陳明九　陳瑾　李欣陽

摘 要：采用傳統(tǒng)的手工存儲和檢索方式，高校檔案資源的利用和開發(fā)受到了諸多限制。檔案數(shù)字化視域下高校檔案資源利用研究的開展，成為當(dāng)前的一個重要研究領(lǐng)域。本文結(jié)合山東建筑大學(xué)的檔案資源利用情況，對數(shù)字化檔案技術(shù)在高校檔案資源管理中的應(yīng)用進(jìn)行了論述，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析了高校檔案資源利用的價值、存在的問題，并提出相應(yīng)對策，以期促進(jìn)高校檔案資源的利用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；高校；檔案資源

基金項目：本文系山東省檔案科技項目：基于檔案數(shù)字化視域下檔案資源利用研究。項目編號：2021-26

前言

山東建筑大學(xué)是一所以工科為主的本科院校，歷史悠久，擁有豐富的檔案資源。目前，山東建筑大學(xué)的檔案資源利用已實現(xiàn)以下幾方面突破：首先是數(shù)字化檔案的存儲和檢索。山東建筑大學(xué)已經(jīng)建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)等手段實現(xiàn)了數(shù)字化檔案的存儲和檢索。其次是檔案資源的共享和利用。山東建筑大學(xué)的檔案資源在逐漸實現(xiàn)開放和共享。學(xué)校的教職工和學(xué)生可以根據(jù)自身需求和研究方向獲取相關(guān)檔案資源。學(xué)校與其他高校和研究機(jī)構(gòu)也開展檔案資源的共享和利用，提高資源的利用效率和價值。再次是檔案資源在學(xué)術(shù)研究中的應(yīng)用。山東建筑大學(xué)的檔案資源廣泛應(yīng)用于學(xué)術(shù)研究中。檔案資源也在學(xué)科建設(shè)中得到廣泛應(yīng)用，為學(xué)科建設(shè)提供更為全面、深入的資料支持。盡管山東建筑大學(xué)的檔案資源利用取得了一定的進(jìn)展，但仍然存在一些問題和挑戰(zhàn)。因此，山東建筑大學(xué)需要加強(qiáng)數(shù)字化檔案的建設(shè)，不斷完善數(shù)字化檔案的存儲和檢索系統(tǒng)，推進(jìn)檔案資源的共享和利用，同時加強(qiáng)檔案資源在學(xué)術(shù)研究和學(xué)科建設(shè)中的應(yīng)用。

1? 數(shù)字化檔案技術(shù)在高校檔案資源管理中的應(yīng)用

1.1 數(shù)字化檔案技術(shù)的基本概念和優(yōu)勢

數(shù)字化檔案技術(shù)是指將紙質(zhì)檔案、電子檔案等各種類型的檔案經(jīng)過數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式存儲、管理、傳播、利用的一種技術(shù)[1]。其基本概念包括數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字化存儲、數(shù)字化檢索、數(shù)字化展示等。數(shù)字化檔案技術(shù)的優(yōu)勢主要包括：（1）節(jié)約空間。數(shù)字化檔案可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式存儲，免去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案大量的物理存儲空間，能夠節(jié)約空間資源。（2）方便傳播。數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化手段傳播和利用，克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳播、利用的地域和時間的限制。（3）保護(hù)檔案。數(shù)字化檔案不易受到物理環(huán)境、自然災(zāi)害等因素的影響，能夠更好地保護(hù)檔案資源，提高檔案的長期保存能力。（4）方便管理。數(shù)字化檔案可以通過數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理，實現(xiàn)檔案資源的全面、快捷、準(zhǔn)確的管理[2]。

1.2 數(shù)字化檔案技術(shù)在高校檔案資源存儲和檢索中的應(yīng)用

數(shù)字化檔案技術(shù)在高校檔案資源存儲和檢索中得到廣泛應(yīng)用，主要包括：（1）數(shù)字化存儲。數(shù)字化檔案技術(shù)可以將高校檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式存儲，實現(xiàn)對檔案資源的電子化管理[3]。數(shù)字化存儲方便、安全、可靠，能夠有效保護(hù)檔案資源。（2）數(shù)字化檢索。數(shù)字化檔案技術(shù)實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化檢索，通過網(wǎng)絡(luò)等方式，方便高校教職工和學(xué)生查詢所需的檔案資源。數(shù)字化檢索提高了檔案資源的利用效率，便于教育教學(xué)和學(xué)術(shù)研究的開展。（3）數(shù)字化展示。數(shù)字化檔案技術(shù)還實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化展示，高校教職工和學(xué)生可以通過數(shù)字化展示方式，觀看、學(xué)習(xí)和研究檔案資源。數(shù)字化展示方式，既方便、又形式多樣，有利于增強(qiáng)檔案資源的利用價值。（4）檔案資源共享。數(shù)字化檔案技術(shù)實現(xiàn)了高校檔案資源的數(shù)字化共享，不僅可以在校內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的共享，還可以在國內(nèi)外開展檔案資源共享與交流，提高檔案資源的利用價值和影響力。（5）安全備份。數(shù)字化檔案技術(shù)可以實現(xiàn)檔案資源的安全備份，將檔案資源存儲在不同的服務(wù)器和數(shù)據(jù)中心，避免檔案資源遭受自然災(zāi)害、盜竊等意外事故，確保檔案資源的長期保存。

1.3 數(shù)字化檔案技術(shù)在高校檔案資源共享和利用中的應(yīng)用

數(shù)字化檔案技術(shù)在高校檔案資源共享和利用中發(fā)揮著重要的作用，具體表現(xiàn)在：（1）檔案資源共享。數(shù)字化檔案技術(shù)實現(xiàn)了高校檔案資源的數(shù)字化共享，可以在校內(nèi)和校外實現(xiàn)檔案資源的共享和交流。不同高校之間可以通過數(shù)字化平臺共享檔案資源，避免了檔案資源的重復(fù)建設(shè)和浪費。（2）多樣化的利用方式。數(shù)字化檔案技術(shù)實現(xiàn)了多樣化的利用方式，高校教職工和學(xué)生可以通過數(shù)字化平臺實現(xiàn)在線學(xué)習(xí)、研究、展示、演示等多種形式的利用方式。數(shù)字化檔案技術(shù)能夠提高檔案資源的利用率，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案資源的應(yīng)用價值[4]。（3）便于管理。數(shù)字化檔案技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案資源的快速檢索、共享和管理，有效地提高了檔案資源的利用效率和管理水平。數(shù)字化平臺可以實現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一管理和分發(fā)，方便高校教職工和學(xué)生進(jìn)行在線查詢和下載。（4）提高檔案資源的可訪問性。數(shù)字化檔案技術(shù)可以實現(xiàn)檔案資源的在線訪問，提高了檔案資源的可訪問性。高校教職工和學(xué)生可以隨時隨地訪問數(shù)字化平臺上的檔案資源，避免了傳統(tǒng)檔案查詢需要前往檔案館的時間和空間限制[5]。（5）提高檔案資源的保密性。數(shù)字化檔案技術(shù)可以實現(xiàn)檔案資源的權(quán)限控制，提高了檔案資源的保密性，只有得到授權(quán)的用戶才能進(jìn)行訪問。數(shù)字化平臺可以對檔案資源進(jìn)行分類管理，實現(xiàn)對不同權(quán)限人員的訪問控制，保證檔案資源安全性和保密性。

2 高校檔案資源利用的價值分析

2.1 數(shù)字化檔案技術(shù)對高校檔案資源利用的推動作用

（1）檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化檔案技術(shù)使得高校檔案資源可以進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過數(shù)字化技術(shù)手段將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，從而實現(xiàn)高校檔案資源的數(shù)字化管理和利用。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以提高檔案資源的利用效率和質(zhì)量，有效地推動高校檔案資源的利用。（2）大數(shù)據(jù)分析。數(shù)字化檔案技術(shù)使得高校檔案資源可以進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，通過對檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)潛在的價值和應(yīng)用，從而提高檔案資源的利用效率和價值。大數(shù)據(jù)分析可以幫助高校發(fā)現(xiàn)檔案資源中的規(guī)律和趨勢，進(jìn)一步推動高校檔案資源的利用。（3）數(shù)字化平臺的建設(shè)。數(shù)字化檔案技術(shù)使得高校可以建設(shè)數(shù)字化平臺，為教職工和學(xué)生提供檔案資源的在線查詢和共享。數(shù)字化平臺可以提高檔案資源的可訪問性和利用率，有效地推動高校檔案資源的利用，如圖1所示。（4）跨學(xué)科合作。數(shù)字化檔案技術(shù)可以促進(jìn)高校之間的跨學(xué)科合作，通過數(shù)字化平臺共享檔案資源，不同學(xué)科之間可以進(jìn)行交流和合作，進(jìn)一步推動高校檔案資源的利用。

2.2 數(shù)字化檔案開放共享對高校學(xué)術(shù)研究的支撐作用

（1）學(xué)術(shù)研究素材的豐富性。數(shù)字化檔案開放共享可以豐富高校學(xué)術(shù)研究的素材，提供更加豐富的歷史文獻(xiàn)、研究成果、學(xué)術(shù)論文等資源，為學(xué)術(shù)研究提供更加全面、深入的支持。（2）學(xué)術(shù)研究方法的創(chuàng)新性。數(shù)字化檔案開放共享可以為高校學(xué)術(shù)研究提供更加多樣化的研究方法，如大數(shù)據(jù)分析、文獻(xiàn)計量分析等，為學(xué)術(shù)研究提供更加多元化的支持。（3）學(xué)術(shù)研究成果的可信性。數(shù)字化檔案開放共享可以提高高校學(xué)術(shù)研究成果的可信性，公開透明的數(shù)字化檔案資源可以為學(xué)術(shù)研究提供更加客觀、權(quán)威的支撐，保障研究成果的準(zhǔn)確性和可信度。（4）學(xué)術(shù)研究成果的廣泛傳播。數(shù)字化檔案開放共享可以促進(jìn)高校學(xué)術(shù)研究成果的廣泛傳播，為學(xué)術(shù)研究成果的推廣和轉(zhuǎn)化提供更加廣闊的平臺，加快學(xué)術(shù)研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。

2.3 數(shù)字化檔案對高校學(xué)科建設(shè)的促進(jìn)作用

（1）學(xué)科建設(shè)的資源基礎(chǔ)。數(shù)字化檔案可以為高校學(xué)科建設(shè)提供更加豐富、全面的資源基礎(chǔ)，為學(xué)科建設(shè)提供更加穩(wěn)固的基礎(chǔ)[6]。（2）學(xué)科建設(shè)的研究素材。數(shù)字化檔案可以為高校學(xué)科建設(shè)提供更加全面、準(zhǔn)確、權(quán)威的研究素材，為學(xué)科研究提供更加全面、深入的支持。（3）學(xué)科建設(shè)的創(chuàng)新方法。數(shù)字化檔案可以為高校學(xué)科建設(shè)提供更加多樣化的研究方法，如文獻(xiàn)計量分析、大數(shù)據(jù)挖掘等，為學(xué)科建設(shè)提供更加多元化的支持。（4）學(xué)科建設(shè)的國際化進(jìn)程。數(shù)字化檔案可以促進(jìn)高校學(xué)科建設(shè)的國際化進(jìn)程，通過數(shù)字化檔案的開放共享，可以吸引國際學(xué)術(shù)研究者的關(guān)注和參與，提高學(xué)科建設(shè)的國際影響力。

2.4 數(shù)字化檔案在高校文化傳承和社會責(zé)任方面的意義

（1）文化傳承。數(shù)字化檔案為高校文化傳承提供了更加廣泛、深入的途徑和手段，通過數(shù)字化檔案的收集、整理、保存、共享，可以更好地保護(hù)和傳承高校的文化遺產(chǎn)，提高高校的歷史意識和文化自信。（2）學(xué)術(shù)研究。數(shù)字化檔案為高校學(xué)術(shù)研究提供了更加豐富、權(quán)威的素材和數(shù)據(jù)，通過數(shù)字化檔案的開放共享，可以促進(jìn)學(xué)術(shù)交流和創(chuàng)新，提高高校學(xué)術(shù)研究的水平和質(zhì)量[7]。（3）社會責(zé)任。數(shù)字化檔案是高校社會責(zé)任的重要體現(xiàn)之一，高校應(yīng)該承擔(dān)起數(shù)字化檔案的保護(hù)、傳承、利用和開放共享的責(zé)任，為社會和公眾提供更加全面、準(zhǔn)確、及時的信息服務(wù)，推動社會發(fā)展和文明進(jìn)步。（4）文化創(chuàng)新。數(shù)字化檔案可以為高校文化創(chuàng)新提供更加廣闊、多元化的空間和機(jī)會，通過數(shù)字化檔案的創(chuàng)新利用和應(yīng)用，可以推動高校文化的更新和升級，激發(fā)高校文化創(chuàng)新的活力和動力[8]。

3 數(shù)字化背景下高校檔案資源利用的問題與對策

3.1 高校數(shù)字化檔案建設(shè)存在的不足

（1）技術(shù)手段不夠先進(jìn)。目前數(shù)字化檔案建設(shè)所采用的技術(shù)手段相對來說還不夠先進(jìn)，無法完全滿足高校數(shù)字化檔案建設(shè)的需求。同時數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全性、可靠性和穩(wěn)定性也需要進(jìn)一步提高。（2）缺乏標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。目前高校在檔案管理方面尚沒有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這就導(dǎo)致不同學(xué)校的系統(tǒng)之間無法進(jìn)行有效兼容，影響數(shù)字化檔案的共享和利用。（3）數(shù)字化檔案利用不夠充分。雖然數(shù)字化檔案已經(jīng)可以在電子平臺上進(jìn)行存儲、共享和利用，但實際利用效果并不盡如人意。高校數(shù)字化檔案建設(shè)中應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化檔案的推廣和利用，提高數(shù)字化檔案的使用率[9]。（4）缺乏專業(yè)人才。數(shù)字化檔案建設(shè)需要一批專業(yè)的人才進(jìn)行管理和維護(hù)，但目前高校缺乏這方面的人才，這也是數(shù)字化檔案建設(shè)中的一個瓶頸。

3.2 高校數(shù)字化檔案共享利用難點

（1）數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。數(shù)字化檔案的共享利用需要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，但是由于數(shù)據(jù)來源的不同和數(shù)據(jù)格式的多樣性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量無法保證，這也成為數(shù)字化檔案共享利用的一個重要難點。（2）安全性問題。數(shù)字化檔案涉及到高校的教學(xué)、科研、管理等方面的核心數(shù)據(jù)，如果在數(shù)字化檔案共享利用過程中安全措施不到位，可能會泄露重要信息，給高校帶來不可估量的損失。（3）信息共享標(biāo)準(zhǔn)問題。由于各高校數(shù)字化檔案存儲格式不同，使得數(shù)字化檔案的共享利用受到了一定的限制。為實現(xiàn)數(shù)字化檔案的無縫共享，需要建立標(biāo)準(zhǔn)的共享格式，以提高數(shù)字化檔案的互操作性。（4）管理和維護(hù)問題。數(shù)字化檔案系統(tǒng)需要專業(yè)的管理和維護(hù)人員，同時需要完善的運營管理機(jī)制和規(guī)范。在數(shù)字化檔案共享利用過程中，需要建立健全的管理機(jī)制，以保證數(shù)字化檔案的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 推進(jìn)高校數(shù)字化檔案建設(shè)和利用的對策

（1）制定數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)劃。高校應(yīng)根據(jù)自身實際情況，制定數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)劃，明確數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容、投資和保障等方面的問題，以確保數(shù)字化檔案建設(shè)的有序進(jìn)行[10]。（2）加強(qiáng)數(shù)字化檔案技術(shù)研究。高校需要不斷提高數(shù)字化檔案的存儲、檢索、共享和利用效率，以滿足不同需求的用戶對數(shù)字化檔案的使用需求。（3）建立數(shù)字化檔案共享平臺。高校應(yīng)建立數(shù)字化檔案共享平臺，通過數(shù)字化檔案的共享，實現(xiàn)高校之間數(shù)字化檔案資源的整合和互通，以提高數(shù)字化檔案的利用效率和價值。（4）強(qiáng)化數(shù)字化檔案利用宣傳。數(shù)字化檔案建設(shè)作為一項綜合性的工作，為了能夠吸引到更多的人力和物流投入其中，這就需要做好相應(yīng)的宣傳工作，讓人們充分認(rèn)識到數(shù)字化檔案的重要性，推廣數(shù)字化檔案的應(yīng)用，促進(jìn)數(shù)字化檔案的普及和利用。

結(jié)語

總而言之，高校檔案資源具有非常大的價值，通過進(jìn)行數(shù)字化處理，有助于最大限度實現(xiàn)其價值。通過對數(shù)字化檔案技術(shù)的介紹和應(yīng)用分析，可以更好地推動高校數(shù)字化檔案的建設(shè)和利用，提高數(shù)字化檔案的利用效率和價值，為高校的發(fā)展提供更加有力的支撐。

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