摘要：若想在社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程中，逐漸形成更顯著的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須深挖各式人才的價(jià)值潛能，將他們匹配在適合的工作崗位上。人才作為現(xiàn)代化和創(chuàng)新化發(fā)展的第一資源，必須要根據(jù)崗位要求和時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展態(tài)勢(shì)，形成相應(yīng)的必要技能和素養(yǎng)。而人事檔案管理是了解人才發(fā)展行動(dòng)軌跡的依據(jù)，更是進(jìn)行人才與崗位匹配的理論與歷史根據(jù)。

關(guān)鍵詞：人力資源，檔案管理，作用

人力資源管理水平，對(duì)整個(gè)組織的發(fā)展能力和創(chuàng)新能力將產(chǎn)生重要影響。而人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮極其重要的指導(dǎo)作用，借助其可充分了解各崗位人才的學(xué)歷背景與成長(zhǎng)過(guò)程，繼而能更加精準(zhǔn)和科學(xué)地進(jìn)行人才篩選與利用。而管理層要認(rèn)識(shí)到人力資源管理的作用，以及人事檔案管理在其中扮演的角色和所處的地位，充分了解人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的重要性，進(jìn)而能結(jié)合實(shí)際的管理問(wèn)題，制定具有可操作性和易執(zhí)行的應(yīng)用措施。

一、人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的意義

（一）促使現(xiàn)代人力資源管理的科學(xué)與規(guī)范化發(fā)展。人力資源管理中，人才的篩選與管理是關(guān)鍵，決定人力資源開(kāi)發(fā)與培訓(xùn)的最終效果與質(zhì)量。而管理人員需做好人事檔案管理，依據(jù)其中重要的信息數(shù)據(jù)，更加明確對(duì)各種人才的需求標(biāo)準(zhǔn)，繼而在人才招聘工作上生成更加先進(jìn)和科學(xué)的篩選機(jī)制與考評(píng)體系。管理層只有充分了解與明確各個(gè)崗位的人才需求標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量，才能更加科學(xué)的制定人才招聘計(jì)劃，生成可行的招聘與選拔機(jī)制。通過(guò)選擇適合的崗位人才，真正凸顯人力資源管理的科學(xué)性與規(guī)范性。從這個(gè)角度來(lái)看，人事檔案管理在人力資源開(kāi)發(fā)與管理中的介入，有助于推動(dòng)現(xiàn)代人力資源管理的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展。

（二）推動(dòng)單位的資源整合與利用高效化。人事檔案中詳細(xì)記錄職工的學(xué)歷與成長(zhǎng)經(jīng)歷，以及在職業(yè)發(fā)展過(guò)程中的具體能力、特長(zhǎng)、榮譽(yù)、過(guò)錯(cuò)等內(nèi)容，是組織內(nèi)部人才選拔與利用的重要參考依據(jù)。尤其在職業(yè)晉升通道設(shè)計(jì)中，需依據(jù)詳實(shí)的人事檔案信息，管理者可利用人事檔案更加具有針對(duì)性地進(jìn)行人力資源的整合與利用，保證人才與崗位的高度匹配，大大降低人力資源開(kāi)發(fā)與培訓(xùn)的成本。人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的運(yùn)用，推動(dòng)整個(gè)單位的資源整合與利用的高效化。各部門(mén)負(fù)責(zé)人可通過(guò)查看相關(guān)人員的基本信息，結(jié)合他們的學(xué)歷和業(yè)績(jī)等，更加科學(xué)地進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)與培訓(xùn)?，F(xiàn)代人力資源管理中，若想全面提高工作質(zhì)量和效率，必須在信息對(duì)稱(chēng)的條件下定位與執(zhí)行決策。人事檔案信息，是精準(zhǔn)制定決策的參考依據(jù)，在人才挖掘與利用方面發(fā)揮著十分重要的作用，有助于增強(qiáng)崗位與人才的匹配度。只有人才在適合的崗位上工作，才能充分發(fā)揮他們的才能，繼而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（三）整體強(qiáng)化現(xiàn)代人力資源管理能力。人事檔案管理在創(chuàng)新發(fā)展和改革中有著十分重要的作用，是人力資源整合與配置的重要環(huán)節(jié)。管理層所掌握信息數(shù)據(jù)的可靠性與完整性，會(huì)對(duì)最終的管理質(zhì)量和效能產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。從這個(gè)維度來(lái)看，人事檔案管理更有助于提高管理人員的信息整合能力，可整體增強(qiáng)現(xiàn)代人力資源管理的能力。管理人員可精準(zhǔn)提煉檔案中的重要信息數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，制定科學(xué)和先進(jìn)的工作計(jì)劃與行動(dòng)方案。尤其，當(dāng)大數(shù)據(jù)和新媒體等技術(shù)強(qiáng)勢(shì)介入人力資源管理工作中后，有助于人員高效和精準(zhǔn)地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資源整合與利用，依托虛擬和開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行信息的傳輸或錄入，以此不斷提高人事檔案信息數(shù)據(jù)的處理能力，促使人力資源管理部門(mén)更加高效和精準(zhǔn)的分配工作，對(duì)各個(gè)崗位人員進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整與潛能開(kāi)發(fā)。

二、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理中的突出問(wèn)題

（一）未充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值。現(xiàn)階段，大部分管理人員受傳統(tǒng)工作理念的影響，在人力資源管理工作上，仍延續(xù)以往的工作模式和方法，停留在人才的招聘與崗位調(diào)整上，未根據(jù)各崗位的人才需求和職工的職業(yè)生涯規(guī)劃設(shè)計(jì)管理方案。人力資源管理者未能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值，在實(shí)際開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行資料的整理與保管，不能根據(jù)其中記錄的信息數(shù)據(jù)，挖掘職工的價(jià)值潛能。甚至，人事檔案管理人員認(rèn)為該項(xiàng)工作僅是材料的收集與整理，未充分認(rèn)識(shí)到其中關(guān)鍵數(shù)據(jù)對(duì)生產(chǎn)與管理能力提升所發(fā)揮的重要作用。

（二）人事檔案信息數(shù)據(jù)嚴(yán)重失真。人事檔案管理工作，會(huì)隨著時(shí)間的推移和市場(chǎng)規(guī)模的擴(kuò)展，不斷形成更大的工作難度與困境。當(dāng)職工越來(lái)越多后，會(huì)進(jìn)一步加劇信息數(shù)據(jù)審核與管理難度，加之應(yīng)聘人員受?chē)?yán)峻就業(yè)形勢(shì)影響而出現(xiàn)檔案造假的行為，綜合因素影響下，將導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)嚴(yán)重失真的問(wèn)題。在實(shí)際開(kāi)展人力資源管理活動(dòng)的過(guò)程中，若不能加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的管理與共享，將很難發(fā)揮人事檔案管理的作用，更不能體現(xiàn)其在人才選拔及崗位調(diào)整中的重要性。

（三）管理模式滯后于時(shí)代的現(xiàn)代化發(fā)展。人力資源管理模式較為落后和單一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于時(shí)代的現(xiàn)代化發(fā)展。部分方式仍舊更多的采用人工作業(yè)的形式處理各種信息管理問(wèn)題，未能充分利用人事檔案中記錄的內(nèi)容。而且無(wú)論是在人才招聘上，還是設(shè)計(jì)不同的晉升通道，都不能利用技術(shù)手段提速與增量。人力資源管理部門(mén)實(shí)際設(shè)計(jì)工作方案和計(jì)劃時(shí)，往往僅從部門(mén)內(nèi)部的改革視角出發(fā)，未能將自身的工作創(chuàng)新發(fā)展緊密對(duì)接。而人力資源管理不應(yīng)局限于人才的招聘與培訓(xùn)，需根據(jù)宏觀(guān)發(fā)展戰(zhàn)略和微觀(guān)層面的深化改革問(wèn)題，利用精準(zhǔn)和可靠的大數(shù)據(jù)深挖各崗位人員的價(jià)值潛能。

三、現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮人事檔案管理作用的有效措施

（一）突破人事檔案管理的低層次認(rèn)知閉環(huán)。管理人員必須具備先進(jìn)理念和前瞻意識(shí)，根據(jù)外界環(huán)境的變化情況，及時(shí)的對(duì)人力資源管理模式進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。要能利用人事檔案中記錄的重要信息內(nèi)容，深層次和全方位了解人員的知識(shí)素養(yǎng)、能力素養(yǎng)、思想素養(yǎng)等，繼而引領(lǐng)他們更加積極的與之發(fā)展形成利益共同體與情感共同體?，F(xiàn)代人力資源管理中融入人事檔案管理，需形成全局意識(shí)和系統(tǒng)思維，基于更大的格局和國(guó)際化視角思考信息管理的各種問(wèn)題和重要意義。管理者必須突破人事檔案管理的低層次認(rèn)知閉環(huán)，通過(guò)深層次創(chuàng)新與改革管理模式，提高質(zhì)量服務(wù)的發(fā)展與轉(zhuǎn)型。人事檔案管理，需正式納入人力資源管理的戰(zhàn)略體系中，從戰(zhàn)略高度推進(jìn)人才的招聘與選拔，繼而在組織發(fā)展中充分發(fā)揮各類(lèi)人才的驅(qū)動(dòng)作用。

（二）搭建智慧化和現(xiàn)代化的人事檔案管理平臺(tái)。人事檔案信息數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量和效率，會(huì)對(duì)人力資源管理水平和能力提升情況產(chǎn)生重要影響。若想選拔與挖掘最先進(jìn)的人才，必須保證人事檔案信息的可靠性與準(zhǔn)確度。應(yīng)積極搭建智慧化和現(xiàn)代化的人事檔案管理平臺(tái)，利用技術(shù)手段識(shí)別與判斷人事檔案信息的可靠性與應(yīng)用價(jià)值。要專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)現(xiàn)代化的人力資源管理系統(tǒng)，生成專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理模塊，人員可對(duì)紙質(zhì)檔案袋進(jìn)行數(shù)字化處理，更加高效和便捷地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)整理與共享。同時(shí)，管理人員可借助國(guó)家的征信查詢(xún)系統(tǒng)，了解面試人員的真實(shí)情況，如利用線(xiàn)上系統(tǒng)中反映的情況，判定與判斷紙質(zhì)檔案的真實(shí)性，以此為手段進(jìn)行人才的高效選拔與利用。管理人員可聯(lián)合科技部門(mén)開(kāi)發(fā)智慧化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，精準(zhǔn)地分析、整理、共享檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的篩選，利用技術(shù)手段提高人事檔案信息的甄別能力。管理層可利用真實(shí)可靠的人事檔案信息進(jìn)行人才選拔，繼而真正凸顯人力資源整合與配置的科學(xué)性。

（三）構(gòu)建線(xiàn)上和線(xiàn)下相混合式的人事檔案管理新模式?，F(xiàn)代人力資源管理必須緊密對(duì)接市場(chǎng)環(huán)境，根據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和態(tài)勢(shì)，將現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理念深層次滲透到各個(gè)工作環(huán)節(jié)。當(dāng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或新媒體技術(shù)等深度介入檔案管理中后，要能構(gòu)建線(xiàn)上和線(xiàn)下相混合式的人事檔案管理新模式，將其作為提高人力資源管理質(zhì)量和水平的有力工具。管理人員可在線(xiàn)上平臺(tái)跨時(shí)空處理面試和崗位安排等工作，甚至可利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)進(jìn)行智能化的錯(cuò)誤提示與行程提醒，繼而將人員從機(jī)械化的工作中釋放出來(lái)，在更加具有創(chuàng)造力的崗位上發(fā)揮人才的作用。檔案管理人員可在線(xiàn)上共享信息，為各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人的人員招聘與調(diào)崗等提供強(qiáng)大助力。人力資源管理部門(mén)可實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空地處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，依托虛擬和現(xiàn)實(shí)的開(kāi)放空間，高效地進(jìn)行信息的流轉(zhuǎn)與處理，利用電子化的人事檔案了解職工的成長(zhǎng)歷程，不受時(shí)間和地理位置限制地進(jìn)行決策制定與執(zhí)行。

總而言之，人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中具有十分重要的作用，可成為人才招聘與選拔的重要參考依據(jù)。在實(shí)際開(kāi)展人力資源管理工作的過(guò)程中，需能利用人事檔案科學(xué)開(kāi)發(fā)人力資源，不斷增強(qiáng)人才與崗位的匹配度，最終發(fā)揮人才要素的作用，推動(dòng)整個(gè)人力資源管理高質(zhì)量和可持續(xù)化發(fā)展。人事檔案管理應(yīng)成為人力資源管理的重要工具，以此更加全面地了解各個(gè)崗位人才的優(yōu)勢(shì)與不足，繼而能科學(xué)的制定招聘計(jì)劃和培訓(xùn)方案。

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（作者簡(jiǎn)介：邊萌，職稱(chēng)：檔案館員；學(xué)歷：本科；研究方向：檔案）

（責(zé)任編輯：李雪威）