作者簡介：王艷（1982，4-），女，河北南宮人，本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案管理，保密管理。

摘要：進入信息化時代后，傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案工作機制發(fā)生了很大程度的改變，借助信息化技術的利用，不斷提升開發(fā)、利用、共享企業(yè)文書檔案信息資源的管理質量，已成為企業(yè)文書檔案工作創(chuàng)新的重要目標和內(nèi)容。基于此，該文首先分析企業(yè)文書檔案管理應用信息化技術的途徑，然后探討提升企業(yè)文書檔案管理質量的途徑，以期借助相關措施能夠實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作與信息化技術的深度融合，使企業(yè)文書檔案管理工作的質量得到提升。

關鍵詞：企業(yè)文書檔案；信息化技術；管理質量

中圖分類號：G275.2? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：2096-4110（2023）04（b）-0189-04

Research on the Quality Improvement Path of Enterprise Document and File Management under the Background of Informatization

WANG Yan

（Beixin Building Materials Group Co.， Ltd， Beijing，100000， China）

Abstract： After entering the information age， the traditional mechanism of enterprise document and archive work has undergone significant changes. With the use of information technology， continuously improving the management quality of developing， utilizing， and sharing enterprise document and archive information resources has become an important goal and content of innovation in enterprise document and archive work. Based on this， this article first analyzes the ways to apply information technology in enterprise document and archive management， and finally explores ways to improve the quality of enterprise document and archive management. It is hoped that with the help of relevant measures， the deep integration of enterprise document and archive management work and information technology can be achieved， and the quality of enterprise document and archive management work can be improved.

Key words： Enterprise document archives; Information technology; Management quality

企業(yè)利用信息化技術提升文書檔案管理質量，即數(shù)字化處理原有的聲像、照片及紙質檔案，并進行有效的采集、存儲和歸檔，從而完成向二次文獻信息的轉化，實現(xiàn)企業(yè)文書檔案信息化。在企業(yè)中文書檔案屬于重要的信息資源，能夠有效地支撐企業(yè)開展經(jīng)營管理和生產(chǎn)發(fā)展等工作。進入信息時代后，企業(yè)的文書檔案管理工作也應該緊跟時代發(fā)展步伐，合理利用信息化技術，優(yōu)化文書檔案系統(tǒng)整體功能。

近年來，隨著企業(yè)領導者認知水平不斷提升，越來越多的企業(yè)開始建設數(shù)字檔案項目，并且投入了大量的物力和人力，積極開發(fā)專業(yè)軟件和購買網(wǎng)絡設備，完成了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建立。但是很多企業(yè)在利用信息化技術方面還存在軟件較“軟”、硬件較“硬”等問題，無法充分發(fā)揮信息化技術的功能。企業(yè)文書檔案信息化建設是一項非常復雜的工程，在這個工程的實施過程中，企業(yè)文書檔案管理工作不僅會面臨著各種挑戰(zhàn)和困難，而且能夠為企業(yè)文書檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇，企業(yè)只有從管理理念、制度、信息化技術、管理機構等方面做好統(tǒng)籌規(guī)劃，才能夠充分發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，使企業(yè)文書檔案管理質量得到全面提升。

1 企業(yè)文書檔案管理應用信息化技術的途徑

1.1 網(wǎng)絡化管理

通過對信息化技術的應用使數(shù)字化文書檔案形成，再借助計算機網(wǎng)絡平臺，能夠有效地共享和利用不同范圍、不同類型的用戶信息。所以，在企業(yè)文書檔案管理中應用信息化技術，必須充分重視網(wǎng)絡化管理，只有這樣才能有效地共享信息。在企業(yè)文書檔案管理中借助信息化技術開展網(wǎng)絡管理能夠發(fā)揮很多功能，如網(wǎng)絡組卷、劃分資源、網(wǎng)上借閱、數(shù)字化歸檔、遠程傳送、在線檢索等。同時在保證數(shù)字化文書檔案安全方面，還能夠采取物理隔離網(wǎng)絡管理、邏輯隔離網(wǎng)絡管理等措施[1]。

1.2 數(shù)字化管理

以往企業(yè)大多只擁有紙質形式的文書檔案，在檔案信息錄入過程中檔案管理人員需要通過較為煩瑣的工作流程，不但勞動強度大，而且在檔案查詢時需要花費較長的時間查閱所需要的信息，企業(yè)需要劃撥足夠的空間儲存紙質文書檔案。相關人員可以利用數(shù)字化技術完成企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理，不但能夠有效克服以上缺陷，還能夠降低企業(yè)投入的物力、財力、人力成本，并且根據(jù)需求便捷地完成電子文書檔案復制。在企業(yè)文書檔案管理改革過程中利用信息化技術是非常重要的環(huán)節(jié)，利用信息化技術數(shù)字化處理文書檔案，能夠完成由紙質檔案向數(shù)字化檔案、電子檔案的轉變，需要建立一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺。

1.3 安全化管理

在企業(yè)利用信息化技術開展文書檔案管理的過程中，保證文書檔案安全屬于基礎工作，因為在大數(shù)據(jù)環(huán)境下存在著突出的數(shù)據(jù)安全問題，需要企業(yè)利用信息化技術有效開展信息加密、管理系統(tǒng)升級等工作[2]。在保護信息安全方面，應防止黑客攻擊、網(wǎng)絡故障、木馬病毒、人為因素等導致的電子文書檔案損失。在利用信息化技術開展企業(yè)文書檔案管理的過程中，企業(yè)應該制定有效的安全防護措施，如利用信息化技術完成密碼和權限的設置。在公開文書檔案信息方面，也應該借助信息技術完成不同公開等級的劃分。

2 提升企業(yè)文書檔案管理質量的途徑

2.1 優(yōu)化文書檔案管理理念

行動需要以思想理論為指導。在信息化技術應用工作背景下，企業(yè)應該在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中融入企業(yè)文書檔案信息化建設的內(nèi)容，將應用信息化技術作為日常管理工作內(nèi)容，并且制定出有針對性的考核措施。通過合理調(diào)整戰(zhàn)略思維，將手工文書檔案整理轉變?yōu)樾畔⒒夹g自動整理，然后再配備充足的物力、人力、財力支持，構建出實用性、適用性較高的文書檔案管理軟件，能夠保證信息化技術的作用得到充分發(fā)揮，從而使企業(yè)文書檔案管理質量得到提升。

2.2 提升文書檔案管理的規(guī)范性

在企業(yè)中負責管理文書檔案的部門，應該及時了解和學習國家各種信息化建設指導意見，在嚴格遵循檔案信息化工作相關規(guī)章、標準和法規(guī)的基礎上，對建設文書檔案信息化的工作進行有效組織。在上級檔案主管部門的指導下，與企業(yè)實際情況相結合，制定出科學合理的文書檔案信息化建設規(guī)范標準，以檔案管理部門的各項技術標準作為工作標準，如文書檔案歸檔管理標準、文書檔案數(shù)字化標準等。首先，應該保證管理規(guī)范足夠明確，具體應包括移交、收錄、價值鑒定、整理、歸類、儲存、準確性保證、安全性保證、利用方式、檢索途徑等方面的標準和規(guī)范；其次，有效落實業(yè)務規(guī)范，其中包括在企業(yè)內(nèi)部運用對象數(shù)據(jù)格式標準、數(shù)字檔案文件格式、資源描述、原數(shù)據(jù)標準等；再次，有效落實技術規(guī)范，包括軟件系統(tǒng)工作平臺的技術規(guī)范、建設硬件基礎設施的技術規(guī)范、數(shù)字水印標準、存儲壓縮格式標準、加密算法技術標準、電子簽章標準等[3]；最后，對文書檔案信息化建設工作，企業(yè)應該保證相關的管理體系和制度足夠完善，科學合理地制定相關的檔案管理標準，為規(guī)范有序地開展文書檔案管理信息化建設工作提供保障。在實際開展相關工作時，企業(yè)應該有效的監(jiān)督和指導文書檔案信息化建設工作，從而使文書檔案管理人員操作不規(guī)范的情況得到避免[4]。例如，企業(yè)可以建立完善的獎懲制度，不但能夠有效處罰相關人員的違規(guī)行為，提升其工作的規(guī)范性，還能夠獎勵表現(xiàn)優(yōu)異的員工，有效激發(fā)其工作積極性。

2.3 強化組織領導

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中企業(yè)文書檔案是相關信息和內(nèi)容的重要載體，所以所利用信息化技術提升企業(yè)文書檔案管理質量是企業(yè)急需完成的工作，并且這項工作需要得到企業(yè)領導的有效支持。企業(yè)文書檔案管理部門應該與信息化建設的重要性和自身的特點相結合，與企業(yè)領導保持緊密的聯(lián)系，詳細介紹這項工作在企業(yè)未來發(fā)展中的重要作用，使企業(yè)領導重視文書檔案管理信息化的程度得到提升，從而提升支持文書檔案信息化建設工作的力度，在這種情況下這項工作能夠得到企業(yè)其他部門的有效配合，保證能夠得到充足的能源支持。在規(guī)劃和設計企業(yè)文書檔案信息化建設的過程中，應該保證企業(yè)各項資源使用足夠協(xié)調(diào)，能夠為企業(yè)順利完成文書檔案信息化建設工作提供保障。

通過合理利用信息化技術，數(shù)字化處理類型不同、介質來源不同的原始文書檔案，完成傳統(tǒng)文書檔案向電子文檔的轉變，從而建立起結構合理的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這就是利用信息化技術提升企業(yè)文書檔案管理質量的基礎和前提。所以，數(shù)字處理原始文書檔案、科學合理地保存和利用電子文檔非常重要，這些工作的完成情況能夠直接決定文書檔案信息化建設質量[5]。在數(shù)字化處理企業(yè)傳統(tǒng)紙質文書檔案的過程中，相關人員應該合理整理紙質檔案，完成相關目錄內(nèi)容的梳理。對于保存不當和因為時間較長導致內(nèi)容缺失的文書檔案材料，應及時開展修復工作，在完成修復工作后再開展數(shù)字處理。在數(shù)字處理紙質檔案的工作完成后，應該合理開展編號立卷工作，保證能夠有效對應原版紙質文件，在確定相關信息足夠準確后還應該提交給上級管理人員審核。所以，企業(yè)應該充分重視這項工作，使文書檔案信息化建設的基礎變得更加堅實。

2.4 加強檔案技術的應用

在企業(yè)文書檔案管理工作中，想要使信息化技術的作用充分發(fā)揮，軟件是支撐，硬件是基礎。合理配備硬件設施能夠使企業(yè)檔案室應用網(wǎng)絡技術和計算機技術的水平得到有效提升，進而實現(xiàn)文書檔案信息化水平的提升。合理應用軟件技術，再加上有效開發(fā)局域網(wǎng)技術，不但能夠滿足收集、整理、檢索、編目的要求，還能夠使文書檔案管理變得更加高效、便捷，能夠為企業(yè)內(nèi)部共享資源起到促進作用。針對這些問題，企業(yè)應該在充分了解自身需求的基礎上，建立高素質的軟件開發(fā)隊伍，并對其職責業(yè)務進行明確，從而保證相關的軟件技術和硬件設施擁有較高的拓展性和實用性。在完成信息交流和網(wǎng)絡互通工作后，將會出現(xiàn)較為嚴峻的信息安全形勢[6]。所以，企業(yè)應該及時開展信息安全管理制度的優(yōu)化工作，完成信息安全系統(tǒng)開放，有效利用各種檔案安全信息化技術，如人員安全管理制度、數(shù)字化文檔管理規(guī)范等，科學合理地完成防病毒體系和訪問身份驗證等設置，對于修改難度較低的數(shù)字檔案應該采取加密措施，使用擁有改寫數(shù)據(jù)功能的儲存介質完成重要文書檔案保存，同時在保證文書檔案網(wǎng)絡安全方面還可以使用物理隔離等措施。

2.5 注重文書檔案管理人員培養(yǎng)

想要利用信息化技術使企業(yè)文書檔案管理質量得到有效提升，工作人員的努力和付出也是非常重要的因素?，F(xiàn)階段，在很多企業(yè)中文書檔案工作人員都擁有較為繁忙的日常事務，因為相關人員的學習背景只對企業(yè)文書檔案信息化提出了較低的要求，而軟件測試工作還需要投入大量的精力和時間。從長遠發(fā)展來看，企業(yè)應該注重復合型人才培養(yǎng)，保證相關工作人員既熟悉文書檔案管理工作，掌握各種信息化技術，有效地結合信息化技術與文書檔案實際工作[7]。同時，應該對管理和考核從業(yè)人員的力度進行加強，在日常工作中向他們講授網(wǎng)絡操作、辦公自動化等信息化技術，定期組織文書檔案管理人員參與會議討論和學習培訓等工作，使文書檔案管理人員的工作水平和業(yè)務技術素質不斷提升，并且應該注重與同行業(yè)人員交流工作經(jīng)驗，保證文書檔案管理人員能夠正確認識到文書檔案信息化建設的必要性和重要性，及時轉變傳統(tǒng)文書檔案管理觀念，使其業(yè)務能力和工作責任性同時得到增強。另外，企業(yè)應該與員工的進取心、責任心、工作業(yè)績等情況相結合，對員工的工作表現(xiàn)開展客觀、真實的評價，能夠激發(fā)員工的工作積極性，從而建立掌握專業(yè)檔案管理知識，了解信息化技術的文書檔案管理人才隊伍，在擁有足夠的專業(yè)人才后，各種信息化技術的作用將得到充分發(fā)揮，能夠在最大程度上提升企業(yè)文書檔案管理工作的質量。

2.6 有效利用企業(yè)文書檔案信息

想要使企業(yè)文書檔案管理工作的質量得到有效提升，相關人員除了思考如何有效融合信息化技術和企業(yè)文書檔案管理工作外，還應該充分重視利用企業(yè)文書檔案信息的工作。在實際工作開展時，相關人員可以從以下幾個方面入手：第一，應該注重基礎工作優(yōu)化。企業(yè)日常經(jīng)營活動是文書檔案記錄的主要內(nèi)容，能夠使企業(yè)各個項目和各個階段的相關信息得到有效呈現(xiàn)，在企業(yè)文書檔案中大部分材料都是當事人所編寫，不但時代特征明顯，而且可靠性非常高。通過分析檔案工作內(nèi)容可知，其主要包括管理文書檔案和利用文書檔案的內(nèi)容[8]。管理文書檔案包括收集、鑒別、整理、數(shù)字處理檔案信息等內(nèi)容；利用文書檔案是發(fā)揮文書檔案價值的有效途徑，但是需要企業(yè)擁有完善的基礎檔案管理工作。文書檔案資源能夠起到更有效的作用，主要會受到檔案信息二次開發(fā)價值的影響，檔案開發(fā)和基礎管理兩者之間能夠起到相互制約、相互促進的作用。所以，企業(yè)應該與文書檔案管理制度相結合，不斷完成基礎工作標準的優(yōu)化，只有這樣才能夠為二次開發(fā)和利用檔案提供有效保障。第二，應該完成檔案服務的優(yōu)化。文書檔案管理人員必須具備相應的職業(yè)道德，對文書檔案的價值形成正確認識。在市場經(jīng)濟的背景下，企業(yè)必須在市場的大環(huán)境內(nèi)開發(fā)和利用文書檔案資源。文書檔案管理人員應該隨著市場的發(fā)展完成文書檔案管理理念和意識的更新，突破傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，有效共享各種可公開的文書檔案信息，使利用文書檔案信息的廣度得到拓展，樹立檔案信息服務意識，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化現(xiàn)有的服務意識，積極開展開發(fā)和利用文書檔案資源的工作。在開發(fā)和利用文書檔案資源的過程中，應該借助信息化技術對檔案信息咨詢服務進行優(yōu)化，與使用者提出的問題相結合，合理利用檢索、文摘、書目等信息模塊完成文書檔案信息的檢索，保證文書檔案信息能夠在短時間內(nèi)到達使用者手中，從而實現(xiàn)咨詢服務質量的提升。除了信件、面對面、電話、借閱等咨詢服務外，相關人員還可以利用信息化技術建立網(wǎng)絡平臺，保證網(wǎng)絡平臺擁有文書檔案查詢、現(xiàn)象預約、檔案傳輸?shù)裙δ?，從而實現(xiàn)文書檔案信息資源服務的多元化，更加高效地利用企業(yè)文書檔案信息，能夠使文書檔案的價值得到更加充分發(fā)揮，實現(xiàn)提升企業(yè)文書檔案管理質量的目的。第三，對檔案利用者的應用能力進行提升。企業(yè)文書檔案資源的利用效率也會在很大程度上受到檔案利用者應用能力的影響。企業(yè)之所以想要利用信息化技術提升文書檔案管理質量，主要目的就是更好地服務于檔案利用者，需要與檔案利用者的心理特點、特征、類型等情況相結合，制定適宜的文書檔案信息服務。例如，企業(yè)在開展某個項目的過程中，為了有效地預估這個項目的成本、收益等內(nèi)容，需要有效對比文書檔案中相關項目的數(shù)據(jù)，在這個過程中檔案利用者應該與管理人員建立有效聯(lián)系，檔案管理人員快速完成相關文書檔案的檢索和提供，利用各種有效途徑完成相關信息的傳輸，能夠為檔案利用者提供極大的便利。在利用文書檔案信息的過程中，檔案利用者應該完成檔案信息的深入挖掘，與市場變化情況和信息記錄相結合，使文書檔案信息的價值得到更加充分的發(fā)揮，從而實現(xiàn)工作質量和效率的提升。

3 結語

綜上所述，進入信息化時代后，各種信息化技術在企業(yè)文書檔案管理工作中得到了廣泛應用，在這個過程中開放應用的文書檔案管理模式已經(jīng)打破傳統(tǒng)單一且封閉的局面。數(shù)字化的管理和利用已經(jīng)取代傳統(tǒng)的紙質檔案管理和利用，企業(yè)正在不斷利用信息化技術優(yōu)化采集、管理、開發(fā)、共享文書檔案數(shù)據(jù)信息的工作。相關人員借助相關提升途徑，有效利用信息化技術，更好地管理和利用企業(yè)文書檔案信息資源，使企業(yè)文書檔案管理工作機制得到優(yōu)化，促進企業(yè)文書檔案信息資源服務水平和開發(fā)效率的提升，從而有效提升企業(yè)文書檔案管理質量。

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