張 璐 朱志良

一、高校財(cái)務(wù)智能化管理的進(jìn)展概述

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)智能化體現(xiàn)在智能采集、智能識別、智能填報(bào)、智能檢查和智能分析等多個(gè)板塊。將財(cái)務(wù)智能化運(yùn)用到高校日常業(yè)務(wù)以及信息管理工作中去，可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)工作的管理水平和財(cái)務(wù)信息的處理水平，一方面讓流程更加規(guī)范化，將潛在風(fēng)險(xiǎn)控制在預(yù)約報(bào)銷的前期，從而節(jié)省了報(bào)銷人和財(cái)務(wù)人員的時(shí)間和精力，另一方面也保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性與一致性，系統(tǒng)管理員可通過數(shù)據(jù)整理與統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)存在的漏洞，也可以通過數(shù)據(jù)分析和預(yù)測為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供強(qiáng)有力的支持。

財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)智能化符合教育部對高?！胺殴芊备母锏囊?，也是財(cái)務(wù)部門遵循規(guī)律、科學(xué)應(yīng)變、主動服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要舉措之一。通過智能報(bào)銷來讓系統(tǒng)承擔(dān)更多規(guī)則判斷、信息讀取和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的繁雜工作，減少了不必要的人工干預(yù)，既可以節(jié)省出時(shí)間讓報(bào)銷人將更多的精力投入到教學(xué)和科研活動中去，也可以通過前期控制和后期稽核規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，讓財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間專注于服務(wù)師生的質(zhì)量提升和實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。

二、傳統(tǒng)報(bào)銷流程特點(diǎn)及局限性分析

（一）傳統(tǒng)報(bào)銷流程

傳統(tǒng)報(bào)銷的基本流程如圖1 所示。該流程看似簡單，但在實(shí)際操作過程中，會因?yàn)閭鹘y(tǒng)報(bào)銷模式的各種局限性，造成“報(bào)銷難”和“報(bào)銷繁”的情況出現(xiàn)。

圖1 傳統(tǒng)報(bào)銷基本流程圖

（二）傳統(tǒng)報(bào)銷存在的局限性及其影響

1.財(cái)務(wù)信息不對稱。高校財(cái)務(wù)具有其特殊性，涉及的經(jīng)費(fèi)、人員和業(yè)務(wù)種類繁多，相關(guān)流程也會根據(jù)國家政策和審計(jì)要求而不斷調(diào)整。盡管財(cái)務(wù)部門通過多種渠道開展廣泛的宣貫活動，但是報(bào)銷人對相關(guān)流程和規(guī)定的了解程度依舊有限，難免會在報(bào)銷過程中遇到各種問題。

2.報(bào)銷信息手工錄入。為了推動業(yè)務(wù)報(bào)銷信息化和數(shù)字化的發(fā)展、實(shí)現(xiàn)自動填錄報(bào)銷信息的目標(biāo)，T 高校前期上線了電子發(fā)票掃描小程序和設(shè)備驗(yàn)收單信息同步等功能，但是，除此之外，還有其它大量信息需要報(bào)銷人人工選擇和填寫，不僅需要花費(fèi)很多時(shí)間，也增加了錯(cuò)誤率，導(dǎo)致退單率一直無法得到有效的降低。

3.線下簽字與投遞。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式中，報(bào)銷人需打印報(bào)銷單交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及驗(yàn)收人簽字并投遞至財(cái)務(wù)部門審核大廳。線下跑腿費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在高峰時(shí)期還容易產(chǎn)生報(bào)銷人多次往返于審批人辦公室的情況，在報(bào)銷大廳排隊(duì)投遞也會造成人員聚集。

十隊(duì)是在60年代末由兩個(gè)生產(chǎn)隊(duì)合并而成，所以，在日常勞作中，社員總會習(xí)慣性地分成兩組。為了公正記錄工分，兩邊各推選一名記分員記錄對方的工分，同時(shí)還另選一名總記工員，兩位記分員每天都要把各個(gè)社員的工分匯總到總記工員處。由于社員在一天內(nèi)經(jīng)常做不同的工種，如果自己記了本組社員的工分，另一個(gè)記分員則要把他們的工分、工種抄回去，所以我們在工分簿上看到很多“√”。當(dāng)時(shí)出工就畫一個(gè)圈，不出工則打個(gè)叉，并作相關(guān)說明，以免社員日后翻舊賬。

4.紙質(zhì)材料不易查閱與保存。財(cái)務(wù)部門近年通過推進(jìn)憑證影像化系統(tǒng)建設(shè)，將報(bào)銷相關(guān)的紙質(zhì)材料掃描并上傳至服務(wù)器，供財(cái)務(wù)檔案留檔和報(bào)銷人查閱。但是，由于業(yè)務(wù)量巨大，從報(bào)銷人結(jié)束報(bào)銷到工作人員完成掃描通常會有一個(gè)月左右的間隔，若報(bào)銷人存在緊急需求，仍然只能線下翻找。

三、智能報(bào)銷系統(tǒng)特點(diǎn)及優(yōu)勢

（一）智能報(bào)銷流程

智能報(bào)銷的基本流程如圖2 所示。從圖中可以看出，和傳統(tǒng)報(bào)銷相比，智能報(bào)銷做出的最大改變就是將原本需要人工完成的判斷、選擇以及錄入交由系統(tǒng)通過信息識別、數(shù)據(jù)同步和自動填充等方式輔助完成。

圖2 智能報(bào)銷基本流程圖

（二）智能報(bào)銷的特點(diǎn)

1.支持移動端。智能報(bào)銷系統(tǒng)支持多端并行，所有功能可同時(shí)在PC 端和微信小程序中實(shí)現(xiàn)。通過微信小程序，報(bào)銷人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)隨地完成報(bào)銷及審批，也能夠及時(shí)掌握報(bào)銷流程進(jìn)度和項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行情況。

2. 填報(bào)智能化。智能報(bào)銷系統(tǒng)支持多種票據(jù)信息采集方式，包括微信小程序即時(shí)拍攝、圖像上傳、Excel 批量導(dǎo)入和系統(tǒng)同步（差旅平臺、集采平臺和微信電子票夾）等。

第一步，系統(tǒng)會自動識別關(guān)鍵的票據(jù)信息，連接稅務(wù)系統(tǒng)查驗(yàn)真?zhèn)?，并在?cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫中查重。對于通過微信小程序即時(shí)拍攝和圖像上傳的票據(jù)，系統(tǒng)內(nèi)嵌了OCR 引擎自動提取相關(guān)信息。對于因某些特殊原因（字跡不清、損毀等）造成的無法識別的情況，系統(tǒng)也提供了人工修改和Excel 批量導(dǎo)入兩種方式來完善信息采集流程。所有經(jīng)過人工干預(yù)的信息，都會保留修改記錄，以提示財(cái)務(wù)人員重點(diǎn)核對。第二步，對于審核通過的票據(jù)，系統(tǒng)會根據(jù)識別到的信息自動關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)大類，并且智能匹配可報(bào)銷的項(xiàng)目供報(bào)銷人選擇。這種方式能夠通過票據(jù)來決定報(bào)銷類型和報(bào)銷項(xiàng)目，降低了報(bào)銷人記憶項(xiàng)目預(yù)算模板和學(xué)習(xí)相關(guān)報(bào)銷規(guī)定的成本。第三步，系統(tǒng)通過識別的票據(jù)和報(bào)銷人選擇的項(xiàng)目，結(jié)合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息，智能填充報(bào)銷單。對于系統(tǒng)智能生成的報(bào)銷單，報(bào)銷人可根據(jù)需要進(jìn)行修改和補(bǔ)充。通過從人工錄入到系統(tǒng)自動填充的轉(zhuǎn)變，不僅減少了報(bào)銷人花費(fèi)在報(bào)銷單填寫上的時(shí)間，也降低了財(cái)務(wù)人員信息核對的壓力，從而最大程度保證了信息的正確性與完整性

3.流程標(biāo)準(zhǔn)化。在預(yù)約報(bào)銷的過程中，系統(tǒng)會結(jié)合前期控制與后期稽核，最大程度保證報(bào)銷流程符合內(nèi)控管理要求。前期控制意在限制報(bào)銷范圍，在采集票據(jù)信息時(shí)進(jìn)行第一步審核，檢查票據(jù)的合規(guī)性，在報(bào)銷人補(bǔ)充報(bào)銷單信息時(shí)進(jìn)行第二步審核，檢查所填信息的準(zhǔn)確性和補(bǔ)充材料的完整性，在報(bào)銷人提交報(bào)銷單時(shí)進(jìn)行第三步審核，對報(bào)銷單所有信息進(jìn)行最后的統(tǒng)一檢查。在任何一個(gè)環(huán)節(jié)，只要出現(xiàn)錯(cuò)誤，便第一時(shí)間予以提醒，將退單的可能性攔截在報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)人員之前。后期稽核意在通過數(shù)據(jù)整合與分析，找到前期無法控制和未曾發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。對于風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)需要及時(shí)進(jìn)行排查，對既定的違規(guī)現(xiàn)象也需要及時(shí)進(jìn)行處理。對于后期發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，需綜合考量將其納入前期控制的可能性，通過不斷完善系統(tǒng)控制的方式，做到在保證系統(tǒng)運(yùn)行效率的同時(shí)，進(jìn)一步提高報(bào)銷業(yè)務(wù)的質(zhì)量與安全性。

4.在線審批與流轉(zhuǎn)。智能報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了線上審批功能，審批步驟自動流轉(zhuǎn)，清晰透明。推廣線上審批不僅能減少線下接觸與跑腿，增加審批時(shí)間的自由度和靈活性，也能夠督促審批人對報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，強(qiáng)化審批人對經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)管意識，使審批流程更加標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

5.減少線下投遞。若報(bào)銷材料中不包含必需的紙質(zhì)材料，則可直接委托財(cái)務(wù)人員打印，無需報(bào)銷人前往現(xiàn)場投遞。對于委托打印的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員會在審核完畢并完成制單后統(tǒng)一打印，保證了格式的一致性，方便統(tǒng)一歸檔整理。

6.附件即時(shí)歸檔。傳統(tǒng)報(bào)銷的憑證影像化依靠后期掃描并上傳，不僅需要花費(fèi)人力，還存在時(shí)間差。而智能報(bào)銷系統(tǒng)中所有票據(jù)和材料均通過電子版或影像版上傳，即時(shí)存儲在專用的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，可供報(bào)銷人、財(cái)務(wù)人員和管理人員實(shí)時(shí)閱覽和下載，無需再前往庫房現(xiàn)場查找，達(dá)到了減員增效的目標(biāo)。

7. 數(shù)據(jù)多平臺共享。智能報(bào)銷系統(tǒng)增強(qiáng)了跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同，不僅讓財(cái)務(wù)部門與信息辦、人事處、資產(chǎn)處等多個(gè)部門實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，打破了信息壁壘，將校內(nèi)數(shù)字資源有效整合在一起，也和銀行、稅務(wù)局、攜程商旅等校外機(jī)構(gòu)進(jìn)行了數(shù)據(jù)對接，不僅給報(bào)銷信息自動填錄功能提供了支持，也保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和規(guī)范性。

四、智能報(bào)銷體系的推廣應(yīng)用和可持續(xù)運(yùn)行

（一）前期推廣

在智能報(bào)銷系統(tǒng)上線初期，需要先后開展財(cái)務(wù)處內(nèi)部測試和面向小部分報(bào)銷人的外部測試，以發(fā)現(xiàn)程序中存在的錯(cuò)誤和流程設(shè)計(jì)中隱藏的漏洞。在測試階段和前期推廣階段，智能報(bào)銷系統(tǒng)需要與傳統(tǒng)報(bào)銷并行使用，因?yàn)槿绻麆偵暇€就大范圍開放，不僅會給開發(fā)人員的修改工作造成巨大壓力，也會影響報(bào)銷人的使用體驗(yàn)，實(shí)際效果不佳。為了更好地推廣應(yīng)用智能報(bào)銷體系，財(cái)務(wù)部門可以從以下幾步入手：

1.在測試階段主動收集財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人的用戶反饋，及時(shí)解決系統(tǒng)中存在的問題，并根據(jù)使用者的用戶體驗(yàn)，對流程做出合理的改動，提高系統(tǒng)的用戶友好度。

2.對所有財(cái)務(wù)人員開展新系統(tǒng)內(nèi)部培訓(xùn)。作為智能報(bào)銷系統(tǒng)的直接用戶，財(cái)務(wù)審核人員必須熟練掌握相關(guān)功能的具體使用方法。

3.通過微信公眾號、網(wǎng)上培訓(xùn)系統(tǒng)和學(xué)校郵箱等多種方式對新系統(tǒng)進(jìn)行宣傳，并開展宣講會對新系統(tǒng)進(jìn)行介紹、演示和答疑。廣泛的宣傳不僅能夠吸引更多的使用者，也能夠提前避免使用過程中遇到問題。

4.積極推動輔助系統(tǒng)的上線以完善智能報(bào)銷服務(wù)，比如合同原件必須線下投遞的問題，可以通過合同備案系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，從合同管理部門將信息直接同步至財(cái)務(wù)處，或者進(jìn)行線上備案錄入及審批，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)智能報(bào)銷系統(tǒng)業(yè)務(wù)全線上辦理的目標(biāo)。

5.實(shí)現(xiàn)智能報(bào)銷系統(tǒng)與傳統(tǒng)報(bào)銷系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通，這一方面能夠讓報(bào)銷人通過一個(gè)系統(tǒng)便能獲取所有信息，無需再對多方信息進(jìn)行整合，另一方面也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，以保證報(bào)銷范圍的嚴(yán)格控制。

6.硬件設(shè)備需進(jìn)行更新以支持智能報(bào)銷系統(tǒng)的順利運(yùn)行，如審核人員現(xiàn)在使用的針式打印機(jī)已經(jīng)無法滿足智能報(bào)銷系統(tǒng)上線后成倍增長的打印壓力，需要替換成性能更高的激光打印機(jī)，避免因硬件設(shè)備跟不上對財(cái)務(wù)工作造成影響。

（二）后期完善

1. 在智能報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定且和各類用戶磨合順利的前提下，可以逐步關(guān)閉傳統(tǒng)報(bào)銷入口，將所有報(bào)銷業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至智能報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一性和一致性。

2.高校財(cái)務(wù)的建設(shè)不能僅僅依靠財(cái)務(wù)部門，也需要其它部門的共同配合，智能報(bào)銷系統(tǒng)亦是如此，在后期的完善過程中，需要加強(qiáng)與周邊業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和流程對接，將校內(nèi)資源整合在一起，打破系統(tǒng)孤島，實(shí)現(xiàn)服務(wù)事項(xiàng)的跨系統(tǒng)、跨部門聯(lián)動。

3.財(cái)務(wù)部門可以依靠智能報(bào)銷系統(tǒng)收集到的數(shù)據(jù)，搭建數(shù)據(jù)分析及決策服務(wù)平臺，實(shí)時(shí)監(jiān)控相關(guān)數(shù)據(jù)，定制個(gè)性化報(bào)表，一方面為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供數(shù)據(jù)支持，另一方面也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題，不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善。

五、智能報(bào)銷的未來展望

（一）發(fā)展前景

為了滿足一流大學(xué)建設(shè)對未來財(cái)務(wù)管理和服務(wù)的需求，智能報(bào)銷在頂層設(shè)計(jì)的過程中需要結(jié)合長遠(yuǎn)的規(guī)劃，為未來的優(yōu)化升級和功能拓展留下空間。比如，可以將機(jī)器學(xué)習(xí)運(yùn)用到智能報(bào)銷系統(tǒng)中。機(jī)器學(xué)習(xí)是人工智能的重要分支，可以通過對歷史數(shù)據(jù)的訓(xùn)練，模擬報(bào)銷人在智能報(bào)銷系統(tǒng)中的使用習(xí)慣，在保留報(bào)銷人主動性的前提下，替代報(bào)銷人對業(yè)務(wù)規(guī)范做出判斷、完成報(bào)銷流程，并通過對以往數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行自我優(yōu)化。另外，可以朝審核全自動化的方向進(jìn)行探索，讓系統(tǒng)完成所有材料核對和信息審核的工作，財(cái)務(wù)人員只需要進(jìn)行綜合管控，注重后續(xù)復(fù)核與支付。這不僅提高了財(cái)務(wù)工作的效率，減輕了財(cái)務(wù)人員在重復(fù)、機(jī)械勞動中的工作負(fù)擔(dān)，可將人力運(yùn)用到需要更高專業(yè)技能和更多創(chuàng)造能力的工作上去，也促進(jìn)了高校財(cái)務(wù)人員從業(yè)務(wù)型人才向管理型人才的轉(zhuǎn)變，使得財(cái)務(wù)人員能夠發(fā)揮出更大的工作價(jià)值。

（二）需要面對的挑戰(zhàn)

要設(shè)計(jì)開發(fā)出高效實(shí)用的智能報(bào)銷系統(tǒng)，并得到推廣應(yīng)用，必須既切合實(shí)際，又與時(shí)俱進(jìn)，必然面臨眾多挑戰(zhàn)。

1. 系統(tǒng)管理員和開發(fā)人員必須共同承擔(dān)起系統(tǒng)設(shè)計(jì)和維護(hù)的重任。智能報(bào)銷系統(tǒng)給系統(tǒng)管理員開放了許多設(shè)置權(quán)限，這不僅增加了高校財(cái)務(wù)的自由度，也減少了管理員與開發(fā)人員的溝通成本，提高了系統(tǒng)維護(hù)的效率。但與此同時(shí)，這也對管理員提出了更高的要求，不僅需要熟悉管理模塊、學(xué)習(xí)設(shè)置方法，也要在設(shè)置時(shí)做到?jīng)]有差錯(cuò)。

2. 智能報(bào)銷系統(tǒng)要求進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和水平。財(cái)務(wù)管理智能化的發(fā)展離不開所有相關(guān)人員的支持和努力，為此高校應(yīng)當(dāng)利用自身資源優(yōu)勢，加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，比如定期組織培訓(xùn)課程，從專業(yè)技能、法律法規(guī)、信息技術(shù)與應(yīng)用等多個(gè)方面提升職工的整體能力。

3.需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息安全意識。在智能報(bào)銷模式中，對流程和標(biāo)準(zhǔn)的把控都非常依賴于系統(tǒng)，并且將大量數(shù)據(jù)保存在了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。系統(tǒng)是復(fù)雜的，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也是多變的，其中任意一環(huán)發(fā)生了問題，沒有被及時(shí)察覺，都會造成非常嚴(yán)重的后果。所以必須要加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全的管控，以應(yīng)對系統(tǒng)隱患和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，真正保障高校財(cái)務(wù)工作的有序開展。

六、總結(jié)

綜上所述，智能報(bào)銷系統(tǒng)的目的是通過建立一個(gè)全線上辦理的無紙化報(bào)銷模式，實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)報(bào)銷管理和服務(wù)，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供更好的支持。雖然現(xiàn)階段尚處于過渡期，財(cái)經(jīng)制度對紙質(zhì)材料還有硬性要求，無法達(dá)到理想的狀態(tài)，但是，高校財(cái)務(wù)工作對智能化管理和服務(wù)創(chuàng)新的追求永遠(yuǎn)不會停止，隨著智能報(bào)銷系統(tǒng)的不斷建設(shè)和優(yōu)化、輔助系統(tǒng)和流程制度的不斷完善，財(cái)務(wù)智能化的發(fā)展也將會不斷邁上新的臺階。