王欣媛 北京強(qiáng)度環(huán)境研究所

楊澤雨 中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

崔婧 張夢(mèng)妍 殷斌 北京強(qiáng)度環(huán)境研究所

一、務(wù)虛類會(huì)議的定義

務(wù)虛類會(huì)議是指各級(jí)政黨、政府機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、企事業(yè)單位等的決策層就組織機(jī)構(gòu)整體戰(zhàn)略或某項(xiàng)具體工作，從政治、思想、政策、理論等方面展開討論，達(dá)成共識(shí)，是創(chuàng)造理論、制定路線、提出綱領(lǐng)、確立原則的會(huì)議。此處的“虛”與虛假、虛構(gòu)、虛浮截然不同?！疤摗迸c“實(shí)”在工作開展中互為一體，缺一不可。如果“實(shí)”是指將決策變成現(xiàn)實(shí)的過(guò)程，“虛”則是決策前分析研究決策可行性、具體操作、突發(fā)情況預(yù)案的過(guò)程，是高屋建瓴地把握事物發(fā)展規(guī)律與趨勢(shì)。沒有科學(xué)的務(wù)虛，就沒有科學(xué)的決策，所務(wù)之“實(shí)”就可能是一種盲動(dòng)或蠻干?？茖W(xué)的務(wù)虛有助于認(rèn)清形勢(shì)，把握趨勢(shì)，少走彎路，提高效率[1]。

二、務(wù)虛類會(huì)議的特點(diǎn)

在企業(yè)中，務(wù)虛會(huì)是創(chuàng)造理論、制定路線、提出綱領(lǐng)、確立原則的工作，不是以某一個(gè)具體事物為對(duì)象，而是從具體實(shí)際出發(fā)舍棄具體事物的特殊性，抽象出事物的普遍本質(zhì)和一般規(guī)律，為企業(yè)的正確決策、制定路線方針奠定基礎(chǔ)。一般單位在年初或某一階段初期召開會(huì)議，商討制定該年度或該階段的計(jì)劃安排以及希望達(dá)到的目標(biāo)，作為以后工作的準(zhǔn)則和大綱。務(wù)虛會(huì)討論下一步工作的一些思路、方法，構(gòu)建下一步工作框架，主要是思路和大致方向，定下思路再在以后的工作會(huì)議中具體部署，是具體工作的前提。

會(huì)議管理是辦公室的重要職能之一，企業(yè)務(wù)虛類會(huì)議通常是由辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施的。作為把握企業(yè)發(fā)展方向的高級(jí)管理型會(huì)議，從其前期準(zhǔn)備可以看出一家企業(yè)的管理作風(fēng)是否嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。會(huì)議目的明確、議程清楚，說(shuō)明該企業(yè)注重整體策劃、管理組織得力。反之，說(shuō)明該企業(yè)管理中存在盲目性，目標(biāo)指向不清晰。從會(huì)議的組織可以看出一家企業(yè)的管理流程是否簡(jiǎn)潔高效[2]。會(huì)議程序緊湊、安排有序，說(shuō)明該企業(yè)注重流程管理，管理高效有序；反之，則說(shuō)明該企業(yè)管理中存在隨意性，沒有嚴(yán)格的流程運(yùn)行。

從會(huì)議決策的執(zhí)行可以看出一家企業(yè)的管理控制是否準(zhǔn)確有力。會(huì)議決策明確、落實(shí)到位，說(shuō)明該企業(yè)注重工作實(shí)效，措施執(zhí)行有力；反之，則說(shuō)明該企業(yè)的管理存在被動(dòng)性，缺乏控制的手段。因此，辦公室做好務(wù)虛類會(huì)議的組織工作，對(duì)充分發(fā)揮其參謀助手作用具有現(xiàn)實(shí)意義，可幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的不足，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。

三、務(wù)虛類會(huì)議的目標(biāo)

對(duì)企業(yè)來(lái)講，務(wù)虛類會(huì)議是重要的管理手段，是企業(yè)共同努力實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的高級(jí)別會(huì)議。務(wù)虛類會(huì)議的效能與企業(yè)未來(lái)發(fā)展息息相關(guān)。其開展的主要目標(biāo)為集思廣益與調(diào)研活動(dòng)。

第一，集思廣益。務(wù)虛類會(huì)議是企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，高效的信息傳遞有助于管理層獲取全面、真實(shí)的數(shù)據(jù)。辦公室應(yīng)保證以務(wù)虛類會(huì)議為平臺(tái)，加強(qiáng)部門間、部門與管理高層間高效、充分的信息溝通，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部政令暢通及工作的順利開展[3]。

第二，調(diào)節(jié)活動(dòng)。務(wù)虛類會(huì)議是對(duì)企業(yè)或某一類業(yè)務(wù)未來(lái)發(fā)展方向上的指導(dǎo)型會(huì)議。會(huì)議的結(jié)論應(yīng)該是連接當(dāng)前工作與未來(lái)企業(yè)發(fā)展方向的橋梁，要能夠結(jié)合實(shí)際，具有可實(shí)現(xiàn)性。辦公室在管理上應(yīng)注重會(huì)議結(jié)果能夠切實(shí)地應(yīng)用于企業(yè)日常工作，對(duì)各部門工作起到指導(dǎo)及修正作用。

四、現(xiàn)存問(wèn)題

在中央《關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定》中明確“精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)、切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)”指導(dǎo)思想的前提下，如何在提高務(wù)虛類會(huì)議的工作效率、充分發(fā)揮會(huì)議效能、切實(shí)激發(fā)優(yōu)質(zhì)思想、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展等方面作出貢獻(xiàn)，如何發(fā)現(xiàn)會(huì)議問(wèn)題、總結(jié)舉辦經(jīng)驗(yàn)、提出改進(jìn)措施、優(yōu)化管理流程，成為當(dāng)下的重要議題。

務(wù)虛類會(huì)議通常是有組織、有目的地召集企業(yè)高級(jí)管理層共商事情、解決問(wèn)題，是企業(yè)科學(xué)決策、推動(dòng)發(fā)展的重要工具。務(wù)虛類會(huì)議通常定期召開且主題不同，在確定公司發(fā)展方向、作出科學(xué)的決策中具有舉足輕重的作用。實(shí)際中，企業(yè)務(wù)虛類會(huì)議效果卻與預(yù)期相差較大，原因主要集中于會(huì)議策劃、會(huì)議組織、會(huì)后管理和會(huì)議承續(xù)四個(gè)方面。

首先，在會(huì)議策劃方面，會(huì)議目標(biāo)不明確、材料不充分的問(wèn)題較為常見。務(wù)虛類會(huì)議在組織之初未對(duì)會(huì)議主題及目標(biāo)做充分溝通。企業(yè)經(jīng)常召開的務(wù)虛類會(huì)議包括各種聯(lián)席會(huì)、例會(huì)等，雖然參會(huì)者均持有共同推進(jìn)工作的意愿，但會(huì)議目標(biāo)的缺乏造成論點(diǎn)分散，未能將討論集中于某一類或同一方向的問(wèn)題上，會(huì)議效果不明顯。材料提綱未能結(jié)合會(huì)議特點(diǎn)突出會(huì)議功能，較為籠統(tǒng)、簡(jiǎn)略。另外，企業(yè)各部門的報(bào)告只聚焦于本部門、本單位，沒有調(diào)研與分析周圍環(huán)境及市場(chǎng)中的同行業(yè)單位，因此缺乏對(duì)市場(chǎng)變化趨勢(shì)的判斷，針對(duì)市場(chǎng)變化制定的計(jì)劃和安排也容易脫離實(shí)際。

其次，在會(huì)議組織方面，存在議程設(shè)置不完善、會(huì)議座次待優(yōu)化等問(wèn)題。會(huì)議議程上按照職務(wù)等級(jí)依次匯報(bào)后由領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的議程順序較為常見，與匯報(bào)型會(huì)議類同，溝通及討論環(huán)節(jié)的缺失阻礙了務(wù)虛類會(huì)議中的思想交流，與會(huì)人員的創(chuàng)造性思維因此受到抑制。在座次安排方面，通常不做特殊安排，這種情況下參會(huì)人會(huì)默認(rèn)按照職務(wù)等級(jí)落座，如此會(huì)在參會(huì)人心理上造成職級(jí)壁壘，發(fā)言時(shí)容易瞻前顧后，影響會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的活躍氣氛，有礙于表達(dá)真實(shí)想法。

再次，會(huì)后管理創(chuàng)新不足。在會(huì)后管理方面，存在會(huì)議紀(jì)要流于形式、待辦事項(xiàng)形式孤立等問(wèn)題。務(wù)虛類會(huì)議最重要的是了解實(shí)情、收集各方對(duì)未來(lái)的判斷及工作思路。單純記錄領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的會(huì)議紀(jì)要不利于務(wù)虛類會(huì)議成果的利用，一定程度上造成了運(yùn)作成本的浪費(fèi)，不能充分發(fā)揮紀(jì)要的實(shí)際價(jià)值。在會(huì)議待辦事項(xiàng)方面缺少對(duì)完成質(zhì)量的評(píng)價(jià)，會(huì)議下達(dá)的待辦事項(xiàng)沒能與其他工作有機(jī)結(jié)合、相互聯(lián)動(dòng)，待辦事項(xiàng)的累加給業(yè)務(wù)部門造成工作負(fù)擔(dān)，最終造成重復(fù)工作、執(zhí)行效果不佳的情形。

最后，在會(huì)議承續(xù)方面，務(wù)虛類會(huì)議通常聚焦于不同業(yè)務(wù)的定期開展，同一類業(yè)務(wù)的系列性會(huì)議間缺乏聯(lián)動(dòng)，使參會(huì)人員無(wú)從得知建議是否被采納，也無(wú)從了解上次會(huì)議取得的效果等，造成會(huì)議開了如同沒開的感覺，沒能有效激發(fā)參會(huì)人員建言獻(xiàn)策的動(dòng)力，且與會(huì)人員參與感不強(qiáng)。另外，承續(xù)性缺失會(huì)造成對(duì)工作指導(dǎo)持續(xù)性不強(qiáng)及工作開展動(dòng)力性不足的問(wèn)題。

五、會(huì)議組織改進(jìn)方向

（一）制定會(huì)議計(jì)劃

從源頭加強(qiáng)對(duì)務(wù)虛類會(huì)議的管理，每年年初根據(jù)企業(yè)年度工作重點(diǎn)確定需要召開的務(wù)虛類會(huì)議計(jì)劃，確定會(huì)議的召開頻率及大致參會(huì)范圍，確保各相關(guān)部門、人員能夠從整體上統(tǒng)籌工作，提前策劃安排，并在日常工作中有意識(shí)地發(fā)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題，對(duì)于內(nèi)容相關(guān)的會(huì)議還可適當(dāng)整合、合并召開，有效減少會(huì)議數(shù)量，節(jié)約資源。

（二）明確會(huì)議目標(biāo)

為保證會(huì)議效果，需明確會(huì)議目標(biāo)。在每次會(huì)議召開前，辦公室應(yīng)主動(dòng)與主持人溝通具體會(huì)議目標(biāo)，如主持人近期最關(guān)心的問(wèn)題、最想了解的方面等，也可根據(jù)當(dāng)前工作開展情況梳理并羅列出討論目標(biāo)，供主持人選擇。會(huì)議目標(biāo)數(shù)量以宜少不宜多、先主要后次要為原則確定順序。明確的會(huì)議目標(biāo)可以確保會(huì)議自始至終圍繞主題，對(duì)問(wèn)題開展集中且有深度的討論，同時(shí)在問(wèn)題的解決措施方面可以有的放矢、思想統(tǒng)一，能夠營(yíng)造積極的會(huì)議氣氛。

（三）優(yōu)化材料提綱

在會(huì)議準(zhǔn)備階段，辦公室負(fù)責(zé)擬定會(huì)議提綱，同時(shí)需確保提綱中明確本次會(huì)議目標(biāo)，為參會(huì)人員充分且有針對(duì)性地準(zhǔn)備會(huì)議材料提供指引。例如，辦公室可通過(guò)提綱推動(dòng)各參會(huì)人員建言獻(xiàn)策。通過(guò)在材料提綱中劃分出工作建議部分，并對(duì)該部分的建議數(shù)量及字?jǐn)?shù)提出要求，可提升建議質(zhì)量，避免建議寬泛、冗長(zhǎng)、不分主次等問(wèn)題；通過(guò)設(shè)置當(dāng)前存在問(wèn)題的章節(jié)，幫助參會(huì)人員在準(zhǔn)備材料時(shí)思考企業(yè)現(xiàn)狀；通過(guò)設(shè)置環(huán)境調(diào)研等章節(jié)，促進(jìn)本單位與其他單位、同行之間的相互交流，學(xué)習(xí)、借鑒其他企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，幫助企業(yè)知己知彼、認(rèn)清現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際探索具有本企業(yè)管理特色的方式方法，為開展下一步工作做好充分的準(zhǔn)備[4]。

（四）制作會(huì)議議程

務(wù)虛類會(huì)議中最重要的是做到充分的信息溝通。辦公室需要制定合理的會(huì)議議程，控制會(huì)議節(jié)奏、把握會(huì)議進(jìn)度、合理分配有限的會(huì)議時(shí)間，發(fā)揮會(huì)議組織的作用，確保會(huì)議能夠最大程度地達(dá)到預(yù)期效果。務(wù)虛類會(huì)議與匯報(bào)類會(huì)議容易混淆。造成這種現(xiàn)象的原因在于務(wù)虛類會(huì)議與匯報(bào)類會(huì)議類似，都有匯報(bào)工作情況的部分，同時(shí)雷同的會(huì)議議程容易讓參會(huì)部門或人員在心理上將工作匯報(bào)作為重點(diǎn)，將意見部分粗略帶過(guò)，會(huì)議效果也因此受到影響。為避免此類現(xiàn)象的出現(xiàn)，辦公室可對(duì)會(huì)議議程作出相應(yīng)調(diào)整，將務(wù)虛類會(huì)議的會(huì)議議程與匯報(bào)類會(huì)議議程區(qū)別開，弱化匯報(bào)環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)意見環(huán)節(jié)，酌情加入討論環(huán)節(jié)，幫助各方信息在會(huì)議中實(shí)現(xiàn)充分交流。

（五）合理布置會(huì)場(chǎng)

務(wù)虛類會(huì)議重在大家坐在一起探尋企業(yè)整體或某一業(yè)務(wù)的發(fā)展方向，需要參會(huì)人員拿出真實(shí)數(shù)據(jù)、說(shuō)明真實(shí)情況，為管理層提供可靠的決策背景材料。辦公室可通過(guò)特殊的座次安排營(yíng)造平等的會(huì)議氣氛。

首先，應(yīng)選擇方便呈現(xiàn)報(bào)告數(shù)據(jù)的房間。

其次，以不易于區(qū)分職務(wù)等級(jí)的形式擺放座位，如無(wú)主次之分的圓桌型，削減甚至消除參會(huì)人員心理上的職級(jí)壁壘，促進(jìn)會(huì)議的有效召開[5]。

（六）創(chuàng)新會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議參會(huì)部門、人員的意見和建議都立足于本人或各部門的立場(chǎng)，相互割裂，缺乏系統(tǒng)性及聯(lián)動(dòng)性，需由決策層站在更高的層面綜合各方意見作出判斷。在做會(huì)議紀(jì)要時(shí)，辦公室不僅要記錄每次會(huì)議中主持人及高層領(lǐng)導(dǎo)的講話，還要記錄各參會(huì)部門、參會(huì)人員的意見和建議，梳理、歸納這些意見和建議，將針對(duì)本次會(huì)議目標(biāo)的可行性建議以條目或附件的形式列在會(huì)議紀(jì)要之后，形成會(huì)議紀(jì)要的一部分，便于決策層進(jìn)行全局統(tǒng)籌規(guī)劃，明確工作的開展方向及進(jìn)展情況[6]。

（七）推動(dòng)待辦改革

務(wù)虛類會(huì)議是對(duì)企業(yè)或者某一方面工作的方向性、指導(dǎo)性會(huì)議，應(yīng)注重將會(huì)議精神與未來(lái)工作有機(jī)結(jié)合及調(diào)整當(dāng)前工作，需盡量避免下達(dá)單純的事務(wù)性待辦事項(xiàng)造成重復(fù)工作，給業(yè)務(wù)部門造成工作負(fù)擔(dān)。辦公室可定期調(diào)研待辦事項(xiàng)的下達(dá)情況、完成情況、完成滿意度、存在問(wèn)題等，形成報(bào)告后反饋至決策層，為決策層掌握實(shí)情、調(diào)整待辦事項(xiàng)形式提供依據(jù)。

（八）注重會(huì)議承續(xù)

務(wù)虛性會(huì)議與務(wù)實(shí)性會(huì)議相互對(duì)立，其主要特點(diǎn)之一并非為了解決某一具體事件而舉辦會(huì)議，作為對(duì)企業(yè)發(fā)展方向起選擇作用的務(wù)虛類會(huì)議通常在每年定期召開，根據(jù)會(huì)議主題的不同，其對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響時(shí)長(zhǎng)也不同。不同主體間的會(huì)議應(yīng)保證一定的承續(xù)性，這樣才能確保企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。辦公室可通過(guò)上次會(huì)議回顧或者以往會(huì)議待辦事項(xiàng)落實(shí)情況匯報(bào)等方式，強(qiáng)調(diào)會(huì)議的承續(xù)性，讓參會(huì)人員了解會(huì)議效果，激發(fā)參會(huì)人員建言獻(xiàn)策的主動(dòng)性，推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

（九）復(fù)盤會(huì)議管理

辦公室在務(wù)虛類會(huì)議管理中要有創(chuàng)新意識(shí)，在管理中做到與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，不可故步自封、墨守成規(guī)。辦公室需定期復(fù)盤會(huì)議流程，確保會(huì)議組織能夠最大限度地實(shí)現(xiàn)務(wù)虛類會(huì)議效果[7]。復(fù)盤會(huì)議流程主要包括目標(biāo)回顧、滿意度調(diào)查、原因分析及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。通過(guò)復(fù)盤會(huì)議的管理工作不斷提高務(wù)虛類會(huì)議的管理水平，確保會(huì)議主題更突出、匯報(bào)材料更真實(shí)、會(huì)議成效更顯著，推動(dòng)務(wù)虛類會(huì)議管理水平的提高，促進(jìn)企業(yè)的不斷進(jìn)步。

（十）完善會(huì)議制度

會(huì)議制度是加強(qiáng)會(huì)議管理、提高會(huì)議效率、實(shí)現(xiàn)會(huì)議效果的保證。根據(jù)務(wù)虛類會(huì)議的召開經(jīng)驗(yàn)，辦公室要完善會(huì)議制度，對(duì)務(wù)虛類會(huì)議的申報(bào)、督辦、反饋等提出明確的要求，保證務(wù)虛類會(huì)議召開的標(biāo)準(zhǔn)化、個(gè)性化、專業(yè)化。

六、結(jié)語(yǔ)

務(wù)虛類會(huì)議可提升上至領(lǐng)導(dǎo)決策層、下至業(yè)務(wù)管理層的謀劃能力，辦公室在組織務(wù)虛類會(huì)議時(shí)，應(yīng)重視對(duì)方針政策的理解掌握、重視歷史經(jīng)驗(yàn)的儲(chǔ)備貫通、重視事態(tài)萌芽的發(fā)現(xiàn)捕捉，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。