林峰屹

摘 要：檔案管理工作不僅有助于單位掌握更多有價值的信息與資料，還能夠為一系列工作的開展提供依據(jù)與支持。就離退休干部服務(wù)工作而言，通過細(xì)化檔案管理能夠使相關(guān)部門關(guān)注與了解離退休干部的生活狀態(tài)，從而制定相應(yīng)的政策，給予離退休干部更好的待遇，使其既能夠安享晚年，還能夠充分發(fā)揮自身價值?；诖耍瑥亩喾矫嫱ㄟ^細(xì)化檔案管理，做好離退休干部服務(wù)展開研究，包括其落實的必要性、現(xiàn)狀以及優(yōu)化建議等，旨在助力相關(guān)工作有效開展，進(jìn)一步提高離退休干部檔案的科學(xué)管理水平。

關(guān)鍵詞：細(xì)化檔案管理；離退休干部服務(wù)；實踐

近年來，我國人口老齡化問題日益嚴(yán)峻，退休人口基數(shù)不斷增加。為更好地了解這個群體的生活現(xiàn)狀，保障離退休干部的晚年生活，還需加強重視檔案管理服務(wù)工作，給予其更好的體驗。同時，通過做好離退休干部檔案管理服務(wù)，還能夠進(jìn)一步發(fā)揮老干部的才能優(yōu)勢，使其能夠在離退休生活中再次實現(xiàn)并發(fā)揮自身價值，助力我國社會良好發(fā)展。因此，關(guān)于如何通過細(xì)化檔案管理做好離退休干部服務(wù)，還需深入研究，確保離退休干部檔案管理服務(wù)得到優(yōu)化落實。

一、做好離退休干部檔案精細(xì)化管理的必要性

近年來，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，全民身體素質(zhì)不斷提高，人均壽命持續(xù)增加。但同時，人口老齡化問題也隨之加劇，使得退休人員逐步增多，這就對國家社會保障工作提出了巨大挑戰(zhàn)。從現(xiàn)階段退休體制實施情況來看，通過加強離退休干部檔案精細(xì)化管理，能夠?qū)ΜF(xiàn)有問題做出有效改善，既能夠為離退休干部提供更好的保障服務(wù)，還能夠?qū)⑦@些優(yōu)質(zhì)資源充分利用，彌補現(xiàn)階段人口老齡化所帶來的各種問題。

一方面，能夠保障離退休干部安享晚年。檔案資料記載了離退休人員學(xué)習(xí)及工作履歷，這不僅是保障其基本利益的重要依據(jù)，也是相關(guān)部門工作參考和了解的重要信息內(nèi)容。因此，通過實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，能夠更好地為離退休干部提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使其晚年生活更加精彩。另一方面，能夠使離退休干部發(fā)揮余熱，助力離退休干部的“二次就業(yè)”。相較于年輕工作群體，離退休干部的管理能力更優(yōu)、具有豐富的管理經(jīng)驗，從事技術(shù)崗位的離退休人員，其技術(shù)水平也更為熟練。通過加強檔案管理工作，能夠充分了解離退休干部的身體狀況和能力水平，有助于針對性地選擇和使用人才，使其能夠繼續(xù)為社會創(chuàng)造價值?，F(xiàn)階段，已初步實現(xiàn)離退休干部的“二次就業(yè)”，例如，大學(xué)聘請退休專家為師生提供學(xué)術(shù)科研指導(dǎo)，企業(yè)通過聘請退休技術(shù)專家為工作人員提供技術(shù)指導(dǎo)等。總體而言，通過加強離退休干部的檔案管理服務(wù)工作，具有諸多現(xiàn)實意義，既能夠豐富離退休人員的晚年生活，實現(xiàn)離退休人員的“再配置”“再利用”，還能夠在一定程度上填補離退休干部退休后的心理落差，使其能夠繼續(xù)發(fā)揮余熱，彰顯人生價值。

二、離退休干部檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識較為薄弱

檔案管理工作相對較為枯燥，從現(xiàn)階段該崗位人才選聘要求情況來看，其門檻相對較低，這就導(dǎo)致檔案管理人員之間存在較大的差異，包括學(xué)歷、年齡以及學(xué)習(xí)能力等各方面。就思想意識角度分析，現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員的管理意識相對較為薄弱，對這一崗位工作的重視度普遍不高，認(rèn)為工作枯燥、沒有職業(yè)晉升優(yōu)勢等，導(dǎo)致工作狀態(tài)消極，不僅工作效率較低，而且在一定程度上影響了檔案管理工作的進(jìn)程與發(fā)展，難以滿足新時期檔案管理工作的需求。

2.檔案管理制度不完善

目前，退休人員檔案管理制度并不完善，導(dǎo)致在實際工作中，制度體系并未發(fā)揮實質(zhì)性作用，各種檔案管理工作問題接踵而至，沒有得到有效解決。比如，在檔案資料的整理上，缺乏規(guī)范的編號標(biāo)準(zhǔn)，不僅不方便查找檔案資料，還難以保障檔案資料的完整性；再如，在檔案資料的收集上也缺乏完整性，或是存在資料缺失等問題。在檔案資料的借閱方面，未形成系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的借閱流程，導(dǎo)致借閱管理工作的開展難以順利推進(jìn)，易于造成資料丟失等問題。究其根本，是檔案管理制度的缺失，從而影響檔案資料的使用價值，難以有效地為相關(guān)人員提供參考依據(jù)。

3.檔案信息化管理滯后

檔案信息化管理在當(dāng)前已成為必然的發(fā)展趨勢，但從當(dāng)前離退休干部檔案管理工作情況來看，由于對檔案管理工作缺乏較高的重視，導(dǎo)致信息化管理并未得到全方位落實，不僅信息化設(shè)備設(shè)施未能有效落實，而且管理手段較為滯后，未能充分發(fā)揮信息化管理的便捷性優(yōu)勢。在手動檢索檔案資料過程中，不僅降低了檔案信息的調(diào)閱效率，更增加了檔案資料的管理難度。此外，部分工作人員在應(yīng)用信息化管理時，還存在一定的檔案管理疏漏，或是檔案信息丟失，或是數(shù)據(jù)管理缺乏科學(xué)性等，影響了信息化管理的有效性。

4.檔案管理工作者綜合素質(zhì)偏低

就現(xiàn)階段檔案管理工作情況而言，存在管理效率低和管理人員缺乏專業(yè)性等問題。不僅管理理念較為陳舊，而且管理方法相對落后。同時，在信息化時代背景下，工作人員的信息化管理能力也明顯不足，難以為檔案管理工作提供有效的支持。另外，在人員培訓(xùn)方面，表現(xiàn)為培訓(xùn)力度不足等問題，培訓(xùn)的目的難以落實，導(dǎo)致檔案管理工作的收效甚微。還有部分管理人員對檔案管理工作有錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為這一崗位工作不具備技術(shù)含量，自身學(xué)習(xí)意識也相對不足。如此一來，則不能保障檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

三、離退休干部檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化建議

1.強化檔案管理意識

思想主導(dǎo)行為。在單位的管理工作中，檔案工作往往屬于不被重視的部分，特別是離退休干部檔案管理工作，管理人員缺乏正確和全面的認(rèn)識，認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致工作狀態(tài)消極和閑散。同時，檔案管理工作本身具有一定的枯燥性，整體工作成效不盡理想，不僅工作效率低，還易出現(xiàn)工作失誤等情況。因此，在做好離退休干部檔案細(xì)化管理工作前，要先轉(zhuǎn)變相關(guān)部門及人員的檔案管理意識，使其能夠充分明確檔案管理工作的重要性及其價值所在。尤其是分管離退休干部較多的部門及工作人員，更需認(rèn)識到離退休干部檔案細(xì)化管理的重要性。有效地轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，才能夠從根本上提高工作效率，避免出現(xiàn)各類問題。另外，作為單位領(lǐng)導(dǎo)人員，更需加強對離退休干部檔案管理工作的重視，將其納入工作重點，并做好宣傳教育工作，確保工作人員上下一心，逐步形成良好的工作責(zé)任感和崗位光榮感，真正從思想上意識到檔案管理工作的責(zé)任與使命。只有這樣，才能夠使離退休干部檔案管理工作順利開展。

2.健全檔案管理制度

為了滿足離退休干部對檔案管理服務(wù)工作的需求，應(yīng)建立健全相關(guān)制度規(guī)定和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷地提高服務(wù)質(zhì)量和水平。同時，應(yīng)注重與離退休干部群體深入溝通交流，及時掌握他們的需求和意見建議，為他們提供更好的服務(wù)體驗。

建立健全檔案管理制度，既是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)前提，也是推動檔案管理工作順利開展的重要因素?，F(xiàn)階段，針對離退休干部的檔案管理制度并不完善，還需結(jié)合實際情況及離退休干部檔案管理特征，優(yōu)化檔案管理制度，使其能夠達(dá)到規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)的效果，提高檔案管理工作的約束性。具體在檔案管理制度的制定上，需注意明確各崗位及工作人員的工作職責(zé)，確保工作責(zé)任落實到個人。同時，在制度建立上，還需加大監(jiān)管工作力度，例如，檔案資料歸還制度、維護(hù)制度、信息安全管理制度以及使用借閱制度等。

首先，在檔案歸還制度方面，需明確資料的歸還范圍、標(biāo)準(zhǔn)以及歸還時間，避免出現(xiàn)檔案資料缺失和遺失等問題；其次，在檔案維護(hù)制度方面，需涉及檔案資料、檔案保存地以及相關(guān)設(shè)備設(shè)施等方面，做到全方位維護(hù)檔案資料，保障資料的完整性，避免出現(xiàn)破損、丟失等問題；再次，在檔案信息安全管理制度方面，這一制度的建立旨在約束管理工作人員的行為，使其能夠依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案資料信息的安全性，包括資料的完整度和保密工作的落實等，防止出現(xiàn)信息資料被泄漏的現(xiàn)象；最后，在使用借閱制度方面，應(yīng)體現(xiàn)檔案的借閱以及使用的手續(xù)及方式，明確規(guī)定檔案資料的借閱流程，確保檔案管理工作順利開展，保障檔案資料的完整性。

此外，在精細(xì)化管理離退休干部檔案資料時，還需對工作流程加以重視。首先，要做好資料的搜集與整理工作，確保檔案資料的真實性和完整性，為后續(xù)檔案細(xì)化管理工作的開展提供保障；其次，對于紙質(zhì)檔案資料，需與信息化管理相結(jié)合，將相關(guān)檔案信息錄入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化管理；最后，則需優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)，即做好信息的分享與保密管理，可通過設(shè)置權(quán)限的方式，以保障檔案信息的安全性和使用便捷性。

3.實現(xiàn)檔案的信息化管理

步入信息化時代，在加強落實離退休干部檔案細(xì)化管理工作期間，需要與時俱進(jìn)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。應(yīng)根據(jù)離退休干部的實際情況，建立相應(yīng)的組織機構(gòu)，加強對檔案管理服務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，制定檔案管理服務(wù)工作相關(guān)規(guī)章制度，明確職責(zé)范圍、工作流程以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等內(nèi)容。同時，應(yīng)注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，使其能夠熟練掌握檔案管理服務(wù)工作的基本技能和方法。為了更好地了解離退休干部的生活狀況，保障他們的晚年生活，應(yīng)不斷豐富檔案內(nèi)容，將其所涉及的信息、數(shù)據(jù)以及圖像等內(nèi)容詳細(xì)記錄和整理分析。同時，應(yīng)及時更新檔案信息資源庫，使其能夠滿足離退休干部對信息資源的需求。

隨著社會經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，檔案管理服務(wù)工作也需要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化。應(yīng)積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和云計算等先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理服務(wù)工作的信息化建設(shè)。同時，應(yīng)加強對電子文檔和數(shù)據(jù)資源的安全保護(hù)和管理，確保數(shù)據(jù)不被泄露和破壞。具體從以下幾方面著手：

其一，做好離退休干部檔案管理信息化規(guī)劃。首先，應(yīng)建立信息化平臺，借助專門的檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案管理工作的高效開展提供基礎(chǔ)支持。在系統(tǒng)平臺的建設(shè)中，還需落實各部分軟件技術(shù)支持，包括信息的收集、處理以及發(fā)布等。其次，為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，還可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在系統(tǒng)功能中實現(xiàn)“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化”“流程再造”等內(nèi)容，通過對相關(guān)信息的收集、調(diào)查以及分析，以保障信息系統(tǒng)的操作性與完整性，以便更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的功能優(yōu)勢。最后，考慮各部門間的工作銜接問題，還需進(jìn)一步落實信息共享和提高信息處理速度等方面，確保信息系統(tǒng)的完善性。

其二，需加大資金投入力度。資金是支持信息化建設(shè)的基本保障。在開展信息化檔案管理時，不僅需要硬件支持，還需要軟技術(shù)及人才支持，這就需要投入一定的資金，以保障信息化管理有效落實，順利開展。對此，可采取財政專項撥款的方式，針對信息化建設(shè)提供資金支持。其中，對于人才資金支持方面，旨在培養(yǎng)工作人員的信息化素養(yǎng)，以便更好地開展信息化檔案管理工作。針對這一部分，則可投入相應(yīng)的資金作為人才培養(yǎng)專項資金，并建立相應(yīng)的人才培養(yǎng)機制，從而提升檔案管理人員的信息化水平。

其三，需加強文化建設(shè)。離退休干部檔案管理工作涉及諸多方面，只有不斷加強文化建設(shè)，才能夠更好地開展各項工作，深化相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識及價值觀理念，從而建立健全信息收集與反饋機制。同時，加強文化建設(shè)還能夠進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)和開展培訓(xùn)教育，使檔案管理信息化建設(shè)有效實現(xiàn)有法可依，從而有助于增強相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。

其四，需建立檔案管理信息化安全體系。檔案管理信息化實現(xiàn)了信息資源的共享，也伴隨著一定的信息安全風(fēng)險，這就要求在建立信息化管理體系期間，還需做好信息化安全體系建設(shè)，確保檔案信息的管理具備較強的安全性。一方面，可通過設(shè)置權(quán)限的方式，增強檔案信息的安全，避免信息被泄露和篡改。另一方面，則需做好信息備份和加密管理，避免檔案信息的遺失，確保信息的完整性。

4.提高工作人員的素質(zhì)

細(xì)化檔案管理，做好離退休干部服務(wù)工作的前提，還在于對工作人員綜合素質(zhì)的關(guān)注與培養(yǎng)，使其能夠具備較高的檔案管理水平，保障工作效率，更好地提供檔案服務(wù)。首先，在人員的選聘上，應(yīng)提高選聘標(biāo)準(zhǔn)，確保選聘人員業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力與崗位需求相吻合。其次，在內(nèi)部人員素質(zhì)方面，既要做好培訓(xùn)工作，也要加強機制建設(shè)，確保工作人員整體素質(zhì)得到有效改善和提高，使其能夠更積極地開展檔案管理工作。具體而言，在培訓(xùn)工作上，需建立長期有效的培訓(xùn)體系，包括培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和培訓(xùn)方式的多樣性等，全方位增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素質(zhì)，使其能夠掌握理論知識，以及具備較好的實操能力，還能夠具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，從而更好地為檔案管理工作服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。在機制建設(shè)方面，則需圍繞人才綜合素質(zhì)機制建設(shè)，例如，崗位優(yōu)勝劣汰機制、培訓(xùn)考核機制以及激勵機制等，全面激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)積極性，使其能夠有意識地提高自身職業(yè)綜合素質(zhì)，更好地開展離退休干部檔案管理工作。

四、結(jié)語

在全民經(jīng)濟生活水平不斷提高的社會發(fā)展趨勢下，社會老齡化問題亦需要加強重視。其中，離退休干部作為老年人群體的一部分，其不僅為社會做出了許多貢獻(xiàn)，還具有豐富和專業(yè)的管理與技術(shù)能力。通過做好檔案管理工作，充分發(fā)揮這些資源價值，不僅能夠有效保障離退休干部的晚年生活質(zhì)量，還能夠?qū)崿F(xiàn)離退休干部的“二次就業(yè)”，助力我國社會良好發(fā)展。具體而言，需在明確其必要性和工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探索更優(yōu)的服務(wù)模式，例如，強化檔案管理意識、健全檔案管理制度、實現(xiàn)信息化檔案管理以及提高工作人員素質(zhì)等，從而助力離退休干部檔案管理工作提質(zhì)增效。

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（作者單位：乳山市老年大學(xué)）