王瑞

摘 要：檔案管理作為信息社會(huì)中至關(guān)重要的一環(huán)，面臨著來自多方面的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展給檔案管理帶來了新的機(jī)遇，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息安全和大數(shù)據(jù)管理等問題擺在檔案管理者面前，需要采取創(chuàng)新性和綜合性的策略來解決。文章深入研究這些問題，并提出可行的突破點(diǎn)，旨在為檔案管理工作順利開展提供有益的思考和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；工作挑戰(zhàn)；突破

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

通過探討現(xiàn)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)以及可能的突破方向，綜合分析檔案管理領(lǐng)域的最新研究和實(shí)踐，明確檔案管理過程中存在著信息技術(shù)、安全性和管理人員素養(yǎng)等不同方面的挑戰(zhàn)，并提出了一系列的應(yīng)對(duì)策略，旨在為檔案管理工作者和相關(guān)從業(yè)人員提供深入洞察，以更好地應(yīng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展和信息化進(jìn)程帶來的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.人員素質(zhì)提升緩慢

檔案管理作為一項(xiàng)關(guān)鍵的組織管理工作，其有效性和高效運(yùn)作對(duì)于組織的整體運(yùn)行至關(guān)重要。然而，當(dāng)前檔案管理工作人員素質(zhì)提升緩慢是一個(gè)亟待解決的問題。

首先，管理人員可能面臨著技術(shù)水平不足的問題。特別是隨著時(shí)代的發(fā)展，在數(shù)字化檔案管理方面存在著非常大的不足。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化檔案管理成為提高檔案管理效率和安全性的關(guān)鍵。然而，一些管理人員可能缺乏足夠的信息技術(shù)知識(shí)和應(yīng)用能力，導(dǎo)致檔案管理工作中數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)展緩慢；其次，管理人員在團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通方面的能力也可能受到限制。檔案管理工作通常需要跨部門協(xié)作，涉及與不同層級(jí)、領(lǐng)域的人員展開有效溝通，如果管理人員缺乏良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通技巧，可能導(dǎo)致信息流通不暢，影響整個(gè)檔案管理流程的順利開展；最后，對(duì)法律法規(guī)的了解和遵循以及風(fēng)險(xiǎn)管理的能力也是管理人員素質(zhì)提升的重要方面。隨著信息安全和隱私保護(hù)要求的提高，管理人員需要不斷更新對(duì)相關(guān)法規(guī)的了解，并能夠制定和執(zhí)行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理策略，如果管理人員在這方面的素質(zhì)提升緩慢，可能會(huì)使檔案管理工作陷入不合法規(guī)要求的困境，導(dǎo)致管理工作陷于比較被動(dòng)的境地，對(duì)檔案管理開展工作是十分不利的。

2.信息化程度有待提升

檔案管理工作在信息化程度不高的情況下面臨一系列嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)往往效率低下且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，手工錄入、查找和更新檔案需要大量的時(shí)間和人力，容易導(dǎo)致信息丟失或混淆，影響工作效率，也會(huì)影響工作人員的心理問題，若是工作人員沒有掌握一定的信息化能力，就很難利用信息技術(shù)去處理相關(guān)信息，不利于管理效率的提高；其次，信息化程度不高可能導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)和檢索的困難，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間有限，且不易管理，在需要頻繁檢索信息的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式可能無法滿足實(shí)時(shí)性和快速性的要求，從而影響了決策和業(yè)務(wù)流程；最后，信息化程度不高還可能引發(fā)檔案安全性和隱私保護(hù)的問題。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)需要具備高度的安全性，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和信息被泄露，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式難以滿足現(xiàn)代安全標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致敏感信息被泄露和濫用。此外，信息化程度不高也使得檔案管理工作難以適應(yīng)日益復(fù)雜的業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)的變化?，F(xiàn)代檔案管理需要與其他信息系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交流以及更好地應(yīng)對(duì)合規(guī)性要求，缺乏信息化支持的檔案管理系統(tǒng)可能無法有效應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。

3.檔案管理理念缺乏先進(jìn)性

檔案管理工作面臨一個(gè)重要挑戰(zhàn)是檔案管理理念缺乏先進(jìn)性。一方面，體現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理理念無法滿足日益復(fù)雜、多樣化的信息管理需求和技術(shù)發(fā)展的挑戰(zhàn)。在數(shù)字化、信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理理念往往無法充分適應(yīng)快速變化的信息環(huán)境，傳統(tǒng)理念通常側(cè)重于紙質(zhì)檔案的管理，過于依賴手工處理和存儲(chǔ)，缺乏對(duì)數(shù)字檔案、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等現(xiàn)代技術(shù)的充分理解，導(dǎo)致檔案管理工作在面對(duì)大量電子文檔、多媒體資料和即時(shí)通信記錄等新興信息形式時(shí)，顯得無法高效應(yīng)對(duì)，先進(jìn)的檔案管理理念應(yīng)當(dāng)更加注重?cái)?shù)字化檔案管理，采用先進(jìn)的信息技術(shù)工具，如文檔管理系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)挖掘等，以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。但是，工作人員明顯缺乏對(duì)這些技術(shù)的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，可能使得檔案管理無法跟上信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，從而影響組織對(duì)信息資源的充分利用；另一方面，先進(jìn)的檔案管理理念還需要更強(qiáng)調(diào)信息的整合和共享，傳統(tǒng)檔案管理往往以部門為單位展開管理，導(dǎo)致信息孤島的問題，不同部門之間難以有效共享和利用信息。工作人員若是缺乏對(duì)先進(jìn)的信息流程和協(xié)同工作理念的認(rèn)知，可能阻礙檔案管理在整個(gè)組織內(nèi)的協(xié)同與協(xié)作。

二、檔案管理工作的突破措施

1.更新檔案管理模式

隨著科技的不斷發(fā)展，更新檔案管理模式是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破的關(guān)鍵之一。其涉及多個(gè)方面，包括數(shù)字化、智能化和信息共享等方面。

首先，數(shù)字化是檔案管理工作的重要方向。通過在日常工作中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和更新，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠提高工作效率，減少手工操作帶來的錯(cuò)誤，大幅提高了檔案檢索的速度和準(zhǔn)確性，這種模式的突破使得檔案管理更加高效、便捷，并能更好地適應(yīng)現(xiàn)代業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，此種管理方式精簡(jiǎn)了管理流程，提升整體的工作效率，工作人員在此過程中能夠利用數(shù)字化管理方式，有效開展管理工作；其次，智能化技術(shù)的引入也是更新檔案管理模式的關(guān)鍵步驟。人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案管理系統(tǒng)更具智能化，能夠自動(dòng)分類、歸檔和檢索，智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的需求提供個(gè)性化的服務(wù)，大幅提高了檔案管理的智能化水平，為用戶提供更加智能化和定制化的檔案管理體驗(yàn)。此項(xiàng)技術(shù)的引入不僅可以減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還提升了信息檢索效率，對(duì)于管理工作的順利推進(jìn)大有裨益；最后，信息共享也是更新檔案管理模式的一個(gè)關(guān)鍵因素。現(xiàn)代檔案管理需要更強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和信息共享，通過建立跨部門、跨系統(tǒng)的信息共享機(jī)制，可以使不同部門之間的信息流動(dòng)更加順暢，避免信息繭房的產(chǎn)生，且這種管理模式的突破有助于提高整個(gè)組織的協(xié)同效率，促進(jìn)了更好的決策和業(yè)務(wù)流程。

總體而言，更新檔案管理模式是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破的必由之路。數(shù)字化、智能化和信息共享的引入，使得檔案管理更加適應(yīng)現(xiàn)代化的工作需求，提高了工作效率和信息管理的水平。組織在推動(dòng)檔案管理模式更新的過程中，需要不斷關(guān)注科技發(fā)展的趨勢(shì)，靈活應(yīng)用新技術(shù)，以更好地滿足未來的檔案管理挑戰(zhàn)。

2.增加檔案管理資金投入

增加檔案管理資金投入是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作突破的關(guān)鍵舉措之一。資金投入的增加可以在多個(gè)方面推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

一方面，資金的增加可以用于引入先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠提高檔案管理的效率，還能減少空間占用、防止檔案損失以及加強(qiáng)信息的安全性。及時(shí)更新?lián)Q代全新的數(shù)字化技術(shù)，能夠讓檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐，對(duì)于管理人員來說，高效率的數(shù)字化技術(shù)能夠更好地展開各項(xiàng)工作，推動(dòng)工作順利開展；另一方面，資金的增加可以用于培訓(xùn)檔案管理人員，使其熟練掌握新技術(shù)和工具。如上所述，檔案管理人員的專業(yè)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，通過培訓(xùn)可以提高其數(shù)字化檔案管理的能力，更好地適應(yīng)新的工作模式和技術(shù)需求，有助于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行，并最大化資金投入的效益。若是有足夠的資金支持，工作人員可接受培訓(xùn)，可以與其他單位的工作人員展開交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式，從而改善當(dāng)前的管理困境，對(duì)于整體管理效率的提高也有非常大的幫助。另外，資金的增加還可以用于建設(shè)完善的檔案存儲(chǔ)和管理設(shè)備設(shè)施，全新的管理設(shè)備設(shè)施可以更好地適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，包括恒溫、濕度控制等條件，以確保檔案的長(zhǎng)期保存。其中，也包括物理安全設(shè)備設(shè)施，以防止檔案的丟失或遭到不法侵害。除此之外，增加資金投入還可以用于引入先進(jìn)的安全技術(shù)，以保護(hù)檔案的隱私和安全，如單位引入網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加密等，以防止檔案信息被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問或篡改，在此過程中，單位還可以引入高學(xué)歷人才，應(yīng)用全新的技術(shù)開展管理，可以極好地改變當(dāng)下管理中存在的各種問題。

綜上所述，增加檔案管理資金投入是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作突破的一個(gè)重要手段，不僅有助于引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)施，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還為檔案管理人員提供了更好的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)，促進(jìn)檔案管理工作不斷適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，是對(duì)組織信息資產(chǎn)長(zhǎng)期價(jià)值的一項(xiàng)有益舉措。因此，在新時(shí)期，應(yīng)當(dāng)要注重單位檔案管理工作部門的資金投入，確保檔案管理工作理念跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐。

3.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理流程

加強(qiáng)檔案管理工作的制度建設(shè)和規(guī)范管理流程是確保信息組織、存儲(chǔ)和檢索的有效性、安全性和可持續(xù)性的關(guān)鍵，健全的制度和規(guī)范的管理流程直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，在日常管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)制度建設(shè)，并要規(guī)范管理流程。

首先，建立明確的檔案管理政策和規(guī)定是制度建設(shè)的基礎(chǔ)。管理政策應(yīng)該包括檔案的分類、保管期限、銷毀規(guī)定、存儲(chǔ)要求、訪問權(quán)限以及數(shù)據(jù)安全措施等方面的規(guī)定。通過明確規(guī)定，可以確保檔案管理工作按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序開展，降低管理過程中的混亂和錯(cuò)誤發(fā)生的可能性，管理人員在工作中也需要結(jié)合相關(guān)政策和制度開展工作；其次，制定并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程是必要的。包括記錄創(chuàng)建、歸檔、檢索、更新、存儲(chǔ)和銷毀等環(huán)節(jié)，這些流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化可以確保文件管理的一致性和透明度，提高工作效率，并降低錯(cuò)誤發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，流程的規(guī)范也有助于確保信息的合規(guī)性和安全性，符合法規(guī)要求和組織內(nèi)部政策，一旦規(guī)范管理流程，就可以確保即便是新入職人員也能夠根據(jù)流程有條不紊地開展各項(xiàng)工作；最后，加強(qiáng)培訓(xùn)與意識(shí)提升也是制度建設(shè)和規(guī)范管理流程的重要一環(huán)。單位應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供持續(xù)的培訓(xùn)和教育，使其熟悉并遵循最新的檔案管理政策、流程和技術(shù)。同時(shí)，加強(qiáng)員工對(duì)信息管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案保密性和完整性的責(zé)任感，對(duì)于確保制度和流程的有效執(zhí)行至關(guān)重要。政策和流程是為了約束工作人員的日常工作內(nèi)容，對(duì)工作人員開展相關(guān)培訓(xùn)和教育十分重要，單位應(yīng)當(dāng)定期開展相關(guān)的知識(shí)競(jìng)賽，幫助工作人員夯實(shí)知識(shí)基礎(chǔ)，從而為順利開展工作奠定基礎(chǔ)。

加強(qiáng)檔案管理工作的制度建設(shè)和規(guī)范管理流程是保障檔案管理質(zhì)量和信息安全的基礎(chǔ)。通過明確的政策、規(guī)定的流程和持續(xù)的培訓(xùn)與意識(shí)提升，可以提高檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，確保檔案管理工作符合最佳實(shí)踐，并更好地服務(wù)于組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4.提高單位檔案管理人員實(shí)力水平

提高單位檔案管理人員的實(shí)力水平是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作突破的重要方向，想要突破這一點(diǎn)，可以通過多方面的努力來實(shí)現(xiàn)，包括提升專業(yè)技能、加強(qiáng)培訓(xùn)、引入先進(jìn)技術(shù)以及激發(fā)團(tuán)隊(duì)合作精神等各項(xiàng)舉措。

首先，為檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)是關(guān)鍵的一步。培訓(xùn)內(nèi)容可以涵蓋檔案管理的理論知識(shí)、最佳實(shí)踐、數(shù)字化檔案管理技術(shù)等方面。通過培訓(xùn)，檔案管理人員可以更新自己的知識(shí)體系，了解行業(yè)最新趨勢(shì)，提高解決問題和應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的能力。在接受培訓(xùn)中，管理人員會(huì)不斷接受新的理念和方式，對(duì)于管理工作的順利開展大有裨益；其次，引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)也是必要的。包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析等，這些技術(shù)的引入不僅提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還為檔案管理人員提供了更多創(chuàng)新和發(fā)展的機(jī)會(huì)。通過學(xué)習(xí)和掌握新技術(shù)，檔案管理人員可以更好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，且信息技術(shù)、智能化往往與高效率、低差錯(cuò)相關(guān)聯(lián)，工作人員掌握這些技能，可以為管理工作的順利開展提供良好的輔助。另外，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和交流也是提升檔案管理人員實(shí)力水平的關(guān)鍵因素，團(tuán)隊(duì)協(xié)作有助于工作人員在內(nèi)部分享經(jīng)驗(yàn)、解決問題，并推動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)向前發(fā)展。同時(shí)，部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)積極的學(xué)習(xí)和溝通氛圍，從而激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的學(xué)習(xí)興趣，促使大家共同進(jìn)步；最后，建立職業(yè)發(fā)展通道和激勵(lì)機(jī)制也是重要的，單位應(yīng)為檔案管理人員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，鼓勵(lì)他們參與行業(yè)認(rèn)證，并設(shè)立激勵(lì)機(jī)制，如獎(jiǎng)勵(lì)制度、晉升機(jī)會(huì)等，以提高檔案管理人員的積極性和工作動(dòng)力。

總之，單位可以通過培訓(xùn)、技術(shù)引入、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和激勵(lì)機(jī)制等多層次的手段，全面提升單位檔案管理人員的實(shí)力水平，從而推動(dòng)檔案管理工作取得更大的突破，不僅有助于提高檔案管理的質(zhì)量和效率，還為整個(gè)組織的信息管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

在全球信息化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作不僅需要適應(yīng)變革，還需要引領(lǐng)變革。通過深入剖析檔案管理工作面臨的多層次挑戰(zhàn)，強(qiáng)調(diào)了創(chuàng)新、信息技術(shù)整合和人才培養(yǎng)等方面的關(guān)鍵性突破點(diǎn)，只有在面對(duì)挑戰(zhàn)時(shí)保持靈活性、勇于創(chuàng)新，檔案管理工作者才能更好地發(fā)揮在信息社會(huì)中的核心作用，期望本研究的成果能夠激發(fā)更多有識(shí)之士對(duì)檔案管理領(lǐng)域的關(guān)注，促使更多深入的研究和實(shí)踐，為檔案管理的未來做出積極的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：中國(guó)鐵路西安局集團(tuán)有限公司安康機(jī)務(wù)段）