摘 要：檔案資源信息化是新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文結(jié)合自身實(shí)踐探索，基于高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性和可行性分析及檔案信息化加工高職院校通過(guò)夯實(shí)信息化基礎(chǔ)工作、檔案信息資源建設(shè)、信息化檔案系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建等四個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高質(zhì)量與高效率加工與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；高職院校；加工；利用

基金資助：2022年度福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院校級(jí)科研課題“高職院校檔案信息化加工與利用——以福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”（立項(xiàng)編號(hào)：Y22306）。

早期的檔案信息化加工是以紙質(zhì)檔案手工編目為主、計(jì)算機(jī)目錄索引為輔的檔案管理為特征。檔案信息化通過(guò)信息技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)檔案管理、保管、查詢和利用等進(jìn)行改進(jìn)和升級(jí)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與電子檔案同步管理，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理和服務(wù)進(jìn)行改革，對(duì)紙質(zhì)和電子檔案資源系統(tǒng)規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)海量信息的高效利用。

1 高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

2021年1月頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》中增設(shè)“檔案信息化”的內(nèi)容，規(guī)定各級(jí)政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和利用。明確檔案管理機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)[1] 。

在高職院校教育改革發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)也在進(jìn)一步推進(jìn)。然而在學(xué)院檔案室的實(shí)際建設(shè)中，檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后，還多是采用計(jì)算機(jī)與打印機(jī)等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行目錄編排等基礎(chǔ)性工作，在檔案收集、歸檔和利用方面耗時(shí)長(zhǎng)，完成效率低。以福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)院檔案室存放的三校合并前的檔案文件情況復(fù)雜，存在整理編目標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致查閱困難、手工錄入出現(xiàn)較多內(nèi)容錯(cuò)誤、檔案管理不規(guī)范及自然災(zāi)害造成檔案缺失等問(wèn)題。而且檔案室的紙質(zhì)檔案數(shù)量仍占大多數(shù)且對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，部分檔案文件存放年限較久加之頻繁翻閱與掃描，缺乏專門的技術(shù)保護(hù)，已開(kāi)始出現(xiàn)破損情況，給后期檔案工作帶來(lái)諸多不便，檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)的可行性

政策層面。國(guó)家頒布了相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。新《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等法規(guī)文件中均明確了推進(jìn)檔案信息化的發(fā)展目標(biāo)和重點(diǎn)建設(shè)任務(wù)，為高職院校檔案信息化提供明確的導(dǎo)向和重要的戰(zhàn)略方針?，F(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)既是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，也是提高管理水平的重要?jiǎng)?chuàng)新舉措。隨著形勢(shì)的發(fā)展和需要，各高校高度重視檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息化建設(shè)給予經(jīng)費(fèi)支持、制度保障和人員培訓(xùn)?，F(xiàn)代化的檔案工作模式已經(jīng)形成，檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。

經(jīng)驗(yàn)層面。目前國(guó)內(nèi)已有許多高校實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，可為我們提供成功經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前，許多高校在檔案信息化建設(shè)初期，即將新《檔案法》和《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中的檔案信息化納入信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，并配備強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件、專業(yè)人才隊(duì)伍與開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面已初具規(guī)模。各?；旧嫌尚畔⒐芾聿块T統(tǒng)一管理學(xué)校各類數(shù)據(jù)，各項(xiàng)檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)了信息化管理，通過(guò)檔案信息化的發(fā)展對(duì)促進(jìn)資源共享和提高保存穩(wěn)定性方面具有重要作用[2]。

技術(shù)層面。各高校檔案室基本設(shè)置了專用自動(dòng)密集架庫(kù)房，配備了較高性能的信息化硬件設(shè)施，搭建了文書檔案網(wǎng)絡(luò)化目錄級(jí)管理，制定了較為完善的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)間的有效銜接，為檔案信息化建設(shè)提供了保障和支持。在檔案信息化建設(shè)中，通過(guò)加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，使檔案的查檔及歸檔時(shí)間縮短，工作質(zhì)量和工作效率提高，人工操作誤差降低，紙質(zhì)檔案損耗降低，并節(jié)約了人力物力資源。例如，福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院隨著“雙高計(jì)劃”職業(yè)院校戰(zhàn)略計(jì)劃的實(shí)施，學(xué)校信息化建設(shè)的開(kāi)展取得了一定成效，特別是OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效運(yùn)行，線上處理各部門業(yè)務(wù)，為各項(xiàng)工作提供了良好的檔案信息支撐。

3 高職院校檔案信息化建設(shè)探索

3.1 夯實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)工作

檔案信息化基礎(chǔ)工作包括標(biāo)準(zhǔn)文件制定與人才經(jīng)費(fèi)技術(shù)保障隊(duì)伍建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)文件包括：制定檔案信息化工作規(guī)范文件、確定歸檔范圍及電子檔案信息資源的字段、檔案分類號(hào)及分類存儲(chǔ)查詢審核規(guī)范等。人才經(jīng)費(fèi)技術(shù)保障隊(duì)伍建設(shè)方面：建立檔案信息化的人才經(jīng)費(fèi)與技術(shù)軟硬件保障機(jī)制，申請(qǐng)檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備檔案、計(jì)算機(jī)專業(yè)及綜合型人才，配備信息化加工軟硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)條件。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的要求，充分調(diào)研和學(xué)習(xí)，提前了解檔案信息化全流程及注意事項(xiàng)，加強(qiáng)檔案信息化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督力度，推進(jìn)數(shù)字檔案資源與OA平臺(tái)無(wú)縫銜接，構(gòu)建系統(tǒng)完備與安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。

3.2 加快檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化最重要的內(nèi)容之一。主要包括檔案室現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化、本校各平臺(tái)電子檔案的采集和接收、館藏檔案目錄及檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)一般采取外包方式。因此，前期需要調(diào)研其他高校檔案信息資源建設(shè)過(guò)程并獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)方案，編制檔案信息資源建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施方案，并召開(kāi)檔案專家論證會(huì)對(duì)實(shí)施方案進(jìn)行審閱，提交立項(xiàng)申請(qǐng)，完成項(xiàng)目招標(biāo)工作，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化率100%。

3.2.1項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃。為保證檔案信息資源加工工作能夠順利完成，項(xiàng)目的實(shí)施分為五個(gè)階段：項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，包括初步調(diào)配人員分工協(xié)作、確定工作范圍、制訂工作計(jì)劃和工作制度、場(chǎng)地布置、知識(shí)培訓(xùn)、簽訂保密協(xié)議及食宿準(zhǔn)備等；項(xiàng)目試運(yùn)行階段，檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢和掛接等；項(xiàng)目運(yùn)行階段，調(diào)整人員配置和分工協(xié)作；項(xiàng)目收尾階段，增加內(nèi)部檢查工作，補(bǔ)充整理及掃描，邀請(qǐng)專家協(xié)助檢查；項(xiàng)目驗(yàn)收階段，對(duì)項(xiàng)目掃描成果進(jìn)行總體驗(yàn)收和總結(jié)。

3.2.2歸檔、整理、掃描實(shí)施方案。檔案信息資源加工的一大工作內(nèi)容是紙質(zhì)文獻(xiàn)信息化過(guò)程，從檔案室提卷、拆卷，校對(duì)檔案目錄、頁(yè)數(shù)有無(wú)破損后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。采集同時(shí)整理著錄、掃描、圖像處理、OCR、版式還原、轉(zhuǎn)雙層PDF及數(shù)據(jù)掛接等，后對(duì)圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收、目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收及數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收等初審。確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行數(shù)據(jù)備份及檔案復(fù)原歸還。檔案信息化采集的工作重點(diǎn)是如何高效地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息，提供便捷有效、安全性強(qiáng)的查詢等服務(wù)。通過(guò)把握加工整體進(jìn)度并協(xié)調(diào)溝通，及時(shí)解決問(wèn)題，保證信息化項(xiàng)目順利完工。

3.3 信息化檔案系統(tǒng)構(gòu)建

3.3.1軟硬件設(shè)施構(gòu)建。梳理現(xiàn)有各類檔案資料情況，摸底排查紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量及信息化要求的質(zhì)量。根據(jù)數(shù)據(jù)采集工作的內(nèi)容和數(shù)據(jù)量大小配備軟、硬件設(shè)備，全流程推進(jìn)紙質(zhì)與電子檔案管理一體化。詳見(jiàn)表1。

3.3.2網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。根據(jù)國(guó)家檔案館的規(guī)范要求，檔案館分為電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案館/室內(nèi)網(wǎng)、Internet網(wǎng)，Internet網(wǎng)絡(luò)以有線、無(wú)線一體化的方式方便查閱人員上網(wǎng)，其他網(wǎng)絡(luò)不涉及無(wú)線網(wǎng)絡(luò)[3]。根據(jù)高校檔案館/室的實(shí)際情況，可分為校內(nèi)信息網(wǎng)、檔案室內(nèi)網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)。檔案室信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)包括信息傳輸平臺(tái)、信息采集、加工平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)和管理系統(tǒng)構(gòu)成。詳見(jiàn)表2。

3.3.3應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)包括基礎(chǔ)應(yīng)用、業(yè)務(wù)服務(wù)、信息服務(wù)和系統(tǒng)設(shè)置等四個(gè)模塊。基礎(chǔ)應(yīng)用包括OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、文件預(yù)歸檔和歸檔、檔案管理、檔案檢索和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等服務(wù)。業(yè)務(wù)服務(wù)包括檔案編研、統(tǒng)計(jì)、保管、審批流程和鑒定銷毀等。信息服務(wù)是指檔案網(wǎng)站或檔案公眾號(hào)欄目，便于瀏覽檔案電子文件及規(guī)章制度通知等。系統(tǒng)設(shè)置主要用于配置系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的參數(shù)，包括用戶權(quán)限管理、實(shí)體分類維護(hù)、全宗維護(hù)、檔案門類、管理目錄樹(shù)、分類表、報(bào)表和表單等各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義[4]。

4 檔案信息化利用實(shí)踐途徑

檔案信息化的主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，傳統(tǒng)的檔案資料管理形式不方便查找，信息化檔案有效利用主要體現(xiàn)在檔案庫(kù)房管理與檢索借閱兩大模塊功能的使用效率得到明顯提升。庫(kù)房管理根據(jù)實(shí)際庫(kù)房自定義虛擬庫(kù)房，具備檔案上下架、病檔登記修復(fù)跟蹤功能，支持定位查詢及物理存放位置可視化。檢索借閱可實(shí)現(xiàn)全文檢索、全庫(kù)檢索及借閱利用（借閱登記、審批、歸還）等一系列便捷操作[5]。全文檢索和全庫(kù)檢索類似百度檢索，可根據(jù)實(shí)際需求對(duì)全數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行精確檢索或者模糊檢索。借閱利用分為紙質(zhì)版和OA版。紙質(zhì)版簽字借閱，OA版走審批流程簽字借閱。查詢學(xué)籍檔案用戶可通過(guò)身份驗(yàn)證實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程提交借閱手續(xù)，等待審批通過(guò)后在線瀏覽OFFICE文檔、PDF、OFD等文件。此外，也應(yīng)注意在檔案信息化利用過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)建立追溯源，從檔案領(lǐng)取開(kāi)始到歸還、掃描到電子檔案?jìng)浞荻夹枰⑵鹜暾?、?guī)范的記錄，符合檔案信息化技術(shù)要求，達(dá)到利用檔案的目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介：程聰聰（1990.09—），碩士研究生畢業(yè)，福建信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理館員，研究方向：檔案管理。