摘 要：推動中學檔案管理轉(zhuǎn)型是檔案工作適應信息時代發(fā)展的必然要求。本文以中學檔案管理的發(fā)展趨勢為邏輯起點，認為在轉(zhuǎn)型過程中存在著資金投入不足、服務水平不高、信息安全薄弱、隊伍建設滯后、建設水平較低的困境。面向新時代，做好新形勢下中學檔案管理需要從夯實檔案數(shù)據(jù)資源基礎、發(fā)揮檔案資政育人功能、持續(xù)加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設、做好檔案人才隊伍建設、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)安全體系等方面提檔升級，提升中學檔案管理質(zhì)效。

關(guān)鍵詞：信息化；中學檔案；創(chuàng)新

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確要求，創(chuàng)新檔案工作理念、方法與模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。檔案工作在中學發(fā)展中發(fā)揮著基礎性與支撐性作用，也處于重要戰(zhàn)略機遇期，做好檔案工作創(chuàng)新發(fā)展顯得至關(guān)重要。本文探討中學檔案管理的發(fā)展趨勢和存在的問題，以期提供一定的經(jīng)驗借鑒。

1 信息化背景下中學檔案管理的發(fā)展趨勢

當前，信息技術(shù)的快速發(fā)展，引發(fā)諸多領域變革，在提高生活質(zhì)量、增強工作效率、推動社會發(fā)展等方面發(fā)揮著巨大作用。在此背景下，中學檔案管理呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢。

1.1 檔案數(shù)據(jù)化

數(shù)據(jù)代表著對某一件事物的描述，通過記錄、分析、重組數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對業(yè)務的指導。數(shù)據(jù)化的核心內(nèi)涵是對檔案數(shù)據(jù)的深刻認識和本質(zhì)利用，特點是在檔案信息化階段，實現(xiàn)從工具性到利用性的轉(zhuǎn)變?！稊?shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》提出，要夯實數(shù)字基礎設施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎”，推進數(shù)字技術(shù)與經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明建設“五位一體”的深度融合。檔案資源作為重要的社會數(shù)據(jù)，是推動社會全面進步的重要引擎。特別是近年來，我國在5G、云計算、東數(shù)西算工程、大數(shù)據(jù)等數(shù)字基礎設施建設上取得顯著成就，推動檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化配置，努力夯實數(shù)字底座成為時代要求。中學檔案管理要與數(shù)字中國建設同向而行，實現(xiàn)數(shù)據(jù)供得出、流得動、用得好、保安全。

1.2 資源共享化

《檔案法實施條例》明確提出應當制定數(shù)據(jù)共享標準，提升檔案信息共享服務水平，促進檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級、跨部門共享利用工作。推動檔案數(shù)據(jù)要素發(fā)揮乘數(shù)效應，必須加強檔案數(shù)據(jù)共享能力建設，從數(shù)據(jù)價值釋放的角度出發(fā)，促進數(shù)據(jù)流通利用技術(shù)創(chuàng)新應用。中學檔案管理要打破部門隔離，強化與綜合管理部門、社會經(jīng)濟部門和學校內(nèi)設機構(gòu)的檔案共享力度，提升檔案的流動性。有些中學探索建立檔案云平臺，按照“應上盡上”的原則，促進檔案數(shù)據(jù)云端管理，并持續(xù)開展系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，為數(shù)據(jù)資源整合奠定基礎。

1.3 服務常態(tài)化

提升檔案服務能力建設是《檔案法》的內(nèi)在要求，也是實現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要抓手。檔案作為重要社會治理資源，已逐步從“幕后”走向“前臺”，在把準時代脈搏、緊扣時代主題、適應時代要求上彰顯了檔案作為。學校檔案要加強檔案服務供給，堅持把服務好學校發(fā)展和學生全面發(fā)展作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點，圍繞學校需求進一步加強檔案資源體系和利用體系建設，簡化利用手續(xù)，優(yōu)化利用環(huán)境，規(guī)范服務行為，提升服務質(zhì)量，推動檔案公共服務現(xiàn)代化，讓檔案成為學校解決難題和留存記憶的重要幫手，打造讓師生滿意的檔案服務工作。要積極推進檔案服務手段更新，適應信息化時代要求，將人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)加速融入檔案服務中，拓展應用場景，科學運用新一代信息技術(shù)加速檔案事業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，促進檔案發(fā)揮好服務價值。

2 信息化背景下中學檔案管理的困境

目前，部分中學檔案管理部門率先開展檔案治理轉(zhuǎn)型工作，并取得一定成效，但總體來看，檔案轉(zhuǎn)型力度不夠的問題還較為突出，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 資金投入不足

檔案管理工作，資金投入一直是關(guān)注的重點。為更好地滿足中學培養(yǎng)學生的目標要求，在教學管理、基礎設施、教研項目上投入較多，但在檔案管理上投入較少，特別是信息化時代檔案管理建設資金不足的問題尤為突出。從檔案管理對象來看，中學檔案包括教學、學生、文書、財務等門類，呈現(xiàn)復雜多樣、數(shù)量龐大等特點。需要較高的資金投入，以建立更加系統(tǒng)、全面、安全和先進的檔案管理系統(tǒng)，并及時開展更新?lián)Q代工作。從實踐來看，中學檔案管理的軟硬件條件明顯落后于信息時代的要求。大多數(shù)學校沒有獨立的檔案管理系統(tǒng)、庫房面積不達標等都是由于資金投入不足造成的。

2.2 服務水平不高

一是檔案服務育人工作不到位。學校檔案是進行思政課教育和愛國主義教育的重要素材，是鮮活的第一手資料。檔案中保存學校培養(yǎng)的科學家、社會奉獻者、時代楷模等事跡材料，是學生身邊鮮活的事例。這些蘊含在檔案里的精神瑰寶開發(fā)利用不足，在教學育人上未能體現(xiàn)檔案作用。二是服務學校發(fā)展力度不高。教學教研是學校提高質(zhì)量的生命線，教學檔案蘊含著學校教學中的好經(jīng)驗好做法，對于提高教學水平具有重要推動作用，但是實踐中，這些檔案大多被束之高閣，未能及時進行挖掘和經(jīng)驗總結(jié)，檔案“活”起來尚未破題。

2.3 信息安全薄弱

在檔案數(shù)據(jù)管理與運行過程中，中學大多采取局域網(wǎng)，以減少外界不利因素的影響，但是仍面臨一定的安全問題。一是安全意識較為淡薄，檔案管理中很容易出現(xiàn)操作失誤或者危險事件，檔案數(shù)據(jù)極易暴露在公共網(wǎng)絡中。二是分級管理不到位。檔案涉密劃控不到位，檔案公開中涉密數(shù)據(jù)易發(fā)生泄密。三是網(wǎng)絡防護能力不高。防護系統(tǒng)更新不及時，對新技術(shù)應用不充分，檔案管理系統(tǒng)易受病毒、木馬、黑客攻擊。

2.4 隊伍建設滯后

信息化建設中人才配備和基礎設施之間矛盾比較突出，大多數(shù)學校注重數(shù)字化軟硬件條件的建設，但是忽視信息化團隊建設，檔案人員兼職現(xiàn)象嚴重。存在檔案管理人員更換頻繁，檔案工作銜接不暢。檔案管理人員大多由辦公室人員兼任，這些人員承擔大量的行政事務工作，對檔案工作投入的精力有限。大多數(shù)學校檔案管理人員未接受檔案專業(yè)系統(tǒng)培訓，存在“靠人憑經(jīng)驗管檔”，容易將不同檔案類型的檔案史料混淆，影響了學校檔案管理工作。

2.5 建設水平較低

當前，檔案信息化正朝著數(shù)據(jù)化與智慧化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的信息技術(shù)和手段已不適應經(jīng)濟社會發(fā)展的要求，檔案的信息化轉(zhuǎn)型是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。中學檔案信息化建設程度不高，信息化建設、管理、運行體制不完善，已有的信息資源共享程度低。如檔案信息平臺建設滯后、檔案服務信息平臺尚處于起步階段，信息化水平還有較大提升空間。再比如檔案數(shù)據(jù)治理已成為社會管理的重要組成部門，但是學校檔案數(shù)據(jù)尚未充分融入數(shù)字中國戰(zhàn)略，發(fā)揮作用的空間較為有限。

3 信息化背景下中學檔案管理的創(chuàng)新對策

3.1 夯實檔案數(shù)據(jù)資源基礎

一要注重檔案資料收集工作。學校檔案管理部門要制定符合實際檔案工作基本目錄（清單），在做好日常工作過程的資料收集之外，重點做好教學、育人、文化建設、學籍管理等檔案的收集，尤其要重視照片、音視頻、實物等載體文件資料的歸集，做到應收盡收、應歸盡歸，通過目錄清單規(guī)范資料收集工作，既能改變學校檔案載體單一的現(xiàn)狀，又能減輕“過度留痕”的負擔。二是做好檔案規(guī)范管理。要進一步建立健全鄉(xiāng)村振興檔案的收集、保管、利用和安全管理等相關(guān)制度，完善檔案管理機制。規(guī)范各門類檔案整理，根據(jù)《文書檔案案卷格式》《照片檔案管理規(guī)范》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)要求，做好文書、聲像、科技、會計、實物等檔案的規(guī)范化建設。三是做好電子數(shù)據(jù)管理。傳統(tǒng)檔案面臨收集難、整理難、管理難、利用難的問題，為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和常態(tài)化，要對文書檔案進行系統(tǒng)化、規(guī)范化的電子掃描，利用信息化技術(shù)進行電子化文件存儲歸檔管理，實現(xiàn)“紙質(zhì)檔案＋電子檔案”一體化。積極探索數(shù)碼照片、音視頻、實物等特殊載體數(shù)據(jù)材料的收集歸檔方法。

3.2 發(fā)揮檔案資政育人功能

學校檔案是重要的資政育人資源。中學檔案管理部門要秉持開放理念，深入闡釋檔案背后的基因和密碼，服務好學校建設與教學育人。一是將檔案資源融入學校思想政治建設。在思政教育課程中引入檔案資料，豐富教學內(nèi)容，提高教學質(zhì)量，培養(yǎng)學生的社會責任感、愛國情懷和正確的人生觀、價值觀。通過情景思政、詩朗誦、展板等多種形式進行，彰顯檔案在講好用好新時代“大思政課”中的獨特作用。二是做好經(jīng)驗總結(jié)和提煉。根據(jù)學校檔案資源結(jié)構(gòu)，對學校發(fā)展和教學提升具有重要意義的檔案進行研究，對背后蘊含的治理經(jīng)驗、教學方法、管理模式進行闡釋，服務好學習改革發(fā)展大局。比如圍繞課堂教學改革，檔案室可從歷次教學改革中進行經(jīng)驗總結(jié)，為學校發(fā)展提供有益的資政參考。三是服務好學校文化建設。校園環(huán)境的綠化和景觀設計也是培養(yǎng)學生美育意識的重要途徑，檔案資源可深度融入學校育人環(huán)境建設，在校園不斷感受教育和道德的力量。如學校利用檔案建設文化長廊，將知名校園、學校歷史和辦學理念進行展示，在潛移默化中提升檔案育人層次。

3.3 持續(xù)加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設

一是推進檔案信息管理系統(tǒng)迭代升級。瞄準數(shù)字中國建設戰(zhàn)略，在傳統(tǒng)檔案查詢利用系統(tǒng)的基礎上，融入大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，提高檔案管理現(xiàn)代化程度。比如有的學校將自動編研技術(shù)融入管理系統(tǒng)，為檔案開發(fā)利用提供了極大便利。二是加強數(shù)據(jù)庫建設。借助檔案管理系統(tǒng)資源分類管理和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在傳統(tǒng)的“卷”“件”管理模式基礎上，通過事件、類型、地點等多個數(shù)據(jù)維度重新對檔案進行標簽化定義，建立教學檔案、科研檔案、學籍檔案等專題數(shù)據(jù)庫，打造具有學校特色的檔案資源體系，不斷優(yōu)化“網(wǎng)上查檔”服務，提高檔案編研的利用效率。三是加強檔案資源互聯(lián)互通。要解決好檔案資源共享平臺服務存在橫向與專業(yè)檔案館、縱向與其他管理系統(tǒng)不連通等問題，打造檔案數(shù)據(jù)管理新生態(tài)。一方面，通過搭建學?？绮块T的檔案資源共享平臺，達成數(shù)據(jù)整合和互聯(lián)互通。在此過程中，學校要制定數(shù)據(jù)交換標準、研發(fā)數(shù)據(jù)接口，并推進相關(guān)配套制度等。另一方面，加強檔案數(shù)據(jù)安全與隱私保護，確保檔案數(shù)據(jù)在共享與利用過程中的安全性和隱私性。引入加密技術(shù)和訪問控制機制，定期開展安全漏洞檢測和風險評估，消除數(shù)據(jù)被泄露的風險。

3.4 做好檔案人才隊伍建設

一是做好檔案人員配備。中學檔案管理人員要按崗位“AB”角設置，著力解決管理人員更換頻繁、流失嚴重的問題，明確檔案工作崗位和分工要求，確保檔案工作有效銜接；二是優(yōu)化培訓機制。檔案管理部門要把檔案業(yè)務培訓作為重要任務，通過短期培訓、觀摩學習、座談交流等方式，圍繞文件材料收集整理、檔案室規(guī)范管理、利用服務等內(nèi)容，定期開展培訓，不斷提高學校檔案管理水平。三是著力提升檔案數(shù)據(jù)管理能力。加強對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的常態(tài)化培訓，重點從學校信息化到數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展要素，數(shù)字化轉(zhuǎn)型價值實現(xiàn)的底層邏輯、頂層架構(gòu)、發(fā)展趨勢和轉(zhuǎn)型路徑等方面開展培訓，推動檔案人員把握學校數(shù)字化的發(fā)展趨勢，進一步理解數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念、意義及路徑，進一步凝聚建設共識。

3.5 優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)安全體系

檔案安全作為國家安全體系的重要組成部分，是檔案工作的底線和紅線，任何時候都要做到萬無一失。加強檔案安全，筑牢檔案安全屏障，增強全員檔案安全意識，既是推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的題中之義，又是維護國家安全的必然要求。要嚴格按照“八防”要求，加強檔案館庫等基礎設施建設，為檔案的收、管、存、用提供良好條件，確保檔案實體絕對安全。要嚴格執(zhí)行國家網(wǎng)絡和信息安全管理制度，針對檔案數(shù)據(jù)收集、存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全風險，深化大數(shù)據(jù)、人工智能等研發(fā)應用，完善覆蓋檔案數(shù)據(jù)全生命周期的安全技術(shù)保障手段，加強監(jiān)測預警、態(tài)勢感知、信息共享、應急管理、追蹤溯源等安全能力建設。進一步提升檔案信息化基礎設施設備的安全水平，加強聯(lián)網(wǎng)終端安全管理，強化日常監(jiān)測、定期自查。加強檔案數(shù)據(jù)分級分類管理，做好大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字資源安全制度管理，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲、交換、運用的各個環(huán)節(jié)安全可控、規(guī)范有序。

中學檔案是學校歷史的重要載體，記錄著學校的發(fā)展和重要成就。同時也收錄了重要的經(jīng)驗和智慧，在以史明志、以史鑒今上發(fā)揮了重要作用。檔案工作者要從政治和全局的高度充分認識檔案工作的重要意義，立足存史資政育人職責定位，履行好為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣使命，進一步增強做好檔案工作的政治責任感和職業(yè)榮譽感。要深入貫徹《檔案法》及《實施條例》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，持續(xù)深化檔案“四個體系”建設，提高學校檔案治理能力和水平，開創(chuàng)學校檔案管理新局面。

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作者簡介：陳榕（1992—），大學學歷，福建師范大學平潭附屬中學助理館員，研究方向：采購檔案管理。