顧宗全

摘 要：在信息化全面覆蓋的時(shí)代背景下，城建紙質(zhì)檔案和電子檔案之間相互否定的特征已經(jīng)逐漸弱化，進(jìn)而轉(zhuǎn)換為兩者的融合發(fā)展與并行管理，此類(lèi)管理方式能夠最大程度上發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢(shì)，提高檔案資源管理與整合的效率?；诖?，從城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的必要性、紙質(zhì)檔案和電子檔案的特征、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的策略三方面展開(kāi)論述，旨在為檔案管理部門(mén)提供理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：城建；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理

城建紙質(zhì)檔案主要是以紙張為載體，記錄城市建設(shè)各類(lèi)有效信息的檔案形式；電子檔案主要是以計(jì)算機(jī)為載體，輸入城建相關(guān)的復(fù)雜信息，方便信息管理者查閱和保存的檔案形式。當(dāng)前，我國(guó)處于數(shù)字化和信息化發(fā)展時(shí)代，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理方式也需要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，創(chuàng)新管理方式，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的互補(bǔ)，推動(dòng)兩者協(xié)調(diào)發(fā)展，為城市建設(shè)提供有效的信息支持。

一、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的必要性

在信息化高速發(fā)展的新形勢(shì)下，我國(guó)的城建行業(yè)已經(jīng)步入了全新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式也需要改革與創(chuàng)新，在信息技術(shù)的幫助下，電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。雖然電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式更方便、快捷，但紙質(zhì)檔案本身具備的特征是電子檔案無(wú)法替代的。對(duì)兩者進(jìn)行對(duì)比分析，可以看出，紙質(zhì)檔案是真實(shí)存在的物品，能夠準(zhǔn)確記載歷史信息和重要信息，在歷史信息方面比電子檔案的信服力更高，利用紙質(zhì)檔案能夠幫助城建部門(mén)構(gòu)建完整的歷史信息體系；而電子檔案能夠提高檢索和查詢效率，有效減少檔案管理人員的工作壓力，還能對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，保證檔案信息的完整性和私密性。所以，在城建檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，必須準(zhǔn)確分析兩類(lèi)檔案管理形式的特征和缺陷，根據(jù)城建管理的實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整檔案管理方式，推進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并行管理，融合兩者的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)城建行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的特征概述

1.紙質(zhì)檔案的特征

紙質(zhì)檔案管理模式的特征主要有以下三點(diǎn)：第一，紙質(zhì)檔案具有直觀性。紙質(zhì)檔案所記錄的信息一般只有文字和圖片信息，不確定的信息內(nèi)容不會(huì)被記錄，信息的準(zhǔn)確性與直觀性較強(qiáng)，且不需要利用計(jì)算機(jī)或其他工具，隨時(shí)隨地可以閱讀。第二，紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性與還原性。紙質(zhì)檔案一般是某時(shí)間段特定事件的實(shí)時(shí)記錄，當(dāng)記錄生成后，內(nèi)容和數(shù)據(jù)一般無(wú)法更改，從根本上保證信息的真實(shí)性與有效性，這也是紙質(zhì)檔案得以沿用的根本原因。第三，紙質(zhì)檔案具有權(quán)威性。城建紙質(zhì)檔案的建立需要相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定和審核，在紙質(zhì)檔案中會(huì)包含單位公章和負(fù)責(zé)人簽名，其他人員無(wú)法作假，所以，一般的權(quán)威性文件都是紙質(zhì)檔案的形式。

2.電子檔案的特征

電子檔案管理模式的特征可以概括為以下四點(diǎn)：第一，電子檔案具有方便性。電子檔案是經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息輸入與處理之后儲(chǔ)存的，管理人員在查詢信息時(shí)只需要輸入關(guān)鍵字符就能夠隨時(shí)查閱到所需的數(shù)據(jù)信息，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的查詢步驟，提高信息檢閱的效率。第二，電子檔案具有多樣性。電子檔案存儲(chǔ)的載體是多種多樣的，如光盤(pán)、U盤(pán)等，與紙質(zhì)檔案單一載體不同，其檔案的容量更大，體積不大，電子檔案能夠節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，有效改善紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。第三，電子檔案具有效率性。電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的不同就是處理方式的不同，紙質(zhì)檔案一般是利用人工進(jìn)行收集與處理，而電子檔案則是運(yùn)用計(jì)算機(jī)直接處理檔案信息，減少人工分類(lèi)與存檔兩個(gè)工作環(huán)節(jié)，大大提高檔案管理的效率。第四，電子檔案具有穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，受環(huán)境的影響比較大，可能會(huì)出現(xiàn)損壞、受潮和蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象，電子檔案以電子數(shù)據(jù)為載體完美解決紙質(zhì)檔案的缺陷，提高檔案信息的穩(wěn)定性。

三、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的策略

1.創(chuàng)新檔案管理模式

在城建檔案管理過(guò)程中實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的工作模式時(shí)，必須及時(shí)創(chuàng)新與改善檔案管理模式。首先，在開(kāi)展城建檔案工作時(shí)必須緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，在選擇各類(lèi)檔案管理方式時(shí)要充分利用此類(lèi)檔案的顯著優(yōu)勢(shì)，根據(jù)新的管理機(jī)制規(guī)范工作人員的管理行為。在城建檔案管理工作具體的開(kāi)展過(guò)程中，可以將紙質(zhì)檔案作為信息載體，工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸納與整理，積極融入先進(jìn)的電子檔案，利用電子檔案進(jìn)行分檔，提高檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)效性，促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。值得注意的是，城建檔案管理過(guò)程中還需要關(guān)注企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及管理工作重心，及時(shí)優(yōu)化與調(diào)整檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式與企業(yè)發(fā)展的完美融合。當(dāng)前，紙質(zhì)檔案和電子檔案是互相依存、互相補(bǔ)充的關(guān)系，在實(shí)施兩者并行管理過(guò)程中，需要發(fā)揮各類(lèi)檔案管理形式的優(yōu)點(diǎn)，利用互補(bǔ)性有效規(guī)避檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題與缺陷。在建立檔案管理制度時(shí)，需要提升管理人員的綜合能力，在檔案管理工作過(guò)程中有據(jù)可循，規(guī)范檔案管理過(guò)程的數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、審核及檢閱等環(huán)節(jié)，提高管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，幫助管理人員協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理過(guò)程，有效保障檔案管理模式符合時(shí)代發(fā)展的需求，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的協(xié)調(diào)性，并逐步構(gòu)建完整的檔案管理體系，提升城建檔案管理工作的落實(shí)效果。雖然電子檔案的優(yōu)勢(shì)比較顯著，但在城建檔案并行管理的過(guò)程中不能弱化紙質(zhì)檔案的管理與實(shí)施，這就要求相關(guān)部門(mén)必須結(jié)合實(shí)際情況，完善與優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案信息的真實(shí)性與有效性，并延長(zhǎng)檔案的保存期限。

2.改變傳統(tǒng)的檔案管理理念

要想提高城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的實(shí)施效果，管理人員必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，解放思想，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性。從實(shí)際情況來(lái)看，大部分城建檔案管理人員都比較年長(zhǎng)，他們能夠熟練掌握紙質(zhì)檔案管理的方法，利用豐富的經(jīng)驗(yàn)可以準(zhǔn)確歸檔與處理紙質(zhì)檔案，但對(duì)電子檔案的管理不夠熟悉；對(duì)其他新入職人員來(lái)說(shuō)，他們的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)電子檔案的管理方法更加熟悉，他們能夠利用信息化技術(shù)實(shí)時(shí)歸納與整理電子檔案。因此，在城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的過(guò)程中，必須轉(zhuǎn)變檔案管理者的工作理念，加強(qiáng)新老員工之間的有效溝通與聯(lián)系，使其正確認(rèn)識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案的異同點(diǎn)，并根據(jù)具體的特征推動(dòng)二者的并行管理進(jìn)度。對(duì)城建部門(mén)來(lái)講，必須提高對(duì)城建檔案管理工作者的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與管理，不僅要幫助老員工學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要提高新員工對(duì)紙質(zhì)檔案的歸納與整理能力，從整體上提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，幫助傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式的有效融合，促使各類(lèi)檔案管理方式發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，提高城建檔案管理工作的水平。

3.建立健全檔案管理制度

對(duì)任何管理工作來(lái)講，管理制度的建立都是工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，城建檔案管理工作也不例外。城建檔案管理制度的實(shí)施，能夠有效提高管理人員的工作規(guī)范性，為檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性提供基礎(chǔ)保障。城建檔案中的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間是不可替代的，為了避免兩者并行管理過(guò)程中產(chǎn)生沖突，管理人員必須針對(duì)管理現(xiàn)狀制定合理的管理制度，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的質(zhì)量。從實(shí)際工作過(guò)程來(lái)看，健全的檔案管理制度能夠優(yōu)化檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)，有效發(fā)揮管理人員在規(guī)劃和審批環(huán)節(jié)的優(yōu)勢(shì)特征。為提高檔案管理工作的合理性，城建檔案管理部門(mén)還需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及時(shí)創(chuàng)新檔案管理模式，調(diào)整與優(yōu)化檔案管理制度，完善相關(guān)福利機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高檔案管理者的工作積極性和高效性，從根本上避免檔案管理中問(wèn)題的產(chǎn)生。與此同時(shí)，在建立檔案管理制度時(shí)，還需要提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，要求檔案管理工作的開(kāi)展必須按照相關(guān)管理制度進(jìn)行，按照管理制度對(duì)工作人員開(kāi)展培訓(xùn)，確保檔案并行管理過(guò)程中存儲(chǔ)、檢索和傳輸?shù)囊?guī)范性。此外，在建立管理制度時(shí)，還要注重管理人員的綜合素養(yǎng)，利用硬性規(guī)定促進(jìn)管理人員充分掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高電子檔案管理的科學(xué)性，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理模式的實(shí)施。

4.營(yíng)造檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的過(guò)程中，需要營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，激發(fā)管理人員的工作主動(dòng)性與積極性，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的調(diào)查分析，可以看出，以往在檔案管理工作中由于缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作在城建部門(mén)內(nèi)的存在感較弱，檔案管理人員的工作積極性不高，不利于提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作水平的提高造成阻礙，降低城建部門(mén)檔案管理的質(zhì)量。因此，現(xiàn)階段，城建檔案管理工作要想提高自身的重要程度，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，就必須營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步提高管理者對(duì)檔案管理的重視，充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)出有效的數(shù)據(jù)支持。與此同時(shí)，企業(yè)提高對(duì)檔案管理的重視，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所存在的缺陷和潛在風(fēng)險(xiǎn)，并提出合理的解決措施。此外，城建檔案管理部門(mén)營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，能夠促使管理人員積極主動(dòng)地提高自身的綜合素質(zhì)，摒棄消極情緒，改善工作形式化。管理人員必須根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，制定詳細(xì)的管理制度，并提高管理制度的落實(shí)力度，利用競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)避免管理模式與實(shí)際管理方式不符合的現(xiàn)象。要想全面提升檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，城建部門(mén)還需要健全相關(guān)的管理制度，按照檔案管理部門(mén)人員的需求，完善相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，為提高檔案管理人員的工作質(zhì)量和服務(wù)水平奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理部門(mén)，要采取客觀的考核制度，多方面、多角度地分析檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，保證考核制度的全面性與公平性。由于電子檔案所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，利用的技術(shù)較寬泛，要想全面提高工作人員的競(jìng)爭(zhēng)能力，就必須不斷提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)能力和技術(shù)水平，利用硬性要求促使他們不斷鞏固專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高自身的綜合素質(zhì)，為城建檔案管理部門(mén)營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)提供保障。

5.提高檔案管理人員的綜合能力

目前，城建檔案管理部人員普遍存在工作理念落后且工作模式科學(xué)性不足的問(wèn)題，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，一般都沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有熟練掌握電子檔案的管理技巧，且紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理模式的落實(shí)效果不好，從而導(dǎo)致城建檔案整體的管理水平偏低。對(duì)城建檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，若想全面提高檔案管理的科學(xué)性與有效性，必須提高對(duì)工作人員培訓(xùn)工作的重視，健全部門(mén)招聘機(jī)制、培訓(xùn)考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制等，引入高質(zhì)量人才，提高現(xiàn)有員工的專(zhuān)業(yè)能力和思想意識(shí)，解除傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，轉(zhuǎn)變工作人員的檔案管理理念，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的完美融合。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必須樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想意識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的操作水平，在精準(zhǔn)管理紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，提高對(duì)電子檔案管理的技術(shù)，進(jìn)而提高紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的實(shí)施效果。值得肯定的是，無(wú)論是傳統(tǒng)的城建紙質(zhì)檔案，還是新時(shí)代的城建電子檔案，都需要依靠人工來(lái)完成各類(lèi)檔案的管理工作，在檔案管理的工作過(guò)程中，從事檔案管理工作人員的管理理念、工作模式以及綜合能力對(duì)檔案管理的質(zhì)量影響很大，如果工作人員的管理能力不足，就會(huì)造成檔案管理工作的科學(xué)性與有效性降低。

因此，城建部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作之前，要對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行考核，確保管理人員的管理理念與學(xué)習(xí)意識(shí)較強(qiáng)，檔案管理工作者通過(guò)測(cè)試之后，才能實(shí)際開(kāi)展城建檔案管理工作，若管理人員通不過(guò)測(cè)試，部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)其培訓(xùn)與引導(dǎo)，增強(qiáng)其創(chuàng)新意識(shí)與思想覺(jué)悟。在企業(yè)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，要幫助員工學(xué)習(xí)更先進(jìn)的檔案管理理念、檔案管理模式和檔案處理方法等，對(duì)不同層次的管理人員分別建立合理的培訓(xùn)機(jī)制，從整體上實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合能力持續(xù)提高的目的。在開(kāi)展培訓(xùn)工作時(shí)，還要選擇適合員工發(fā)展的培訓(xùn)方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立網(wǎng)上培訓(xùn)平臺(tái)，為檔案管理人員的學(xué)習(xí)提供便捷，并在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)考核，當(dāng)發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)效果不理想時(shí)，要提高監(jiān)管力度，設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升培訓(xùn)管理的落實(shí)效果，為檔案管理人員綜合能力的提高提供保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)城建檔案來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案與電子檔案分別發(fā)揮著不可替代的優(yōu)勢(shì)和作用，為了提高城建檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的互補(bǔ)，檔案管理部門(mén)必須創(chuàng)新檔案管理模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，建立健全檔案管理制度，營(yíng)造檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合能力，從整體上促進(jìn)城建紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理，進(jìn)一步提高城建檔案管理的工作質(zhì)量。

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（作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心）