摘 要：隨著新醫(yī)改工作的深入推進(jìn)，醫(yī)院檔案工作內(nèi)涵和外延逐步擴(kuò)大，檔案規(guī)范化建設(shè)擺上重要議事日程。本文從做好醫(yī)院檔案規(guī)范化建設(shè)的意義出發(fā)，認(rèn)為在實(shí)踐中存在著管理流程標(biāo)準(zhǔn)化不足、現(xiàn)代化檔案管理理念轉(zhuǎn)型不夠、技術(shù)革命不夠深入與資源開發(fā)利用差距明顯的問題，需要從釋放體制機(jī)制活力、推動(dòng)檔案資源多元豐富、堅(jiān)持為民服務(wù)導(dǎo)向和推動(dòng)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型升級(jí)等方面下功夫，提高檔案規(guī)范化建設(shè)水平，助推醫(yī)院檔案治理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案；規(guī)范化

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理要求發(fā)生質(zhì)的變化?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和《檔案法實(shí)施條例》對(duì)檔案規(guī)范化建設(shè)做出明確規(guī)定，要求建立現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理體系。醫(yī)院應(yīng)抓住重要發(fā)展機(jī)遇期，調(diào)整優(yōu)化檔案管理體系，促進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，為醫(yī)院現(xiàn)代化治理提供強(qiáng)有力的保障。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)著眼于醫(yī)改工作的目標(biāo)定位，圍繞檔案規(guī)范化建設(shè)，推進(jìn)檔案從“管理”向“治理”轉(zhuǎn)型，使檔案從封閉走向開放，從單一管理走向多元參與。因此，分析檔案規(guī)范化建設(shè)的意義，有助于樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1.1 適應(yīng)醫(yī)改工作的要求

與傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理相比，新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院各方面工作提出了更高、更具體的要求。檔案管理作為醫(yī)院改革發(fā)展和為民服務(wù)的基礎(chǔ)性工程，在記錄醫(yī)改進(jìn)程、推動(dòng)醫(yī)院管理效率提升方面發(fā)揮著重要作用。通過檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，醫(yī)院檔案的服務(wù)能力將有顯著提升。比如，醫(yī)改的主要方向是促使醫(yī)院從“以治病救人為中心”向“以人民群眾健康管理為中心”轉(zhuǎn)型，這需要凝聚醫(yī)院發(fā)展轉(zhuǎn)型的共識(shí)，促進(jìn)個(gè)人目標(biāo)和醫(yī)院改革相適應(yīng)，這就需要檔案發(fā)揮教育人引導(dǎo)人的作用，從檔案中激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)動(dòng)力。

1.2 促進(jìn)醫(yī)院管理水平提高

檔案管理是醫(yī)院行政管理的紐帶，檔案規(guī)范化建設(shè)能夠促使醫(yī)院管理各環(huán)節(jié)和流程的重塑，實(shí)現(xiàn)管理的高效化。比如，檔案規(guī)范化建設(shè)要求積極收集重大活動(dòng)和各類突發(fā)事件中形成的檔案并妥善保管，及時(shí)歸檔并且合法合理地利用，促使醫(yī)院各科室增強(qiáng)檔案意識(shí)，運(yùn)用好檔案管理方法，確保醫(yī)院重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的完整、安全與有效利用，助推提升醫(yī)院治理體系和治理能力的現(xiàn)代化水平。

1.3 有助于檔案資源的完整性和安全性

隨著新技術(shù)的不斷更迭，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐步顯現(xiàn)，特別是遇到難以預(yù)測(cè)的自然災(zāi)害時(shí)，檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)加大，給醫(yī)院發(fā)展造成不利影響?！稊?shù)據(jù)安全法》要求各單位構(gòu)建完善的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。規(guī)范化建設(shè)不僅實(shí)現(xiàn)檔案資源收集環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化，還提升檔案安全管理水平。比如，檔案專題數(shù)據(jù)庫建立備份管理更加科學(xué)，檔案雙重保護(hù)能力逐步增強(qiáng)。區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案信息鏈條的全過程監(jiān)管，檔案篡改與丟失的風(fēng)險(xiǎn)大幅度降低。因此，規(guī)范化建設(shè)能有效應(yīng)對(duì)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，使醫(yī)院能夠快速、有效地應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件。

1.4 有助于提高醫(yī)院服務(wù)能力和水平

《檔案法》要求各級(jí)單位要積極滿足人民群眾對(duì)檔案的需求。新醫(yī)改也指出醫(yī)院要充分發(fā)揮宣傳健康知識(shí)與推動(dòng)全民健康理念提檔升級(jí)，檔案資源在其中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。比如，對(duì)病歷和處方的研究，總結(jié)歸納某種疾病的發(fā)病機(jī)理和治療手段，通過編纂知識(shí)手冊(cè)與拍攝微視頻等形式，以人民群眾群眾喜聞樂見的方式傳播健康知識(shí)，彰顯醫(yī)院在為民服務(wù)中的作用。高效規(guī)范的檔案管理也有利于醫(yī)院科研水平的提升，對(duì)病案檔案的研究能夠總結(jié)疑難雜癥的來龍去脈和診療過程，從中形成規(guī)律性認(rèn)識(shí)，提升診斷的科學(xué)性。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的困境

2.1 管理流程標(biāo)準(zhǔn)化不足

檔案管理的對(duì)象、方式和環(huán)境的變化給傳統(tǒng)管理模式帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案工作的流程、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求更具體、更嚴(yán)格。醫(yī)院檔案“三合一”制度對(duì)檔案收集、整理和利用等工作提出更高的要求，科學(xué)規(guī)范高效的檔案管理體系建設(shè)勢(shì)在必行。但是，醫(yī)院檔案流程化管理質(zhì)量普遍不高的問題阻礙了檔案效能的發(fā)揮。檔案資源收集體系不健全，專業(yè)檔案流失較為嚴(yán)重。新興門類檔案歸檔不齊全，大多保管在部門和個(gè)人手中。檔案保管年限劃分不夠科學(xué)，與人民群眾利益相關(guān)的檔案開放審核不及時(shí)等。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理理念轉(zhuǎn)型不夠

近年來，醫(yī)院檔案管理制度化與規(guī)范化有了大幅度提升，但是傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)型不及時(shí)，現(xiàn)代化檔案治理方式運(yùn)用不足。一是割裂檔案與業(yè)務(wù)建設(shè)之間的關(guān)系。檔案管理是醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的新動(dòng)能，檔案管理者未能認(rèn)識(shí)到二者之間的內(nèi)在聯(lián)系，缺乏領(lǐng)導(dǎo)層和決策層的支持，從業(yè)人員未經(jīng)過專門培訓(xùn)，專業(yè)化程度不高，存在應(yīng)付了事的現(xiàn)象。二是忽視檔案工作的時(shí)代價(jià)值。對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不深刻，檔案形成的過程中不規(guī)范與不全面的問題突出，甚至造成檔案的遺失或者被篡改。加之檔案工作長(zhǎng)期處于邊緣和弱勢(shì)地位，在思想和氛圍上形成了檔案工作不重要的思想觀念。

2.3 技術(shù)革命不夠深入

新技術(shù)革命的大潮促使檔案與數(shù)字技術(shù)緊密結(jié)合，檔案從產(chǎn)生、歸檔、利用和保護(hù)實(shí)現(xiàn)全流程的電子化管理。比如，醫(yī)院各部門基于診療的需要，透過數(shù)字化共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源跨區(qū)域部門自由流動(dòng)。特別是以云技術(shù)為代表的新一代存儲(chǔ)設(shè)備，檔案管理的空間更加隱形和安全，檔案服務(wù)空間得以拓展。但是，醫(yī)院檔案類型豐富、涉及部門眾多，檔案資源較為分散，受技術(shù)革命不深入的影響，檔案數(shù)據(jù)需要多個(gè)程序匯總才能完成，信息維護(hù)和檢索成本較高，重復(fù)建設(shè)與檔案不規(guī)范的問題成為常態(tài)，制約著信息化建設(shè)的效果。

2.4 資源開發(fā)利用差距明顯

信息化時(shí)代，醫(yī)院管理信息化的效能逐步顯現(xiàn)，作為重要的管理資源，檔案開發(fā)利用工作必須建立在成熟的信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，才能有效發(fā)揮檔案的獨(dú)特價(jià)值。但是，醫(yī)院管理者對(duì)信息化建設(shè)重視程度遠(yuǎn)高于開發(fā)利用，存在重管輕用的現(xiàn)象。比如，檔案管理人員側(cè)重于完成資源收集與歸檔、日常系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)，但是對(duì)檔案的知識(shí)服務(wù)了解不深入，工作開展力度不夠。

2.5 檔案制度體系不夠完善

在新醫(yī)改背景下，檔案管理制度更新不及時(shí)，未能及時(shí)根據(jù)上級(jí)部署優(yōu)化管理體系，不利于檔案工作的高效開展。比如，醫(yī)院信息化建設(shè)有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但是配套的共享利用、安全管理和人員培訓(xùn)等制度沒有同步建立起來，檔案利用過程中出現(xiàn)的違規(guī)共享與失泄密問題等大多是由于制度保障不健全造成的。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略

按照《檔案法》與《檔案法實(shí)施條例》的要求，將檔案規(guī)范化建設(shè)作為醫(yī)院檔案管理的主攻方向，保證各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，增強(qiáng)醫(yī)院檔案治理效能。

3.1 釋放體制機(jī)制活力，推動(dòng)檔案治理提質(zhì)增效

根據(jù)新醫(yī)改和《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、擔(dān)當(dāng)作為和同步跟進(jìn)，建立高效檔案治理新模式。一是增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感與使命感。檔案管理是提高內(nèi)部管理水平的重要手段，醫(yī)院管理層要從政治高度和高質(zhì)量發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看待檔案工作，深刻把握做好檔案工作的內(nèi)涵要義，增強(qiáng)做好工作的本領(lǐng)。二是提升全員檔案意識(shí)。要采取多種宣傳教育方式，提高對(duì)檔案管理思想的認(rèn)識(shí)，定期邀請(qǐng)專家講授檔案工作的前沿問題，使檔案管理人員樹立檔案管理無小事的觀念，形成齊抓共管、全員重視的良好局面。綜合檔案室要認(rèn)真履職盡責(zé)，協(xié)調(diào)調(diào)度職能科室兼職檔案員做好檔案的收集、分類、整理、移交、統(tǒng)計(jì)、保管、開發(fā)利用、指導(dǎo)培訓(xùn)、聯(lián)系交流和效果分析等工作。三是深化管理體系改革。結(jié)合醫(yī)院檔案工作實(shí)際，建立一套與之相適應(yīng)的比較完整的規(guī)章制度，建立與之相配套的各類管理臺(tái)賬，使檔案工作行之有據(jù)、有章可循。建立完善的崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)和應(yīng)急預(yù)案為主要內(nèi)容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

3.2 聚焦新時(shí)代與新要求，推動(dòng)檔案資源多元豐富

一是做好“三合一”的制度編制。在深入學(xué)習(xí)“三合一”相關(guān)文件精神和最新檔案工作相關(guān)規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)相關(guān)內(nèi)容在醫(yī)院的應(yīng)用進(jìn)行認(rèn)真分析研究，明確門類劃分、分類方法及檔號(hào)結(jié)構(gòu)、歸檔范圍和保管期限，進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，提升檔案信息資源的集成利用效率。二是以雙套制為原則，健全重大活動(dòng)與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)檔案工作歸集機(jī)制。從源頭抓好重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的形成和留存，定期擬定重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單，明確工作事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)限等。要明晰檔案收集的范圍、整理和移交方式，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確保重大活動(dòng)及事件檔案完整安全和有效利用。三是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。醫(yī)院業(yè)務(wù)檔案多分散于各自的管理系統(tǒng)中，當(dāng)前，由于醫(yī)院檔案資源來源廣泛、形式多樣，其收集、加工和轉(zhuǎn)化能力不足，使得檔案數(shù)據(jù)資源得不到有效的開發(fā)和利用，難以充分發(fā)揮其社會(huì)效益。要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和方法，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)與開發(fā)利用等全生命周期的管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，為檔案利用和服務(wù)奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3.3 堅(jiān)持為民服務(wù)導(dǎo)向，推動(dòng)檔案利用的便捷高效

醫(yī)院檔案做好為民服務(wù)是貫徹“四個(gè)好”“兩服務(wù)”的迫切要求。一是把病歷檔案規(guī)范化建設(shè)放在突出位置。病歷檔案作為解決醫(yī)療事故爭(zhēng)議與判斷法律責(zé)任等事項(xiàng)中的法律證據(jù)，在新形勢(shì)下為維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益起到了重要作用，這就要求醫(yī)務(wù)人員必須客觀真實(shí)、準(zhǔn)確及時(shí)、完整地書寫病歷來提高病歷檔案的可信度。醫(yī)院應(yīng)加大病歷檔案環(huán)節(jié)質(zhì)量控制的檢查力度，常態(tài)化對(duì)病歷檔案進(jìn)行抽查與網(wǎng)上監(jiān)控。加強(qiáng)宣傳教育，提高思想認(rèn)識(shí)，嚴(yán)禁涂改、偽造、隱匿和銷毀病歷檔案，自覺維護(hù)好人民群眾的合法利益。二是構(gòu)建線上線下相結(jié)合的為民服務(wù)體系。突破傳統(tǒng)檔案查詢利用渠道的局限性，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查檔利用，讓數(shù)據(jù)跑路，真正惠及人民群眾。比如，有的醫(yī)院在某信公眾號(hào)設(shè)置自主打印病歷、檢驗(yàn)結(jié)果及出院報(bào)告等個(gè)人病案資料，提升檔案服務(wù)效率。三是著力加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用。檔案資源在醫(yī)院發(fā)展和文化建設(shè)中具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，要著力讓檔案“活起來”，提升檔案時(shí)代的價(jià)值。深入研究醫(yī)院檔案中的治理經(jīng)驗(yàn)和做法，面向現(xiàn)代醫(yī)院治理新需求，為醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展提供有益借鑒。比如，檔案管理室可定期提報(bào)有關(guān)檔案資料的匯編，為醫(yī)院管理層決策提供參考。進(jìn)一步發(fā)揮檔案文化在醫(yī)院軟實(shí)力建設(shè)中的特殊價(jià)值，借助重大節(jié)點(diǎn)，推出檔案文化編研書籍、主題展覽等，彰顯醫(yī)院厚重的歷史底蘊(yùn)和人文情懷，增強(qiáng)干部職工的凝聚力和向心力。有的醫(yī)院依托檔案資源建設(shè)院史紀(jì)念館和文化長(zhǎng)廊，發(fā)揮檔案育人功能，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的動(dòng)能。

3.4 注入創(chuàng)新發(fā)展動(dòng)力，推動(dòng)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型升級(jí)

《檔案法實(shí)施條例》指出，要適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展要求，推動(dòng)檔案信息化提檔升級(jí)。一是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源挖掘。從海量的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)中提煉和挖掘規(guī)律性的做法、提取有價(jià)值的信息和知識(shí)，可以深入了解患者需求和用戶行為習(xí)慣，為醫(yī)院決策、患者就醫(yī)提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐和信息服務(wù)。比如，檔案大數(shù)據(jù)精準(zhǔn)標(biāo)注患者行為標(biāo)簽，繪制用戶畫像，解析患者就醫(yī)需求，為患者推送更有實(shí)用價(jià)值的檔案信息。再比如，醫(yī)院管理層對(duì)某項(xiàng)決策戰(zhàn)略研究和思考，需要借助大量檔案史料作為決策基礎(chǔ)，檔案管理部門可借助人工智能技術(shù)，推送相關(guān)史料助推管理決策科學(xué)化。二是著力推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)共享是提高檔案利用效率、拓寬服務(wù)渠道的關(guān)鍵和目標(biāo)。推動(dòng)數(shù)據(jù)共享，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源自由流動(dòng)，發(fā)揮檔案在醫(yī)院治理中的基礎(chǔ)性作用。一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院檔案與OA、病案管理和診療系統(tǒng)的共享建設(shè)，在做好安全制度建設(shè)和個(gè)人隱私保護(hù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)患者就醫(yī)檔案院內(nèi)“一網(wǎng)通查”；另一方面，積極將有關(guān)個(gè)人檔案健康數(shù)據(jù)融入國(guó)家全民健康信息平臺(tái)，推動(dòng)檢驗(yàn)、檢查結(jié)果互認(rèn)和電子病歷檔案建設(shè)。三是筑牢檔案數(shù)據(jù)的“保護(hù)盾”。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)、有效實(shí)施數(shù)據(jù)全生命周期安全管理、夯實(shí)檔案信息化發(fā)展的安全底線是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的重要課題。醫(yī)院要根據(jù)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢(shì)，不斷加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全管理的“規(guī)范化、制度化、程序化”，保障基礎(chǔ)環(huán)境安全。持續(xù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管審計(jì)、數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)和能力建設(shè)，定期開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防線。

結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展中，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)是必經(jīng)之路。要強(qiáng)化現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)。將規(guī)范化管理融入日常、抓在經(jīng)常，全面落實(shí)檔案管理相關(guān)要求，認(rèn)真做好檔案“四個(gè)體系”建設(shè)，不斷夯實(shí)檔案現(xiàn)代化治理底座。嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任，建立完善的檔案管理責(zé)任體系，確保分工明確、責(zé)任到人，不斷提高檔案工作水平。持續(xù)在信息化建設(shè)上下功夫，推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，更好發(fā)揮“存史資政育人”的獨(dú)特作用。

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作者簡(jiǎn)介：李湘清（1985—），大學(xué)學(xué)歷，山東省安丘市市立醫(yī)院副研究館員，研究方向：檔案管理。