許安琪

［摘 要］信息技術的發(fā)展推動了高校財務報銷從線下模式轉變?yōu)榫W上預約報賬模式，極大地提高了財務審核和報銷效率。但在實際工作中，高校網上預約報賬存在報銷人員缺乏專業(yè)性、報銷審核信息不對稱、簽批手續(xù)煩瑣且要求高、審核隊伍素質差異化、財務人員工作強度大等問題，限制了報銷速度與效率的提升，以及高校財務管理的高效開展?；诖耍恼玛U述高校網上預約報賬的優(yōu)勢與常規(guī)流程，對網上預約報賬問題進行分析，并提出網上預約報賬工作的優(yōu)化建議，以期助推高校智慧財務發(fā)展。

［關鍵詞］高校；網上預約報賬；財務報銷

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.021

［中圖分類號］G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）22-0066-03

0? ? ?引 言

高校財務處負責高校財務管理與服務、財務資源合理配置等工作。財務報銷審核是高校財務管理工作的重要組成部分，它既是高校財務的前端工作，也是會計核算工作的重要一環(huán)，直接決定了會計核算的準確性。財務報銷審核執(zhí)行效率直接體現出高校財務管理工作的水平，提高報銷審核的速度和效率有利于高校財務管理高效運轉，保障各項職能正常履行。隨著信息技術和“互聯(lián)網+”的深入發(fā)展，高校財務報銷由原來的線下排隊報銷模式發(fā)展為網上預約報銷的新模式，極大地方便了財務報銷審核。然而，在此過程中，高校網上預約報賬仍存在諸多問題，如簽批手續(xù)復雜、重復退單等。進一步推動高校網上預約報賬流程優(yōu)化，對于持續(xù)深化“放管服”改革、減輕報賬經辦人和財務人員工作壓力、激發(fā)高校內部活力具有重要意義。

1? ? ?高校網上預約報賬的優(yōu)勢與常規(guī)流程

傳統(tǒng)窗口式報銷過程中，報銷經辦人在財務窗口排隊等候，隨后當面交予財務人員審核，之后再修改并復核，雖然程序直觀、簡單，但等待時間長、填寫單據多、信息錄入慢，容易造成“白跑一趟”“報銷難”等問題。相比之下，網上預約報銷借助互聯(lián)網平臺極大地簡化了財務報銷流程，具有信息整合規(guī)范、材料傳遞及時、工作效率高等優(yōu)勢［1-2］。目前，高校網上預約報賬的流程如下：①報銷經辦人收集整理報銷發(fā)票、明細清單、合同等；②使用校內報銷人員專用賬號密碼登錄高校財務系統(tǒng)；③在財務系統(tǒng)中，選擇“網上預約”功能模塊，根據業(yè)務類型填寫網約單據；④打印網約單據后，將發(fā)票等相關票據材料按次序整理裝訂；⑤項目負責人、經辦人及相關部門領導在網約單據、發(fā)票等材料上簽字、蓋章；⑥報銷經辦人向財務管理人員提交簽字、蓋章齊全的網約單據、發(fā)票等材料；⑦財務人員對相關材料進行審核，核對無誤后進行審核制單、復核和出納付款。如此一來，報銷經辦人只需根據系統(tǒng)提示按規(guī)定格式填寫完成報銷網約單據，隨后完成負責人簽字審批程序，這樣就可直接實現審核報賬。

2? ? ?高校網上預約報賬工作中存在的問題

2.1? ?高校財務業(yè)務廣泛，報銷人員缺乏專業(yè)性

網上預約報賬可以實現教職工自主投遞材料、無等候報賬，而高校財務日常業(yè)務范圍相當廣泛，所涉報銷費用包括辦公費、印刷及版面費、材料及資產類費用、交通及差旅費、郵寄費、會議及培訓費、物業(yè)管理費用、維修（護）費以及公務接待費等。在報銷過程中，報銷經辦人須根據各項業(yè)務類型、產生的費用數額、報賬項目號等進行分類、分項報賬，依此確定各項報銷業(yè)務所涉及的審批權限、管理部門、職責部門，并依次報送審核簽字。然而，高校報銷經辦人員通常由學生或科研助理擔任，絕大多數不具有財會專業(yè)背景，而且經辦人員還具有不穩(wěn)定、流動性強等特點［3］，這導致報銷人員通常對報銷業(yè)務缺少系統(tǒng)認識，缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，進而產生一系列問題，如報銷材料不完整、報銷單簽批手續(xù)遺漏、報銷業(yè)務發(fā)生在不合適的項目經費號里等，進而影響后續(xù)報銷進程。這既降低了報銷效率，也消磨了報銷經辦人和財務審核人員的耐心與工作熱情。

2.2? ?未及時跟進財務政策新規(guī)，報銷審核信息不對稱

為強化高校資金資產管理、規(guī)范資金使用，財務主管部門往往會有針對性地出臺、更新財務管理、財務報銷、資金資產管理等方面的規(guī)定，并推動相關方案實施。高校自身也會針對法律法規(guī)、規(guī)定及自身業(yè)務變動而調整財務報銷制度及資金資產管理制度。然而，高校未及時跟進財務政策新規(guī)。一方面，政策新規(guī)出臺后，高校對其的宣傳普及工作并不到位，報銷經辦人無法及時、準確了解相關報銷政策制度的變動，對具體報銷業(yè)務過程中最新的流程與要求缺少理解，導致經驗豐富的報銷經辦人在新規(guī)出臺后也需要對涉及新要求、新流程的報銷業(yè)務屢次試錯，才能逐漸適應政策變化；另一方面，財務政策規(guī)定的更新、優(yōu)化與迭代對財務人員提出了更高的要求，即需要他們對各項報銷業(yè)務所適用的最新管理規(guī)定進行精準判斷，否則一旦出現誤判，或者新舊管理規(guī)定銜接不當、審核把關疏漏等，都將給報銷工作的順利完成以及后續(xù)審計帶來諸多麻煩，但現實情況是，高校財務人員工作壓力大，并未及時解讀政策新規(guī)。另外，報銷經辦人、財務審核人員、財務管理部門之間的信息不對稱，尤其是智能化、信息化時代背景下，制度快速更新，平臺頻繁優(yōu)化，導致信息不對稱問題加劇，這在很大程度上激化了三者之間的矛盾。

2.3? ?審批環(huán)節(jié)僵化，簽批手續(xù)煩瑣

為提高財務報賬效率，高校對報賬業(yè)務形成了一套標準化的流程。然而，由于對資金管理與使用較為審慎，一項報銷業(yè)務的實際開展中，通常需要層層審批，報銷經辦人通常需要尋找項目負責人、部門分管負責人、主要負責人逐級簽字審批，涉及多部門的通常還需要在多部門同時備案、審批，金額巨大、業(yè)務重要的甚至需要校領導進行簽批，流程固化現象嚴重［4］。然而，不同部門之間、系統(tǒng)之間相對獨立，備案材料與財務審批材料要求不一致，導致報銷經辦人辦理一次報銷業(yè)務需要填寫多個審批表或準備多份備案材料［5］；學校、學院或部門管理人員也會因為科研或行政事務繁忙，無法及時完成簽批，“跑多處”“跑多次”成為報銷經辦人一次性辦理報銷業(yè)務面臨的主要挑戰(zhàn)。此外，負責審批的領導可能因工作繁忙等對業(yè)務程序、項目開支、經費使用等詳情并不了解，在簽批后也無法追溯具體過程，進而出現預算控制不足、審批報銷“不知情”等問題，不利于經費合理使用，也給后續(xù)審計埋下隱患。

2.4? ?審核要求因人而異，審核隊伍素質差異化大

雖然高校財務系統(tǒng)不斷趨于完善，但在財務審核過程中，財務人員的主觀性對審核工作影響巨大。財務審核人員素質參差不齊、業(yè)務能力不高，會加重業(yè)務報銷環(huán)節(jié)中的不確定性。例如，對于發(fā)現存在問題的報銷單，審核人員通常會聯(lián)系報銷經辦人退單并告知原因，但對于存在多項問題的報銷單，通常無法一次性發(fā)現與解決問題；再者，財務審核人員與某一報賬業(yè)務間并未形成捆綁關系，尤其是在退單后，負責的財務審核人員可能發(fā)生變化，不同人員對相同業(yè)務的要求可能不同，這些問題均會導致報銷經辦人在原本工作“推倒重來”的基礎上，仍需要“反復折騰”，還易激化報銷經辦人與財務審核人員之間的矛盾，不利于財務工作和高校其他業(yè)務的可持續(xù)開展。

究其原因，一方面，部分高校限于編制問題，財務工作人員的工作積極性不高，提升綜合素質的積極性也不高。另一方面，信息化時代要求財務人員在智慧財務管理、信息技術素養(yǎng)、互聯(lián)網創(chuàng)新思維等方面均能不斷與時俱進，進而實現財務工作隊伍與智能化財務管理的匹配，而當前高校財務人員多數局限于煩瑣、機械、重復的財務審核工作，無法及時接觸、更新工作理念與工作方式，對財務審核缺少前瞻性思考與路徑創(chuàng)新，自身業(yè)務素養(yǎng)逐漸與財務管理智能化發(fā)展脫節(jié)。

2.5? ?報銷業(yè)務持續(xù)增長，財務人員工作強度大

高校教育經費、科研經費和事業(yè)收入大幅度增加，直接造成財務報銷業(yè)務量急劇上升［1］，這對報銷經辦人的報賬申請、部門主管的報銷審批速度、財務管理人員的審核效率等提出了更高要求。然而，財務管理人員作為報銷業(yè)務的最后一關負責人，面臨著巨大壓力。一方面，高校財務管理人員數量增長與業(yè)務量增加之間不平衡，導致財務管理人員的工作量隨之增多；另一方面，業(yè)務量急劇上升，導致報銷審核環(huán)節(jié)出現問題的業(yè)務數也增多，這也使高校后期審計的壓力與風險增大。更重要的是，在工作壓力、精神壓力的雙重重壓下，財務人員不得不埋頭專注于更多的報銷材料審核工作。而在此過程中，服務意識和工作耐心被長期消磨，容易產生厭崗情緒，既難以保持財務審核嚴謹、規(guī)范、客觀的工作原則，又不利于財務人員的身心健康與綜合發(fā)展。

3? ? ?高校網上預約報賬工作的優(yōu)化建議

3.1? ?加強報銷前端建設，定期開展報銷人員專業(yè)培訓

報銷經辦人作為報銷業(yè)務發(fā)起的前端參與者、報銷業(yè)務全流程的責任人，其專業(yè)素養(yǎng)提升可以極大地提高后續(xù)材料整理、簽字審批、財務審核等工作的效率。高校要定期、有針對性地、分批次地面向不同部門的報銷專員開展系統(tǒng)的、專題的業(yè)務培訓，以此加深報銷經辦人對不同報銷業(yè)務的全面理解，并對各類型報銷業(yè)務中易出現的問題、需要重點注意的事項具有更加深入細致的了解。同時，高校要督促報銷經辦人對最新的財務報銷規(guī)定、審批要求等進行及時學習，以減少后續(xù)工作中不必要的麻煩，最大限度保障財務報銷和審核的工作效率。

3.2? ?推動部門信息共享，調整優(yōu)化報銷簽字審批流程

為解決高校報銷環(huán)節(jié)學?；驅W院領導“簽字難”和部門間“跑腿多”等問題，高校有必要針對網上預約報賬的工作系統(tǒng)與流程進行進一步優(yōu)化［6］，通過建立智能型、標準化流程的電子簽字審批系統(tǒng)，減少報銷經辦人不必要的工作量。一方面，高校應積極推動學校財務平臺與實驗室管理、行政資產管理、科研管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等部門管理系統(tǒng)的信息互通互享，打破不同部門間行政審批的信息壁壘，以實現統(tǒng)一標準、一體化流程、一站式申報，避免出現多次填表、重復審批、反復備案等情況，減輕多方工作壓力，提高工作效率。另一方面，高校需要在電子簽字審批系統(tǒng)上完善電子簽字審批功能，滿足報銷經辦人、項目負責人、部門主管在不同時間、不同場景及時、高效、準確地進行簽批的需求，進一步提高簽批效率，同時實現簽批過程的可追溯，推動相關主體進一步明確各自的責任。

3.3? ?前置財務審批環(huán)節(jié)，持續(xù)優(yōu)化財務審核管理方式

高校財務部門應及時優(yōu)化財務審核管理方式，以更加科學的管理模式助推財務工作高效開展。其一，前置財務審批環(huán)節(jié)。在現有網上預約報賬流程中，將財務審核前置到電子簽字審批環(huán)節(jié)，并由系統(tǒng)智能提示需要特別注意的事項，在確認無誤后，再打印電子單據送至財務部門復核無誤后出納付款，這樣可以有效降低退單率，大幅縮短處理時間，提高財務工作效率。其二，在前置財務審批的基礎上，建立報銷人員與具體網上預約報賬業(yè)務的全流程對接機制［7］，這樣既可以使相關參與人高效溝通、處理問題單據，也可以在單據修改完善后實現快速審核處理，提高工作效率。

3.4? ?切實加強財務人員隊伍建設

高校財務部門還應積極加強財務人員隊伍建設。首先，需要增加財務人員數量，以應對持續(xù)增加的財務工作量，實現工作量與人員數的科學配比；其次，探索科學合理的多元化用工形式和工作模式，如實現同工同酬、提升福利待遇、完善績效考核與用工評價機制，以調動財務人員工作積極性，并通過推行核算分組審核模式、定期輪崗等新型工作機制［8］來提高隊伍工作效率；最后，還應注重財務人員的常態(tài)化學習和專業(yè)化業(yè)務培訓，重視復合型人才培養(yǎng)，提升財務人員在團隊協(xié)作、職能分工、信息管理、業(yè)財融合等方面的能力，持續(xù)減輕財務人員的工作壓力，推動財務人員隊伍統(tǒng)一化建設和人員多元化發(fā)展，為新時期高校智慧財務發(fā)展注入新動能。

4? ? ?結束語

本文通過對當前高校網上預約報賬所遇到的主要問題進行系統(tǒng)分析，加深了對高校網上預約報賬工作流程的了解，進而從報銷經辦人、簽批責任人、財務管理部門、財務工作人員等角度提出了工作優(yōu)化方法，如高校切實加強前端建設、優(yōu)化審批流程、前置財務審批環(huán)節(jié)、改善財務審核管理方式、強化隊伍建設等，以推動高校滿足新時代對其財務工作提出的新要求，推動高校各項業(yè)務可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻

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［8］盧俏媚，何莎.高校財務核算分組審核模式探討［J］.商業(yè)會計，2022（13）：103-105.