文/姜峰(和信會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙))
改革開放以來,龐大的市場(chǎng)需求和良好的經(jīng)營環(huán)境為民營企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的機(jī)遇,使得民營企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷得到升級(jí)和創(chuàng)新,規(guī)模不斷擴(kuò)大,但是市場(chǎng)競爭環(huán)境日趨激烈,也造成企業(yè)管理難度增加,企業(yè)之間競爭日趨激烈,尋求科學(xué)有效的管理模式升級(jí)路徑成為企業(yè)管理者面臨的重要課題。財(cái)政部在2013年出臺(tái)了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化規(guī)范》,2014年又發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》,提出企業(yè)要積極進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),推動(dòng)財(cái)務(wù)管理模式的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化,為民營企業(yè)推動(dòng)財(cái)務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了指引。
作為一種新興的財(cái)務(wù)管理模式,財(cái)務(wù)共享從本質(zhì)上來說是利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù),對(duì)原有的財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式要么過于集中,要么過于分散,其效用無法得到充分發(fā)揮,而財(cái)務(wù)共享模式更加關(guān)注客戶的實(shí)際需求,會(huì)結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境的變化和企業(yè)的服務(wù)水平,為企業(yè)不同的部門和分支機(jī)構(gòu)提供專業(yè)的共享服務(wù),可以有效將業(yè)務(wù)部門較為分散的流程進(jìn)行統(tǒng)一管理和集中控制,使企業(yè)將關(guān)注點(diǎn)放在價(jià)值創(chuàng)造能力較強(qiáng)的核心業(yè)務(wù)上,實(shí)現(xiàn)資源的全面整合和成本的有效降低,提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量,從而幫助企業(yè)建立競爭優(yōu)勢(shì)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建設(shè)過程中,可以以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作為基礎(chǔ),利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和崗位的員工配置進(jìn)行合理調(diào)整,對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,將大量繁瑣重復(fù)的工作都集中到共享中心的信息化系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一處理。從某種角度上來說,這種服務(wù)模式能夠有效幫助企業(yè)節(jié)約管理成本,幫助財(cái)務(wù)部門提高工作質(zhì)量和效率。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在企業(yè)中獲得了廣泛應(yīng)用,財(cái)務(wù)共享中心可以利用這些技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理、分析、應(yīng)用,使數(shù)據(jù)信息所具有的深層次價(jià)值得到最大化的挖掘,從而為企業(yè)戰(zhàn)略決策和經(jīng)營計(jì)劃的制定提供依據(jù)[1]。同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式提出了更高的要求,迫使企業(yè)積極進(jìn)行財(cái)務(wù)模式的創(chuàng)新升級(jí),從而更好地滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。
H公司是一家農(nóng)牧行業(yè)民營企業(yè),經(jīng)營業(yè)務(wù)中包括多個(gè)板塊,組織機(jī)構(gòu)較為復(fù)雜,在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)以前,各個(gè)下屬企業(yè)和分支機(jī)構(gòu)都建立了財(cái)務(wù)部門,彼此之間存在較大差異,工作效率較低,運(yùn)行成本偏高,企業(yè)總部也無法對(duì)各個(gè)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理和集中管控,使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)較為混亂,會(huì)計(jì)核算的效率和準(zhǔn)確性無法得到保障,容易引發(fā)各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大,業(yè)務(wù)量不斷增多,生產(chǎn)經(jīng)營和財(cái)務(wù)管理中形成的各類數(shù)據(jù)需要及時(shí)高效地進(jìn)行處理,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的需求更加迫切[2]。在完成財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)以后,企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整,取消了成本管理和應(yīng)付應(yīng)收崗位,具體工作由共享財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理,同時(shí),在下屬企業(yè)和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)取消了出納崗位,設(shè)立業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)崗和資金管理崗,負(fù)責(zé)進(jìn)行賬目核對(duì)、資金收付等工作,并直接與財(cái)務(wù)共享中心的資金會(huì)計(jì)進(jìn)行對(duì)接,不但提高了財(cái)務(wù)工作的效率,而且實(shí)現(xiàn)了人力成本和管理成本的節(jié)約。
H公司從成立開始就制定了長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),也就是成為國內(nèi)領(lǐng)先、全球一流、具有可持續(xù)發(fā)展能力的農(nóng)牧企業(yè)。公司對(duì)長遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)分析,對(duì)企業(yè)發(fā)展需求進(jìn)行全面梳理,提出財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的四個(gè)建設(shè)目標(biāo),第一,快速滿足業(yè)務(wù)需求,及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)事項(xiàng)的處理。這一目標(biāo)主要是對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行調(diào)整,通過流程的重新構(gòu)建,加快企業(yè)資金報(bào)銷審批的速度,縮短審批時(shí)間,對(duì)關(guān)鍵的審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)控,從而提高財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)的管理水平。第二,對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行完善,加強(qiáng)對(duì)資金收入和支付環(huán)節(jié)的控制,對(duì)下屬企業(yè)和分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)報(bào)告的質(zhì)量進(jìn)行重點(diǎn)管控。第三,建立起科學(xué)完善的財(cái)務(wù)共享模式,幫助企業(yè)進(jìn)行各種復(fù)雜業(yè)務(wù)的快速處理。第四,推動(dòng)財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型,設(shè)置共享財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、專業(yè)財(cái)務(wù)等不同的崗位,為信息平臺(tái)各種功能的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。
企業(yè)在建設(shè)和應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心以后,在四個(gè)方面得到了提升。首先,將企業(yè)分散的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)進(jìn)行了整合,可以通過財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)的信息化系統(tǒng)完成款項(xiàng)收付、賬目記錄、報(bào)告編制等工作,在提高財(cái)務(wù)工作效率的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了成本的集約。其次,推動(dòng)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的深度融合,財(cái)務(wù)管理職能向著合同管理、資產(chǎn)管理、采購管理、成本管理等工作拓展,使財(cái)務(wù)管理經(jīng)營支持和業(yè)務(wù)管控效用得到充分發(fā)揮。再次,建立了科學(xué)完善的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享機(jī)制,財(cái)務(wù)人員可以將企業(yè)各類數(shù)據(jù)在中心內(nèi)完成匯總和整理,對(duì)核算、預(yù)算、資金、資產(chǎn)、成本等數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析,從而為企業(yè)經(jīng)營決策的制定提供支撐[3]。最后,在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi),可以對(duì)預(yù)算、采購、付款、記賬、核算等各個(gè)流程進(jìn)行重新構(gòu)建,提高賬務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性,從質(zhì)量和效率兩個(gè)方面為生產(chǎn)經(jīng)營工作的順利進(jìn)行提供保障,使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率和水平得到大幅提升。
1.業(yè)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)
一方面,備用金報(bào)銷流程的優(yōu)化。由于企業(yè)原有流程中存在被推單據(jù)修改模式,嚴(yán)重影響了工作效率,所以,企業(yè)要將備用金單據(jù)設(shè)定為能夠在原單據(jù)上修改,改變將單據(jù)作廢處理的模式,報(bào)銷人員在將有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行修改或者對(duì)附件進(jìn)行添加以后就可以直接提交到有關(guān)人員手中,并且加入自動(dòng)抄送功能,將修改內(nèi)容反饋給有關(guān)人員審閱,從而加強(qiáng)對(duì)流程節(jié)點(diǎn)的控制。另一方面,流程單據(jù)傳遞的優(yōu)化。現(xiàn)有模式中每一張單據(jù)都會(huì)單獨(dú)郵遞到掃描崗位上,造成了企業(yè)資金的浪費(fèi),所以,在優(yōu)化方案中,要求報(bào)銷申請(qǐng)人員利用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行單據(jù)的填報(bào),并通過手機(jī)或者電腦掃描和上傳單據(jù)圖像,有關(guān)人員可以利用移動(dòng)端或者網(wǎng)頁端系統(tǒng)進(jìn)行審核,從而有效提高費(fèi)用報(bào)銷工作的效率,保證財(cái)務(wù)資料的安全性,節(jié)約報(bào)銷管理的成本。
2.稅務(wù)管理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)
當(dāng)前,企業(yè)在后補(bǔ)發(fā)票的處理方面存在著一些漏洞,增加了稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題出現(xiàn)的概率。企業(yè)只通過人工模式進(jìn)行審查,這種事后風(fēng)險(xiǎn)管理的效用十分有限,所以在進(jìn)行優(yōu)化時(shí),主要從事前、事中和事后幾個(gè)方面對(duì)報(bào)銷發(fā)票類型以及后補(bǔ)數(shù)據(jù)取數(shù)邏輯進(jìn)行重新設(shè)計(jì)。一方面,當(dāng)前報(bào)銷單據(jù)主要分為三個(gè)類型,分別是電子發(fā)票、紙質(zhì)發(fā)票和后補(bǔ)發(fā)票,企業(yè)可以加入無票支出、非發(fā)票合規(guī)票據(jù)兩種類型,其中,非發(fā)票合規(guī)票據(jù)的用途主要是用來進(jìn)行臨時(shí)人員工資、供應(yīng)商收據(jù)、醫(yī)療費(fèi)用收據(jù)等項(xiàng)目的報(bào)銷;無票支出的用途主要是進(jìn)行沒有發(fā)票和收據(jù)項(xiàng)目的報(bào)銷,并且這一類型的報(bào)銷需要經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字。另一方面,在進(jìn)行后補(bǔ)發(fā)票金額的統(tǒng)計(jì)過程中,企業(yè)要將供應(yīng)商反饋數(shù)據(jù)作為標(biāo)準(zhǔn),要求報(bào)銷人員在利用財(cái)務(wù)共享信息化系統(tǒng)進(jìn)行單據(jù)提交時(shí)需認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行供應(yīng)商資料的填寫,企業(yè)需要填寫名稱、稅號(hào),個(gè)人需要填寫身份證號(hào)等信息[4]。管理人員要定期利用財(cái)務(wù)共享信息化系統(tǒng)結(jié)合供應(yīng)商代碼進(jìn)行后補(bǔ)發(fā)票這一類型的整體額度,并將發(fā)票后補(bǔ)的及時(shí)性作為有關(guān)部門的考核指標(biāo),當(dāng)月后補(bǔ)的給予加分,后補(bǔ)較慢的給予減分,從而提高員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),對(duì)稅務(wù)管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行有效管控。
3.資金管理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)
企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心后,實(shí)現(xiàn)了資金的集中管理,但是由于資金計(jì)劃設(shè)計(jì)缺乏科學(xué)性,無法對(duì)企業(yè)資金進(jìn)行合理配置,使得一些業(yè)務(wù)缺少足夠的支付資金,耽誤了業(yè)務(wù)項(xiàng)目的進(jìn)度,而一些業(yè)務(wù)資金卻沒有得到充分利用,存在資金冗余的問題,造成企業(yè)籌資成本增加。為了解決這一問題,企業(yè)要從源頭上對(duì)資金的流向進(jìn)行整體把控,采用定期進(jìn)行款項(xiàng)支付的方法,精準(zhǔn)地對(duì)資金使用情況進(jìn)行匯總和計(jì)算,使所有資金可以得到有效的利用,減少資金閑置,有效提高企業(yè)的資金使用效率。在優(yōu)化以前,企業(yè)無法確定每天的資金需求量,需要準(zhǔn)備大量的資金滿足企業(yè)每天的報(bào)銷需求,造成大量資金被占用的情況。在優(yōu)化以后,企業(yè)可以提前一天進(jìn)行資金需求量的統(tǒng)計(jì),從而提前制定資金籌集計(jì)劃,使企業(yè)大量的資金得到有效盤活,提高了資金配置的合理性,在節(jié)約籌資成本的基礎(chǔ)上提高了資金使用效率。
4.信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)
企業(yè)下屬機(jī)構(gòu)都建立了ERP系統(tǒng),但只有部分功能與財(cái)務(wù)共享中心建立了連接,使得企業(yè)無法對(duì)下屬單位的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)收集和實(shí)時(shí)分析,無法保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性,從風(fēng)險(xiǎn)管理角度來說就是企業(yè)缺乏對(duì)事前和事中風(fēng)險(xiǎn)的有效管控。為了解決這一問題,企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)SAP系統(tǒng)的應(yīng)用,一方面,企業(yè)可以結(jié)合不同部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求將生產(chǎn)經(jīng)營和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)引入到系統(tǒng)當(dāng)中,替代原有的ERP系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的全面控制。另一方面,企業(yè)可以將物料管理、銷售管理、生產(chǎn)管理等不同的環(huán)節(jié)都利用SAP系統(tǒng)的各個(gè)模塊進(jìn)行管理,其中SAP-MM的功能是對(duì)物資、倉儲(chǔ)、供應(yīng)企業(yè)等進(jìn)行管理;SAP-SD的功能主要是對(duì)銷售、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、合同、物流、發(fā)票等進(jìn)行管理;SAP-PP的功能主要是了解各個(gè)生產(chǎn)基地的物資需求、經(jīng)營成本、生產(chǎn)計(jì)劃等進(jìn)行管理和分析,企業(yè)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)可以結(jié)合自身實(shí)際需求進(jìn)行模塊的開發(fā),通過公司代碼設(shè)置的方式進(jìn)行各類數(shù)據(jù)的上傳、收集、核算,便于財(cái)務(wù)人員對(duì)企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控和科學(xué)分析,從而為經(jīng)營計(jì)劃和戰(zhàn)略決策的制定提供依據(jù)。
5.人力資源化
企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心以后,許多財(cái)務(wù)人員對(duì)這一新型管理模式較為陌生,只學(xué)過很少的關(guān)于財(cái)務(wù)共享方面的知識(shí),加上不同企業(yè)建立的共享系統(tǒng)存在較大的差異,增加了財(cái)務(wù)人員使用的難度。為了解決這一問題,企業(yè)要建立科學(xué)有效的財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)計(jì)劃,并對(duì)員工的崗位進(jìn)行合理設(shè)置。具體來說,主要從三個(gè)方面入手。首先,在對(duì)新聘用財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中,要改變過去導(dǎo)師負(fù)責(zé)制模式,構(gòu)建集中培訓(xùn)機(jī)制,要求新入職員工都接受企業(yè)財(cái)務(wù)共享有關(guān)的培訓(xùn),使他們接受系統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享中心有關(guān)理論知識(shí)和操作實(shí)踐技術(shù)的學(xué)習(xí),在考核合格以后才能交由不同的導(dǎo)師進(jìn)行專門培養(yǎng)[5]。其次,由于應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心以后,企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的任務(wù)較為繁重,通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)無法激發(fā)員工的積極性,所以,企業(yè)要建立員工定期輪流培養(yǎng)計(jì)劃,在工作較為輕松的時(shí)間節(jié)點(diǎn)組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn),對(duì)考核成績較好的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。最后,企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心以后,要對(duì)有關(guān)人員的崗位進(jìn)行合理調(diào)整,解決一崗多職的問題。同時(shí),要建立輪崗制度,對(duì)輪崗周期和時(shí)間進(jìn)行科學(xué)設(shè)定,使員工不但可以從下屬單位輪崗到企業(yè)總部,還可以從財(cái)務(wù)崗輪換到專業(yè)崗,從而有效提高財(cái)務(wù)人員的綜合能力,使其價(jià)值得到充分發(fā)揮。
6.績效考核制度優(yōu)化
目前,企業(yè)財(cái)務(wù)績效考核方面存在著許多的問題,包括考核指標(biāo)權(quán)重設(shè)置不合理、考核流程缺乏合理性、申訴通道不暢通等,容易造成企業(yè)財(cái)務(wù)人員的流失。為了解決這一問題,主要從三個(gè)方面入手。首先,為了解決企業(yè)制定的考核方式不合理的問題,需要對(duì)考核內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)調(diào)整,從四個(gè)維度對(duì)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià),分別是財(cái)務(wù)維度、消費(fèi)者維度、內(nèi)部流程維度、學(xué)習(xí)發(fā)展維度,其中,財(cái)務(wù)維度設(shè)置收入成本比、成本預(yù)算比、人力資源成本、交易成本、計(jì)劃完成率等指標(biāo);消費(fèi)者維度設(shè)置投訴數(shù)量、客戶滿意度、投訴處理情況等指標(biāo);在內(nèi)部流程維度設(shè)置業(yè)務(wù)差錯(cuò)率、流程落實(shí)情況、業(yè)務(wù)處理率、周期調(diào)整情況等指標(biāo);學(xué)習(xí)發(fā)展維度可以設(shè)置員工滿意度、員工留任率、培訓(xùn)有效率等指標(biāo)。其次,在考核流程方面,要結(jié)合員工實(shí)際的工作量和執(zhí)行程度進(jìn)行考核內(nèi)容的設(shè)置,比如以財(cái)務(wù)人員申請(qǐng)的報(bào)銷單據(jù)為切入點(diǎn),設(shè)定一定的比例開展考核,對(duì)提交流程較多或者審核共享單據(jù)較多的員工給予更高的加分比例,從而有效提高考核結(jié)果的公平性和公正性。最后,要為員工設(shè)置順暢的考核申訴通道,對(duì)非財(cái)務(wù)人員操作失誤引起的問題,要為員工建立證據(jù)提交通道,從而避免出現(xiàn)錯(cuò)誤扣分問題影響員工參與績效考核的積極性。
民營企業(yè)積極構(gòu)建和應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心模式,是信息化時(shí)代背景下企業(yè)發(fā)展的必然需求,是企業(yè)提高競爭力的重要路徑,需要引起有關(guān)人員的高度重視。所以,企業(yè)要對(duì)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展需求進(jìn)行全面梳理,積極利用信息化網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心的搭建,通過業(yè)務(wù)報(bào)銷、稅務(wù)管理、資金管理、信息系統(tǒng)、績效考核、人員培養(yǎng)等方面的優(yōu)化,使財(cái)務(wù)共享中心可以為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供助力。
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大數(shù)據(jù)(big data),或稱巨量資料,指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過主流軟件工具,在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理,并整理成為幫助企業(yè)經(jīng)營決策更積極目的的資訊。
大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息,而在于對(duì)這些含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。換而言之,如果把大數(shù)據(jù)比作一種產(chǎn)業(yè),那么這種產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利的關(guān)鍵,在于提高對(duì)數(shù)據(jù)的“加工能力”,通過“加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。
大數(shù)據(jù)需要特殊的技術(shù),以有效地處理大量的容忍經(jīng)過時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)。適用于大數(shù)據(jù)的技術(shù),包括大規(guī)模并行處理(MPP)數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)挖掘、分布式文件系統(tǒng)、分布式數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)和可擴(kuò)展的存儲(chǔ)系統(tǒng)。