摘 要：隨著檔案數(shù)字化工作深入推進(jìn)，醫(yī)療檔案購買服務(wù)外包成為快速提高數(shù)字化率的主要途徑和發(fā)展趨勢。在此過程中，需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，強(qiáng)化外包安全管理。本文認(rèn)為外包風(fēng)險(xiǎn)主要包括實(shí)體檔案安全、檔案數(shù)據(jù)被泄露、外包服務(wù)組織機(jī)制等，需要從明確目標(biāo)定位、建立監(jiān)督體系、做好安全管控、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等方面努力，同時(shí)要加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為醫(yī)療檔案高質(zhì)量發(fā)展蓄勢賦能。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；服務(wù)外包；風(fēng)險(xiǎn)

2020年，國家檔案局公布的DA/T68.1-2022《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則》（下稱《外包規(guī)范》），成為檔案服務(wù)外包工作的指導(dǎo)和規(guī)范性文件。醫(yī)療檔案服務(wù)外包工作需要對照《外包規(guī)范》，按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用合理的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息的絕對安全，推動服務(wù)外包工作有序有力開展。

1 新形勢下醫(yī)療檔案服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)分析

數(shù)字化外包作為市場化行為，具有自發(fā)性特點(diǎn)。醫(yī)院要結(jié)合實(shí)際分析外包檔案類型，梳理風(fēng)險(xiǎn)隱患，提升檔案外包服務(wù)質(zhì)效。

1.1 實(shí)體檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)療檔案資源數(shù)量類型多，受辦公條件限制和加工流程繁雜的影響，檔案移交時(shí)手續(xù)不完備和數(shù)量清點(diǎn)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象突出，導(dǎo)致實(shí)體檔案順序混亂甚至遺失。主要原因有：一是拆卷不規(guī)范。在檔案整理過程中，需要對原檔案進(jìn)行拆卷，并對拆卷進(jìn)行重新編號、掃描，完成后對檔案進(jìn)行復(fù)原裝訂。在此過程中，易出現(xiàn)檔案數(shù)量核對不準(zhǔn)造成的檔案排列順序錯(cuò)亂、檔案丟失的情況。二是過程管理不規(guī)范。有的外包公司為加快工作效率，多個(gè)環(huán)節(jié)同時(shí)進(jìn)行，整理完畢后檔案堆砌一起，極易造成安全隱患。加之大部分醫(yī)院與外包公司簽訂合同時(shí)以檔案數(shù)量進(jìn)行結(jié)算，造成外包公司追求數(shù)量不求質(zhì)量。三是監(jiān)管力度不夠。有的醫(yī)院對外包過程監(jiān)管失之于寬、失之于軟，未能履行好監(jiān)管責(zé)任，缺乏必要的溝通機(jī)制，很難發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，從而對實(shí)體檔案保護(hù)帶來不可挽回的損失。

1.2 檔案數(shù)據(jù)被泄露風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化外包涉及人員、設(shè)備、流程等諸多因素，增加了數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。一是檔案分類不精確。醫(yī)院因技術(shù)力量薄弱等問題，在實(shí)際工作中對檔案涉密分級不準(zhǔn)確，有的將涉密檔案信息交由外包公司加工處理，即便有的簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)據(jù)仍面臨被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，給醫(yī)院檔案管理埋下隱患。二是數(shù)據(jù)加工環(huán)節(jié)多。數(shù)字化加工包括整理、掃描、圖像處理、編碼、裝訂、備份等多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有不同負(fù)責(zé)人，一旦某環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都會造成數(shù)據(jù)被泄露或丟失，特別是在新技術(shù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)外包公司如若不及時(shí)刪除，就面臨拷貝、更改、網(wǎng)絡(luò)攻擊、遷移等問題。三是數(shù)據(jù)維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院缺乏數(shù)字化必要的設(shè)備和人才，大多采取合同方式來約束外包公司，但由于受自身水平的限制，重要數(shù)據(jù)在維護(hù)過程中不可避免地面臨著被非法復(fù)制的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 外包服務(wù)組織的機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)

一是承包方的不確定性。承包方面臨著市場、人員、資金等多方面壓力，一旦經(jīng)營出現(xiàn)困難，易造成降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化效果難以保證的問題。同時(shí)，檔案服務(wù)外包市場進(jìn)入機(jī)制不健全，市場主體資質(zhì)良莠不齊，一些數(shù)字化企業(yè)唯利是圖，盲目壓縮成本，存在重視經(jīng)營、輕視管理、相關(guān)規(guī)章缺失、加工場地及設(shè)備不符合要求等問題。二是人員管理的不確定性。部分醫(yī)院對從業(yè)人員管理不嚴(yán)格，未對從事檔案數(shù)字化及信息化的服務(wù)人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)和資格審查，從業(yè)人員的責(zé)任意識和安全保密意識不足，無法確保檔案在數(shù)字化和信息化服務(wù)過程中的絕對安全。三是專業(yè)化培訓(xùn)不足。針對檔案數(shù)字化工作的專業(yè)性和復(fù)雜性缺乏必要的培訓(xùn)。法治教育缺失，事前未開展《檔案法》及其《實(shí)施條例》教育和保密培訓(xùn)，安全防范有疏漏。

2 新形勢下醫(yī)療檔案服務(wù)外包的優(yōu)化策略分析

醫(yī)院要提高思想認(rèn)識，增強(qiáng)做好檔案服務(wù)外包管理的緊迫感和責(zé)任感，不斷強(qiáng)化監(jiān)督管理，加大保障力度，努力提升檔案服務(wù)外包工作的質(zhì)量和水平。

2.1 明確目標(biāo)定位

加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是在新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用背景下，醫(yī)院檔案工作應(yīng)對新的形勢、任務(wù)和要求的必然選擇，對于切實(shí)提升醫(yī)院檔案治理能力和治理水平大有裨益。從宏觀來看，醫(yī)院作為社會服務(wù)的重要領(lǐng)域，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)有助于推動數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會治理等數(shù)字化智能化水平。醫(yī)院要深刻認(rèn)識發(fā)展形勢、任務(wù)、要求的變化，從服務(wù)國家戰(zhàn)略和人民群眾健康的角度思考和認(rèn)識“如何規(guī)范好服務(wù)外包”，把思想認(rèn)識上升為單位共識，要把自己擺進(jìn)去，搞清楚“可以做什么、應(yīng)該做什么”，把檔案外包服務(wù)監(jiān)管進(jìn)一步細(xì)化和具體化，找到方向和重點(diǎn)，找準(zhǔn)切入點(diǎn)與著力點(diǎn)，把外包服務(wù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。一是成立工作專班，院長為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，有關(guān)科室為成員的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，對檔案外包情況進(jìn)行清查摸底，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施整改。二是明確外包范圍。要根據(jù)館藏現(xiàn)狀和工作需要，確定服務(wù)外包的范圍，區(qū)分好涉密檔案和非涉密檔案。對于涉密檔案，要嚴(yán)格按照國家涉密檔案數(shù)字化加工要求，與具有國家秘密載體印制資質(zhì)證書、檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)備案證書及綜合實(shí)力強(qiáng)的檔案外包公司簽訂合同和安全保密協(xié)議，明確外包公司應(yīng)履行的責(zé)任和義務(wù)。三是明確制度流程。結(jié)合館藏實(shí)際制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化工作方案，明確工作目標(biāo)、內(nèi)容、步驟和要求，建立完善培訓(xùn)、監(jiān)督檢查驗(yàn)收一體的外包管理機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)技術(shù)要求和各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案數(shù)字化提檔、加工、驗(yàn)收、還檔等全過程管理。

2.2 建立監(jiān)督體系

目前，從事檔案外包服務(wù)的公司越來越多，魚龍混雜，有的公司缺乏必要的資質(zhì)證書和管理體系。因此，要在公司選擇上下功夫。一是要選擇資質(zhì)齊全的外包公司。堅(jiān)持對外包公司涉密資質(zhì)以及企業(yè)法人、股東、現(xiàn)場數(shù)字化加工人員無犯罪記錄等進(jìn)行“雙資質(zhì)”審查，并把公司近年業(yè)績及評價(jià)、安全管理措施、現(xiàn)場負(fù)責(zé)人管理能力、入場加工人員工作經(jīng)驗(yàn)等納入評分體系，確保數(shù)字化項(xiàng)目質(zhì)量的安全。二是嚴(yán)格工作流程。從嚴(yán)從細(xì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化流程管理，明確檔案出庫、整理分件、目錄著錄、掃描處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、裝訂還原、驗(yàn)收移交等各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)職責(zé)，建立工作臺賬，細(xì)化工作分工，提前堵住檔案數(shù)字化加工過程中的失泄密漏洞，確保工作任務(wù)高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)完成。三是開展常態(tài)化檢查。嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面落實(shí)數(shù)字化公司的質(zhì)量、進(jìn)度和安全保密責(zé)任，安排值班人員加強(qiáng)檔案加工巡查、指導(dǎo)，有關(guān)業(yè)務(wù)人員參與數(shù)字化成果的抽樣驗(yàn)收，確保檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性、完整性和可用性。四是強(qiáng)化監(jiān)督質(zhì)效。要定期召開工作例會，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，規(guī)范數(shù)字化公司的加工行為，確保檔案材料真實(shí)、完整和有效。要對交付驗(yàn)收的數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案落實(shí)專人復(fù)核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；持續(xù)做好效率提升，及時(shí)調(diào)整工作安排，確保檔案數(shù)字化工作按時(shí)高效完成。

2.3 做好安全管控

一是落實(shí)安全責(zé)任。參照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識，完善各項(xiàng)安全管理制度，落實(shí)責(zé)任人員，強(qiáng)化檔案外包服務(wù)流程監(jiān)督，確保檔案外包服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、制度、責(zé)任有機(jī)統(tǒng)一。二是做好事中安全管理。完善好基礎(chǔ)設(shè)置，要選定符合檔案安全保管條件的數(shù)字化加工場所，并配置無死角的監(jiān)控?cái)z像頭，封閉所有信息輸出端口，配備無線信號屏蔽器、安檢門等設(shè)施。加強(qiáng)人員安全管理，嚴(yán)格按照外包合同要求，強(qiáng)化從業(yè)人員抽檢，杜絕將通訊設(shè)備等帶入加工場地。三是做好移動數(shù)據(jù)介質(zhì)的安全管理。采用技術(shù)手段，對USB等外接接口禁用；逐一檢查使用過的計(jì)算機(jī)和信息存儲設(shè)備，回收硬盤等存儲介質(zhì)，確保無私自留存的檔案信息。比如承包方的硬件設(shè)施經(jīng)反復(fù)全盤格式化+填充，清除數(shù)據(jù)后方可離場。及時(shí)加強(qiáng)備份管理，制定好安全預(yù)案，保證在脫離原有外部技術(shù)支持的情況下能保障數(shù)據(jù)的安全，提升檔案數(shù)據(jù)自我管控能力。四是把好驗(yàn)收關(guān)。采取計(jì)算機(jī)和人工抽檢相結(jié)合的方式開展外包數(shù)字化質(zhì)量檢查，比如數(shù)據(jù)庫條目與實(shí)體目錄內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確率采取抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)，抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。有的醫(yī)院采取引入第三方人員或者軟件進(jìn)行質(zhì)檢，也極大提升了驗(yàn)收效率。

2.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

一是抓好承包方人員的教育培訓(xùn)。上崗前要對從業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)和法律培訓(xùn)。從技術(shù)上看，按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》要求，著重從修裱、拼圖、切割等方面開展，提高基本技術(shù)水平和應(yīng)用能力。從法律上看，要加強(qiáng)對《檔案法》及其《實(shí)施條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的專題化培訓(xùn)，引導(dǎo)從業(yè)人員樹立法治意識和紅線意識，將檔案安全保密放在首要位置，把教育融入服務(wù)外包全過程。二是做好醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)提升。要提升檔案管理人員專業(yè)化水平，通過舉辦專題講座、實(shí)操訓(xùn)練等掌握服務(wù)外包的管理模式、監(jiān)督重點(diǎn)、技術(shù)要求、業(yè)務(wù)流程，打造專業(yè)化監(jiān)督管理隊(duì)伍。持續(xù)開展信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高掌握新一代信息技術(shù)的能力水平，掌握數(shù)據(jù)安全保密、脫密等技術(shù)，推動安全監(jiān)管層次的提高。三是做好溝通交流。醫(yī)院發(fā)包方要主動與主管部門聯(lián)系，接受專業(yè)化培訓(xùn)與指導(dǎo)，汲取其他單位好經(jīng)驗(yàn)和好做法。搭建與承包方溝通機(jī)制，細(xì)化實(shí)施方法，共同商討遇到的風(fēng)險(xiǎn)問題。

3 新形勢下醫(yī)療檔案服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理的經(jīng)驗(yàn)與啟示

服務(wù)化外包作為推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要途徑，其風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)對于醫(yī)療檔案常態(tài)化具有重要借鑒意義，總結(jié)好歸納好其中蘊(yùn)含的經(jīng)驗(yàn)啟示，對做好當(dāng)前工作具有重要指導(dǎo)意義。

3.1 充分發(fā)揮主觀能動性

內(nèi)因是事物發(fā)展變化的根據(jù)，外因是事物發(fā)展變化的條件，這就要求我們遇到問題要立足自身、分析自身優(yōu)劣勢，充分發(fā)揮主觀能動性。醫(yī)療檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識別要切實(shí)增強(qiáng)工作的主動性和創(chuàng)造性，把紅線和底線意識貫穿風(fēng)險(xiǎn)管理始終，時(shí)刻關(guān)注外包過程中出現(xiàn)的新問題和新情況，主動尋找結(jié)果辦法，結(jié)合實(shí)際制定方案、細(xì)化舉措，把規(guī)定動作做到位。因此，要將主觀能動性發(fā)揮作為風(fēng)險(xiǎn)管控的基礎(chǔ)素養(yǎng)，抓實(shí)抓牢抓出成效。

3.2 拓寬知識視野

在數(shù)字化浪潮席卷全球的今天，檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為驅(qū)動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的核心要素。無論是醫(yī)院決策、科學(xué)研究，還是個(gè)人生活都離不開檔案數(shù)據(jù)的支撐。在外包監(jiān)管中，管理人員要適應(yīng)技術(shù)變革的需要，不斷拓展知識的深度和廣度，擁抱知識的更新迭代，與時(shí)俱進(jìn)。要加強(qiáng)內(nèi)功修煉，保持對新興數(shù)據(jù)分析技術(shù)、工具、方法論的關(guān)注與學(xué)習(xí)熱情，如人工智能、深度學(xué)習(xí)、自然語言處理、區(qū)塊鏈等前沿領(lǐng)域，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

3.3 強(qiáng)化監(jiān)管意識

要將監(jiān)督管理貫穿醫(yī)療檔案服務(wù)外包全過程，強(qiáng)化流程再造，聚焦責(zé)任落實(shí)，守好安全“責(zé)任田”，筑牢安全管理的思想防線。醫(yī)療檔案分級分類要求高，不同檔案資料涉及對象、標(biāo)準(zhǔn)、保密要求不盡相同，監(jiān)管方式和頻率要根據(jù)類型不同及時(shí)調(diào)整。在信息化條件下，持續(xù)做好全方位監(jiān)管，從技術(shù)到設(shè)備，從制度管理到實(shí)操落地，從部門管控到人員心理，從場內(nèi)“釘釘”到場外“遙控”，確保消除隱患，嚴(yán)防風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生。

3.4 注重過程管理

檔案外包的效果最終體現(xiàn)在過程管理上，檔案管理者需要將工夫用在平時(shí)，堅(jiān)持目標(biāo)和結(jié)果導(dǎo)向，將外包效果體現(xiàn)在監(jiān)督、抽查、把關(guān)上。檔案數(shù)字化的質(zhì)檢和抽查，在進(jìn)入計(jì)算機(jī)初篩基礎(chǔ)上，對相關(guān)涉密檔案和案卷目錄進(jìn)行人工抽檢，避免技術(shù)賦能帶來的漏洞。再比如在外包公司選擇上，不僅要考察以往業(yè)績，也要重視對醫(yī)療檔案服務(wù)的個(gè)性化，防止一刀切。

3.5 善于總結(jié)提升

服務(wù)化外包風(fēng)險(xiǎn)識別是信息技術(shù)發(fā)展的衍生物，是新時(shí)代做好醫(yī)療檔案管理的必要環(huán)節(jié)，總結(jié)好、發(fā)揚(yáng)好成熟的經(jīng)驗(yàn)和做法，有助于提升檔案服務(wù)外包質(zhì)量，形成良好的市場競爭。醫(yī)療檔案管理部門要深刻總結(jié)工作中的思路、舉措和辦法，形成“學(xué)習(xí)、實(shí)踐、復(fù)盤總結(jié)”的工作閉環(huán)。要始終保有問題意識，既總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，又總結(jié)教訓(xùn)，為醫(yī)療檔案管理高質(zhì)量發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)支持。

結(jié)語

做好醫(yī)療檔案服務(wù)外包管理責(zé)任重大，要貫徹落實(shí)總體國家安全觀，督促承包方嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范，加強(qiáng)服務(wù)過程中的安全保密管理水平，主動改進(jìn)服務(wù)手段和模式，全面提升服務(wù)能力和質(zhì)量。醫(yī)院要切實(shí)負(fù)起主體責(zé)任，厘清工作思路，制定工作措施，推動檔案服務(wù)外包工作標(biāo)準(zhǔn)啟動、分步驟實(shí)施、高效率完成。

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作者簡介：張娟（1982—），研究生學(xué)歷，海南省婦女兒童醫(yī)學(xué)中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。