摘 要：本研究探討了醫(yī)院檔案管理中精細化管理的作用應用與潛力。通過深入剖析醫(yī)院檔案實施精細化管理，發(fā)現(xiàn)既能提高檔案利用效率，又優(yōu)化了醫(yī)療資源的配置，為醫(yī)療服務質(zhì)量的提升和醫(yī)患矛盾的緩解提供了新路徑。同時，本研究也揭示了現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理模式的局限，提出利用信息化手段推動檔案管理的現(xiàn)代化、構(gòu)建更加完善的檔案管理體系等。這些措施的實施，有望為醫(yī)院檔案管理帶來創(chuàng)新，推動醫(yī)院整體運營向更高效、更智能的方向發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理；精細化管理；信息化手段

隨著醫(yī)療行業(yè)的迅猛發(fā)展和精細化管理理念的深入人心，檔案管理在醫(yī)院運營和治理中的重要性愈發(fā)凸顯。檔案管理不僅涉及患者的基本信息、診療記錄，還承載著醫(yī)院的歷史沿革、發(fā)展策略等關鍵內(nèi)容，為醫(yī)院的戰(zhàn)略決策和日常運營提供不可或缺的支持。

1 精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的作用

1.1 法律支撐

《中華人民共和國檔案法》中明確：“反映歷史上各時期國家治理活動、經(jīng)濟科技發(fā)展、社會歷史面貌、文化習俗、生態(tài)環(huán)境的?！斌w現(xiàn)了檔案管理的重要性，為醫(yī)院檔案精細化管理提供了根本的法律支撐。同時，該法還詳細規(guī)定了檔案的管理原則、檔案機構(gòu)的職責、檔案人員的權利與義務等內(nèi)容，為醫(yī)院開展檔案精細化管理提供了明確的指導 [1] 。

1.2 提升效率

助力檔案使用效率的飛躍，優(yōu)化資源分配，提升醫(yī)療服務水平，緩解醫(yī)患之間的矛盾以及充分利用檔案資料的參考價值，是醫(yī)院檔案引入精細化管理理念所追求的核心目標。通過精細化管理，醫(yī)院檔案管理得以深刻變革，強調(diào)檔案資源的細致分類、精確標識和高效檢索，確保醫(yī)療人員迅速獲取所需信息，減少查找時間，提高工作效率。同時，注重檔案的數(shù)字化處理，實現(xiàn)電子化存儲和快速檢索，進一步提高檔案使用效率。這種管理模式不僅優(yōu)化了醫(yī)院工作流程，提升了醫(yī)療服務水平，還為患者提供了更加及時、準確的醫(yī)療服務。

1.3 促進協(xié)作

精細化管理還促進了醫(yī)院內(nèi)部的信息共享和部門協(xié)同合作，助力醫(yī)院在科研、教學等方面取得突破。通過及時、準確的病患檔案更新，為醫(yī)護人員提供翔實的患者信息，提高治療效果和患者滿意度，從根源上解決醫(yī)患沖突。同時，醫(yī)院管理者能夠深入各個環(huán)節(jié)，全面掌握檔案信息，為醫(yī)院決策提供有力支持，充分發(fā)揮檔案信息的利用價值。總之，精細化管理理念在醫(yī)院檔案管理中的應用，對于提升醫(yī)院整體競爭力和推動醫(yī)療行業(yè)持續(xù)進步具有重要意義。

2 醫(yī)院一體化檔案管理模式存在的問題剖析

2.1 檔案管理員的業(yè)務素質(zhì)不高

首先，醫(yī)院管理層和醫(yī)護人員普遍缺乏對檔案管理的足夠重視。認為這只是一項簡單的“收集與存放”任務，無需深厚的專業(yè)知識和精湛的業(yè)務技能。這種觀念導致檔案管理員的工作得不到應有的支持和投入，難以吸引和留住具備專業(yè)知識和技能的人才。導致檔案管理員隊伍中人才匱乏，很多人缺乏必要的檔案管理、信息技術和醫(yī)學知識等綜合素養(yǎng)。隨著檔案信息量的不斷增加，檔案管理員面臨著巨大的工作壓力。然而，醫(yī)院往往沒有相應提升檔案管理員的待遇和福利，也沒有為他們提供足夠的培訓和發(fā)展機會。這導致檔案管理員缺乏足夠的動力和激情去提高自己的業(yè)務水平，難以應對日益增長的檔案信息量和復雜性。

2.2 檔案管理體制落后

當前，許多醫(yī)院在檔案管理硬件投入方面存在明顯不足，這直接影響了檔案的保存質(zhì)量和管理效率。一些醫(yī)院的檔案室空間有限，無法滿足檔案存儲的需求，導致檔案混亂、堆放無序，甚至存在檔案遺失的風險。一些醫(yī)院由于硬件投入不足，檔案室的設施簡陋，無法提供穩(wěn)定的保存環(huán)境，容易導致檔案受潮、霉變及損壞，甚至存在檔案被盜或遺失的安全隱患。在科技飛速發(fā)展的當下，仍有部分醫(yī)院在信息化建設的道路上存在明顯的滯后。它們更傾向于將信息技術應用于醫(yī)院的經(jīng)營管理層面，而未能將這一優(yōu)勢延伸到檔案管理工作中。這種信息化應用的不均衡，不僅限制了檔案管理工作效率的提升，還成為阻礙醫(yī)院綜合檔案管理水平進步的一大因素。

2.3 粗放式的檔案管理模式

目前，大部分醫(yī)院還沒有建立一套科學合理的綜合文件管理規(guī)范，更沒有一套完整的檔案管理體系。這就給檔案管理帶來了阻礙，容易出現(xiàn)管理方式不當、工作效率低下、檔案收集率低、檔案管理混亂等問題。這種粗放式的檔案管理方式不僅影響了信息資源的可利用率，還可能導致重要文件的遺失，對醫(yī)院的總體管理水平造成嚴重影響。

2.4 硬件投入不足

從醫(yī)院現(xiàn)有的空間布局來看，由于對檔案管理的重視程度不足，檔案存儲空間顯得捉襟見肘，且保存環(huán)境普遍較差。許多空間被用于醫(yī)學工作或科研，而檔案管理所需的硬件設施投入明顯不足，如恒溫恒濕設備、防火防盜設施等，這些都是確保檔案長期保存不受損的關鍵要素。因此，當遭遇潮濕、高溫、火災或盜竊等風險時，檔案的安全性和完整性無法得到充分保障。這不僅可能導致檔案信息的丟失或損壞，而且還會給醫(yī)院的運營和管理帶來不可估量的損失。同時，由于硬件投入不足，檔案管理員在進行檔案整理、分類和檢索時也會面臨諸多困難。例如，缺乏高效的檔案管理系統(tǒng)，他們可能不得不依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這不僅效率低下，而且容易出錯。此外，沒有配備足夠的現(xiàn)代化設備，如掃描儀、打印機等，也使得檔案數(shù)字化進程受阻[2]。

3 精細化管理在醫(yī)院綜合檔案管理中的應用措施

3.1 明確定位檔案管理目標

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展和醫(yī)院管理水平的提高，實施精細化管理成為醫(yī)院綜合檔案管理的必然趨勢。在精細化管理中，明確檔案管理目標定位是第一步，也是至關重要的一步。

醫(yī)院需要明確檔案管理在醫(yī)院整體運營中的地位和作用。檔案作為醫(yī)院歷史和現(xiàn)狀的重要記錄，不僅關系到醫(yī)療服務的連續(xù)性，還是醫(yī)院管理和決策的重要依據(jù)。因此，檔案管理目標應該與醫(yī)院的整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合，確保檔案管理工作能夠為醫(yī)院的長期發(fā)展提供有力支持。醫(yī)院需要根據(jù)自身的實際情況和需求，制定具體的檔案管理目標。這些目標應該包括檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的標準和要求，確保檔案管理工作能夠有序、高效地進行。同時，醫(yī)院還需要考慮如何利用現(xiàn)代技術手段提高檔案管理效率和質(zhì)量，以滿足日益增長的檔案信息需求。為了實現(xiàn)這些目標，醫(yī)院需要建立一支專業(yè)、高效的檔案管理團隊。這支團隊應該具備檔案管理、信息技術、醫(yī)學知識等多方面的綜合素質(zhì)，能夠全面負責醫(yī)院的檔案管理工作。同時，醫(yī)院還需要加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，確保他們能夠勝任精細化管理的要求[3]。

3.2 運用信息技術深化檔案的精細化管理效能

《中華人民共和國檔案法》第十九條規(guī)定：“各級各類檔案館，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！?[4]

隨著信息技術的日新月異，醫(yī)院檔案管理與利用的形態(tài)正悄然向數(shù)字化、信息化邁進。信息化的檔案管理通過構(gòu)建豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，能減少人為錯誤，有助于節(jié)約人力成本，避免信息資源的浪費。通過利用先進的信息化工具，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的精準控制和管理，推動醫(yī)院整體管理水平的提高[5]。

信息化的檔案管理通過構(gòu)建豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案信息的集中存儲和高效管理。這一數(shù)據(jù)庫不僅包含患者的病歷信息、醫(yī)院的行政事務記錄，還涵蓋醫(yī)療設備的使用情況、科研項目的進展情況等方面。通過數(shù)據(jù)庫的分類、檢索和統(tǒng)計功能，醫(yī)院管理者可以迅速獲取所需信息，為決策提供有力支持。信息技術的運用也大幅減少了人為錯誤，信息化的檔案管理則通過自動化、智能化的技術手段，確保檔案信息的準確性和完整性。這不僅提高了檔案管理的效率，還降低了因人為錯誤引發(fā)的風險。信息技術的運用還有助于節(jié)約人力成本，避免信息資源的浪費。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力投入，包括檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)。而信息化的檔案管理則通過自動化、電子化的方式，簡化這些流程，降低了人力成本。同時，通過信息技術的支持，醫(yī)院還可以實現(xiàn)檔案信息的共享和利用，避免了信息資源的浪費。

3.3 優(yōu)化檔案整理與歸檔流程，實現(xiàn)精細化管理

準確、有效地對文件進行分類整理，是實現(xiàn)文件管理工作優(yōu)化的關鍵。所以，檔案管理人員應確保收集到的資料的完整性和準確性，并按照醫(yī)院建立的檔案分類方法對其進行歸類，以便日后的檢索和利用。為了實現(xiàn)這一目標，檔案管理人員需要遵循醫(yī)院建立的檔案分類方法，將檔案分為不同的類別，如患者檔案、行政事務檔案、醫(yī)療設備檔案、科研項目檔案和教育培訓檔案等。通過這樣的分類整理，醫(yī)院檔案不僅能夠得到有序存放，還能夠提高信息檢索的準確性和效率[6]。

在歸檔過程中，除需要專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員外，還可以對已建立的檔案進行分類和編號。針對不同類型的檔案，如患者檔案、行政事務檔案、醫(yī)療設備檔案、科研項目檔案和教育培訓檔案等設置相應的檔案夾。每個檔案夾都應有明確的標識，以便快速識別檔案的類型和內(nèi)容。對于每個檔案夾內(nèi)的檔案需要進行詳細的編號。編號系統(tǒng)應該是邏輯清晰、易于理解的，并且能夠反映檔案的特點和順序。例如，可以為患者檔案設置基于患者ID或姓名的編號系統(tǒng)，為行政事務檔案設置基于日期或事項類型的編號系統(tǒng)。增加便利和準確的程度，使工作人員更容易找到和利用這些信息，在不斷地改善和完善中促進醫(yī)院各項工作的順利開展。

3.4 健全檔案管理體系，落實責任追究制

隨著人民群眾對醫(yī)療服務需求的日益增長，醫(yī)院的綜合檔案管理者必須積極調(diào)整自己的管理觀念，應對外部壓力的需要，更好地服務于患者，提升醫(yī)院整體運營效率和質(zhì)量。《中華人民共和國檔案法》第四條明確指出：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！盵7]拋棄過去落后的管理方式，將對使用精細化的檔案進行更多的關注，讓他們更好地認識到自己的檔案，同時也要讓自己的檔案管理能力得到更大的提升。醫(yī)院應明確各級檔案管理人員的職責和權限，確保責任到人。對于檔案管理中出現(xiàn)的問題和失誤，應嚴格按照相關規(guī)定進行責任追究，以維護檔案管理制度的嚴肅性和權威性。同時，醫(yī)院還應建立獎懲機制，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的個人和部門進行表彰和獎勵，對檔案管理工作不到位的個人和部門進行批評和整改。此外，醫(yī)院還應加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。通過定期的培訓、考核和評估，確保檔案管理人員能夠適應時代變革和醫(yī)院發(fā)展的需要，不斷提高自己的檔案管理水平。

3.5 引進專業(yè)化檔案工作人員

《醫(yī)療機構(gòu)管理條例實施細則》明確規(guī)定“醫(yī)療機構(gòu)應當建立病歷管理制度，設置專門部門或者配備專（兼）職人員具體負責本機構(gòu)病歷和病案的保存與管理工作”。為了提升醫(yī)院檔案的管理水平，必須引進具備高素質(zhì)、責任心強、專業(yè)精神的專業(yè)檔案管理人員。這些人才不僅具備快速掌握檔案管理方法的能力，還能夠優(yōu)化資源配置，使檔案價值得到最大化發(fā)揮。他們對精細化管理的理念有深入的理解，能夠長期保持對檔案管理的重視，并不斷提升檔案管理技能。為提升檔案管理的科學性與規(guī)范性，必須加強對專業(yè)檔案管理人員的培訓，提升他們的業(yè)務素質(zhì)。同時，針對當前醫(yī)患糾紛頻發(fā)的現(xiàn)實狀況，醫(yī)院綜合檔案管理者更應深入考慮如何將檔案管理與實際案例相結(jié)合，探索出更為有效的應對策略。將檔案視作醫(yī)療工作中的重要參考，利用檔案中的信息，為處理醫(yī)患糾紛提供有力的證據(jù)和依據(jù)。在對檔案進行精細化管理的過程中必須嚴格遵循《檔案法》的要求，確保工作的科學性和規(guī)范性。

通過對醫(yī)院檔案管理中精細化管理的研究，得出了以下結(jié)論：分析了精細化管理對于醫(yī)院檔案管理的作用，不僅能夠提高檔案的使用效率，還能優(yōu)化資源分配，進一步提高醫(yī)療服務水平。而現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理模式存在諸多問題，如檔案管理人員的專業(yè)水平不足、管理體制落后等，本研究提出一系列具體的應用措施，包括明確定位檔案管理目標、利用信息化手段提高管理水平、做好精細化檔案整理、健全管理體系并落實責任追究制以及引進專業(yè)化檔案工作人員。這些措施的實施，將有助于醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)真正的精細化，為醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展提供堅實的保障。綜上所述，精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用具有深遠的意義，值得醫(yī)院管理者和檔案工作者深入研究和實踐。

參考文獻

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[5]于文旺.精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2022（02）：218-220.

[6]蔣山禮.醫(yī)院檔案管理中精細化管理模式的應用研究[J].辦公室業(yè)務， 2022（05）：115-117.

作者簡介：王欣（1988.02—）；大學學歷，就職于西安醫(yī)學院第一附屬醫(yī)院；研究方向：檔案管理。