摘 要：學校檔案是學校發(fā)展歷史沿革的重要佐證，新時代中職學校檔案管理在治理對象、治理場域、治理結構、治理效果上發(fā)生了顯著變化，面臨著理念、技術、服務、資金的困局，為提升檔案治理效能需要在強化頂層設計和政策支撐、提升服務水平與主動意識、提升檔案智慧化管理水平、激活檔案背后的文化基因上加以改進。本文對此加以探討。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；突破路徑

檔案是中職學校發(fā)展變革的最真實記錄，是更高起點謀劃學校發(fā)展的必要前提，做好檔案工作，對學校歷史記錄、文化傳承、辦學治校等方面都有積極而深遠的影響。面對檔案工作“四個好”“兩個服務”的目標任務，中職學校必須深入分析檔案工作存在的難點堵點，精準發(fā)力、靶向治療，不斷提高檔案工作質(zhì)量和服務水平，以檔案管理的新模式推動檔案治理走向現(xiàn)代化。

1 新時代中職學校檔案管理工作的范式變革

1.1 治理對象從紙質(zhì)檔案走向數(shù)據(jù)管理

中職學校檔案管理對象的變化主要是從靜態(tài)的傳統(tǒng)檔案到流動的數(shù)字檔案。以往的檔案管理模式以固定的模態(tài)進行檔案的收集、整理、鑒定、利用和銷毀，注重檔案管理程序化，管理利用方式單一。隨著新技術的迅猛發(fā)展，檔案信息的載體形式走向多元，打破了檔案管理利用的時空界限。檔案管理對象實現(xiàn)了從實體檔案到信息管理、數(shù)據(jù)利用轉(zhuǎn)變，檔案管理更加便捷、開發(fā)方式更加多元[1]。目前，大數(shù)據(jù)正加速推動檔案信息資源管理的變革，檔案數(shù)據(jù)充分涌流，數(shù)量巨大、類型廣泛、結構多元，突破了管理者對信息資源的掌控力度，大量“數(shù)據(jù)態(tài)”成為檔案管理的新對象，檔案管理更加側重于知識管理與智慧升級。

1.2 治理場域從線下管理走向線上辦理

過去，中職檔案管理部門主要針對紙質(zhì)檔案進行線下的提供利用，治理的場域主要是檔案室，內(nèi)容和環(huán)境都較為單一。數(shù)字技術的變革使檔案管理場域增加了線上，數(shù)字空間成為檔案管理的主要平臺，檔案治理的復雜性、動態(tài)性和延展性顯著增強。但是，數(shù)據(jù)線上管理也帶來了一系列問題，檔案數(shù)據(jù)安全和學生個人隱私愈發(fā)受到關注，數(shù)據(jù)篡改、網(wǎng)絡攻擊風險相繼出現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性成為中職檔案管理亟需解決的問題。

1.3 治理結構從集中管理到多元共治

互聯(lián)網(wǎng)+技術的進步，使檔案管理的組織結構發(fā)生了深刻變革，固有的單點鏈接模式被打破，檔案治理結構從科層制走向立體多元[2]。一是部門壁壘被打破。大數(shù)據(jù)技術推動檔案數(shù)據(jù)的自由流動，打破數(shù)據(jù)壁壘和信息孤單，進而突破部門藩籬，促進檔案流程再造和部門職能分化，檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)跨部門、區(qū)域、行業(yè)的流動。二是主體多元。新技術使檔案管理的主體日益豐富，既有中職檔案管理部門的指導和監(jiān)督，也有企業(yè)提供新技術支持，彰顯在技術應用、系統(tǒng)研發(fā)方面的獨特作用，也有教師和學生對檔案數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)督。三是權力分割。以檔案室為主導的檔案治理“等級模式”逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞑块T的參與式“分權”，學校各部門都可以進行檔案數(shù)據(jù)的上傳、查詢和開發(fā)，依托數(shù)據(jù)化管理平臺參與檔案治理，大幅度提高檔案管理的質(zhì)量和檔案工作的價值。

1.4 治理效果從粗放式走向精準化

過去，中職檔案部門傳統(tǒng)的管理方式難以全面系統(tǒng)地進行服務和利用，檔案信息服務滯后性、被動性，服務效率和效果較難滿足對象需求。以數(shù)據(jù)管理為主要面向的新時代檔案工作，能夠進行深入地數(shù)據(jù)管理分析，提高對檔案利用的反應速度和回應能力，為用戶提供個性化、一站式的檔案服務，提升對象的體驗感、滿意度和治理效果。通過“掌上檔案”查詢平臺，利用者可以通過人臉識別進行身份認證，實現(xiàn)檔案利用“零跑腿”，檔案查詢“掌上辦”，為用戶提供非常便捷、高效的檔案管理服務。同時，查詢系統(tǒng)擁有完備的安全保障機制，確保用戶的個人信息和檔案信息不會泄漏。

2 新時代中職學校檔案管理工作的實踐困局

2.1 理念困局

一是檔案管理的“本位”理念。過去中職檔案管理主要由檔案室或辦公室負責，習慣于對檔案管理進行監(jiān)督和指導，造成了管理機構與對象的二元對立。新時代的檔案管理要求秉承“共治”理念，注重與檔案形成部門的協(xié)商和合作，實現(xiàn)參與者的多元共享，檔案管理部門更多的職責轉(zhuǎn)移到服務上來。二是檔案管理的“方式”理念。數(shù)據(jù)化檔案管理思維難以真正樹立起來，在現(xiàn)代檔案管理中，檔案管理者需加強自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務技能，增強數(shù)字化管理效果，充分發(fā)揮檔案信息服務社會的職能，促進檔案治理效果的提升。

2.2 技術困局

信息技術的迅猛發(fā)展催生檔案管理技術的變革，檔案管理的重心逐步從信息化向智能化轉(zhuǎn)變。前期中職檔案管理的主要任務是實現(xiàn)檔案的信息化管理，以檔案系統(tǒng)建設為重點，以檔案數(shù)字化加工為基礎，實現(xiàn)檔案信息的高效查詢與利用。隨著信息化建設的深入推進，智能化管理應運而生，檔案的數(shù)字化識別、自主編研、智能推送成為檔案管理的新方向。但是目前來看，中職院校新技術研發(fā)能力較弱，大多依靠第三方公司軟件，新技術兼容性較差，安全防護能力和共享利用技術跟不上時代步伐；對于新興起的數(shù)據(jù)分析、挖掘、可視化、機器學習等新技術新業(yè)態(tài)，缺乏落實的支撐環(huán)境。這些技術缺陷，限制了檔案信息化效能的最大發(fā)揮，使檔案數(shù)據(jù)化管理的層次不高。

2.3 服務困局

一是資政育人能力不夠。對學校的中心工作把握不精準，在學校政策制定、轉(zhuǎn)型升級方面難以發(fā)揮檔案資政作用；對檔案如何服務于學校發(fā)展、教學科研和學生工作的路徑不清晰，未能把工作中心轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上來。檔案育人功能發(fā)揮不充分，檔案是進行社會主義核心價值觀教育的重要素材，將檔案資源引入校本課程能夠以鮮活真實的案例教育人、引導人，但中職院校檔案融入思政課等力度不夠，未能將檔案中的紅色元素開發(fā)出來，大部分檔案依舊處于沉睡狀態(tài)。二是服務意識有待提升。雖然依托信息技術實現(xiàn)了檔案查詢利用的便捷化，但是服務意識轉(zhuǎn)型不夠，比如在規(guī)范服務行為、提升服務質(zhì)量、服務能力和工作效率，簡化利用手續(xù)等“標準化”服務上還有較大差距；在查詢利用上，未能豐富方式，檔案資源互聯(lián)互通、共享利用程度不高，還未能充分實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，申請人少跑腿”。

2.4 資金困局

資金投入的連續(xù)性不夠，新技術應用舉步維艱；檔案管理信息化、網(wǎng)絡化建設的專項資金投入不足，沒有足夠的資金來購買先進的硬件及軟件設備， 進而不能為檔案數(shù)據(jù)化建設更新提供設備支撐；檔案人才支撐和培養(yǎng)體系不足，在檔案人才引進、職稱晉升上支持力度不夠，檔案干部隊伍整體素質(zhì)不高。

3 新時代中職學校檔案管理工作的突破路徑

3.1 強化頂層設計和政策支撐推進治理戰(zhàn)略

3.1.1加強理念引領。以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能技術為引領的新一代信息技術不僅僅帶來了檔案管理手段、方式的全方位變革，也實現(xiàn)了數(shù)據(jù)思維、認知理念、開發(fā)意識的轉(zhuǎn)變。中職學校檔案需要著眼于教育事業(yè)和學校發(fā)展的大局，保持前瞻性眼光，加強數(shù)據(jù)思維、創(chuàng)新意識、突破精神、超前謀化，推動檔案工作與業(yè)務建設深度融合，適應新時代對學校檔案管理的新要求。

3.1.2加強系統(tǒng)規(guī)劃。堅持系統(tǒng)觀念，聚焦學校檔案治理現(xiàn)代化目標，統(tǒng)籌兼顧、系統(tǒng)規(guī)劃，實施戰(zhàn)略布局引領。有的學校制定《學校檔案工作發(fā)展十年規(guī)劃》《全面推進檔案管理數(shù)字化建設實施意見》等，認清檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的現(xiàn)狀、風險挑戰(zhàn)、薄弱環(huán)境和努力方向，明確檔案治理的架構、內(nèi)容和機制等，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。

3.1.3強化制度落實。要加強學校檔案管理規(guī)范化和標準化建設，用好制度供給和紅利。要按照《機關檔案管理規(guī)定》提升學校檔案資源建設力度，為檔案服務奠定堅實基礎。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設指南》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等的要求，加強檔案數(shù)據(jù)管理、資源平臺建設與智慧檔案館建設，充分釋放信息資源潛能。

3.1.4強化資源配置。持續(xù)優(yōu)化資源配置，將學校戰(zhàn)略資源合理分配，有效配置檔案政策、資金、設備、技術，合理優(yōu)化檔案人才隊伍建設。圍繞“檔案數(shù)據(jù)化智慧化”管理發(fā)展方向，強化人財物保障支持力度，加強資金監(jiān)管力度，做到知人善任、人盡其才，提高管理水平和執(zhí)行力度。

3.2 提升服務水平與主動意識實現(xiàn)服務轉(zhuǎn)型

3.2.1積極主動作為。樹立大服務的理念和全局觀念，積極圍繞學校重點工作和師生關注的熱點問題，不失時機地開展檔案利用服務，展示檔案工作的時代價值。從被動坐等上門的利用方式轉(zhuǎn)向主動開發(fā)檔案信息資源的利用，從重保管、輕利用的思想轉(zhuǎn)向重保管、更重開發(fā)利用的思想，由服務歷史為主轉(zhuǎn)向服務現(xiàn)實和未來為主，從傳統(tǒng)單一轉(zhuǎn)向多元創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務方式，積極實現(xiàn)按需服務、精準服務。

3.2.2提升宗旨意識。要優(yōu)化服務流程、更新檔案查閱利用工作制度和規(guī)范，滿足師生的查檔需求；創(chuàng)新查詢利用方式，強化共享機制建設，實現(xiàn)數(shù)據(jù)多跑路、利用者不跑腿，提升服務效能[3]，讓檔案事業(yè)發(fā)展成果更多更好地惠及師生。

3.2.3加強規(guī)范化建設。加強基礎設施建設，配足配齊設施設備，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、館室一體化管理平臺進行改造升級，進一步提高檔案管理能力和服務水平；要加大檔案審核開放力度，根據(jù)學校需要和師生需求，明確開放審核工作的機制、規(guī)范、標準與要求，合規(guī)開展檔案開放審核工作，為學校建設和師生發(fā)展提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案開放成果。

3.3 提升檔案智慧化管理水平實現(xiàn)數(shù)據(jù)賦能

3.3.1建設專題檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息化建設的核心在于數(shù)據(jù)庫的打造，中職學校要根據(jù)檔案管理類別，分門別類進行采集、搜集、存儲、流轉(zhuǎn)各類信息，錄入的數(shù)據(jù)信息盡量廣泛，不僅文字信息需要錄入，音頻、影像、圖片等數(shù)據(jù)信息也要及時錄入，確保信息的完整性。數(shù)據(jù)庫建設可劃分為視頻數(shù)據(jù)庫、音頻數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫和文字數(shù)據(jù)庫等。為了更好地方便利用者查詢相關數(shù)據(jù)資料，可以建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和摘要數(shù)據(jù)庫等。

3.3.2強化共享機制。在數(shù)字化建設日益成熟的基礎上，中職學校要做好檔案數(shù)據(jù)共享機制建設，推動數(shù)據(jù)下沉和檔案資源共享，要加強對數(shù)據(jù)檔案信息資源中的半結構化和非結構化數(shù)據(jù)進行整理，以統(tǒng)一標準進入到數(shù)字檔案信息資源庫中。依托檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，嚴格審核利用人身份，實行分級身份驗證和有條件共享，在確保檔案資源安全和保密要求的前提下，提升檔案信息資源的共享水平。

3.2.3加強智能庫房建設。中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出：加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術在數(shù)字檔案館（室）建設中的應用，推動數(shù)字檔案館（室）建設優(yōu)化升級。中職學校要著眼于檔案實體安全建設，應用人工智能技術，提升檔案庫房智慧化管理水平，實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的有效管理，簡化檔案管理工作量，智慧地管理多元化檔案信息資源，并提供智能化、個性化的服務等，實現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館升級的變革。

3.4 激活檔案背后的文化基因做好開發(fā)利用

檔案資源在資政服務、愛國主義教育、弘揚社會主義核心價值觀方面具有獨特優(yōu)勢，其導向規(guī)范、凝聚激勵、熏陶感染等功能在思想道德建設中發(fā)揮著重要作用。

3.4.1發(fā)揮好檔案資政功能。中職檔案資源蘊含著豐富的教育教學經(jīng)驗、辦學精神等，是學校發(fā)展的重要精神財富。檔案管理部門要對標學校中心工作，深入挖掘檔案背后的先進經(jīng)驗和做法，形成高標準的輔政參報，展現(xiàn)檔案在服務大局上的優(yōu)勢。

3.4.2加強檔案資源文化開發(fā)。中職檔案資源書寫著國家大力發(fā)展教育的初心使命，記錄著教師的無私奉獻、學生的頑強拼搏，這些都是展示先進文化的重要教材。要以圖書出版、展覽展示、新媒體宣傳的形式，開發(fā)好利用好這些資源，發(fā)揮好檔案育人作用。有的學校出了《檔案中的好老師》，通過教案、圖片、實物的形式弘揚新時代教師精神。有的依托網(wǎng)絡新媒體，在微信公眾號播放《校史檔案中的精神傳承》，從檔案角度展現(xiàn)學校厚重的人文精神。

3.4.3檔案資源融入校本課程。緊盯青少年思想道德建設過程中對檔案文化的迫切需求，深入挖掘檔案資源中的紅色基因，推動檔案資源進課堂、進教材[4]，身臨其境沉浸式體驗幫助學生樹立堅定的理想信念、確立高遠的人生目標、扣好青春的“第一?？圩印薄Ｓ械膶W校將檔案中科學家精神融入思政課堂，打造人才教育的新模式，檔案在學生群體中“活起來”，更好地發(fā)揮檔案的育人作用。

參考文獻

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[4]趙媛.新時期高職檔案信息服務能力的提升策略研究[J].蘭臺世界，2023（05）：06.

作者簡介：魏華（1971— ），本科學歷，山東省臨沂衛(wèi)生學校副研究館員，主要從事檔案管理與檔案利用研究。