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        高校校園卡問(wèn)題分析及標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)措施

        2024-01-01 00:00:00李蓉王正勇
        品牌與標(biāo)準(zhǔn)化 2024年4期
        關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)化高校

        【摘要】高校校園卡是師生員工在校內(nèi)工作、學(xué)習(xí)、生活的身份證明,是消費(fèi)支付以及身份識(shí)別的通用證件。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大,校園卡使用人數(shù)的增加,與校園卡相關(guān)的問(wèn)題也逐漸凸顯。本文就校園卡制卡、用卡、賬務(wù)管理中存在的突出問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)措施。

        【關(guān)鍵詞】高校;校園卡管理;虛擬信息;標(biāo)準(zhǔn)化

        【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2024.04.041

        Analysis of Campus Card Issues in Universities and Standardized Improvement Measures

        LI Rong, WANG Zhengyong

        (Shenyang Jianzhu University, Shenyang 110168, China)

        Abstract: The university campus card serves as an identification for faculty, staff, and students to work, study, and live on campus. It is a universal credential for consumption, payment, and identity recognition. With the continuous expansion of university campuses and an increasing number of users of the campus card, issues related to the campus card have gradually become more prominent. This article analyzes the prominent issues in the production, usage, and financial management of campus cards, and proposes corresponding standardized improvement measures.

        Keywords: universities; campus card management; virtual information; standardization

        隨著科技的發(fā)展,高校校園管理已進(jìn)入電子化時(shí)代。校園卡管理系統(tǒng)作為高校的重要管理工具,其作用不容忽視。本文以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),就高校校園卡管理現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討研究,以期高校校園卡管理更加完善。

        1校園卡概況及工作范圍

        校園卡是一個(gè)身份證明,在校園里它取代了學(xué)生證和身份證,在食宿、洗浴、上課、上網(wǎng)、借閱圖書(shū)、電子消費(fèi)以及出入門(mén)禁等場(chǎng)景中被普遍使用,基本上實(shí)現(xiàn)了一卡通行校園。校園卡管理中心作為管理機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生。校園卡管理中心的工作主要有以下幾項(xiàng):

        1)制卡發(fā)卡。校園卡制作需要使用專(zhuān)門(mén)的制卡機(jī)以及相應(yīng)的服務(wù)器。制卡主要分兩部分:一是新生入學(xué)批量制卡,根據(jù)已有的學(xué)號(hào)、學(xué)籍相關(guān)信息以及學(xué)生提供的電子照片制作校園卡;二是校園卡丟失補(bǔ)辦制卡,屬日常業(yè)務(wù)。2)日常會(huì)計(jì)核算。校園卡日常核算包括充值賬目匯總、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù),與銀行資金往來(lái)票據(jù)結(jié)算,與后勤餐飲、宿舍管理、體育館、圖書(shū)館等部門(mén)資金核算。3)日常賬務(wù)查詢(xún)。包括校園卡消費(fèi)記錄、與直屬機(jī)構(gòu)對(duì)賬等查詢(xún)。4)校園卡掛失、解掛、延期、凍結(jié)、門(mén)禁權(quán)限的授予。5)按月發(fā)放教職工用餐補(bǔ)貼、學(xué)生生活補(bǔ)貼,負(fù)責(zé)有關(guān)校園卡業(yè)務(wù)咨詢(xún)工作。6)維護(hù)服務(wù)器運(yùn)行的工作。

        2校園卡管理工作中存在的問(wèn)題

        2.1后臺(tái)硬件管理單獨(dú)設(shè)置帶來(lái)的問(wèn)題

        校園卡制卡機(jī)在校園卡管理中心,但是硬件管理與維護(hù)卻完全由服務(wù)器管理部門(mén)負(fù)責(zé)。這就導(dǎo)致在脫節(jié)、制卡過(guò)程中,機(jī)器一旦出現(xiàn)故障,就可能造成卡面不清晰、吞卡、卡頓等問(wèn)題,而每一張卡的成本費(fèi)用都不低。機(jī)器故障造成的制卡損失不可能由制卡人承擔(dān)。此類(lèi)沉沒(méi)成本成了校園卡工作中不能忽視的一部分。除掉制卡環(huán)節(jié),消費(fèi)明細(xì)查詢(xún)、特殊門(mén)禁管理、浴池錢(qián)包使用等遠(yuǎn)期數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在后臺(tái),調(diào)閱查詢(xún)這些數(shù)據(jù)都需要與硬件維護(hù)部門(mén)對(duì)接,這實(shí)際上也是一種人員配置的浪費(fèi)。上述情況只是系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的一些常規(guī)小問(wèn)題,一旦出現(xiàn)比較大的問(wèn)題將直接導(dǎo)致校園卡工作的停滯,很多高校就曾出現(xiàn)過(guò)此類(lèi)情況。由于校園卡數(shù)據(jù)故障對(duì)工作影響較大,一些單位不得不重新更換服務(wù)器,但這并未從根本上解決維修維護(hù)滯后的問(wèn)題。

        2.2校園卡崗位設(shè)置存在的問(wèn)題

        校園卡業(yè)務(wù)首先屬于財(cái)務(wù)工作范疇。具體包括補(bǔ)卡、制卡、充值等操作,編制相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證,與銀行的業(yè)務(wù)往來(lái)、對(duì)賬、稽核,以及會(huì)計(jì)憑證的裝訂、整理和歸檔等,而這些工作都需要由專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)。但是,有些學(xué)校對(duì)這項(xiàng)業(yè)務(wù)重視不足,管理不規(guī)范,常常出現(xiàn)一人兼多職的現(xiàn)象,甚至無(wú)法清晰地劃分會(huì)計(jì)和出納的職責(zé)。這不僅違反了會(huì)計(jì)制度的規(guī)定,還可能引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。例如,校園各分支機(jī)構(gòu)的每日充值記錄需要匯總后由會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證。由于人手不足,這項(xiàng)工作常由同一人完成,這導(dǎo)致收款和記賬職責(zé)混合,缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制。一旦發(fā)生錯(cuò)誤,無(wú)論是故意還是疏忽都可能造成損失。此外,校園卡的審批權(quán)和制作權(quán)應(yīng)分開(kāi)。審批人員負(fù)責(zé)記錄,制作人員按名冊(cè)制卡,以明確責(zé)任?,F(xiàn)金收支也應(yīng)由不同人員管理,以分離現(xiàn)金業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)管理權(quán)限,嚴(yán)格控制現(xiàn)金流動(dòng)。

        2.3充值方式單一化

        校園卡常用的充值方式是通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬。大多數(shù)一卡通服務(wù)提供商都配備了先進(jìn)的設(shè)備和程序,利用這些設(shè)備和程序通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接到學(xué)校指定的合作銀行,從而實(shí)現(xiàn)從銀行卡轉(zhuǎn)賬到校園卡。這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于方便、快捷。然而,這一過(guò)程通常需要通過(guò)人工窗口充值或使用自助設(shè)備。此外,為了適應(yīng)不習(xí)慣使用銀行卡進(jìn)行交易的人群,學(xué)校通常還要設(shè)立人工收款窗口。在這種情況下,銀行人員收款后需要手工填寫(xiě)現(xiàn)金存款單并提交給學(xué)校指定的銀行,這一過(guò)程增加了工作量。

        2.4充值未到賬

        充值未到賬問(wèn)題是目前常規(guī)校園卡工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題。校園卡管理中心每天有一半的業(yè)務(wù)都是在處理這種充值未到賬問(wèn)題。與銀行卡不同,校園卡在充值后不能立即使用。充值成功后,持卡人需要到指定的圈存機(jī)上完成充值金額的領(lǐng)取。只有在聽(tīng)到“滴”的提示音后,并保持兩秒鐘的停留,金額才會(huì)正式入賬并可供使用。但問(wèn)題往往出在這個(gè)環(huán)節(jié)上。因?yàn)槿Υ鏅C(jī)在入賬時(shí)存在一個(gè)短暫的處理延遲,如果過(guò)早移開(kāi)校園卡,可能導(dǎo)致充值不成功,這時(shí)只有通過(guò)后臺(tái)工作人員的人工操作來(lái)完成入賬。此外,每次充值后持卡人都要進(jìn)行一次圈存操作,對(duì)于經(jīng)常充值小金額的學(xué)生來(lái)說(shuō),錯(cuò)誤的概率隨之增加,這不僅給學(xué)生帶來(lái)了不便,也增加了校園卡工作人員的工作量。

        2.5校園卡使用的安全性問(wèn)題

        校園卡一旦丟失,非常容易遭受盜刷,這不僅對(duì)持卡人造成經(jīng)濟(jì)損失,也干擾了一卡通系統(tǒng)的良性運(yùn)行,而且校園卡芯片內(nèi)存儲(chǔ)了持卡人的個(gè)人信息及消費(fèi)記錄,這些信息可以反映出持卡人的個(gè)人喜好、常去的場(chǎng)所和消費(fèi)習(xí)慣。在信息時(shí)代,這些數(shù)據(jù)可以與經(jīng)濟(jì)利益相關(guān)聯(lián),甚至被用于非法或違規(guī)活動(dòng)。此外,由于校園卡目前不實(shí)行實(shí)名制,一些學(xué)生會(huì)將自己的校園卡借給他人使用,這使得在交易出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),追究責(zé)任變得復(fù)雜。

        3標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)策略及建議

        3.1完善硬件平臺(tái)搭建完善,設(shè)置合理的工作崗位

        擁有上萬(wàn)師生員工的高等學(xué)校除了與供應(yīng)商簽訂技術(shù)支持合同外,還可在校園一卡通管理中心設(shè)立專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)崗位,聘用精通計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)制卡機(jī)、覆膜機(jī)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的日常運(yùn)行維護(hù)工作。該人員既可由校內(nèi)職工擔(dān)任,也可由供應(yīng)商委派人員兼職。具備專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員不僅能夠完成硬件維護(hù)、軟件運(yùn)行、耗材更換等工作,還可完成每日原始充值、轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)的提取與匯總。同時(shí),根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》相關(guān)規(guī)定,學(xué)校應(yīng)明確會(huì)計(jì)、出納人員的職責(zé)分工,對(duì)做賬、充值與對(duì)賬等工作進(jìn)行明確劃分,確保各司其職的同時(shí)能夠有效協(xié)同合作,為師生員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        3.2改進(jìn)業(yè)務(wù)辦理方式,使其多元化

        1)充值業(yè)務(wù)辦理

        目前比較合適的兩大類(lèi)充值方式為在線(xiàn)充值和現(xiàn)場(chǎng)充值。

        在線(xiàn)充值是目前各學(xué)校應(yīng)用最多的充值方式。目前與高校合作較多的是建設(shè)銀行,學(xué)生通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)建行網(wǎng)上銀行、使用建行APP,或通過(guò)微信綁定建設(shè)銀行卡號(hào)均可實(shí)現(xiàn)自助充值。以微信充值流程為例,打開(kāi)微信——關(guān)注xx大學(xué)財(cái)務(wù)處公眾號(hào)(或掃描學(xué)校提供的相應(yīng)二維碼)——點(diǎn)擊“校園卡”選項(xiàng),輸入學(xué)號(hào)、姓名、身份證號(hào)等信息進(jìn)行驗(yàn)證——身份驗(yàn)證成功后選擇“校園卡充值”,輸入充值金額,點(diǎn)擊“立即充值”,也可選擇“給他人充值”——最后在指定充值領(lǐng)款機(jī)上確認(rèn)領(lǐng)取。其他線(xiàn)上充值方式大致程序與其相同。這類(lèi)充值方式的優(yōu)勢(shì)是方便快捷,隨時(shí)可以進(jìn)行,但弊端是充值完成后并不能立即使用,需要去指定充值領(lǐng)款機(jī)確認(rèn)領(lǐng)取方可使用,因而為方便廣大師生員工,就需要在校內(nèi)各個(gè)活動(dòng)場(chǎng)所安置盡可能多的領(lǐng)款機(jī),如餐飲場(chǎng)所、教學(xué)樓、圖書(shū)館、體育館等,這無(wú)形中增加了相應(yīng)的運(yùn)營(yíng)成本。

        現(xiàn)場(chǎng)充值是最原始的一種充值方式,即本人持校園卡至相應(yīng)的充值點(diǎn)或者一卡通中心,由工作人員現(xiàn)場(chǎng)完成充值。這種方式能夠一次性完成充值,無(wú)須再次確認(rèn),但由于它需要安排專(zhuān)職的工作人員進(jìn)行操作,因此在人力資源上的耗費(fèi)較大。正因?yàn)榇?,目前高校中現(xiàn)場(chǎng)充值的應(yīng)用逐漸減少,但這種充值方式并不能完全被取締,原因主要有兩點(diǎn):一些年齡較大或已退休的教職員工可能不習(xí)慣使用網(wǎng)上銀行進(jìn)行充值,為了照顧這部分群體,仍然需要提供現(xiàn)場(chǎng)充值的服務(wù)。由于在線(xiàn)充值常常需要進(jìn)行圈存確認(rèn),存在確認(rèn)失敗的情況。一旦出現(xiàn)此類(lèi)情況,只能通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)工作人員進(jìn)行操作以完成充值。因此,現(xiàn)場(chǎng)充值作為備用方案仍然具有一定的必要性。

        2)掛失、解掛、補(bǔ)辦、開(kāi)通門(mén)禁,修改密碼等其他業(yè)務(wù)辦理

        如今校園卡業(yè)務(wù)幾乎都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上掛失解掛這類(lèi)常規(guī)業(yè)務(wù)。學(xué)生可以通過(guò)關(guān)注財(cái)務(wù)部門(mén)的公眾號(hào)按步驟自行操作,公眾號(hào)的便利功能可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)掛失解掛修改密碼,從而增強(qiáng)了校園卡的安全性。此外,校園卡的丟失補(bǔ)辦也不再僅依賴(lài)于校園卡中心的制卡機(jī)。學(xué)校根據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力采購(gòu)一定數(shù)量的自助補(bǔ)卡機(jī)并安置于合適區(qū)域,丟失卡片的人員可隨時(shí)前往進(jìn)行自助補(bǔ)卡。對(duì)于補(bǔ)卡失敗或無(wú)法自助補(bǔ)制卡的情況,補(bǔ)卡人員持有效證件可前往校園卡管理中心,由工作人員協(xié)助完成。對(duì)于門(mén)禁開(kāi)通工作,由于涉及權(quán)限問(wèn)題,持卡人無(wú)法自行完成。學(xué)生需向校園卡中心提供相關(guān)書(shū)面手續(xù),以證明其對(duì)特定場(chǎng)所(如宿舍、教學(xué)樓等)出入的必要性。這一措施旨在為在校學(xué)生的學(xué)習(xí)生活提供安全保障。

        3.3提高校園卡使用安全性,適時(shí)推出虛擬校園卡

        虛擬校園卡是教育信息化2.0時(shí)代的重要組成部分之一,它是一種新興的基于網(wǎng)絡(luò)的學(xué)生管理系統(tǒng),可以通過(guò)手機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為持卡人提供多種服務(wù)。使用虛擬校園卡替代實(shí)體卡,可有效解決實(shí)體卡丟失問(wèn)題。學(xué)生不再需要掛失、解掛、補(bǔ)辦新卡等煩瑣操作,也避免了攜帶負(fù)擔(dān)和卡片折損失效問(wèn)題。此外,虛擬校園卡的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)在于節(jié)省了充值環(huán)節(jié)。學(xué)生只需綁定銀行卡即可直接支付。相比實(shí)體卡,學(xué)生在使用虛擬校園卡消費(fèi)時(shí),不僅可實(shí)時(shí)查看余額,還可輕松獲取消費(fèi)記錄,無(wú)須登錄網(wǎng)站或前往校園卡中心查詢(xún)。

        然而,虛擬校園卡也存在一些不便之處。例如,虛擬卡的使用需要依賴(lài)手機(jī),這對(duì)于一些特定場(chǎng)所、不允許攜帶手機(jī)的場(chǎng)合以及手機(jī)信號(hào)不佳的地方存在使用限制。此外,在一些情況下,虛擬卡也無(wú)法像實(shí)體卡刷卡那樣快捷,需要打開(kāi)相應(yīng)的應(yīng)用程序,無(wú)法實(shí)現(xiàn)即時(shí)支付。因此,我們可以考慮將虛擬卡與實(shí)體卡并行使用,充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì),為持卡人提供最大的便利。這種并行使用不僅能解決虛擬卡存在的不便之處,還能為校園卡管理中心的工作提供更多幫助。

        4結(jié)束語(yǔ)

        隨著科技的不斷進(jìn)步,校園一卡通系統(tǒng)也必然要與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)更加全面的功能、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、高效的信息化處理以及便捷的使用體驗(yàn)。這些改進(jìn)不僅極大地方便了師生的日常生活,還提高了校園管理的效率和水平,為構(gòu)建和諧校園作出重要貢獻(xiàn)。

        【參考文獻(xiàn)】

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        [3]段勝祥,羅度軍,林敏,等.智慧校園一卡通建設(shè)探索與實(shí)現(xiàn)[J].武漢工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2023,35(2):30-33,52.

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        【作者簡(jiǎn)介】

        李蓉,女,1972年出生,會(huì)計(jì)師,學(xué)士,研究方向?yàn)樨?cái)經(jīng)及會(huì)計(jì)信息管理。

        (編輯:于淼)

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