鐘莉芬

摘 要：近些年來，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，推動檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展。行政審批工作是政府部門的重要工作內(nèi)容之一，為了能夠更好地提升行政審批效率，優(yōu)化審批方式與流程，以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為基礎(chǔ)來構(gòu)建科學(xué)、高效的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，能夠有效提升行政機(jī)關(guān)的檔案管理效率與水平。因此，本文主要對大數(shù)據(jù)時代的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)策略與方法展開深入研究，旨在構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化與智能化的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理流程更加高效化和管理思路更加先進(jìn)化，簡化工作流程，提升工作效率。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；行政審批檔案；管理信息系統(tǒng)；建設(shè)方式

隨著政府部門機(jī)構(gòu)調(diào)整，行政審批局的成立，改變以往窗口集中收件、各職能部門分別審批的現(xiàn)狀，其形成的審批檔案也由各職能部門分別保管變成由政務(wù)服務(wù)中心集中保管，因形成的行政審批檔案名目繁多，數(shù)量大，給行政審批檔案的管理提出新的要求。行政審批檔案是我國各級政府機(jī)關(guān)在公共服務(wù)、行政許可和行政處罰等日常工作中專門性的檔案資料，其具有較強(qiáng)的專業(yè)性與行業(yè)性。行政審批檔案與人們的日常生活息息相關(guān)，且具有很高的參考與利用價值，在公序良俗維持方面發(fā)揮著重要作用。與此同時，行政審批檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，與公眾的權(quán)利也有著密切的關(guān)系，如在房屋確權(quán)、行政執(zhí)法過程中利用行政審批檔案，能夠為解決矛盾提供有效的依據(jù)，對于企事業(yè)單位以及個人合法權(quán)益的維護(hù)也非常有利。在檔案管理過程中，由于行政審批的事項非常多，行政審批檔案的數(shù)量也非常多，如果沒有良好的方式或者媒介來優(yōu)化檔案管理工作流程，就會大大增加檔案管理工作壓力，影響行政審批檔案管理的整體效率與水平。因此，在大數(shù)據(jù)時代與背景下，重視信息科技的合理應(yīng)用，不斷構(gòu)建更加信息化、智能化的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)顯得尤為重要。

一、行政審批檔案管理的概述

1.行政審批檔案的概念

所謂行政審批檔案，主要指的是我國行政審批部門在各項行政許可工作過程中保存下來非常有價值的紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表和載體等原始記錄，其能夠?qū)π姓徟恼麄€過程進(jìn)行真實、客觀和全面的反映，具有很強(qiáng)的參考性、追隨性與不可替代性。行政審批檔案也是國家檔案管理中的重要內(nèi)容與組成部分，其與企業(yè)、公民個人以及其他組織的切身利益密切相關(guān)。

2.行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重要性分析

行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要指的是運用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等對行政審批的電子審批檔案、紙質(zhì)檔案等進(jìn)行全面管理。在大數(shù)據(jù)時代背景下，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的各類信息系統(tǒng)得以有效開發(fā)和利用。在行政審批檔案管理方面，重視對行政檔案管理信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)審批流程得到更好簡化，對于規(guī)范審批行為、集中審批事項、簡政放權(quán)以及提升政府服務(wù)管理水平非常重要。通過建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，能夠更好地轉(zhuǎn)變行政審批檔案管理模式，進(jìn)而有效地滿足廣大用戶共享信息的需求，促進(jìn)政府各級行政部門的檔案管理工作更加高效和快捷。例如，當(dāng)今在行政審批環(huán)節(jié)中應(yīng)用“一網(wǎng)通辦”的信息化管理方式，大大簡化行政審批流程，為廣大企業(yè)和個人節(jié)約辦事成本和時間。隨著信息時代不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用愈發(fā)普遍，強(qiáng)化行政審批檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然和趨勢，是簡化繁雜行政審批檔案的重要途徑。同時，對于提升行政審批檔案信息化水平和共享效率更為有利。

二、行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的局限性分析

1.缺乏先進(jìn)的信息系統(tǒng)建設(shè)理念

在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)過程中，審批檔案管理思路上一味沿用傳統(tǒng)的理念與思維，信息管理系統(tǒng)建設(shè)就會缺乏一定的時代性與先進(jìn)性，在系統(tǒng)建設(shè)的思路與方案上就會缺乏創(chuàng)新性和全面性，這會直接影響行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的效率與質(zhì)量。目前，在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)持續(xù)變革與發(fā)展的背景下，建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)就必須要不斷解放思想和與時俱進(jìn)，隨著時代發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而不斷做出調(diào)整和改變。

2.信息系統(tǒng)缺乏全面規(guī)劃與建設(shè)

目前，我國各省份的行政審批工作在市內(nèi)基本實現(xiàn)內(nèi)政服務(wù)的整合，也逐步實現(xiàn)電子政務(wù)行政審批網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)與使用，使得自助終端、移動客戶端、網(wǎng)上平臺與實體大廳之間逐漸進(jìn)行有效銜接與結(jié)合，逐漸打造出虛實一體和線上線下相結(jié)合的政務(wù)審批平臺。在實現(xiàn)上述功能和服務(wù)基礎(chǔ)上需要建立統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)庫，而該數(shù)據(jù)庫必須具備一體化的功能。因此，在建設(shè)和使用信息系統(tǒng)過程中就要不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，全面規(guī)劃與建設(shè)系統(tǒng)的各項功能，使得行政審批數(shù)據(jù)實現(xiàn)完整性。在行政審批檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的整個過程中，對于檔案信息的收集、整理、存儲、分析、管理、共享及其安全等功能要進(jìn)行全面規(guī)劃，由于行政審批的環(huán)節(jié)較多，也會涉及大量的電子檔案和紙質(zhì)檔案，如果缺乏統(tǒng)一化和流程化的行政審批系統(tǒng)，使得行政審批各項職能與檔案管理職能分別管理，勢必會影響檔案管理的工作效率，還容易導(dǎo)致行政審批檔案管理出現(xiàn)混亂、遺漏或者丟失的問題，大大增加檔案管理工作人員的工作量。因此，在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)時，重視對信息系統(tǒng)的全面規(guī)劃與建設(shè)非常必要。

3.行政審批檔案管理制度有待完善與健全

由于行政審批檔案種類多樣和數(shù)量繁多，在管理上要想做到分類管理，必須要有一個明確且健全的管理制度與流程來規(guī)范與管理。目前，很多行政管理部門在整理、歸檔、利用與保管行政審批檔案方面缺乏健全和完善的檔案管理制度，也缺乏統(tǒng)一、科學(xué)的指導(dǎo)，尤其是在電子信息檔案管理方面缺乏全面的規(guī)劃與技術(shù)性的指導(dǎo)，使得一部分電子檔案在歸檔與利用環(huán)節(jié)存在問題，這會直接影響行政管理部門的工作效率與工作品質(zhì)。例如，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理細(xì)則的制定，檔案管理信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)共享的范圍和職能，電子檔案類別分類、排序以及保管期限等，都需要在建設(shè)檔案管理信息化過程中進(jìn)行完善和解決。與此同時，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理信息化是發(fā)展的必然趨勢。但是，我國政府部門也要不斷解放思想和與時俱進(jìn)，在行政審批檔案的管理思路上做出轉(zhuǎn)變，并重視檔案信息化的建設(shè)工作，從管理制度與流程上進(jìn)行完善和健全，給予檔案信息化建設(shè)最大化的制度保障，從制度上支撐與指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)、管理與使用工作。

4.信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏全面性

行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是一項綜合性的工作，其不僅涉及行政檔案管理部門，還涉及政府行政管理的各個部門，檔案信息化建設(shè)需要結(jié)合各個職能部門的實際工作需要，既要做好檔案信息化歸檔和管理工作，又要實現(xiàn)檔案共享與快捷應(yīng)用的職能，檔案信息化建設(shè)工作不是一項“單打獨斗”的工作，其建設(shè)思路就不能只局限在檔案信息管理上，而是需要各部門參與進(jìn)來，積極建言獻(xiàn)策，并符合我國檔案管理相關(guān)辦法與規(guī)則。目前，在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)時，系統(tǒng)建設(shè)人員缺乏對其他部門工作職能的探索，也沒有對相關(guān)工作人員的需求信息進(jìn)行挖掘、收集、分析與掌握，在系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)方面就容易存在“信息孤島”的問題，導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)缺乏全面性，最終容易導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)難以順利投入使用。如果后期經(jīng)過反復(fù)調(diào)整與修改，就會大大增加系統(tǒng)建設(shè)與開發(fā)的成本和風(fēng)險，影響檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度與品質(zhì)。除此之外，一部分行政審批檔案具有保密性，在信息安全管理方面也要給予充分和必要的重視。因此，在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時，既要考慮其自身功能、作用的發(fā)揮，又要注重信息管理的安全性。

三、大數(shù)據(jù)時代行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的方略探究

目前，在信息科技不斷發(fā)展下，大數(shù)據(jù)技術(shù)也在不斷發(fā)展與變革。在行政審批檔案管理過程中，由于檔案管理的體量較大、內(nèi)容與種類繁多，依靠傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)檔案管理會缺乏檔案管理的效率性、便捷性、共享性與時代性。因此，加強(qiáng)審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的實際現(xiàn)狀與局限，不斷提出整改方案與計劃，促進(jìn)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)效率與品質(zhì)大幅提升。

1.轉(zhuǎn)變思路、健全規(guī)劃

在建設(shè)信息化的行政審批檔案管理系統(tǒng)時，政府部門在設(shè)計與規(guī)劃檔案管理信息系統(tǒng)時，必須要不斷轉(zhuǎn)變思路、解放思想和與時俱進(jìn)，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展特征，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步實現(xiàn)信息的共享與使用。積極借鑒先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)實例，結(jié)合政府行政審批部門的工作職能與流程，不斷構(gòu)建更加綜合和全面的檔案管理信息系統(tǒng)，從思路規(guī)劃上先做好系統(tǒng)建設(shè)的引導(dǎo)工作，為檔案管理信息化建設(shè)做好思想鋪墊。與此同時，在規(guī)劃行政審批檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)流程時，要做到檔案管理信息技術(shù)、規(guī)范要保持一致與統(tǒng)一，對各類行政審批系統(tǒng)進(jìn)行整合，分析其檔案的類型，按照類型和時間等進(jìn)行信息化歸檔。同時，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的科學(xué)歸檔與便捷化使用，對于各級審批部門的檔案信息要做好分區(qū)整理，通過電子印章和電子簽名等多數(shù)據(jù)平臺的整合與利用，打造一體化的檔案信息管理系統(tǒng)。一方面，便于行政審批職能的發(fā)揮，另一方面，便于行政檔案的規(guī)范化管理，使得行政審批檔案管理的有效性、規(guī)范性、真實性和完整性得以有效保障。而在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時，檔案信息的收集、整理、歸檔和使用等模塊的設(shè)計與規(guī)劃是不可或缺的，信息系統(tǒng)規(guī)劃人員要綜合考慮各部門及人員的職能和崗位職責(zé)，再進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)劃與合理建設(shè)，提升檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的效率。

2.健全和完善檔案管理機(jī)制與流程

正所謂“不規(guī)矩不成方圓”。在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時，如果沒有健全的管理制度與流程，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)工作很難保質(zhì)保量地完成。因此，政府行政部門要重視檔案管理機(jī)制與流程的健全與完善，在科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化檔案建設(shè)的工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)。由于行政審批檔案所涉及的部門較多、內(nèi)容較多和數(shù)據(jù)量較大，為了能夠保障信息完整性、數(shù)據(jù)的共享性以及檔案的安全性，在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時，要與多部門工作人員結(jié)合，從程序的開發(fā)與系統(tǒng)建設(shè)上統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范與指導(dǎo)，使得各部門和各級別的行政審批工作能夠在統(tǒng)一和規(guī)范化的平臺中進(jìn)行，在系統(tǒng)中實現(xiàn)行政審批檔案信息的歸集與整理，按照行政審批檔案的類別和時間等進(jìn)行自動化歸檔，便于后期使用者的使用。不得不說，檔案的安全管理也是管理信息系統(tǒng)需要考慮的重要環(huán)節(jié)，從制度上做好檔案的使用管理規(guī)定，從系統(tǒng)建設(shè)上應(yīng)用加密技術(shù)與備份技術(shù)，使得檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)更為全面和科學(xué)，提升行政審批檔案管理效率，為行政審批檔案的高效利用提供更多便利。

3.重視信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

由于信息化檔案管理工作具備一定的專業(yè)性與靈活性，在建設(shè)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)時，一方面，編寫管理系統(tǒng)程序的工作人員要具備專業(yè)性，且要對行政審批的整個流程進(jìn)行全面了解與掌握，并對各部門之間的銜接性與從屬性進(jìn)行全盤掌握，在檔案管理功能設(shè)計上才能夠更加游刃有余和有的放矢。同時，在檔案信息系統(tǒng)的管理方面也要求工作人員具備較高的職業(yè)技能與專業(yè)性，需要掌握信息化相關(guān)技術(shù)，這樣便于管理各類行政審批檔案，并做好信息化檔案的定期維護(hù)工作。因此，政府部門在建設(shè)行政審批檔案管理系統(tǒng)時，也要重視信息化檔案管理人員的培養(yǎng)，做好培訓(xùn)工作，使得行政審批檔案管理系統(tǒng)得以更好地利用與維護(hù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，政府部門在管理行政審批檔案時，也在積極推進(jìn)行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作。在實際建設(shè)過程中，由于缺乏健全的建設(shè)機(jī)制與流程，缺乏對信息系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計和缺乏專業(yè)的信息化人才等，導(dǎo)致信息系統(tǒng)建設(shè)的效果并不理想，影響和制約了檔案管理信息化水平的提升。重視對當(dāng)前行政審批檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的問題展開全面和系統(tǒng)地分析，從而有針對性地優(yōu)化與解決檔案信息系統(tǒng)建設(shè)問題，進(jìn)而全面提升行政審批檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用效率和水平。

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（作者單位：桂林市政務(wù)服務(wù)中心 ）