張煥萍

摘 要：在我國當(dāng)前的建設(shè)領(lǐng)域中，工程檔案管理是一個(gè)非常重要的組成部分，能有效加強(qiáng)對建筑工程質(zhì)量的控制和監(jiān)督，也可以更好地為建設(shè)工程項(xiàng)目提供保障。本文針對工程檔案管理工作的重要性以及作用展開闡述，通過分析目前存在于各單位及部門當(dāng)中所存在的問題，提出相關(guān)解決措施與建議來提升其應(yīng)用效率，從而保證在當(dāng)前階段能夠提高建設(shè)工程項(xiàng)目的綜合效益，為促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，具有一定實(shí)際意義和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：工程；檔案管理；建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，我國建筑工程數(shù)量在逐年增長，建筑業(yè)也進(jìn)入新時(shí)期。但是，由于國內(nèi)工程施工技術(shù)水平、管理手段等方面還存在不足之處，加強(qiáng)對建設(shè)工程質(zhì)量管理工作非常重要。本文通過分析工程檔案管理的重要性，并結(jié)合建筑工程建設(shè)中遇到的問題，提出有效的解決措施，從而促進(jìn)我國建設(shè)工程質(zhì)量得到提高。

一、工程檔案管理的理論基礎(chǔ)

1.建設(shè)工程檔案管理的含義

建設(shè)工程檔案管理是指建設(shè)單位依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，在工程質(zhì)量監(jiān)督管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，對建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行全面和系統(tǒng)的收集整理和保管。其主要工作內(nèi)容包括：（1）建筑工程項(xiàng)目施工階段中所涉及的相關(guān)材料以及設(shè)備設(shè)施等資源。（2）建筑施工現(xiàn)場當(dāng)中所有與之相聯(lián)系或相互影響而形成的各種文件資料、圖紙及技術(shù)規(guī)范。建筑工程檔案管理的意義在于：（1）對工程項(xiàng)目施工階段中所涉及的所有信息資料進(jìn)行整理、收集和保管。（2）在建設(shè)工程實(shí)施過程當(dāng)中，有關(guān)文件材料以及技術(shù)規(guī)范等都要及時(shí)地予以妥善處理。

2.工程檔案管理的特征

工程檔案管理是對建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行信息的收集與整理，并將這些資料運(yùn)用于項(xiàng)目的建設(shè)過程，為后續(xù)工作提供參考依據(jù)。在實(shí)際操作時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，工程檔案管理內(nèi)容復(fù)雜多變且種類繁多，其中涉及的項(xiàng)目類型眾多，在進(jìn)行文件的收集與整理時(shí)應(yīng)做好分類管理。第二，工程檔案材料具有一定數(shù)量和質(zhì)量要求。不同種類以及規(guī)格，對其性質(zhì)有著不同程度的要求，從而使得工程建設(shè)過程中所需要使用到的資源也不相同。

3.工程檔案的內(nèi)涵

工程檔案管理的內(nèi)涵是指對建設(shè)工程項(xiàng)目中所涉及的所有資料進(jìn)行記錄，并通過整理、分類，形成文件。工程檔案具有以下特點(diǎn)：（1）內(nèi)容廣泛。包括了建筑施工單位和其他相關(guān)部門以及有關(guān)人員之間在建設(shè)過程當(dāng)中產(chǎn)生的一切活動。（2）數(shù)量豐富性與真實(shí)性相結(jié)合。（3）信息量大且復(fù)雜多樣等特征。建設(shè)工程項(xiàng)目中所涉及的所有資料都有其自身存在意義，其中包含大量不一樣或者是特定屬性。

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理和驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像和圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。

建立與加強(qiáng)工程檔案管理工作，是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要，也是國家和城建部門的共同要求。達(dá)不到規(guī)定要求的建設(shè)項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

如果沒有建立相應(yīng)的工程檔案工作，工程檔案就處于乏人管理狀態(tài)，這對工程建設(shè)與維護(hù)及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結(jié)果必然會影響工程的建設(shè)、整理與驗(yàn)收工作，建立工程檔案工作的目的是更好地完成現(xiàn)實(shí)與歷史的重任。

4.建設(shè)工程檔案的管理方式與范圍

建設(shè)工程檔案管理的方式主要是指對工程項(xiàng)目中所涉及的內(nèi)容進(jìn)行記錄，并形成文件資料。在施工現(xiàn)場完成相關(guān)工作時(shí)就可以利用電子計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)資料共享，也能將其與其他信息數(shù)據(jù)相結(jié)合。通過建立專門機(jī)構(gòu)或部門對整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過程和情況進(jìn)行全面了解后，確定檔案管理的對象及范圍、人員等基本要求以及具體操作方式。檔案管理工作的內(nèi)容一般包括工程施工過程中的資料整理、材料運(yùn)輸與保管、竣工驗(yàn)收等方面。

二、建設(shè)工程質(zhì)量管理的現(xiàn)狀

1.建設(shè)工程質(zhì)量管理的基本情況

（1）建設(shè)工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中涉及了很多方面，其中包括設(shè)計(jì)與施工兩個(gè)部分。首先，是對設(shè)計(jì)方案進(jìn)行選擇，根據(jù)不同方案來確定具體的實(shí)施方案。其次，是要將技術(shù)交底工作做好并落實(shí)到位。最后，監(jiān)理單位和質(zhì)監(jiān)部門等相關(guān)人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)地完成好各項(xiàng)工程任務(wù)及質(zhì)量管理工作的監(jiān)督、檢查以及驗(yàn)收工作，從而確保項(xiàng)目能夠順利完工并且符合合同要求，為業(yè)主提供高質(zhì)量的工程產(chǎn)品。

（2）在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，要嚴(yán)格按照合同規(guī)定進(jìn)行，并根據(jù)實(shí)際情況對質(zhì)量管理體系進(jìn)行完善和優(yōu)化。首先，是施工階段。對于設(shè)計(jì)圖紙與技術(shù)文件等相關(guān)內(nèi)容都應(yīng)該做好相應(yīng)的審查工作。其次，就是竣工驗(yàn)收及交付使用前要對各項(xiàng)資料以及數(shù)據(jù)加以審核確認(rèn)后才能夠正式交付使用。最后，是在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中必須認(rèn)真遵守國家有關(guān)規(guī)定要求，確保工程項(xiàng)目的質(zhì)量得到保障并能夠順利竣工。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，要按照合同規(guī)定的要求來實(shí)施，確保工程質(zhì)量符合國家相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。在整個(gè)項(xiàng)目交付使用前，要對相關(guān)資料以及數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其符合合同要求，從而為業(yè)主提供高質(zhì)量的工程產(chǎn)品，在項(xiàng)目建設(shè)過程中要嚴(yán)格按照合同規(guī)定的要求來進(jìn)行質(zhì)量管理。

2.建設(shè)工程質(zhì)量管理存在的問題

在實(shí)際的工程建設(shè)中，有很多單位都會出現(xiàn)質(zhì)量管理問題，其主要原因是沒有建立起相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)，相關(guān)人員缺乏對項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)有效地組織和規(guī)劃，還有就是施工企業(yè)對于檔案管理工作不重視。由于我國當(dāng)前大多數(shù)建筑工程都是由政府機(jī)構(gòu)來主導(dǎo)完成，項(xiàng)目的實(shí)施工作以及竣工驗(yàn)收后才開始開展工作，導(dǎo)致工程建設(shè)過程中發(fā)生各種安全隱患和質(zhì)量問題無法及時(shí)解決等情況。再有就是在施工現(xiàn)場管理上，沒有建立起相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致施工現(xiàn)場管理存在很多問題，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，造成了嚴(yán)重的安全事故。

在建筑行業(yè)投入使用的機(jī)械設(shè)備的質(zhì)量尤為重要。在這種高危行業(yè)中，機(jī)械設(shè)備的老化不僅影響工作效益和降低工程質(zhì)量，更會威脅到人的生命和財(cái)產(chǎn)安全。但是，有的施工企業(yè)為了減少開支，會購買一些老化或者二手設(shè)備，這些行為都會成為未來威脅生命和財(cái)產(chǎn)的隱患，建筑設(shè)備設(shè)施的老化也直接影響工程的順利進(jìn)行。

制度是一個(gè)企業(yè)的指導(dǎo)方針，同樣在施工企業(yè)中管理制度也一樣重要。施工現(xiàn)場管理制度的不完善將會使施工效率低下從而直接影響施工質(zhì)量，為后來的安全埋下隱患。一些施工人員會對所從事的工作產(chǎn)生懈怠情緒，在施工過程中容易造成偷工減料現(xiàn)象。

3.建設(shè)工程質(zhì)量管理的實(shí)施過程

在建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，要注意以下幾點(diǎn)：首先，做好工程質(zhì)量管理的前期工作。必須明確建設(shè)單位和監(jiān)理方各自所承擔(dān)的責(zé)任。其次，是要建立健全相關(guān)制度。最后，就是對施工現(xiàn)場進(jìn)行有效監(jiān)督檢查，保證其符合設(shè)計(jì)圖紙要求并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。另外，還需要制定相應(yīng)的獎懲措施來加強(qiáng)工作人員之間相互交流與合作意識，這樣才能確保建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量。在實(shí)施工程檔案管理的過程中，可以通過對施工現(xiàn)場進(jìn)行全面系統(tǒng)化和信息化處理，將相關(guān)文件及時(shí)歸檔、整理以及存檔等工作完成后，才可開展項(xiàng)目建設(shè)活動。并且，還要建立健全完善的信息反饋機(jī)制，保證其能有效落實(shí)到建筑工程項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)當(dāng)中，使整個(gè)管理工作順利展開。在實(shí)施工程檔案管理的過程中，要根據(jù)實(shí)際情況來制定相應(yīng)的制度，做好相關(guān)資料整理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。

三、工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量影響的原因分析

1.政策支持

我國的工程建設(shè)項(xiàng)目一般都是由政府主導(dǎo)，而在實(shí)際工作中，由于缺乏相關(guān)政策支持和法律法規(guī)保障等，造成了很多建筑工程項(xiàng)目的質(zhì)量管理受到影響。因此，要想更好地促進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作健康發(fā)展，就必須加強(qiáng)對其相應(yīng)規(guī)章制度、規(guī)范性文件以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善。同時(shí)，還要積極處理工程施工過程中所產(chǎn)生的各類糾紛及爭議，建設(shè)項(xiàng)目施工合同簽訂前雙方應(yīng)該充分溝通交流，及時(shí)協(xié)調(diào)處理好各方之間存在的各種矛盾，保證工程建設(shè)項(xiàng)目合同的順利簽訂，從而促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量管理體系有效完善。

2.制度保障

在工程建設(shè)過程中，要對管理制度進(jìn)行不斷完善，從而保證項(xiàng)目質(zhì)量。首先，合同簽訂前需要制定相關(guān)文件來約束和規(guī)范各方面工作。其次，施工現(xiàn)場的管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照要求完成相應(yīng)任務(wù)，及時(shí)有效地記錄好各項(xiàng)材料信息并做好監(jiān)督檢查工作，以確保施工進(jìn)度能夠滿足業(yè)主的需求。另外，還要建立健全責(zé)任制、獎懲機(jī)制等措施來提高工作人員在工程建設(shè)中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，從而保證項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。建筑工程檔案管理制度是一種重要形式，可以有效促進(jìn)各參與單位對相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格要求各項(xiàng)工程資料能夠及時(shí)歸檔、整理和存檔等。對于施工企業(yè)而言，需要加大內(nèi)部控制力度并做好相應(yīng)管理工作。首先，要完善施工現(xiàn)場質(zhì)量檢查制度與獎懲機(jī)制，提高工作人員的自我約束能力以及專業(yè)技能水平，從而有效保障建筑工程項(xiàng)目的順利完成。其次，要加大對施工單位內(nèi)部的監(jiān)督力度，從而提高工程質(zhì)量，還需要強(qiáng)化項(xiàng)目部與相關(guān)部門之間相互協(xié)調(diào)合作的能力。

3.經(jīng)濟(jì)效益

在項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，工程檔案管理發(fā)揮著重要作用，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，有利于提高項(xiàng)目的質(zhì)量。通過對資料進(jìn)行收集、整理和分類處理等工作來實(shí)現(xiàn)對相關(guān)信息的記錄與共享。另外，還能夠?qū)⑹┕み^程中所出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋并解決。第二，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升。隨著社會不斷進(jìn)步發(fā)展以及建筑業(yè)市場競爭日益激烈，工程項(xiàng)目建設(shè)中必須重視檔案管理工作在其中發(fā)揮的作用，這樣才能保證項(xiàng)目的順利實(shí)施及質(zhì)量管理到位。第三，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提高，通過對相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理，能夠?qū)崿F(xiàn)對工程檔案信息的有效管理，從而為項(xiàng)目建設(shè)提供有力保障。

四、國外工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量的作用及經(jīng)驗(yàn)借鑒

1.完善法規(guī)

在我國，建筑工程建設(shè)管理部門應(yīng)該制定一套完善的規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)來對施工進(jìn)行監(jiān)管。只有建立健全有效的管理機(jī)制才能保證工程檔案管理工作順利開展。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對于項(xiàng)目資料的收集、整理工作，要做到及時(shí)記錄和保存好各種材料信息以及各類文件資料等，還要做好材料設(shè)備保管與使用情況調(diào)查工作等，這些都直接影響項(xiàng)目質(zhì)量問題的解決程度。所以，在實(shí)際操作過程中，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度來進(jìn)行施工建設(shè)，還要做好各種材料設(shè)備的管理與保管工作，要加強(qiáng)檔案資料管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工過程中出現(xiàn)的不規(guī)范行為，并加以改正。

2.健全制度

健全的制度是保證質(zhì)量管理體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)、有效開展工程建設(shè)、提高項(xiàng)目效益的關(guān)鍵。因此，必須建立和完善與之相適應(yīng)并能起到一定作用的規(guī)章制度。在實(shí)際操作過程中，要根據(jù)具體情況制定切實(shí)可行、具有針對性強(qiáng)且行之有效的文件以及相關(guān)工作措施等方面內(nèi)容來作為規(guī)范執(zhí)行程序。同時(shí)，也應(yīng)注意加大對檔案工作人員的管理力度以保證其責(zé)任心得到落實(shí)，從而更好地為工程建設(shè)提供可靠有力的保障。此外，要加強(qiáng)對相關(guān)文件的保管工作，以確保檔案管理能夠發(fā)揮其應(yīng)有作用。

3.建立有效的監(jiān)督反饋機(jī)制

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，要及時(shí)對質(zhì)量管理體系進(jìn)行調(diào)整和完善，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。首先，建立有效的監(jiān)督反饋機(jī)制。通過工程檔案管理系統(tǒng)對施工現(xiàn)場出現(xiàn)的問題、隱患做出全面反應(yīng)并制定相應(yīng)解決對策。其次，加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制與考核制度相結(jié)合來提高工作效率及質(zhì)量水平，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段做好工程回訪記錄并定期匯總整理相關(guān)數(shù)據(jù)資料，為后期開展工作提供參考依據(jù)和基礎(chǔ)信息支持。最后，要嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)理合同等有關(guān)規(guī)定，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

4.實(shí)施電子化工作

信息化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展進(jìn)步必不可少的重要環(huán)節(jié)，也將成為工程項(xiàng)目管理中一項(xiàng)十分關(guān)鍵性工作，在進(jìn)行信息收集、處理以及傳遞等方面都要實(shí)現(xiàn)電子化。檔案管理工作不僅僅需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成其基本功能和作用。同時(shí)，還要對相關(guān)人員加大培訓(xùn)力度與教育水平，提高工作效率，這樣才能保證在實(shí)際操作過程中有效應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來開展各項(xiàng)活動。在進(jìn)行電子化工作的過程中，也要對相關(guān)工作人員加強(qiáng)教育，提高其操作能力，這樣才能保證檔案管理工作順利開展。在信息化的建設(shè)過程中還要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施和技術(shù)保障，檔案管理人員要加強(qiáng)對電子化技術(shù)與相關(guān)資料進(jìn)行管理，并將其作為一種有效手段來開展管理工作。

五、結(jié)束語

在建設(shè)工程項(xiàng)目管理中，建設(shè)單位的管理人員應(yīng)明確工程檔案管理工作，并積極配合相關(guān)部門進(jìn)行有效處理。建設(shè)項(xiàng)目的管理者要以施工現(xiàn)場為核心開展工作，對施工過程、質(zhì)量控制等方面都有詳細(xì)了解和把握。同時(shí)，還要掌握各階段的技術(shù)資料。最后，還必須熟悉與合同有關(guān)文件及其規(guī)范性要求相關(guān)內(nèi)容以及其他專業(yè)知識，以便在今后的項(xiàng)目管理中能更好地利用這些信息來指導(dǎo)工程管理工作順利進(jìn)行。

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（作者單位：青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心）