文/李阿麗（國(guó)家電投集團(tuán)山西可再生能源有限公司）

我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的持續(xù)深入，讓各個(gè)行業(yè)的管理模式也出現(xiàn)不同程度的變化，而檔案管理作為公司管理的重要環(huán)節(jié)，其管理水平將直接影響到公司的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量。

一、檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）檔案收集整理

企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案為檔案的主要載體，檔案管理人員的日常工作內(nèi)容主要是收集、整理、分類(lèi)、歸檔實(shí)體檔案。但是，在工作實(shí)踐中，由于管理人員的專(zhuān)業(yè)水平較為薄弱，缺少豐富的檔案。收集整理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作流程不夠熟悉等因素，造成檔案管理工作效率不夠理想，而且工作質(zhì)量無(wú)法得到保障。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)呈現(xiàn)出迅猛發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作也可積極引入這些技術(shù)手段，打造數(shù)字化檔案收集工作模式，通過(guò)軟件、硬件的全面升級(jí)，從根源處切實(shí)提升公司檔案的管理成效[1]。在硬件設(shè)備的更新方面，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，更換全新的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與打印機(jī)設(shè)備；在軟件應(yīng)用方面，可以利用數(shù)據(jù)壓縮處理、高速掃描錄入、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及已存檔的電子檔案，按照一定順序重新進(jìn)行整理分類(lèi)，將紙質(zhì)檔案全文、檔案資料目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，建設(shè)數(shù)字化、規(guī)范化的檔案資源庫(kù)。

（二）檔案保存管理

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中涉及大量的紙質(zhì)檔案，而且檔案種類(lèi)繁多，因此企業(yè)在開(kāi)展檔案保存管理工作的過(guò)程中，需要在人力物力方面投入大量成本，而且檔案儲(chǔ)存環(huán)境的建設(shè)與擴(kuò)展所花費(fèi)的資金也相對(duì)較多，同時(shí)，還要確保有專(zhuān)人對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，這不但會(huì)導(dǎo)致檔案保管工作的低效，也會(huì)影響到檔案保存管理工作的穩(wěn)定性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及檔案資料的利用日益頻繁，企業(yè)對(duì)檔案的質(zhì)量和穩(wěn)定性的關(guān)注度越來(lái)越高，而且也深刻意識(shí)到以往的人工檔案管理模式已成為制約檔案資源應(yīng)用的瓶頸，甚至拉低了整個(gè)公司的工作實(shí)效[2]。因此，企業(yè)要想進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型和更新，采用新興處理技術(shù)對(duì)檔案資源實(shí)施自動(dòng)化分類(lèi)和歸檔，同時(shí)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為虛擬檔案，然后再進(jìn)行存儲(chǔ)與備份。

（三）檔案安全管理

以往的檔案安全管理工作主要依靠人力進(jìn)行監(jiān)督，而人力監(jiān)督的范圍與時(shí)間畢竟是有限的。與此同時(shí)，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體存在著不穩(wěn)定的特性，很容易在外部環(huán)境的作用下出現(xiàn)變質(zhì)、缺失，進(jìn)而導(dǎo)致公司檔案資料的完整性與真實(shí)性有所下降。目前，企業(yè)主要采用數(shù)字化技術(shù)把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成虛擬數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)施統(tǒng)一管理，這也在一定程度上淡化了紙質(zhì)檔案安全管理工作中存在的不足。需要關(guān)注的一點(diǎn)是，信息化檔案管理雖然有不可替代的優(yōu)勢(shì)，但也有潛在的風(fēng)險(xiǎn)性，其一是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的放置環(huán)境、溫度、濕度等都有很高的要求，如果外部環(huán)境問(wèn)題導(dǎo)致信息系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行故障，同樣會(huì)對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存安全產(chǎn)生不良影響[3]。其二是公司內(nèi)部檔案往往涉及重要數(shù)據(jù)資料，所以一旦受到惡意網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，或者別有用心的組織與個(gè)人通過(guò)非法技術(shù)入侵公司系統(tǒng)，也必然會(huì)為公司帶來(lái)不可挽回的損失。因此，公司在進(jìn)行檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的過(guò)程中，需要始終高度關(guān)注檔案安全監(jiān)督問(wèn)題。

二、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

（一）檔案管理制度優(yōu)化

企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，其管理模式最為關(guān)鍵的轉(zhuǎn)變即是管理制度優(yōu)化。立足于時(shí)代發(fā)展特征，針對(duì)性編制檔案管理制度，有助于強(qiáng)化工作的運(yùn)營(yíng)能力與決策水平。傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是面向?qū)嶓w檔案，不僅涉及的部門(mén)與工作人員多，而且管理流程也較為繁瑣，當(dāng)前信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，實(shí)體檔案被轉(zhuǎn)換為電子格式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，不僅使檔案采集、分類(lèi)、整合等工作流程得到簡(jiǎn)化，極大地減輕了管理人員的工作量，而且也編制出全面合理的檔案管理制度，充分利用檔案資源有效服務(wù)公司發(fā)展。

（二）檔案工作人員管理優(yōu)化

為獲得理想化的檔案管理成效，順利達(dá)成管理目標(biāo)，企業(yè)開(kāi)始重視檔案信息電子化及相關(guān)人才的引進(jìn)，確保檔案管理人員有先進(jìn)的管理理念、豐富的理論知識(shí)儲(chǔ)備以及信息化檔案管理能力，在實(shí)際工作中可以嫻熟應(yīng)用信息設(shè)備完成檔案收集、整理、分類(lèi)的工作任務(wù)，為公司檔案管理工作的順利有序推進(jìn)提供助力[4]。為從根源處提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，公司應(yīng)面向現(xiàn)有檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使他們持續(xù)學(xué)習(xí)掌握到信息化檔案建設(shè)的技巧，熟悉檔案管理系統(tǒng)操作步驟，為公司檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量，推動(dòng)公司的高質(zhì)量發(fā)展。

（三）檔案管理趨于信息化

由于公司積極依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面建設(shè)檔案信息化管理，伴隨時(shí)間的推移已經(jīng)慢慢呈現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的良好發(fā)展態(tài)勢(shì)。這是因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)的加持下，可以讓公司更好地控制管理成本與人力資源，促進(jìn)檔案管理的效率更強(qiáng)，準(zhǔn)確性更加突出。不僅如此，信息化檔案建設(shè)還在一定程度上加快了公司檔案管理工作智能化的轉(zhuǎn)型，使得檔案收集、整理、查閱等相關(guān)流程均走向自動(dòng)化，讓檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)滿(mǎn)足公司長(zhǎng)效穩(wěn)健的發(fā)展需求[5]。此外，企業(yè)所探索出的新型檔案管理模式，使公司從傳統(tǒng)人工低效的管理桎梏中走出來(lái)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、信息技術(shù)的引入，不僅讓檔案管理人員從機(jī)械繁重的勞動(dòng)中解脫，開(kāi)始有更多時(shí)間思考提升檔案管理效率的問(wèn)題，這也間接帶動(dòng)了其他職能部門(mén)工作效率的提升，而且此種高效準(zhǔn)確的檔案管理工作也進(jìn)一步提高了公司決策與管理的科學(xué)性，更好地提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)，成為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程中堅(jiān)實(shí)可靠的檔案資源支撐。

三、適應(yīng)全新檔案管理工作內(nèi)容與模式的具體策略

（一）更新檔案管理工作理念

根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作實(shí)踐而言，部分工作人員暫未意識(shí)到檔案管理工作之于公司發(fā)展的重要價(jià)值，更是無(wú)法盡快適應(yīng)檔案管理工作內(nèi)容與模式的變化，甚至影響到檔案管理的信息化建設(shè)與規(guī)范發(fā)展進(jìn)程?；诖?，公司檔案管理部門(mén)需要面向全體檔案管理工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極向其傳遞前沿檔案管理理論與管理理念，增進(jìn)他們對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)知。檔案管理工作還要積極引入電子信息化，打造信息化、智能化工作模式，確保檔案管理人員可以在實(shí)際工作中認(rèn)識(shí)到檔案管理價(jià)值，而且此種方式還有助于節(jié)省實(shí)體檔案的儲(chǔ)存空間，從根源上提高檔案整理、查閱效率[6]。不僅如此，積極為檔案管理人員講解信息化系統(tǒng)、軟件、設(shè)備操作的方式與注意事項(xiàng)，為檔案信息的安全保密性提供多一層保障，將檔案服務(wù)意識(shí)深深根植在檔案管理人員的頭腦中，促使其用實(shí)際行動(dòng)為公司各個(gè)部門(mén)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，使檔案管理工作的效能得到高效發(fā)揮。最后，企業(yè)應(yīng)要求每一位檔案管理工作人員樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維，如此才能有效利用云計(jì)算、人工智能手段，對(duì)現(xiàn)有檔案資源的潛在價(jià)值展開(kāi)深度挖掘，彰顯出檔案管理工作的價(jià)值，摸索出適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理模式與行之有效方式，促使公司的檔案管理工作借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)走上可持續(xù)發(fā)展之路。

（二）科學(xué)安排檔案全宗排放

企業(yè)面對(duì)信息化時(shí)代的到來(lái)，也積極投身到檔案資源的信息化建設(shè)工作中，這也間接推動(dòng)了檔案的“雙套制”管理模式的落實(shí)，持續(xù)抓好檔案管理常規(guī)性工作，在工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變中推動(dòng)檔案工作的不斷檔、更規(guī)范、有發(fā)展。具體到管理實(shí)踐中，要求公司做好數(shù)字化檔案的立卷整理工作，其目的在于轉(zhuǎn)移管理重點(diǎn)，達(dá)到減輕管理工作雙重負(fù)擔(dān)的作用，即從以往注重檔案管理形式，逐步向注重檔案管理內(nèi)容轉(zhuǎn)變，讓檔案更好地服務(wù)于部門(mén)工作、公司發(fā)展、社會(huì)需求[7]。此外，檔案管理工作人員還應(yīng)重視檔案上架與全宗排放，按照不分散管理原則實(shí)施檔案管理，考慮到檔案歸類(lèi)存檔無(wú)法一次性完成，這里便要求檔案管理人員結(jié)合豐富工作經(jīng)驗(yàn)，為各個(gè)卷宗的檔案預(yù)留出位置，為之后的檔案歸類(lèi)存檔提供便利。再有，伴隨數(shù)字化在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)在實(shí)際工作中應(yīng)充分利用技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為依托設(shè)置檔案檢索模塊，如此便可根據(jù)需求按照關(guān)鍵詞、檔案內(nèi)容或者分類(lèi)實(shí)時(shí)檢索檔案，找出檔案儲(chǔ)存位置，簡(jiǎn)化檔案全宗管理的流程，省略調(diào)取翻找實(shí)體檔案的環(huán)節(jié)。為保證全宗檔案的完整性、方便查找，檔案管理人員按照檔案全宗的目錄與日期，對(duì)檔案實(shí)施分類(lèi)存儲(chǔ)，同時(shí)還需要參照各類(lèi)檔案保管期限與歸檔時(shí)間，為同一時(shí)期的檔案預(yù)留位置，讓檔案數(shù)字化管理走向深入。如此也可幫助企業(yè)從機(jī)械固定的管理局限中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，打造智能化的檔案檢索與管理體系，便于高效開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

（三）加強(qiáng)檔案的安全管理力度

檔案工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢(shì)，這也就決定了依托檔案管理制度，規(guī)范檔案管理方式與程序的重要性。公司通過(guò)制定健全的信息化檔案管理制度，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的精準(zhǔn)劃分，并且將工作內(nèi)容與管理責(zé)任直接對(duì)應(yīng)到個(gè)人，確保全體檔案管理人員均能在各自崗位中盡心盡力、各司其職。此外，考慮到我國(guó)在檔案管理的保密工作方面尚缺乏經(jīng)驗(yàn)以及強(qiáng)有力的技術(shù)支持，這就需要全體檔案管理人員均應(yīng)強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，意識(shí)到只有維護(hù)好公司的檔案信息，才能維護(hù)好公司的經(jīng)濟(jì)利益，間接保障個(gè)人利益不受損害[8]。

為顯著提升公司檔案資源的安全系數(shù)，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)素養(yǎng)與系統(tǒng)運(yùn)維素養(yǎng)，可以獨(dú)立完成基本的系統(tǒng)病毒查殺、修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞等操作，能夠正確識(shí)別系統(tǒng)入侵事件，遇到此類(lèi)情況應(yīng)第一時(shí)間匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并聯(lián)系公司技術(shù)人員進(jìn)行修復(fù)處理，將可能的信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（四）創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景

當(dāng)前，企業(yè)的檔案管理工作多側(cè)重于實(shí)體檔案、聲像檔案兩個(gè)部分。由于社會(huì)信息化水平持續(xù)深入，公司檔案的存在形態(tài)也出現(xiàn)明顯變化，數(shù)據(jù)形式的檔案越來(lái)越多。對(duì)此，檔案管理部門(mén)需要認(rèn)真思考，如何才能更好地發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源蘊(yùn)含中的信息價(jià)值進(jìn)行挖掘，實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理。同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的缺陷，可以嘗試拓展檔案智能化應(yīng)用場(chǎng)景，以此來(lái)有效解決問(wèn)題。以檔案價(jià)值鑒定工作為例，根據(jù)檔案標(biāo)題的關(guān)鍵詞條、檔案文號(hào)、創(chuàng)建時(shí)間、相關(guān)人物等，利用自然語(yǔ)言處理以及專(zhuān)家系統(tǒng)技術(shù)，開(kāi)發(fā)智能化軟件，后續(xù)便可由軟件自動(dòng)檢索檔案、自動(dòng)歸檔，并將過(guò)期檔案按照程序集中密封存放[9]。在開(kāi)展檔案整理工作時(shí)，智能化軟件也可以大幅度提高工作效能，可以應(yīng)用其提煉檔案關(guān)鍵詞，然后由關(guān)鍵詞組成檔案著錄，再依靠系統(tǒng)逐一編制出檔案的級(jí)著錄。還可以將智能機(jī)器人引入到常規(guī)咨詢(xún)、檔案陳列、內(nèi)容解說(shuō)環(huán)節(jié)，因?yàn)榕c人工相比，智能機(jī)器人具有無(wú)情緒、可連續(xù)、準(zhǔn)確度高等優(yōu)勢(shì)，可在快速解答工作問(wèn)題的同時(shí)，也能夠讓公司檔案管理效率得到質(zhì)的提升。此外，還可借助智能化軟件自動(dòng)提煉生成統(tǒng)計(jì)表格，為檔案管理人員有序開(kāi)展工作提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)參考。上述方式均可讓公司突破技術(shù)瓶頸，使技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景得到拓展，讓檔案管理工作收獲理想效果。

（五）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

企業(yè)的檔案管理工作雖然屬于服務(wù)性、管理性工作，但對(duì)專(zhuān)業(yè)性要求也是極強(qiáng)的，需要管理人員具備豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，而且業(yè)務(wù)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)均要過(guò)硬，有較強(qiáng)的工作責(zé)任感。為滿(mǎn)足檔案精細(xì)化管理的工作要求，還要確保檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。為達(dá)成這一目標(biāo)，滿(mǎn)足當(dāng)下公司業(yè)務(wù)工作與可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，公司應(yīng)積極開(kāi)展職業(yè)素養(yǎng)與相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引導(dǎo)其盡可能多的汲取前沿檔案管理理論的精髓，促使自身掌握到更多先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用技巧，并學(xué)會(huì)靈活將所學(xué)體現(xiàn)在崗位工作中，創(chuàng)造出更多價(jià)值。

首先，檔案管理人員應(yīng)安心本職工作，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)與事業(yè)心，認(rèn)真研讀文書(shū)學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等相關(guān)書(shū)籍，豐富自身的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。關(guān)注檔案工作的法規(guī)制度、政策方針的變化，掌握檔案工作相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定，促使能夠?qū)⑺鶎W(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)靈活應(yīng)用于崗位工作中，確保達(dá)到理想的檔案管理工作效果。其次，檔案管理人員除掌握豐富的檔案學(xué)基本知識(shí)外，還要掌握與檔案管理工作相近的其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)，比如圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、科學(xué)技術(shù)等，為更好地從事檔案管理工作提供強(qiáng)有力支持。最后，增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案管理人員在實(shí)際工作中，要做到不為名利、全心全意為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，促使檔案的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益得到充分發(fā)揮，此時(shí)檔案管理人員的自我價(jià)值也會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。另外，檔案管理人員要尊重檔案，堅(jiān)決維護(hù)檔案內(nèi)容的原貌與完整性，不能隨意歪曲檔案內(nèi)容，也不能因主觀(guān)臆斷判定檔案類(lèi)別，要始終立足于事實(shí)立檔，盡職盡責(zé)做好檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，與時(shí)俱進(jìn)、堅(jiān)持創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作永葆生機(jī)的關(guān)鍵所在?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，讓傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與工作模式均出現(xiàn)變化，而公司需要做的便是盡快適應(yīng)此種變化，積極引入新興技術(shù)手段到檔案收集、整理、儲(chǔ)存環(huán)節(jié)，而檔案管理人員則要認(rèn)真學(xué)習(xí)新技術(shù)，在前沿檔案管理理論中汲取精髓，確保自己可以嫻熟應(yīng)用這些技術(shù)手段于工作實(shí)踐中，有效挖掘出現(xiàn)有檔案資源的信息價(jià)值，使檔案成為助推公司可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。