摘 要：隨著近幾年信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，利用信息技術(shù)打造智慧校園并提高管理效率，成為高職院校管理改革的重要目標(biāo)。其中，檔案管理作為高職院校最重要的管理任務(wù)之一，在信息時(shí)代的推動(dòng)下，高職院校不僅要加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)，還需要將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并且建立完善的信息化檔案管理體系對(duì)各類檔案實(shí)施全面管理，以實(shí)現(xiàn)快速查詢、調(diào)用、檔案保護(hù)等管理需求。為了能夠提高高職院校檔案信息化建設(shè)力度，文章分析了高職院校檔案信息化建設(shè)的背景和重要性，探討了高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了高職院校檔案信息化建設(shè)需要關(guān)注的問(wèn)題，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高職院校；檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)作為高職院校檔案發(fā)展的重要趨勢(shì)，很多高校已經(jīng)意識(shí)到了檔案信息化建設(shè)的重要性，并且通過(guò)投資建設(shè)了基礎(chǔ)的檔案信息化管理體系。同時(shí)，也在積極推動(dòng)檔案數(shù)字化工作。但是，大多數(shù)高職院校在檔案信息化轉(zhuǎn)型道路上缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，在建設(shè)過(guò)程中面臨著系統(tǒng)不完善、檔案管理效果不佳等問(wèn)題。為此，高職院校必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，在建設(shè)信息化檔案管理體系的過(guò)程中，還需要利用更多先進(jìn)的信息技術(shù)展開(kāi)深度完善，確保信息化檔案管理體系的作用能夠得到有效發(fā)揮。

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的背景和重要性

1.高職院校檔案信息化建設(shè)背景

建立檔案信息化管理體系是推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，不管是高職院校還是行政單位，目前，基本建立了完善的信息化檔案管理體系。同時(shí)，高職院校也在積極推動(dòng)檔案信息化管理體系建設(shè)，以滿足智能校園建設(shè)的需求。隨著近幾年大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)以及智能設(shè)備等技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化的功能也在進(jìn)一步完善，檔案信息的處理速度、檔案編制與檢索能力、檔案使用效率和檔案安全管理力度都有所提升，為高職院校帶來(lái)了更加高效、準(zhǔn)確且安全的檔案管理系統(tǒng)。由此可見(jiàn)，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)必然會(huì)以智能化的方向轉(zhuǎn)變，徹底解決傳統(tǒng)高職院校檔案管理面臨的存儲(chǔ)成本高、檔案應(yīng)用效率低、檔案損壞、丟失等問(wèn)題，并且還能滿足高職院校檔案信息整合、應(yīng)用和共享的需求。

2.高職院校檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)對(duì)于高職院校管理工作開(kāi)展有著非常重要的幫助，得益于信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，信息化檔案管理體系在高職院校檔案管理工作中有著如下作用：

首先，檔案信息化建設(shè)能夠有效提高高職院校檔案管理工作的效率。信息技術(shù)的應(yīng)用可以讓高職院校的檔案管理部門實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速個(gè)性化搜索、全面共享以及備份和加密工作。高職院校能夠隨時(shí)隨地調(diào)用和分析檔案，滿足學(xué)校運(yùn)行管理、教學(xué)研究、教職工和學(xué)生管理等多項(xiàng)工作的需求，并且能夠提高各項(xiàng)工作的整體效率。

其次，信息化建設(shè)還具備信息共享優(yōu)勢(shì)。信息化管理系統(tǒng)能夠集中、分類管理學(xué)校各部門的檔案，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享，確保各部門之間能夠通過(guò)檔案共享互相交流、互相合作，解決在學(xué)校管理中遇到的各項(xiàng)問(wèn)題。信息化檔案管理也能滿足風(fēng)險(xiǎn)防控的需求，相對(duì)于傳統(tǒng)實(shí)體檔案，信息化檔案管理能夠提高檔案的安全性，避免檔案受到破壞或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)，而且先進(jìn)的信息保護(hù)技術(shù)也能夠加強(qiáng)檔案管理工作的安全性。因此，檔案信息化建設(shè)勢(shì)必將有效推動(dòng)高職院校檔案工作的變革，高職院校必須重視檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用，積極引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)和技術(shù)，讓檔案信息化管理系統(tǒng)的功能更加豐富和完善。

3.高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前，雖然很多學(xué)校已經(jīng)在建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，并取得了一定成效，但是在建設(shè)過(guò)程中由于缺乏足夠的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理過(guò)程中依然存在許多需要關(guān)注的問(wèn)題。比如在檔案信息化改革過(guò)渡階段，學(xué)校會(huì)采用實(shí)體配合數(shù)字檔案管理的方式開(kāi)展管理，這種管理模式反而加大了學(xué)校管理工作的壓力。此外，部分學(xué)校在檔案信息化建設(shè)方面還存在各部門之間溝通不暢、合作不協(xié)調(diào)以及信息共享力度較低等問(wèn)題，即便建立了專業(yè)的信息化系統(tǒng)，但基礎(chǔ)的檔案管理收集工作依然由各部門相關(guān)工作人員完成，無(wú)法與業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合，造成檔案信息滯后甚至不對(duì)稱等問(wèn)題。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)需要關(guān)注的問(wèn)題

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高職院校電子檔案管理工作面臨諸多新的問(wèn)題，筆者在分管山東省濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院信息化建設(shè)相關(guān)工作過(guò)程中，始終致力于“智慧校園”建設(shè)工作，在高職院校檔案信息管理方面有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，在工作過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)了現(xiàn)階段高職院校檔案管理和建設(shè)工作存在的諸多通病和問(wèn)題，以下具體展開(kāi)分析。

1.檔案管理系統(tǒng)不完善

檔案管理系統(tǒng)不完善問(wèn)題是目前學(xué)校檔案信息化建設(shè)面對(duì)的重點(diǎn)問(wèn)題。畢竟大多數(shù)學(xué)校的信息化檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，部分學(xué)校存在為了滿足信息化檔案管理而盲目建設(shè)的情況，導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)難以滿足學(xué)校的實(shí)際情況和發(fā)展需求。比如，部分學(xué)校過(guò)于注重系統(tǒng)在市場(chǎng)的口碑，并沒(méi)有注重系統(tǒng)功能是否適合學(xué)校檔案管理需求以及系統(tǒng)擴(kuò)展性能等方面，導(dǎo)致系統(tǒng)很容易出現(xiàn)功能不全、集成性能不足以及無(wú)法根據(jù)技術(shù)發(fā)展等拓展問(wèn)題。

2.檔案憑證價(jià)值問(wèn)題

信息化檔案憑證價(jià)值也是目前學(xué)校檔案管理需要關(guān)注的問(wèn)題。信息化檔案憑證的核心價(jià)值在于能夠全面記錄和證明學(xué)校業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)活動(dòng)以及對(duì)外合作的情況，不過(guò)，由于目前很多學(xué)校的檔案信息化管理建設(shè)存在不完善以及仍需要人工錄入等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案憑證面臨著數(shù)據(jù)不完整甚至真實(shí)性較低等問(wèn)題。同時(shí)，檔案存儲(chǔ)和管理也影響著檔案憑證的價(jià)值，尤其是部分學(xué)校的檔案信息化系統(tǒng)存在檢索功能單一、各部門格式不標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理過(guò)于復(fù)雜，甚至出現(xiàn)兼容性不足、無(wú)法在各部門之間共享的情況。除此之外，目前很多學(xué)校缺乏對(duì)電子簽名和認(rèn)證方面的關(guān)注，尤其是受到部分地區(qū)信息化檔案憑證的電子簽名和認(rèn)證機(jī)制不完善的情況，導(dǎo)致很難保障信息化檔案憑證的合法性。因此，也影響了信息化檔案憑證的法律效力和價(jià)值。

3.檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)問(wèn)題

雖然信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠滿足學(xué)校海量檔案處理的需求，但想要滿足學(xué)校可持續(xù)發(fā)展，對(duì)檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)依然面臨著諸多挑戰(zhàn)。比如目前存儲(chǔ)技術(shù)在不斷發(fā)展，檔案存儲(chǔ)的格式、設(shè)備設(shè)施和介質(zhì)更新?lián)Q代速度較快，學(xué)校檔案管理工作面臨著設(shè)備設(shè)施失效、格式變化以及存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施技術(shù)過(guò)時(shí)甚至系統(tǒng)不兼容等問(wèn)題。同時(shí)，長(zhǎng)期存儲(chǔ)也會(huì)因?yàn)樵O(shè)備設(shè)施因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞和丟失的情況，若是根據(jù)技術(shù)變化不斷更新檔案管理設(shè)備則會(huì)導(dǎo)致成本過(guò)高。因此，如何在保障檔案長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)的同時(shí)還能加強(qiáng)對(duì)成本的控制，是學(xué)校檔案管理部門必須關(guān)注的問(wèn)題。

4.檔案信息安全管理問(wèn)題

近幾年，雖然信息技術(shù)的飛速發(fā)展誕生了許多信息安全管理軟件，但由于高職院校缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，在檔案信息化建設(shè)方面存在缺乏對(duì)信息安全關(guān)注的意識(shí)，導(dǎo)致高職院校并沒(méi)有將信息安全技術(shù)融入檔案信息化建設(shè)中。這一問(wèn)題很容易導(dǎo)致高職院校在檔案管理時(shí)，容易因?yàn)楣芾聿灰?guī)范造成檔案丟失甚至被破壞的情況或者因?yàn)閻阂廛浖魧?dǎo)致檔案被篡改、刪除等問(wèn)題。除此之外，設(shè)備損壞也會(huì)造成檔案丟失。因此，注重檔案信息安全管理尤為重要。

三、加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的措施

1.建設(shè)完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

建立更加完善、功能更加豐富的信息化檔案管理系統(tǒng)，以滿足高職院校檔案管理改革需求，高職院校在當(dāng)前的信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，必須配合完善的制度以及更加先進(jìn)的技術(shù)，讓系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮。為此，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)校必須優(yōu)化整合檔案管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)以及參與部門，明確學(xué)校管理人員、檔案室管理人員、各部門檔案管理人員以及各業(yè)務(wù)崗位在檔案錄入和管理方面的責(zé)任和權(quán)限，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫忍岣邫n案管理整體效果。在技術(shù)方面，學(xué)校還需要積極引進(jìn)更豐富的檔案管理技術(shù)，如數(shù)字掃描技術(shù)、信息化文件管理技術(shù)和大數(shù)據(jù)和深基坑技術(shù)等，幫助學(xué)校建立一個(gè)更加全面、完善的信息化檔案管理系統(tǒng)。在技術(shù)選擇方面，學(xué)?？梢岳脜^(qū)塊鏈技術(shù)增強(qiáng)檔案管理效果，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用能夠通過(guò)其去中心化的優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理不再依賴于單一的服務(wù)器，而是分布于校園局域網(wǎng)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，保障數(shù)據(jù)的安全性，而且區(qū)塊鏈技術(shù)的智能合約和自動(dòng)化管理也能夠幫助學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類等操作，能夠充分保障檔案管理的準(zhǔn)確度。除此之外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)做好老舊檔案、實(shí)體檔案的管理工作，包括老舊檔案修復(fù)、實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化工作以及實(shí)體檔案存儲(chǔ)和保護(hù)等，利用RFID技術(shù)或者智能設(shè)備精確化管理實(shí)體檔案，讓學(xué)校實(shí)體檔案管理水平同樣能夠得到有效提高。

2.提升檔案憑證價(jià)值

檔案憑證價(jià)值在檔案信息化建設(shè)方面有著非常重要的作用，學(xué)校必須選擇合適的信息技術(shù)以及管理措施，讓數(shù)字化檔案憑證的價(jià)值得到進(jìn)一步提升。

首先，學(xué)校要保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性，在檔案管理方面必須根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)設(shè)計(jì)好檔案管理工作的內(nèi)容和流程。尤其是檔案錄入采集、審批、驗(yàn)證和審計(jì)等工作，再結(jié)合完善的格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)范，確保檔案管理能夠更加嚴(yán)謹(jǐn)，減少潛在的檔案不完整和不準(zhǔn)確的問(wèn)題。

其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)深度優(yōu)化檔案的存儲(chǔ)管理方式。比如采用分布式存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)技術(shù)等先進(jìn)的模式，再配合完善的分類檢索功能以及配合人工智能技術(shù)的應(yīng)用，確保學(xué)校能夠建立智能化檔案管理體系，在管理過(guò)程中能夠隨時(shí)隨地通過(guò)多種設(shè)備獲取和調(diào)用檔案內(nèi)容。與此同時(shí)，學(xué)校還可以利用電子簽名和認(rèn)證機(jī)制來(lái)加強(qiáng)檔案的可信度，尤其是財(cái)務(wù)檔案以及對(duì)外合作檔案，學(xué)校需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，建立符合法律需求的數(shù)字簽名，并利用信息化認(rèn)證技術(shù)保障檔案具有法律效力，以此增強(qiáng)檔案憑證的可靠性和可信度。除此之外，學(xué)校還需要提高檔案憑證的使用率，如通過(guò)財(cái)務(wù)檔案為學(xué)校提供投資建設(shè)決策支持，利用學(xué)生檔案開(kāi)展招生工作優(yōu)化等，確保檔案的價(jià)值能夠得到體現(xiàn)。

3.解決檔案長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)問(wèn)題

保障學(xué)校檔案長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存是滿足學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，尤其是對(duì)于學(xué)校教研資料、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)籍檔案來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)和管理非常重要，學(xué)校也需要意識(shí)到現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代的速度，應(yīng)結(jié)合學(xué)校需求選擇合適的存儲(chǔ)方法。比如學(xué)?？梢愿鶕?jù)檔案特點(diǎn)和需求選擇更適合長(zhǎng)期存儲(chǔ)的硬盤、大型數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)等設(shè)備設(shè)施。在選擇設(shè)備設(shè)施時(shí)一定要考慮到設(shè)備設(shè)施的可靠性和成本，并將數(shù)字化檔案?jìng)浞莸蕉鄠€(gè)設(shè)備設(shè)施當(dāng)中。除此之外，學(xué)校還需要應(yīng)對(duì)技術(shù)的變化，根據(jù)當(dāng)前存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的發(fā)展，做好數(shù)字檔案的備份、錄入、格式轉(zhuǎn)碼等工作，確保數(shù)字檔案能夠得到長(zhǎng)期存儲(chǔ)。高職院校還需要加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施維護(hù)和存儲(chǔ)管理，定期檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備的情況，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)備份檔案、維修或者更換設(shè)備設(shè)施。

4.加強(qiáng)檔案信息安全管理

為了能夠保障檔案信息的安全性，高職院校還需要做好對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)、智能設(shè)備的安全防護(hù)工作。

首先，高職院校需要提前做好數(shù)據(jù)備份，信息化檔案管理需要通過(guò)數(shù)據(jù)備份的方式避免檔案丟失問(wèn)題。在管理方面，需要明確備份制度，并根據(jù)檔案更新情況實(shí)施備份和存儲(chǔ)，建立健全數(shù)據(jù)恢復(fù)制度，確保可以有效應(yīng)對(duì)潛在的數(shù)字化檔案損壞和丟失問(wèn)題。

其次，高職院校需要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。想要滿足檔案信息共享需求，必須要求系統(tǒng)全程聯(lián)網(wǎng)，學(xué)校需要利用局域網(wǎng)等更安全的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，配合防火墻等技術(shù)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全方面的監(jiān)控，避免潛在的網(wǎng)絡(luò)攻擊問(wèn)題。同時(shí)，學(xué)校還需要根據(jù)管理需求設(shè)定檔案管理權(quán)限以及相關(guān)加密制度，根據(jù)各崗位工作人員的工作內(nèi)容和職責(zé)設(shè)定不同級(jí)別的權(quán)限，再配合完善的管理制度實(shí)施管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)、獲取以及修改檔案，以此保障學(xué)校檔案的安全性以及完整性。

最后，高職院校還需要建立完善的加密保密制度，利用先進(jìn)的加密技術(shù)加密重要檔案，并且通過(guò)宣傳、獎(jiǎng)懲制度等措施，增強(qiáng)員工對(duì)檔案保密工作的重視，減少潛在的檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，為了能夠滿足高職院校檔案管理信息化建設(shè)的需求，學(xué)校需要堅(jiān)持以整理和保護(hù)實(shí)體檔案、推動(dòng)數(shù)字化檔案為原則，建立完善的信息化管理系統(tǒng)，并采用專業(yè)的信息技術(shù)提高檔案憑證價(jià)值、存儲(chǔ)時(shí)間以及安全管理力度，確保能夠有效維護(hù)高職院校檔案的安全性，提升檔案管理質(zhì)量、效率和效果，為打造信息化、智能化檔案管理體系打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張阿敏.高職院校檔案信息化管理的對(duì)策[J].鄂州大學(xué)學(xué)報(bào)，2021，28（03）：37-38.

[2]毛妮娜.我國(guó)高職院校檔案信息化發(fā)展的困境及對(duì)策[J].投資與合作，2020（10）：185-187.

[3]李月.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J].知識(shí)文庫(kù)，2020（17）：197-198.

[4]趙媛.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校檔案信息化建設(shè)影響因素分析[J].中外高職院校家，2020（21）：135.

[5]褚海燕.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J].黑河學(xué)刊，2019（06）：171-172.

作者單位：濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院

作者簡(jiǎn)介：苗光盛（1980—），男，漢族，山東壽光人，碩士，研究方向：檔案管理、智慧檔案。