摘 要 業(yè)務(wù)類型的多樣性決定了需要簽訂不同類別的合同。從法律合規(guī)視角考量，某研究所合同管理中仍存在合同管理風(fēng)險問題頻發(fā)，缺乏防控機制；多類型合同分而治之，缺乏協(xié)同機制；合同管理融合合規(guī)要素不夠，缺乏有效機制及合同管理流程不健全，缺乏高效機制等亟需解決的問題。通過搭建協(xié)同共治“一盤棋”的合同管理機構(gòu)，劃分覆蓋業(yè)務(wù)“全類型”的合同類別分類，推進合規(guī)要素“深融合”的合同管理制度，設(shè)計運轉(zhuǎn)高效“端到端”的合同管理流程，制作預(yù)防風(fēng)險“標準化”的合同規(guī)范文本及實施剛性約束“強監(jiān)督”的合同監(jiān)管機制，構(gòu)建適應(yīng)研究所完備高效的合同管理體系。在此基礎(chǔ)上，達到整改合同管理缺陷，預(yù)防合同風(fēng)險，降低合同管理成本且形成長效機制的目的。

關(guān)鍵詞 合同管理；缺陷與改進；體系構(gòu)建

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2024.02.007

合同是某研究所開展業(yè)務(wù)的紐帶和橋梁，是明確合同各方真實意思的表示，確定權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任的基礎(chǔ)，是建立合作信任的保障。合同管理是規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓及糾紛處理等合同管理全過程的運行機制。不規(guī)范的合同管理是引起合同風(fēng)險、導(dǎo)致違約或者違規(guī)責(zé)任及造成損失的誘因，也是阻卻單位業(yè)務(wù)正常有序開展的重要因素。構(gòu)建合同管理組織機構(gòu)健全、合同管理制度體系完善、合同履行流程順暢及合同管理保障機制完備的合同管理體系對研究所規(guī)范合同管理具有重要意義。

一、某研究所合同管理的現(xiàn)狀

某研究所立足業(yè)務(wù)設(shè)計了合同管理的運行機制，基本能夠滿足研究所的業(yè)務(wù)運行。一是實行的是在合同歸口管理部門統(tǒng)領(lǐng)下各合同業(yè)務(wù)主管部門分類管理的機制。由合同歸口管理部門負責(zé)合同的頂層管理，承接上級主管部門對合同管理的要求和內(nèi)外部審計發(fā)現(xiàn)的合同管理問題，并按業(yè)務(wù)分類分設(shè)六個合同業(yè)務(wù)主管部門貫徹落實合同管理的各項要求和工作任務(wù)。二是構(gòu)建了“1+6”合同管理制度體系。由合同歸口管理部門頂層制定合同管理規(guī)定，明確合同管理的合規(guī)要求和管理框架，由六個合同業(yè)務(wù)主管部門在合同管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，按照各自主管業(yè)務(wù)實際分別制定合同管理實施細則分類管理各類型合同。三是劃分覆蓋全業(yè)務(wù)的合同類型。按資金流向?qū)⒑贤譃橹С龊贤c收入合同。按業(yè)務(wù)類型將合同分為科研、航空產(chǎn)品、物資采購、固定資產(chǎn)投資、科研保障、戰(zhàn)略合作、專項合同等合同類型，覆蓋全部業(yè)務(wù)范圍。四是設(shè)置了差異化的合同管理流程體系。由各合同業(yè)務(wù)主管部門按各自主管業(yè)務(wù)運行實際分別設(shè)置合同管理流程，各合同管理流程各自獨立運行，未形成緊耦合。

二、某研究所合同管理的問題

（一）合同管理制度體系設(shè)計不健全，缺乏改進機制

對單位而言，多種業(yè)務(wù)種類決定了合同類型的多樣性。單位會制定各類型的合同管理制度，形成合同管理規(guī)定統(tǒng)領(lǐng)，各種類型合同管理辦法協(xié)同的合同管理制度體系。表面上，合同管理制度體系看似對各類型合同均做了規(guī)范，但各類型合同難以形成統(tǒng)一的協(xié)同銜接機制，各自獨立運行，缺乏統(tǒng)一的管控機制，致使合同管理過于分散且加大了監(jiān)管難度。合同管理制度體系存在缺陷，且缺乏改進機制，亟需構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的合同管理體系[1]。比如某研究所按合同類型分別制定了一級合同管理規(guī)定，二級裝備采購類合同、科研外協(xié)類合同、航空產(chǎn)品類合同、固定資產(chǎn)投資類合同、物資采購類合同、管理外協(xié)類合同、科研保障外協(xié)類合同及橫向協(xié)作類合同等管理辦法，看似對各類合同進行了規(guī)制，但缺乏緊耦合。

（二）合同管理風(fēng)險問題頻發(fā)，缺乏防控機制

合同管理一直是風(fēng)險問題頻發(fā)的領(lǐng)域，多數(shù)單位雖通過完善制度和優(yōu)化流程進行管控，但管控效果不明顯，普遍性的風(fēng)險問題仍不斷發(fā)生[2]。一是合同簽訂不規(guī)范。未將談判的內(nèi)容全部寫入合同，或者出現(xiàn)內(nèi)容不一致，或者簽訂背離招標文件實質(zhì)性內(nèi)容的合同，甚至出現(xiàn)倒簽合同情形。二是合同審查不仔細。合同缺少審查標準，完全依靠合同審查人員的判斷，合同審查不仔細，合同審查流于形式。三是合同執(zhí)行監(jiān)管不到位。合同簽訂后，完全由業(yè)務(wù)需求部門跟蹤執(zhí)行，合同發(fā)生變更或者合同因特定情形致使無法履行時，未及時進行合同變更或者解除，缺少合同執(zhí)行監(jiān)管。四是合同違約不追究。當(dāng)合同相對方出現(xiàn)履約不及時或者違反合同約定時，未及時依法定或者約定追究合同相對方的違約責(zé)任，致使追責(zé)訴訟時效期限屆滿而喪失主張權(quán)利保護的時效。五是合同驗收不嚴格。合同在驗收時缺少驗收標準，或者驗收標準不明確，或者未按驗收標準進行驗收，交付的合同標的物不滿足合同約定的質(zhì)量標準或者技術(shù)要求。

（三）多類型合同分而治之，缺乏協(xié)同機制

有的單位為規(guī)范不同類型的合同，通常設(shè)置多個合同業(yè)務(wù)主管部門，并由各合同業(yè)務(wù)主管部門基于各自主管的業(yè)務(wù)制定不同的合同管理細則。不同的合同管理細則雖然在單位頂層合同管理規(guī)定的指引下分別制定，對各類型合同進行了規(guī)范，但各類合同在關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控上存在差異，有不同的審批角色和審簽流程，即使相同的管控環(huán)節(jié)，管理要求標準不一且各類型合同分而治之，缺乏協(xié)同機制，不利于合同規(guī)范管理[3]。

（四）合同管理融合合規(guī)要素不夠，缺乏有效機制

多數(shù)單位在制定合同管理制度時，往往在其上級主管部門規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身管理實際進行適當(dāng)?shù)难a充完善，管理框架基本遵循上級主管部門的制度。并未全面識別梳理合同法律法規(guī)、上級主管部門規(guī)章制度、內(nèi)部控制指引及廉潔防控指引中涉及合同管理的合規(guī)要求與監(jiān)管要求；也未將合規(guī)要求和監(jiān)管要求與研究所合同管理實際相結(jié)合進行合規(guī)要素內(nèi)化，并未有效將合同合規(guī)要求內(nèi)化并融入合同管理制度流程中。

（五）合同管理流程不健全，缺乏高效機制

單位通常都會根據(jù)不同的收支合同類型設(shè)置差異化的合同管理流程，合同審查流程較為復(fù)雜，往往并未充分評估合同審查步驟的必要性，有些合同審查步驟流于形式，有些合同管理流程存在缺失，比如合同轉(zhuǎn)讓、合同履行核查、合同備案、合同歸檔及合同糾紛處理等流程存在缺失，雖有實際操作，但缺少制度流程支持。

三、某研究所合同管理的改進

（一）組織機構(gòu)保障：搭建協(xié)同共治“一盤棋”的合同管理機構(gòu)

搭建合同管理最高決策機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下，合同歸口管理部門頂層管控，合同業(yè)務(wù)主管部門分工負責(zé)，合同執(zhí)行部門具體執(zhí)行及合同管理支持部門協(xié)作配合的合同管理組織機構(gòu)，形成協(xié)同共治“一盤棋”。一是合同管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)統(tǒng)籌部署。單位的決策機構(gòu)是合同管理的最高領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，決定合同管理的頂層規(guī)劃與合同管理策略制定，并研究部署合同管理的重大事項。二是合同歸口管理部門頂層實施合同管理。設(shè)置合同歸口管理部門，研究國家相關(guān)的法律法規(guī)和集團公司管理制度，并貫徹落實相關(guān)要求；制定并修訂沈陽所合同管理制度體系和頂層制度；負責(zé)合同模板的編制與管理；組織辦理合同法人授權(quán)委托；負責(zé)合同法律性審查，審查合同條款的完整性、合法性和嚴謹性；處理合同業(yè)務(wù)過程中的法律糾紛；組織開展重大合同備案工作；對合同業(yè)務(wù)過程進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查及負責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和日常管理。三是合同業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)各自主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同管理。負責(zé)貫徹落實合同管理制度體系相關(guān)文件的要求；對合同體系未規(guī)定事項，結(jié)合各自業(yè)務(wù)特點，制定相應(yīng)實施細則或者作業(yè)指導(dǎo)手冊；組織合同文本起草、審核和簽訂事宜；審核合同文本條款與中標或談判結(jié)果的一致性；負責(zé)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域合同項目的履行、跟蹤、監(jiān)控、驗收和合同履行績效評價；組織辦理合同收付款及發(fā)票結(jié)算業(yè)務(wù)；協(xié)助處理合同糾紛而進行的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等活動；組織合同項目全過程資料的匯總、歸檔及臺賬的建立、統(tǒng)計、上報等基礎(chǔ)工作及對合同履行過程進行監(jiān)督和檢查。四是合同執(zhí)行部門負責(zé)承辦具體的合同工作。配合自查工作，配合和接受歸口管理部門和監(jiān)督部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；配合合同驗收；辦理合同業(yè)務(wù)相應(yīng)電子流程，以及辦理合同全過程資料歸檔工作。五是合同管理支持部門。財務(wù)部負責(zé)審核合同價款的支付方式及稅率及辦理合同收付款工作。

（二）合同分類框架：劃分覆蓋業(yè)務(wù)“全類型”的合同類別分類

合同分類框架是覆蓋全部合同類型管理的基礎(chǔ)。一是按業(yè)務(wù)資金流向分類，將合同分為支出合同和收入合同。支出合同是日常活動所形成的有經(jīng)濟利益流出的合同，收入合同是指日?；顒铀纬傻挠薪?jīng)濟利益流入的合同。二是按業(yè)務(wù)類型分類，將合同分為工程、貨物、服務(wù)或非采購類合同，并明確各類合同的含義，為管控各類合同打好基礎(chǔ)。

（三）合同制度體系：推進合規(guī)要素“深融合”的合同管理制度

以合同管理全過程為主線，系統(tǒng)梳理合同管理的法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)控指引、廉潔防控指引，有關(guān)的內(nèi)部規(guī)章制度和監(jiān)管要求，并結(jié)合合同管理實際，提煉合同管理合規(guī)要素，并將合規(guī)要素融入合同管理制度和流程，構(gòu)建一級管理規(guī)定、二級管理程序和三級管理細則的合同管理制度體系[4]。一是系統(tǒng)梳理合規(guī)要素，形成合同管理合規(guī)要素庫，并動態(tài)更新。全面梳理內(nèi)外部合規(guī)管理的強制性義務(wù)和禁止性義務(wù)，且對合規(guī)義務(wù)進行描述，明確合規(guī)義務(wù)的來源及對應(yīng)的法律后果；并結(jié)合合同管理實際從合規(guī)義務(wù)中拆分出合規(guī)管理要素，形成合規(guī)要素庫，為推進合規(guī)要素融入制度流程奠定基礎(chǔ)。二是將合規(guī)要素融入合同管理制度并植入業(yè)務(wù)流程。對合規(guī)要素進行分類，對標合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點步驟，將按要求分類的合規(guī)要素融入合同管理制度，將能夠流程化的合規(guī)要素拆分成具體的步驟，植入合同管理流程[5]。三是構(gòu)建合規(guī)要素融入合同管理全過程的“三級合同管理制度體系”。一級合同管理規(guī)定統(tǒng)領(lǐng)，二級合同簽訂程序與合同履行核查程序牽引，三級合同變更、解除與轉(zhuǎn)讓管理細則、合同備案管理細則、合同專用章管理細則、合同糾紛處理管理細則及合同歸檔管理細則配套的合同全生命周期管理制度體系。

（四）合同流程體系：設(shè)計運轉(zhuǎn)高效“端到端”的合同管理流程

立足合同全過程管理活動設(shè)計覆蓋全部合同類型的統(tǒng)一合同管理流程體系，徹底改變合同管理流程不協(xié)調(diào)與不高效的困境。一是合同準備流程。明確合同簽訂前應(yīng)當(dāng)準備的資料，包括合同文本及采購確定環(huán)節(jié)相關(guān)的資料，使合同談判的內(nèi)容寫入合同文本，使合同內(nèi)容確定具體。二是合同簽訂流程。按不同的合同類別設(shè)置不同的合同簽訂流程，明確各類合同的審批角色及審批標準，差異化設(shè)置合同簽訂流程，覆蓋全部類型的收支合同。三是合同備案流程。合同簽訂后，各合同業(yè)務(wù)主管部門將重大合同向合同歸口管理部門備案，合同歸口管理部門匯總形成合同備案情況，向上級主管部門備案合同。四是合同履行核查流程。按年度對已簽訂合同進行履行核查，識別合同履行過程中存在的問題和風(fēng)險，及時進行合同風(fēng)險評估和積極應(yīng)對，避免合同違規(guī)或者違約導(dǎo)致重大損失發(fā)生[6]。五是合同變更、解除與轉(zhuǎn)讓流程。在合同履行過程中，因合同需求發(fā)生變化、客觀情況影響等發(fā)生合同變更、解除或者轉(zhuǎn)讓事由時，履行完相應(yīng)手續(xù)后，按合同簽訂程序履行合同審批，達成合同變更、解除或者轉(zhuǎn)讓協(xié)議，及時調(diào)整合同各方責(zé)任和權(quán)利。六是合同驗收流程。按照合同約定的條件和時間完成合同階段性驗收和最終驗收，評價交付的合同標的是否滿足合同約定的標準。七是合同結(jié)算流程。合同驗收合格后，按照合同約定的結(jié)算時間和方式結(jié)算合同款項，履行付款義務(wù)。八是合同糾紛處理流程。因履行合同發(fā)生爭議，無法協(xié)商或者調(diào)解解決的，按照法律糾紛案件管理辦法及時通過司法途徑解決合同糾紛。九是合同歸檔流程。合同履行完畢后，及時將合同相關(guān)的所有文件資料進行歸檔保存，形成檔案記錄[7]。

（五）合同文本管理：制作預(yù)防風(fēng)險“標準化”的合同規(guī)范文本

標準化的合同文本是事前預(yù)防合同風(fēng)險的重要舉措，將常見合同類型予以梳理固化，將常見的法律風(fēng)險點、預(yù)防措施及合同起草標準等固化在合同標準文本中，保證合同的規(guī)范性、合法性、公平性與有效性。使同類型的合同內(nèi)容以格式化、標準化的形式在合同談判、簽訂時普遍推廣使用，提前規(guī)避經(jīng)營管理中可能發(fā)生的法律風(fēng)險[8]。一是梳理合同類型，形成合同類型分類框架?；诮?jīng)營管理之實際，以所涉業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，梳理普遍使用的合同類型，形成技術(shù)開發(fā)、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢、加工承攬、維修維護、買賣、客運、貨運、房屋租賃等類型合同，形成了沈陽所特有的合同類型框架。二是確定合同文本密級。在擬訂合同之前對合同本身進行定密，避免出現(xiàn)保密風(fēng)險事件。三是在合同文本明確合同內(nèi)容。準確核實合同簽訂主體；清楚界定合同標的物的范圍和界限；明確合同價款及支付方式；明確合同履行期限及調(diào)整條件；明確合同履行地點；明確合同標的物的驗收標準及方式；明確保密條款及追責(zé)機制；明確違約責(zé)任的承擔(dān)方式；明確爭議解決的方式及途徑。四是形成合同標準文本庫，并進行動態(tài)管理。將不同類型的合同進行梳理、分類，按業(yè)務(wù)重要程度進行排序；并結(jié)合業(yè)務(wù)部門使用合同文本的情況進行劃分，形成特有的合同標準文本庫；并隨著經(jīng)營管理、對外交易、談判、法律法規(guī)等環(huán)境因素的變化而不斷修正，從實踐中總結(jié)經(jīng)驗，不定期地對合同標準文本進行修正和完善。

（六）合同監(jiān)督檢查：實施剛性約束“強監(jiān)督”的合同監(jiān)管機制

合同監(jiān)督檢查是加強合同管理最為有效的手段，是識別發(fā)現(xiàn)合同問題風(fēng)險的有力措施，是監(jiān)管合同依法和依規(guī)履約的重要基礎(chǔ)，是促使各合同業(yè)務(wù)主管部門重視合同履行，避免合同違約的重要利器。一是合同執(zhí)行部門的自我監(jiān)督檢查。合同業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)關(guān)注合同履行的進度與質(zhì)量，應(yīng)嚴格按照合同約定履行合同，并對合同履行情況進行自我監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。二是合同業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督檢查。合同業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)定期或者不定期對各合同業(yè)務(wù)執(zhí)行部門履行合同情況進行監(jiān)督檢查，確保合同履約不及時或者違約，促使業(yè)務(wù)目的順利實現(xiàn)。三是合同歸口管理部門的監(jiān)督檢查。合同歸口管理部門應(yīng)自行或者委托第三方機構(gòu)對各合同業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)范圍合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，評估合同全過程的合規(guī)性與履約的符合性，及時識別問題并督促整改。四是合同監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查。單位監(jiān)督檢查部門應(yīng)當(dāng)采取普查或者抽查的方式對全部合同進行監(jiān)督檢查，評價合同管理是否存在內(nèi)控缺陷或者廉潔風(fēng)險，并按問責(zé)管理辦法進行責(zé)任追究。五是上級主管部門的監(jiān)督檢查。接受上級主管部門的監(jiān)督檢查，對監(jiān)督檢查下發(fā)的問題及風(fēng)險，及時采取應(yīng)對措施，通過完善制度流程、配置資源、培訓(xùn)等手段整改缺陷，改進流程。

通過法律合規(guī)視角下以合同管理問題風(fēng)險為導(dǎo)向，并通過系統(tǒng)的改進措施整改問題，化解風(fēng)險，構(gòu)建了適應(yīng)研究所完備高效的合同管理體系，有效預(yù)防了合同風(fēng)險，降低了合同管理成本，提升了合同管理能力，完善了合同管理體系。 AFA

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（編輯：馮金玉）