朱慧 田容雨 李楠 張茜

[摘 要]人才培養(yǎng)質(zhì)量是高等教育的基石，本科教學(xué)是大學(xué)的中心工作。教學(xué)工作的平穩(wěn)有序開展離不開現(xiàn)代化的教務(wù)管理，傳統(tǒng)的教務(wù)管理方式難以滿足新時(shí)代高等教育發(fā)展的訴求。在不同時(shí)期，學(xué)校對(duì)教學(xué)管理會(huì)有不同的需求，流程再造應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前的信息化技術(shù)進(jìn)行，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為教務(wù)管理流程優(yōu)化提供了可能。

[關(guān)鍵詞]一體化；教務(wù)管理；流程再造；信息化

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）24-0076-03

★課題項(xiàng)目：山東大學(xué)（威海）校級(jí)教改項(xiàng)目“新時(shí)代高校教務(wù)管理流程再造研究”（Y2022086）

我國高等教育已經(jīng)邁入了普及化階段，各高校不斷創(chuàng)新教學(xué)改革模式，探索提高人才培養(yǎng)水平的新路徑。近年來，高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，人才培養(yǎng)模式呈現(xiàn)多樣化，高校管理工作數(shù)量不斷增加，其難度也在不斷加大。以往學(xué)校管理中采用的集權(quán)組織結(jié)構(gòu)，難以滿足新時(shí)代高等教育發(fā)展的訴求。傳統(tǒng)的高校教學(xué)管理流程逐漸顯現(xiàn)出各種問題，普遍存在工作繁重、協(xié)調(diào)不暢、效率低下及資源浪費(fèi)等問題。

教務(wù)管理是保障教學(xué)平穩(wěn)運(yùn)行的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作。面對(duì)當(dāng)前教務(wù)管理中出現(xiàn)的問題，學(xué)校應(yīng)深入剖析問題產(chǎn)生的原因，結(jié)合新時(shí)期人才培養(yǎng)的目標(biāo)要求，從高校教學(xué)的頂層設(shè)計(jì)著眼，再造教務(wù)管理流程。2019年發(fā)布的《教育部關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知》提出，推動(dòng)管理服務(wù)“減流程、減證明、減時(shí)間”，凡可通過共享獲取和核驗(yàn)的數(shù)據(jù)，原則上不得要求用戶提供，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿；探索建立信用承諾、容缺受理制度，最大程度減少管理服務(wù)前置條件、精簡(jiǎn)流程環(huán)節(jié)、縮短辦理時(shí)間。20世紀(jì)90年代以來，網(wǎng)絡(luò)通信不斷發(fā)展，數(shù)字教育資源不斷豐富，教育管理信息化已取得一定成效。進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)發(fā)展迅速，已滲透到人們的學(xué)習(xí)、生活等方方面面，高等教育面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。教務(wù)管理流程再造將基于當(dāng)前資源整合的背景，以信息技術(shù)為依托。

一、流程再造的相關(guān)理論基礎(chǔ)

（一）流程再造理論思想概述

流程再造的概念最早由美國哈佛大學(xué)教授邁克爾·哈默（Michael Hammer）和 CSC 管理顧問公司創(chuàng)始人錢皮（James Champy）提出。隨著流程再造理論的不斷演進(jìn)，其發(fā)展逐漸呈現(xiàn)出與其他領(lǐng)域理論相互融合發(fā)展的趨勢(shì)。David Hargreaves 基于流程優(yōu)化觀點(diǎn)構(gòu)造了新的校園模式[1]。Allen等人通過研究案例確定業(yè)務(wù)流程重組理論對(duì)高等教育機(jī)構(gòu)的適用性，認(rèn)為高校的組織文化和結(jié)構(gòu)在一定程度上限制了業(yè)務(wù)流程重組理論的實(shí)施，采取漸進(jìn)式的流程變革提高流程優(yōu)化的效率[2]。丁烈云認(rèn)為從管理流程的角度探討高校管理水平的提高是一個(gè)重要的視角[3]。

（二）流程再造的基本原則

流程再造應(yīng)圍繞結(jié)果進(jìn)行組織，不是圍繞指標(biāo)組織。學(xué)校應(yīng)首先明確應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)，然后再設(shè)計(jì)工作流程，不是逐個(gè)設(shè)計(jì)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。流程再造應(yīng)由那些能夠洞察流程問題的人進(jìn)行。由于信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)通訊和辦公軟件越來越普及，原有的協(xié)調(diào)流程執(zhí)行者可由計(jì)算機(jī)代替。流程再造應(yīng)將平行的任務(wù)串聯(lián)起來，不是合并平行任務(wù)的結(jié)果，梳理單位所有崗位的職責(zé)，將所有平行職責(zé)連接起來，不是在各部門完成目標(biāo)之后再協(xié)調(diào)。

（三）流程再造的主要方法

六西格瑪管理法是一種質(zhì)量尺度和追求的目標(biāo)，是一套科學(xué)的工具和管理方法，運(yùn)用DMAIC（改善）或DFSS（設(shè)計(jì)）的過程進(jìn)行流程的設(shè)計(jì)和改善。

SDCA循環(huán)法是一種標(biāo)準(zhǔn)化維持的方法，包括標(biāo)準(zhǔn)化、執(zhí)行、檢查及調(diào)整四個(gè)階段。通過不斷循環(huán)，現(xiàn)有的流程將更加穩(wěn)定和標(biāo)準(zhǔn)化。SDCA循環(huán)不僅可以用于質(zhì)量管理，也可以用于其他領(lǐng)域，如項(xiàng)目管理、生產(chǎn)管理等。它通過持續(xù)循環(huán)，不斷優(yōu)化和改進(jìn)工作流程和方法，幫助企業(yè)提高工作效率和質(zhì)量。

ESIA分析法是一種循序漸進(jìn)的流程優(yōu)化法，一般用于企業(yè)流程再造，用來優(yōu)化客戶在價(jià)值鏈上的分配。ESIA是由四個(gè)單詞的首個(gè)字母組成，E（Eliminate）是指消除非增值活動(dòng)；S（Simplify）是指簡(jiǎn)化必要活動(dòng)；I（Integrate）是指整合活動(dòng)；A（Automate）是指流程任務(wù)的自動(dòng)化。這四個(gè)過程層層遞進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)審批流程整體性和系統(tǒng)性優(yōu)化，從而提高審批效率。

二、X大學(xué)教務(wù)管理流程現(xiàn)狀

（一）X大學(xué)教務(wù)管理部門組織結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)是一個(gè)組織內(nèi)部各個(gè)部門之間的相互關(guān)系和職責(zé)分工，以及這些關(guān)系和分工形成的層次結(jié)構(gòu)。它反映了一個(gè)組織內(nèi)部各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)合作和管理控制的方式。X大學(xué)在深入貫徹教育部關(guān)于教育教學(xué)工作精神的基礎(chǔ)上，全面落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，確立人才培養(yǎng)核心地位和本科教學(xué)中心地位，校教務(wù)處遵循學(xué)校的辦學(xué)理念和宗旨，堅(jiān)持“以學(xué)生成長(zhǎng)為中心”，始終把提高本科教學(xué)質(zhì)量、履行教學(xué)服務(wù)職能作為首要任務(wù)。X大學(xué)將本科教務(wù)工作分解成多個(gè)板塊，由教務(wù)處等六個(gè)科室按照職責(zé)分管各項(xiàng)工作。校教務(wù)處對(duì)接各學(xué)院的教務(wù)管理部門，以校院兩級(jí)管理模式將教學(xué)任務(wù)落實(shí)到開課學(xué)院，各學(xué)院設(shè)立本科教學(xué)管理辦公室，由教學(xué)院長(zhǎng)負(fù)責(zé)管理學(xué)院的整體教學(xué)事務(wù)，各院按照專業(yè)方向劃分教研室，由系主任負(fù)責(zé)教研室的教學(xué)計(jì)劃課程安排，由教學(xué)秘書對(duì)接教務(wù)處一個(gè)或幾個(gè)科室的業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)接收教務(wù)處下發(fā)的通知，并將通知轉(zhuǎn)發(fā)給教學(xué)院長(zhǎng)、系主任、任課老師及學(xué)生。學(xué)院教務(wù)辦公室以確保教學(xué)活動(dòng)平穩(wěn)有序開展為目標(biāo)，積極響應(yīng)學(xué)校的教學(xué)改革號(hào)召，協(xié)助本院老師達(dá)成教學(xué)目標(biāo)，提高學(xué)院的本科人才培養(yǎng)質(zhì)量。

（二）X大學(xué)教學(xué)管理與服務(wù)平臺(tái)

教學(xué)管理與服務(wù)平臺(tái)是大學(xué)數(shù)字化校園的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，集Client/Server和Browser/Web Server技術(shù)于一體，涵蓋教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，可供學(xué)校教務(wù)處工作人員、學(xué)院教學(xué)秘書、任課教師及學(xué)生使用。X大學(xué)教學(xué)管理與服務(wù)平臺(tái)分為六個(gè)模塊，分別為基礎(chǔ)資源、培養(yǎng)方案、教務(wù)運(yùn)行、成績(jī)管理、學(xué)籍管理和教學(xué)考評(píng)?；A(chǔ)資源模塊主要是公共資源管理及課程資源管理，課程資源管理包括新增課程的申請(qǐng)審核、課程查詢、指定教材。培養(yǎng)方案模塊主要是培養(yǎng)方案維護(hù)、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃管理。培養(yǎng)方案維護(hù)包括專業(yè)培養(yǎng)方案的錄入、審核、查詢，教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃管理主要包括學(xué)期執(zhí)行計(jì)劃的內(nèi)容微調(diào)、任務(wù)查詢。教務(wù)運(yùn)行模塊包括教學(xué)安排管理、課表編排管理、學(xué)生選課管理。教學(xué)安排管理主要是據(jù)教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃生成開課任務(wù)書，然后由教學(xué)秘書錄入開課周次、任課老師、排課方式等。課表編排管理主要是根據(jù)開課任務(wù)書進(jìn)行排課，課程包括全校公共課、各教學(xué)單位專業(yè)課。學(xué)生選課管理主要是學(xué)生登錄教務(wù)系統(tǒng)自主選課。成績(jī)管理模塊主要包括成績(jī)錄入、成績(jī)更正、學(xué)分認(rèn)定等。學(xué)籍管理模塊主要包括大類分專業(yè)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、降級(jí)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)。教學(xué)考評(píng)模塊主要是管理督導(dǎo)評(píng)課、學(xué)生評(píng)教、評(píng)價(jià)分析。

（三）X大學(xué)教務(wù)管理流程現(xiàn)狀

X大學(xué)是文理兼招的綜合類高校，是國內(nèi)目前學(xué)科門類齊全的重點(diǎn)高校之一，現(xiàn)有全日制在校本科生約2.6萬人。J校區(qū)和V校區(qū)是X大學(xué)的兩個(gè)校區(qū)，J校區(qū)歷史悠久、底蘊(yùn)深厚、人才濟(jì)濟(jì)，V校區(qū)起步較晚、專業(yè)不齊、師資不均。雖然V校區(qū)與J校區(qū)分屬兩地，但是本科人才培養(yǎng)目標(biāo)相同，教師考核指標(biāo)相同。面對(duì)兩個(gè)校區(qū)辦學(xué)條件的差距，如何做到不同校區(qū)的學(xué)生同質(zhì)培養(yǎng)，是一個(gè)非常值得探討的課題。V校區(qū)教學(xué)管理組織機(jī)構(gòu)由教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院（系）構(gòu)成，同一層的機(jī)構(gòu)橫向劃分為多個(gè)平行部門，是一個(gè)互不統(tǒng)屬、分工合作的組織體系。學(xué)校教務(wù)管理工作以本科人才培養(yǎng)為主線，遵循高等教育教學(xué)規(guī)律，以教務(wù)處統(tǒng)籌調(diào)度為核心，以教學(xué)院部管理為基礎(chǔ)，以校教指委審議為保障，由學(xué)校所有部門互相協(xié)作共同完成。

三、教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程再造方案

流程再造應(yīng)收集整理所有的工作任務(wù)，按照部門內(nèi)部和部門間關(guān)系進(jìn)行二級(jí)分類，內(nèi)部工作指定負(fù)責(zé)人、協(xié)助人，跨部門工作環(huán)節(jié)設(shè)定決策點(diǎn)，決策人由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，并將控制系統(tǒng)嵌入流程。

（一）流程再造目標(biāo)

1.提高教務(wù)管理工作效率

在現(xiàn)代化教務(wù)管理中，信息傳遞是基本要求，所有信息處理都是信息在組織內(nèi)部的傳遞。當(dāng)下教務(wù)管理工作中的信息傳輸鏈條太長(zhǎng)，信息傳輸速度較慢，業(yè)務(wù)流程運(yùn)行卡頓，導(dǎo)致整體工作效率降低。因此，需要通過流程再造提高教務(wù)管理工作的流暢性，提高信息傳輸?shù)乃俣群驼_率，使教務(wù)管理工作環(huán)環(huán)相扣，即使遇到突發(fā)情況也能迅速處理，從而提高教務(wù)管理的工作效率。

2.提高服務(wù)水平和師生滿意度

教務(wù)管理是學(xué)校管理體系的核心，其本質(zhì)是服務(wù)教師和學(xué)生，因此流程再造不僅是為了提高教務(wù)管理人員的工作速度和質(zhì)量，而且是為了提高師生的滿意度。學(xué)校通過教務(wù)管理流程再造，可減少師生等待時(shí)間，減少重復(fù)性勞動(dòng)。

3.加快信息化建設(shè)

在數(shù)字賦能時(shí)代，推進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)是迎接教學(xué)管理挑戰(zhàn)的應(yīng)有之義。從教育信息化建設(shè)的角度出發(fā)，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)的精細(xì)化管理，減少教學(xué)管理的前置條件，精簡(jiǎn)流程環(huán)節(jié)，縮短辦理時(shí)間，推動(dòng)教務(wù)管理朝智能化方向邁進(jìn)。

（二）流程再造方法

基于教務(wù)管理流程再造的需求和目標(biāo)，X大學(xué)流程再造選用ESIA分析法，其具體過程包括：取消不必要的流程或步驟，簡(jiǎn)化必要的流程和步驟，整合相關(guān)的流程和步驟，自動(dòng)化處理可以自動(dòng)化的任務(wù)和流程。ESIA分析法可以提高審批效率和用戶滿意度。運(yùn)用ESIA流程再造方法，將與學(xué)校教學(xué)管理相關(guān)的所有業(yè)務(wù)和信息存儲(chǔ)在一個(gè)統(tǒng)一的架構(gòu)中，清除教務(wù)管理流程中的非增值活動(dòng)，簡(jiǎn)化部門之間業(yè)務(wù)辦理的非必要環(huán)節(jié)。同時(shí)，將簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程合并，分解復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化流程提高效率。

（三）流程再造實(shí)施方案

1.設(shè)計(jì)教務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)

為了實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展，學(xué)校需要優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)，組織結(jié)構(gòu)實(shí)行扁平化，教學(xué)管理的重心從原來的教務(wù)處下移到二級(jí)學(xué)院，以學(xué)院強(qiáng)促學(xué)校興。教務(wù)處主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理和督導(dǎo)評(píng)價(jià)，日常事務(wù)性教學(xué)管理工作放權(quán)給二級(jí)學(xué)院，推動(dòng)管理服務(wù)減流程、減證明、減時(shí)間。教務(wù)處需要與各教學(xué)單位協(xié)調(diào)和溝通，既有校區(qū)內(nèi)部職能部門的協(xié)作，也有跨校區(qū)職能部門的協(xié)作，因此需要強(qiáng)化協(xié)調(diào)能力，建立有效的溝通機(jī)制與合作模式，制定科學(xué)合理的工作流程，確保各項(xiàng)工作之間的協(xié)調(diào)和銜接，促進(jìn)校區(qū)之間和校區(qū)內(nèi)部的協(xié)作與配合。

2.提升教務(wù)管理人員的素質(zhì)

學(xué)院教學(xué)秘書人員數(shù)量較少，事務(wù)性教學(xué)管理工作放權(quán)給二級(jí)學(xué)院以后，其在編人數(shù)與部門工作量不匹配。設(shè)立相應(yīng)數(shù)量的教務(wù)管理人員編制，然后根據(jù)編制數(shù)量進(jìn)行崗位聘任。建立績(jī)效考核體系，將學(xué)校整體目標(biāo)與個(gè)人工作表現(xiàn)相結(jié)合，以業(yè)績(jī)考核指標(biāo)衡量員工工作水平。教務(wù)工作涉及教學(xué)的方方面面，工作事項(xiàng)繁雜且壓力大，下班時(shí)間及節(jié)假日加班是常態(tài)。人是教務(wù)管理流程的執(zhí)行者，如果人的素質(zhì)沒有達(dá)標(biāo)，流程再造過程就會(huì)困難重重。教務(wù)管理人員的道德修養(yǎng)、人文素養(yǎng)、科技素養(yǎng)以及語言表達(dá)能力、應(yīng)用信息技術(shù)能力、組織協(xié)調(diào)能力等決定了教務(wù)管理的成效。

因此，學(xué)校應(yīng)完善內(nèi)源機(jī)制，積極舉辦專題培訓(xùn)會(huì)、教學(xué)管理研討會(huì)、觀摩交流會(huì)等，提高教務(wù)管理人員的學(xué)習(xí)能力和業(yè)務(wù)水平。

3.教學(xué)管理核心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

流程再造是一個(gè)持續(xù)發(fā)展、不斷優(yōu)化的過程。在不同時(shí)期，學(xué)校對(duì)教學(xué)管理會(huì)有不同的要求，流程再造應(yīng)結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為教務(wù)管理流程優(yōu)化提供了可能。隨著學(xué)校一體化發(fā)展進(jìn)程的加快，共建共享資源需要平臺(tái)支撐，學(xué)校將J校區(qū)與V校區(qū)的教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)并軌，J校區(qū)的教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)從1.0升級(jí)為2.0，V校區(qū)直接更換2.0版本教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了校區(qū)間教務(wù)管理數(shù)據(jù)的共享。

教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)的并軌為教務(wù)管理流程優(yōu)化奠定了基礎(chǔ)。學(xué)校在幾年前就提出了一體化發(fā)展，但是J校區(qū)與V校區(qū)的教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)不同，教務(wù)管理的一體化進(jìn)展緩慢。J校區(qū)教務(wù)管理重心下移二級(jí)學(xué)院，取消了非必要環(huán)節(jié)的審批手續(xù)。由于校區(qū)間的教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)不通，V校區(qū)無法減少審批環(huán)節(jié)，校區(qū)間的課程無法共享，平臺(tái)內(nèi)的數(shù)據(jù)無法共享。J校區(qū)與V校區(qū)的教務(wù)管理服務(wù)平臺(tái)打通以后，學(xué)校的教學(xué)資源可以共享了，專業(yè)學(xué)科可以共建了，教務(wù)管理流程更加順暢了。教務(wù)管理流程再造，推動(dòng)了校區(qū)的一體化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]Hargreaves D. The Mosaic Of Learning： Schools And Teachers For The New Century. London[J].Demos，1994.

[2]Allen D K， Fifield N. Re-engineering change in higher education[J].Information Research，1999.

[3]丁烈云.基于流程再造的高校管理改革探析[J].中國高等教育，2007（22）：20-22.