的指標體系，評審文檔管理電子化的效能，旨在準確展現(xiàn)該管理進程所取得的階段性成果。結(jié)合年度績效評估的要求，有效融合文書檔案管理的目標，重點衡量信息技術(shù)體系的應用效能、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果數(shù)量、接納咨詢?nèi)舜巍①Y料復印分發(fā)量等項目，以進一步提升檔案部門人員的工作熱情與自發(fā)性。

為提升信息管理效能，相關(guān)技術(shù)基礎設施的構(gòu)建及其支撐不可或缺。這就要求技術(shù)基礎設施應具備全面的功能和領(lǐng)先的技術(shù)規(guī)格，確保這些先進的科技手段在信息管理系統(tǒng)中得到充分利用。在醫(yī)院開展文件和檔案歸整工作過程中，要明確分類、合理而科學地整編電子文件和檔案，確保層次劃分明晰完備，并確保編碼系統(tǒng)之間的一致對應。此外，強調(diào)將文字資料的信息處理流程制度化，資料的搜集、選拔、整頓、歸檔以及文檔入庫各個步驟，均需遵循嚴格的規(guī)范操作。

加速文書檔案電子化進程，醫(yī)院還需加強監(jiān)督檢查。負責此項工作的管理者和相關(guān)職能部門必須增強對電子化文書檔案的監(jiān)控和審查，嚴格執(zhí)行半年度及年度評估，并不定時對各相關(guān)部門隨機抽檢，同時將檢查成果與員工績效獎勵掛鉤，促使管理者保持高度的積極性與主動性。同時，要強化指導作用。醫(yī)院需舉辦與文書檔案電子化管理相關(guān)的員工大會、宣傳推廣活動及專業(yè)研討會，確保全體員工明確并積極參與電子化文檔管理工作，進一步推動醫(yī)院文檔管理信息化的步伐。

縣級醫(yī)院在實施文件資料電子化管理的資金支出主要分為兩個方向。一方面，需要構(gòu)建包括儲存裝置、掃描設備和印表機在內(nèi)的電子化基礎設施，并安裝防病毒程序，對程序軟件進行周期性的維護保養(yǎng)，確保文件資料的采集、輸入及保存工作質(zhì)量；另一方面，信息技術(shù)體系應著重強化數(shù)據(jù)的安全性，可以通過設置訪問授權(quán)、密碼登記、數(shù)據(jù)備份管理制度等措施，確保檔案資料免遭黑客攻擊。此外，需在技術(shù)領(lǐng)域增強人才培育的支持力度。鑒于縣級醫(yī)院檔案業(yè)務的復雜性以及現(xiàn)代化信息技術(shù)對專業(yè)能力的提升要求， 相對不高的薪酬福利導致該職位出現(xiàn)較大的人員更迭，難以穩(wěn)定及吸納優(yōu)質(zhì)人力資源。為此，國家相關(guān)部門應在人才管理和教育培訓方面作出更大的財政支持， 并構(gòu)建一套完善的績效激勵和考評體系，對個人的專業(yè)技能和工作態(tài)度進行細致審查，對表現(xiàn)卓越者予以物質(zhì)上和精神上的鼓勵。

四、結(jié)語

醫(yī)院的文書檔案資源整建屬于綜合性課題，這要求醫(yī)院高層給予高度關(guān)注，要求檔案管理工作者提高專業(yè)素質(zhì)、提升治理能力，持續(xù)創(chuàng)新，還需醫(yī)院各部門的緊密協(xié)作，以確保醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]張啟航.醫(yī)院文書檔案管理與利用分析[J].蘭臺內(nèi)外，2022（23）：37-39.

[2]王柳.醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用——評《新時期醫(yī)院檔案管理與發(fā)展研究》[J].中國油脂，2021，46（06）：160.

[3]王佳貝.淺談縣級醫(yī)院文書檔案管理和開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：151+173.

[4]張愛曾.醫(yī)院文書檔案管理和利用[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2014，30（10）：160+162.

[5]陳佳強.醫(yī)院文書檔案的信息化管理與利用分析[J].管理觀察，2014（07）：174+176.