摘 要：本文從檔案管理信息化建設(shè)的必要性、問題和策略三個(gè)方面進(jìn)行探討，最終提出了中心血站檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略，包括加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)宣傳工作、引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才、加強(qiáng)檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用、加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化等，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；血站

為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)化發(fā)展，血站必須設(shè)法強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。

1 檔案管理信息化建設(shè)意義

1.1 提高檔案安全性、保密性

血站作為負(fù)責(zé)醫(yī)療臨床用血的采集、儲(chǔ)血和供應(yīng)工作的機(jī)構(gòu)，其檔案涉及獻(xiàn)血者、用血者、血液成分、血液檢測(cè)、血液調(diào)撥等多方面的信息，具有重要的醫(yī)學(xué)價(jià)值和社會(huì)意義。這些信息不僅關(guān)系到個(gè)人的健康和隱私，也關(guān)系到公共衛(wèi)生和社會(huì)安全。因此，對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的管理和保護(hù)是血站的重要職責(zé)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多弊端，檔案管理信息化建設(shè)可以通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的遠(yuǎn)程訪問、備份、恢復(fù)等功能，有效地提高了檔案的安全性和保密性。

1.2 提升檔案利用效率和服務(wù)水平

血站檔案需要為多個(gè)部門和對(duì)象提供服務(wù)，如醫(yī)療機(jī)構(gòu)、獻(xiàn)血者、用血者、科研機(jī)構(gòu)等。這些部門和對(duì)象對(duì)檔案的需求各不相同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多不便，而檔案管理信息化建設(shè)可以通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、分類篩選、在線瀏覽、下載打印等功能，滿足不同用戶的不同需求，提升血站檔案利用效率和服務(wù)水平。

1.3 保證檔案的質(zhì)量和價(jià)值

血站檔案包含豐富的醫(yī)學(xué)知識(shí)和社會(huì)資料，具有重要的科研價(jià)值和歷史價(jià)值，但需要通過對(duì)檔案的整理、分析、挖掘等方式來發(fā)現(xiàn)和展現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多局限，檔案管理信息化可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的多媒體展示、動(dòng)態(tài)更新、關(guān)聯(lián)分析，檔案的信息量和表現(xiàn)力可隨之提升，其質(zhì)量和價(jià)值自然能夠得到更好保障。

1.4 促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展

血站檔案不僅是記錄過去的歷史資料，也是指導(dǎo)未來的發(fā)展資源。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，各地血站需要不斷地創(chuàng)新和完善自身的工作機(jī)制和服務(wù)模式，適應(yīng)新的需求和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在檔案內(nèi)容死板、形式單調(diào)、功能有限等不足，不利于對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)新性利用和拓展。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等手段，信息化檔案管理能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的互動(dòng)式共享、跨界式融合，檔案的活力和潛力隨之增加，可更好為血站運(yùn)行和發(fā)展提供支持。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案信息化理念缺乏

目前，部分血站存在缺乏檔案信息化理念的問題，具體表現(xiàn)為對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性認(rèn)識(shí)不足，無法明確了解檔案信息化建設(shè)內(nèi)容、范圍、方法、原則的情況也廣泛存在。部分血站檔案工作者還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于提高檔案管理水平、發(fā)揮檔案價(jià)值、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的必要性和迫切性。僅將檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)單理解為購(gòu)買設(shè)備、開發(fā)軟件、數(shù)字化檔案等技術(shù)層面的工作，忽視了檔案信息化建設(shè)涉及管理層面、服務(wù)層面、文化層面等多個(gè)方面的工作，這使得檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果不佳。

2.2 檔案專業(yè)化人才不足

檔案管理崗位人員專業(yè)性是保證檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量和效率的重要保障，但很多血站在檔案管理崗位人員專業(yè)性方面還存在不足，如檔案管理人員數(shù)量不足、結(jié)構(gòu)不合理等。無法滿足檔案信息化建設(shè)要求。

2.3 檔案資源化利用欠缺

檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用是衡量檔案信息化建設(shè)水平和效果的重要標(biāo)準(zhǔn)，但現(xiàn)階段很多血站在該方面存在欠缺，如檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的需求分析不充分，檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的功能設(shè)計(jì)不完善情況也大量存在。血站檔案涉及獻(xiàn)血者、用血者、血液成分、血液檢測(cè)、血液調(diào)撥等多方面的信息，具有較高的敏感性和保密性，但由于血站對(duì)檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的需求分析還不夠充分和細(xì)致，沒有充分了解用戶的需求特點(diǎn)、需求程度、需求變化等情況，檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用往往無法發(fā)揮預(yù)期作用。

2.4 檔案數(shù)字化進(jìn)展滯后

部分血站存在檔案資源數(shù)字化進(jìn)度緩慢的問題，主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化的規(guī)劃設(shè)計(jì)不科學(xué)、相應(yīng)技術(shù)手段缺失等。如沒有充分考慮檔案資源數(shù)字化的可行性、必要性、優(yōu)先性等因素，導(dǎo)致檔案資源數(shù)字化的目標(biāo)不明確，范圍不清晰、流程不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。沒有配備足夠數(shù)量和質(zhì)量的設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等硬件和軟件設(shè)施，沒有采用合理的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等技術(shù)方案，也使得檔案資源數(shù)字化的效率低下，質(zhì)量不高。

3 檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

3.1 做好檔案信息化建設(shè)宣傳工作

為了解決缺乏檔案信息化理念相關(guān)問題，血站應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，提高檔案機(jī)構(gòu)和工作者以及社會(huì)各界對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度和參與度，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的主動(dòng)性和積極性，形成一個(gè)良好的檔案信息化建設(shè)氛圍和環(huán)境。

3.1.1引入各種媒體和平臺(tái)。應(yīng)廣泛宣傳檔案信息化建設(shè)的目的、意義、原則等方面的知識(shí)，提高公眾對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和理解。如通過報(bào)紙、雜志、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等媒體，發(fā)布檔案信息化建設(shè)的新聞、專題、評(píng)論等內(nèi)容，介紹檔案信息化建設(shè)的理念、進(jìn)展、成果等情況，展示檔案信息化建設(shè)成果，引導(dǎo)公眾正確看待和支持檔案信息化建設(shè)。

3.1.2利用各種形式和渠道。為提高血站檔案工作者對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，需要重點(diǎn)圍繞檔案信息化建設(shè)的需求、挑戰(zhàn)、問題等方面進(jìn)行宣傳，通過召開會(huì)議、座談、培訓(xùn)等活動(dòng)，重點(diǎn)解析檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)、價(jià)值，進(jìn)而激發(fā)檔案人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的興趣和熱情。

3.2 引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

3.2.1加大對(duì)檔案管理人員的招聘力度。應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的工作量和要求，合理確定檔案管理人員的編制和崗位設(shè)置，拓寬招聘渠道和范圍，吸引更多有志于從事檔案工作的人才加入血站檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制建設(shè)，提高檔案管理人員的待遇和福利，穩(wěn)定檔案管理人員的隊(duì)伍，減少檔案管理人員的流動(dòng)和流失。

3.2.2優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)配置。根據(jù)檔案信息化建設(shè)涉及的多個(gè)領(lǐng)域和層面，血站需要合理分配檔案管理人員的專業(yè)背景和技能結(jié)構(gòu)，增加計(jì)算機(jī)、信息、法律等相關(guān)專業(yè)的人才，打造多元化、復(fù)合型、協(xié)作型的檔案管理人員隊(duì)伍。同時(shí)，注重培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，使其能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的多樣化和復(fù)雜化的需求。

3.2.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)和實(shí)際需求，制訂科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容，采用多種形式和方法，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案信息化建設(shè)的理念、方法、技術(shù)等，以及國(guó)家和行業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。培訓(xùn)應(yīng)設(shè)法提高檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和理解，使其科學(xué)掌握檔案信息化建設(shè)的原則、程序、技巧，進(jìn)而更好地為檔案信息化建設(shè)提供服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用

3.3.1充分分析檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的需求。根據(jù)血站檔案涉及的不同用戶不同需求，應(yīng)針對(duì)性制定科學(xué)合理的檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的政策和規(guī)則，明確檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的對(duì)象、范圍、方式、流程、條件、標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的合法性和實(shí)用性。

3.3.2科學(xué)設(shè)計(jì)檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用功能。應(yīng)根據(jù)血站檔案能夠提供的多種類型服務(wù)，如查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、評(píng)估等，設(shè)計(jì)完善的功能模塊和接口，提供便捷的操作方式和流程。如通過網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，提供檔案信息的在線查詢、瀏覽、下載、打印等功能。或通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，提供檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析、評(píng)估等功能。也可以通過信息共享平臺(tái)，提供檔案信息的交流、協(xié)作、共享等功能。圖1為某血站檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)血站檔案收集和利用全過程、各環(huán)節(jié)的管理。此外，還應(yīng)聚焦“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”方面探索，積極爭(zhēng)取血站檔案管理科研創(chuàng)新項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)整體層面的檔案管理水平協(xié)同提升。

3.3.3定期評(píng)估。應(yīng)對(duì)血站檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的實(shí)際情況及效果進(jìn)行定期評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行改進(jìn)，聚焦質(zhì)量、效率、滿意度等指標(biāo)。如通過問卷調(diào)查、訪談訪問、滿意度評(píng)價(jià)、數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)報(bào)告等方法，監(jiān)測(cè)檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的運(yùn)行狀態(tài)，收集用戶對(duì)檔案資源服務(wù)和開發(fā)利用的反饋意見和建議，找出相關(guān)問題的背后原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。

3.4 加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化

3.4.1科學(xué)制定檔案資源數(shù)字化的規(guī)劃設(shè)計(jì)。應(yīng)根據(jù)血站檔案的數(shù)量、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)等情況，制訂科學(xué)的檔案資源數(shù)字化規(guī)劃設(shè)計(jì)，確定檔案資源數(shù)字化的目標(biāo)和范圍，選擇合適的檔案資源數(shù)字化的方式和流程。圖2為典型的血站檔案電子化流程，檔案分類、語義沖突問題處理屬于其中關(guān)鍵。此外，具體設(shè)計(jì)還需要遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案資源數(shù)字化的目標(biāo)明確、范圍清晰、方式合理、流程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

3.4.2完善數(shù)字化技術(shù)手段。應(yīng)根據(jù)血站檔案的質(zhì)量和安全要求，采用先進(jìn)的技術(shù)手段來進(jìn)行檔案資源數(shù)字化，保證數(shù)字檔案的清晰度、完整性、真實(shí)性。具體包括配備足夠數(shù)量和質(zhì)量的設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等硬件和軟件設(shè)施，采用合理的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等技術(shù)方案，建立有效的數(shù)據(jù)校驗(yàn)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)措施。具體實(shí)踐可考慮引入云存儲(chǔ)，通過將檔案數(shù)據(jù)上傳到政務(wù)云統(tǒng)一平臺(tái)，做好安全等級(jí)及使用權(quán)限劃分，檔案分散管理的安全風(fēng)險(xiǎn)即可降到最低，血站檔案管理的效率也能夠同時(shí)提升。

3.4.3加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化管理。根據(jù)血站檔案是動(dòng)態(tài)變化的信息資源，在檔案資源數(shù)字化時(shí)，應(yīng)設(shè)法加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的管理措施，保證數(shù)字檔案的更新、維護(hù)、優(yōu)化等工作。同時(shí)，也應(yīng)設(shè)法加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理措施，保證紙質(zhì)檔案的保存、利用、銷毀等工作高質(zhì)量開展，聚焦管理職責(zé)和權(quán)限的明確制定，以此為檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：徐艷（1979— ），本科學(xué)歷，延安市中心血站館員，研究方向：檔案管理。