摘 要：隨著信息技術(shù)更新迭代速度加快，智慧校園建設(shè)已經(jīng)成為許多高校的重要工作。檔案服務(wù)作為影響信息資源整合和利用的重要因素，高校應(yīng)不斷提高檔案服務(wù)水平，能夠有效突破傳統(tǒng)、固定化的檔案查閱與利用模式，并將其拓展延伸至教學(xué)、科研與管理等方面，更好地滿(mǎn)足師生個(gè)性化需求。文章以“智慧校園”建設(shè)與高校檔案服務(wù)的關(guān)系為切入點(diǎn)，剖析了“智慧校園”建設(shè)下高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀，并提出可行性的強(qiáng)化措施，以期為高校檔案工作在智慧校園環(huán)境下不斷優(yōu)化提供有益參考。

關(guān)鍵詞：“智慧校園”；高校；檔案服務(wù)能力；強(qiáng)化措施

高校檔案主要是高校在教學(xué)、科研與管理等各項(xiàng)活動(dòng)中，逐漸形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，具有各種形式且依托多樣化的載體，是高校的重要資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。在“智慧校園”建設(shè)不斷推進(jìn)的背景下，高校檔案服務(wù)工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如信息系統(tǒng)檢索和分析功能智能化程度不足，數(shù)據(jù)共享和交互能力較弱，大量檔案未實(shí)行數(shù)字化處理，利用率較低，無(wú)法滿(mǎn)足師生多樣化的使用需求等，高校檔案服務(wù)能力并未達(dá)到預(yù)期效果。如何在“智慧校園”建設(shè)背景下不斷提高高校檔案服務(wù)能力，成為當(dāng)前高校檔案工作者需要深入思考和研究的課題。

一、“智慧校園”建設(shè)與高校檔案服務(wù)的關(guān)系

“智慧校園”具體指向一種運(yùn)用新一代信息技術(shù)，將學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行高度融合的校園發(fā)展理念和建設(shè)模式。其建設(shè)的主要內(nèi)容有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、教學(xué)資源數(shù)字化、智能教學(xué)與學(xué)習(xí)系統(tǒng)、校園管理智能化、科研協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)和校園生活服務(wù)信息化等，旨在始終以師生為中心，充分利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的信息技術(shù)，搭建智能化網(wǎng)絡(luò)體系，優(yōu)化教學(xué)條件與學(xué)習(xí)環(huán)境，為師生提供更好的生活和學(xué)習(xí)服務(wù)，促進(jìn)其全面發(fā)展。

“智慧校園”建設(shè)對(duì)高校檔案服務(wù)產(chǎn)生極大的推動(dòng)作用。首先，“智慧校園”建設(shè)為高校檔案服務(wù)提供了更為先進(jìn)的技術(shù)支持。依托物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提升了檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的智慧化，為檔案服務(wù)效率和質(zhì)量的不斷提高創(chuàng)造了有利條件；其次，“智慧校園”加快了高校檔案服務(wù)創(chuàng)新步伐。完善的智慧校園體系，將高校檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中脫離出來(lái)，向更高層次的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與智能化方向發(fā)展，為高校的戰(zhàn)略規(guī)劃、教學(xué)評(píng)估等工作提供支持；最后，“智慧校園”提升了高校檔案服務(wù)的便捷性和可用性。借助信息化手段，師生能夠隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案資源，完成在線(xiàn)查詢(xún)、借閱等操作，極大地滿(mǎn)足了師生個(gè)性化、多樣化的檔案使用需求，也提升了高校檔案服務(wù)工作的靈活度。

二、“智慧校園”建設(shè)下高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀分析

1.檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

在“智慧校園”建設(shè)背景下，高校檔案管理與服務(wù)應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，更加注重師生的真實(shí)體驗(yàn)感，并以實(shí)際需求為導(dǎo)向開(kāi)展具體工作。然而，許多高校在檔案管理與服務(wù)過(guò)程中，仍然停留在傳統(tǒng)的以管理為中心的理念上，側(cè)重于檔案收集、整理和存儲(chǔ)等內(nèi)部基本工作環(huán)節(jié)，而較少關(guān)注師生需求和使用體驗(yàn)，檔案服務(wù)處于一種被動(dòng)、單向的狀態(tài)，影響了其價(jià)值發(fā)揮。

2.信息化建設(shè)滯后

雖然“智慧校園”建設(shè)已成為流行趨勢(shì)，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的關(guān)注度不斷提高，但部分高校的檔案管理信息化建設(shè)卻并未跟上整體步伐。一方面，受資金、人員、技術(shù)等內(nèi)外部因素的影響，一些高?，F(xiàn)有的檔案信息化系統(tǒng)功能并不完善，缺乏智能化檢索、分析和共享等有效的工具，無(wú)法高效處理和利用海量的檔案數(shù)據(jù)信息為師生所用；另一方面，在檔案服務(wù)過(guò)程中，部分高校沿用傳統(tǒng)的服務(wù)模式和流程，與“智慧校園”系統(tǒng)未形成呼應(yīng)，檔案服務(wù)便捷性、可用性存在不足，管理效率較低。

3.服務(wù)人才缺失

高校檔案信息化建設(shè)人才缺乏屬于一個(gè)共性問(wèn)題。部分檔案管理人員并非信息化和檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)出身，雖然對(duì)檔案服務(wù)具有一定的認(rèn)知，但缺乏實(shí)際的信息技術(shù)知識(shí)和操作能力，甚至由相關(guān)院系教師兼任該崗位工作，無(wú)法充分滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際要求，從而影響了檔案利用效率。出現(xiàn)這一問(wèn)題的可能性原因有高校檔案管理人員引進(jìn)不足、人員培訓(xùn)意識(shí)不強(qiáng)或團(tuán)隊(duì)缺乏交流合作等，使得高校檔案服務(wù)在技術(shù)應(yīng)用、管理創(chuàng)新等各個(gè)方面受到限制。

4.信息安全問(wèn)題時(shí)有發(fā)生

信息技術(shù)促進(jìn)“智慧校園”建設(shè)和高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的同時(shí)，也不可避免地帶來(lái)了諸多安全性問(wèn)題。在檔案數(shù)據(jù)資源整合、應(yīng)用過(guò)程中，大量信息被數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，極大地增加了數(shù)據(jù)被泄露、篡改、濫用及黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，若高校對(duì)檔案信息安全防護(hù)的意識(shí)不強(qiáng)，未能完善現(xiàn)有的安全管理制度或者加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)措施，將對(duì)師生隱私造成極大威脅，從而對(duì)高校檔案服務(wù)的可靠性和穩(wěn)定性產(chǎn)生負(fù)面影響。

5.針對(duì)檔案中的知識(shí)價(jià)值挖掘程度較低

當(dāng)前，高校檔案管理過(guò)程中普遍存在信息有效利用率不足的問(wèn)題，對(duì)學(xué)校檔案的管理多停留在簡(jiǎn)單的歸檔和保管層面。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)手段導(dǎo)致檔案服務(wù)不能滿(mǎn)足檔案利用者深層和隱含的需求，沒(méi)有充分挖掘用戶(hù)的檔案需求，從而也導(dǎo)致了檔案中隱藏的知識(shí)信息被獲取和挖掘的程度較低?！爸毓茌p用”的現(xiàn)象極大地限制著高校檔案服務(wù)能力的提高。

三、“智慧校園”建設(shè)下高校檔案服務(wù)能力強(qiáng)化舉措

1.樹(shù)立用戶(hù)中心意識(shí)，指明服務(wù)方向

高校檔案服務(wù)的主要對(duì)象是師生，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)以師生為中心開(kāi)展檔案服務(wù)工作，促進(jìn)檔案服務(wù)環(huán)節(jié)更加貼近師生的實(shí)際需要和高校的發(fā)展要求。為有效樹(shù)立檔案服務(wù)人員的“師生中心”意識(shí)，高校檔案管理部門(mén)可適時(shí)開(kāi)展以下活動(dòng)。第一，角色換位體驗(yàn)。讓檔案管理人員在特定時(shí)間段內(nèi)以師生的身份去體驗(yàn)檔案查詢(xún)、借閱和咨詢(xún)等服務(wù)流程，從師生角度感受當(dāng)前檔案的服務(wù)體系，并形成報(bào)告，分析具體問(wèn)題，探究解決方案，改善服務(wù)流程；第二，意見(jiàn)征集。在檔案服務(wù)大廳設(shè)置專(zhuān)門(mén)的意見(jiàn)箱，在學(xué)校官網(wǎng)、校園App等平臺(tái)開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的意見(jiàn)反饋模塊，鼓勵(lì)師生將真實(shí)的檔案資源使用感受提出來(lái)，為優(yōu)化檔案服務(wù)體系提供參考；第三，合作交流。定期組織師生座談會(huì)，面對(duì)面傾聽(tīng)其對(duì)檔案服務(wù)的看法和期望，并設(shè)定具體制定方案的時(shí)間，將結(jié)果反饋給師生，以此明確建設(shè)方向。

2.加快信息化建設(shè)步伐，提升服務(wù)質(zhì)量

“智慧校園”建設(shè)依托先進(jìn)的信息技術(shù)和工具，加強(qiáng)技術(shù)資源整合，將有效提升高校檔案服務(wù)的便捷性和靈活性，拓展服務(wù)的廣度和深度。

首先，高校需加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校需積極主動(dòng)地投入充足的資金搭建完善的信息技術(shù)支撐體系，全方位地加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。例如，采用高性能的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)傳輸能力和運(yùn)行穩(wěn)定性，確保檔案信息高效處理；購(gòu)置先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備，為搭建高校檔案信息資源庫(kù)創(chuàng)造有利條件。

其次，推進(jìn)檔案數(shù)字化與電子化進(jìn)程。采用掃描、錄入等多樣化轉(zhuǎn)化方式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案格式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，引入自然語(yǔ)言處理、圖像識(shí)別等人工智能技術(shù)，逐步建立起完善的電子檔案系統(tǒng)，并完善該系統(tǒng)的檢索功能，使檔案查詢(xún)更加便捷。

最后，加快檔案開(kāi)發(fā)和利用。充分利用“智慧校園”建設(shè)資源，借助數(shù)據(jù)挖掘、信息分析等先進(jìn)的信息技術(shù)，推動(dòng)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)與廣泛利用，使檔案資源在高校內(nèi)部發(fā)揮更大的效用。

3.加強(qiáng)高質(zhì)量隊(duì)伍建設(shè)，奠定人員基礎(chǔ)

高校檔案管理隊(duì)伍是保障高質(zhì)量檔案服務(wù)的核心要素，專(zhuān)業(yè)且高質(zhì)量的隊(duì)伍能夠充分發(fā)揮信息化建設(shè)的價(jià)值，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和理念開(kāi)展服務(wù)工作，為提高服務(wù)能力提供支持。一方面，高校需加強(qiáng)高質(zhì)量人才引進(jìn)工作。在選拔和招聘檔案管理人員時(shí)，優(yōu)先考慮同時(shí)具備信息化技能和檔案管理專(zhuān)業(yè)背景的復(fù)合型人才，為檔案管理和服務(wù)團(tuán)隊(duì)注入新活力；另一方面，應(yīng)定期開(kāi)展系統(tǒng)培訓(xùn)。培訓(xùn)是提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)相對(duì)快速的途徑，高校相關(guān)部門(mén)需以月、學(xué)期或者學(xué)年為單位，明確培訓(xùn)方案，逐步提高隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。此外，建立績(jī)效評(píng)估機(jī)制也是至關(guān)重要的一環(huán)。高?？梢詫⑿畔⒒寄芎蜋n案管理服務(wù)業(yè)績(jī)作為評(píng)估的關(guān)鍵性指標(biāo)，明確獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)相關(guān)人員積極投入檔案管理的信息化建設(shè)中，提升整體服務(wù)質(zhì)量。

以廣西某高校為例，為充分發(fā)揮“智慧校園”建設(shè)和檔案服務(wù)體系完善的協(xié)同效應(yīng)，該高校制定了完善的人員培訓(xùn)方案，旨在形成一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化程度高且穩(wěn)定的檔案服務(wù)隊(duì)伍。（1）開(kāi)設(shè)線(xiàn)上理論培訓(xùn)課程，引導(dǎo)檔案管理與服務(wù)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)，完善信息化建設(shè)和檔案管理相關(guān)的理論體系。（2）邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人員或行業(yè)專(zhuān)家到校開(kāi)設(shè)講座，了解最新的理念。（3）采用案例分析法，為相關(guān)人員熟練掌握各種數(shù)字化工具和軟件創(chuàng)造條件。（4）聯(lián)合高校內(nèi)多個(gè)院系部門(mén)和管理部門(mén)開(kāi)展交流活動(dòng)，提升檔案管理人員的跨部門(mén)合作意識(shí)，為解決實(shí)際建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題積累經(jīng)驗(yàn)。

4.重視信息化安全保障，避免安全事件

加強(qiáng)信息化安全防護(hù)是“智慧校園”建設(shè)和高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中的保障性工作，能夠有效保護(hù)檔案信息的完整性、保密性和可用性，避免因安全問(wèn)題導(dǎo)致服務(wù)中斷或受損。首先，高校需依據(jù)“智慧校園”建設(shè)情況、檔案管理與服務(wù)的信息化建設(shè)需求，建立完備的檔案安全管理制度，明確具體工作環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理人員的行為，如實(shí)施檔案信息安全保密責(zé)任制，對(duì)隨意泄露檔案信息的人員給予嚴(yán)懲；定期檢查檔案保管的基本條件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并處理。其次，輔助采用一系列的防護(hù)技術(shù)與工具，為建立檔案服務(wù)體系搭建一道安全屏障，降低不良安全事件發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)（見(jiàn)下圖1）。例如，借助區(qū)塊鏈技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的不可篡改和可追溯目標(biāo)，與人工智能技術(shù)聯(lián)合使用，在檔案服務(wù)中出現(xiàn)異常問(wèn)題時(shí)，能夠發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，提醒管理人員進(jìn)行針對(duì)性處理。

5.發(fā)掘創(chuàng)新性服務(wù)模式，發(fā)揮檔案價(jià)值

豐富且創(chuàng)新的檔案服務(wù)內(nèi)容是提高檔案服務(wù)吸引力和影響力的重要途徑，也是展現(xiàn)檔案潛在價(jià)值的有效手段。因此，發(fā)掘創(chuàng)新性服務(wù)內(nèi)容，形成完善的服務(wù)體系至關(guān)重要。高?？梢愿鶕?jù)師生需求構(gòu)建多層次的服務(wù)體系，提供從基礎(chǔ)檔案檢索到高級(jí)決策支持等多樣化的服務(wù)內(nèi)容，還可與院校相關(guān)部門(mén)開(kāi)展深入合作與交流，共同開(kāi)發(fā)創(chuàng)新性的檔案服務(wù)產(chǎn)品，并搭建資源共享平臺(tái)，提升檔案服務(wù)的覆蓋面積和影響力。

從服務(wù)內(nèi)容層面來(lái)看，檔案資料檢索、歷史資料編研與決策支持屬于最基本的檔案服務(wù)內(nèi)容。利用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合智能化搜索算法，使師生在使用過(guò)程中能快速定位所需要的檔案信息，通過(guò)編撰校史、出版檔案文獻(xiàn)等方式，助推各個(gè)院系教學(xué)、科研及文化建設(shè)，以歷史數(shù)據(jù)為參考為制定發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)；從服務(wù)方式層面來(lái)看，高?？煞e極推廣電子檔案庫(kù)，支持檔案信息的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和查詢(xún)，減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)，并推廣智能推薦、自動(dòng)分類(lèi)等智能化服務(wù)，為師生提供便捷；從檔案資源層面來(lái)看，需將分散的原始檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)過(guò)提取整合的知識(shí)資源。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)開(kāi)展調(diào)研，摸清檔案利用者的隱藏需求，以問(wèn)題為導(dǎo)向，采用智慧化技術(shù)手段，利用信息系統(tǒng)的文本挖掘技術(shù)、關(guān)鍵詞檢索和主體建模的方式，開(kāi)展專(zhuān)題知識(shí)服務(wù)，提供便利的信息知識(shí)。

6.建立有效的評(píng)估機(jī)制，優(yōu)化服務(wù)環(huán)節(jié)

為及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足，建立有效的評(píng)估機(jī)制不容忽視，可保持高校檔案管理活力與競(jìng)爭(zhēng)力。首先，明確評(píng)估目標(biāo)是前提。即評(píng)估高校檔案服務(wù)的具體能力，包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際使用效率、檔案信息檢索的準(zhǔn)確性、檔案共享服務(wù)便捷性等；其次，設(shè)定具體化、可量化及可測(cè)量的評(píng)估指標(biāo)，以便能夠準(zhǔn)確評(píng)估檔案服務(wù)能力的實(shí)際情況。例如，某高校的檔案服務(wù)能力評(píng)估指標(biāo)具體為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)覆蓋率、檔案信息檢索響應(yīng)時(shí)間、共享服務(wù)模塊階段內(nèi)訪問(wèn)量、安全事件發(fā)生率等，每?jī)蓚€(gè)月開(kāi)展一次小范圍評(píng)估，每學(xué)期開(kāi)展一次全面評(píng)估，采用定量、定性評(píng)估相結(jié)合的方法，充分了解師生對(duì)本校檔案服務(wù)的滿(mǎn)意度和意見(jiàn)；最后，以數(shù)據(jù)分析結(jié)果為參考，深入分析出現(xiàn)的問(wèn)題，并制定具體的改進(jìn)方案。例如，評(píng)估顯示數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的使用率較低，管理人員調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)與師生操作熟練程度存在一定關(guān)系，隨即制訂改進(jìn)方案，簡(jiǎn)化系統(tǒng)功能模塊，并對(duì)師生展開(kāi)操作培訓(xùn)，極大地提升了檔案服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

在“智慧校園”建設(shè)背景下，高校檔案服務(wù)能力直接影響著檔案信息的有效管理與利用，對(duì)高校教學(xué)、科研以及管理水平的提高至關(guān)重要。在具體實(shí)踐過(guò)程中，高校需遵循“師生中心”的原則，加快信息化建設(shè)步伐，著力組建一支高質(zhì)量、復(fù)合型的人才隊(duì)伍，深入發(fā)掘創(chuàng)新性的服務(wù)內(nèi)容，并做好信息安全防護(hù)、評(píng)估反饋機(jī)制等保障性工作，以此促進(jìn)高校檔案管理與服務(wù)體系向規(guī)范化、現(xiàn)代化以及智能化方向邁進(jìn)。

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作者單位：廣西工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院

作者簡(jiǎn)介：蒙曉瑩（1990—），女，漢族，廣西欽州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。