摘要：航海院校進行實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)能夠提升航海儀器設(shè)備及設(shè)施管理的規(guī)范化、流程化和信息化，提升管理效率。結(jié)合項目管理方法論將項目管理技術(shù)應(yīng)用于航海院校實訓(xùn)管理系統(tǒng)研究與實踐，建立系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和推進小組，在項目啟動、實施規(guī)劃、項目監(jiān)控、項目驗收整個系統(tǒng)項目生命周期中協(xié)調(diào)和把控進度、推進項目的執(zhí)行和完成，促進航海院校在系統(tǒng)建設(shè)過程中有效開展跨部門協(xié)同，推動和保障項目順利完成。

關(guān)鍵詞：項目管理；實訓(xùn)管理系統(tǒng)；項目生命周期；航海院校

0 引言

《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)國家職業(yè)教育改革實施方案的通知（國發(fā)〔2019〕4號）》中提出：“提高實訓(xùn)基地規(guī)劃、管理水平，為社會公眾、職業(yè)院校在校生取得職業(yè)技能等級證書和企業(yè)提升人力資源水平提供有力支撐?！睂嵱?xùn)教學(xué)作為航海院校教育教學(xué)的重要環(huán)節(jié)，能有效增強航海專業(yè)學(xué)生的實操動手能力，提升專業(yè)技能。航海院校進行實訓(xùn)室管理系統(tǒng)建設(shè)，能夠提升實訓(xùn)儀器設(shè)備及設(shè)施管理管理水平，提高實訓(xùn)課程資源的利用率，同時能夠為海事局航海院校實訓(xùn)室評估提供翔實數(shù)據(jù)，為航海專業(yè)學(xué)生實踐能力提升提供有利的數(shù)據(jù)支撐[1]。

傳統(tǒng)的高校信息系統(tǒng)管理是基于高校工作分工和部門職能，各職能部門無法開展高效的溝通，具有一定的局限性。本文結(jié)合項目管理方法論，將項目管理技術(shù)應(yīng)用于航海院校實訓(xùn)管理系統(tǒng)研究與實踐，系統(tǒng)有效地開展跨部門協(xié)同，推動和保障項目順利完成。

1 項目組織

實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目涉及實訓(xùn)管理部門、各系部、系統(tǒng)建設(shè)部門等，為有效開始跨部門溝通，成立實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和推進小組。

1.1 實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組由信息中心、實訓(xùn)管理部和相關(guān)系部業(yè)務(wù)部門負責(zé)人組成，領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)項目的決策和控制協(xié)調(diào)及總體進度控制。為有效開展跨部門協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)小組定期組織項目組的會議和活動。

1.2 實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目推進小組

在領(lǐng)導(dǎo)小組的指導(dǎo)下，推進小組負責(zé)系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)一管理，根據(jù)需求完善制訂系統(tǒng)建設(shè)方案并進行報批，參與評標(biāo)確定建設(shè)廠商，牽頭起草簽訂合同，協(xié)調(diào)廠商駐校開展需求調(diào)研、詳細設(shè)計、部署實施、培訓(xùn)、調(diào)試等，搭建系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，組織協(xié)調(diào)系統(tǒng)測試，參與系統(tǒng)驗收，負責(zé)合同執(zhí)行和資金使用，協(xié)助廠商提供用戶的技術(shù)支持，負責(zé)并完善系統(tǒng)升級、備份、測試等工作和制度，促進跨部門的溝通和協(xié)調(diào)，負責(zé)項目的推進。

1.3 相關(guān)業(yè)務(wù)部門

相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)功能需求的提出和細化，參與評標(biāo)確定廠商，進行功能流程測試、確認，提出系統(tǒng)優(yōu)化完善意見，參與系統(tǒng)驗收、出具用戶意見，組織用戶并接受系統(tǒng)使用培訓(xùn)，制定系統(tǒng)應(yīng)用推進制度和考核辦法，參與項目組的各項會議和活動，推動系統(tǒng)的應(yīng)用[2]。

2 項目啟動

項目啟動階段要制定項目章程，約定項目范圍、項目目標(biāo)、項目計劃、交付成果等[3]。實訓(xùn)管理系統(tǒng)的建設(shè)主要通過《實訓(xùn)管理系統(tǒng)需求報告》和《實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)方案》約定項目章程的相關(guān)內(nèi)容。

2.1 《實訓(xùn)管理系統(tǒng)需求報告》

《實訓(xùn)管理系統(tǒng)需求報告》主要包含需求概述、總體框架、運行環(huán)境。

（1）需求概述。實訓(xùn)管理信息化系統(tǒng)主要包括實踐教學(xué)管理、實訓(xùn)室管理、實踐教學(xué)耗材管理等5個一級模塊和實訓(xùn)課程、訓(xùn)練課表、實訓(xùn)項目、實習(xí)管理、實訓(xùn)室建設(shè)管理、設(shè)備維護管理、實訓(xùn)室使用、耗材購置驗收等16個二級模塊。

（2）總體框架。采用B/S架構(gòu)，系統(tǒng)需具有良好的可擴展性、安全性可靠性。在航海高職院校院數(shù)字化校園建設(shè)中，實訓(xùn)管理系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。實訓(xùn)管理系統(tǒng)與統(tǒng)一信息門戶集成，實現(xiàn)單點登錄；與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成時，先將相關(guān)信息提取至統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心，由數(shù)據(jù)中心向?qū)嵱?xùn)管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)，主要涉及教師信息、資產(chǎn)信息、學(xué)籍信息、排課信息。

（3）運行環(huán)境。①網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。實訓(xùn)管理系統(tǒng)能

夠支持校園網(wǎng)絡(luò)和校外網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)同時使用，方便學(xué)校師生在校內(nèi)網(wǎng)訪問實訓(xùn)管理系統(tǒng)的相關(guān)資源。②軟件環(huán)境。實訓(xùn)管理系統(tǒng)應(yīng)具有良好的穩(wěn)定性、可靠性、安全性和兼容性等，支持跨平臺、多操作環(huán)境和主流瀏覽器的部署和使用。③硬件環(huán)境。支持對常見服務(wù)器等硬件環(huán)境的部署和安裝。

2.2 《實訓(xùn)系統(tǒng)建設(shè)方案》

以《實訓(xùn)教學(xué)管理系統(tǒng)需求報告》及某航海高職院校實訓(xùn)實習(xí)教學(xué)管理、實訓(xùn)儀器設(shè)備和設(shè)施建設(shè)和管理的相關(guān)制度、學(xué)院相關(guān)體系文件內(nèi)容為建設(shè)依據(jù)制訂《實訓(xùn)系統(tǒng)建設(shè)方案》。該方案包含以下內(nèi)容：

（1）實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目簡介。包含項目范圍、項目背景、建設(shè)目標(biāo)。

（2）實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目建設(shè)依據(jù)。包含資金和需求依據(jù)、建設(shè)周期。

（3）實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目功能需求。包含明確一級模塊、二級模塊的具體功能。

（4）實訓(xùn)管理系統(tǒng)總體框架。包含總體框架結(jié)構(gòu)、運行環(huán)境和集成方案。

（5）項目實施規(guī)劃。包含WBS工作分解、項目角色分工、項目進度計劃。

（6）經(jīng)費預(yù)算。包含軟件、硬件和接口的費用。

（7）成果交付。除合同約定的相關(guān)交付成果，在實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目的建設(shè)過程中，各階段文檔資料也應(yīng)作為交付成果的一部分。

3 實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目實施規(guī)劃

實訓(xùn)管理系統(tǒng)采用招標(biāo)采購的形式實施，能夠減少項目建設(shè)成本和提高項目建設(shè)質(zhì)量。在項目實施規(guī)劃中，要進行工作結(jié)構(gòu)分解（WBS）、明確角色分工和制訂進度計劃等。

3.1 WBS工作結(jié)構(gòu)分解

通過WBS工作分解將實訓(xùn)管理系統(tǒng)項目進行三層分解，如圖2所示，將項目分解成更小要素，便于項目的管理和后期成果交付。

3.2 角色分工

實訓(xùn)管理系統(tǒng)主要涉及實訓(xùn)管理部、各系部、項目領(lǐng)導(dǎo)小組和項目推進小組，具體角色分工見表1。

3.3 項目進度

項目合作建設(shè)合同正式啟動生效之日起，在合同規(guī)定的建設(shè)時間內(nèi)分階段、有計劃地完成項目實施。實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)進度計劃見表2。

《PMBOK 指南》（第6版）指出，監(jiān)控項目工作的過程就是整體監(jiān)控過程[3]。航海院校實訓(xùn)管理系統(tǒng)的監(jiān)控主要包含項目范圍、進度、質(zhì)量。

項目范圍是項目進度、成本和質(zhì)量的基礎(chǔ)，可以通過WBS工作分解、責(zé)任分配矩陣進行范圍分解和為每一個范圍指定責(zé)任人來控制項目范圍。在實訓(xùn)管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，范圍控制中最重要的是控制變更[1]。建立項目變更申請流程，如圖3所示。①變更申請人提出申請；②實訓(xùn)管理部復(fù)核申請；③項目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；④通過審批后，由項目推進小組向開發(fā)公司提出變更；⑤開發(fā)公司完成變更開發(fā)后提交項目推進小組；⑥項目推進小組進行變更復(fù)測；⑦領(lǐng)導(dǎo)小組將變更反饋通知實訓(xùn)管理部；⑧實訓(xùn)管理部通知變更申請人。

項目進度控制需要依據(jù)項目時間節(jié)點，參照WBS制訂詳細的工作進度計劃，調(diào)動項目利益相關(guān)方的積極性。項目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開項目組的推進會議和活動，推進和保障項目進度。

項目質(zhì)量控制貫穿整個項目建設(shè)始終，實訓(xùn)系統(tǒng)招標(biāo)前要選擇項目經(jīng)驗豐富、資質(zhì)良好的企業(yè)，做好前期調(diào)研；實訓(xùn)系統(tǒng)建設(shè)過程中不斷完善細化需求、推進實施部署、做好調(diào)試培訓(xùn)和測試；實訓(xùn)驗收進入質(zhì)保期后及時進行系統(tǒng)的更新和升級[2]。

5 項目驗收

在項目管理技術(shù)和方法的指導(dǎo)下，航海院校實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)項目按計劃順利驗收。建設(shè)項目驗收，由責(zé)任部門提出驗收申請，經(jīng)職能部門審核通過后組織項目驗收鑒定，并將鑒定結(jié)果反饋給項目責(zé)任部門。驗收申請包括項目名稱、責(zé)任部門、項目金額、設(shè)備明細等信息[4-5]。項目的各項交付材料和驗收材料要做好備份和歸檔。

5.1 交付材料

交付成果和文檔資料主要包括以下部分：

（1）系統(tǒng)源代碼。包括實訓(xùn)管理系統(tǒng)開發(fā)中形成的非原有公司或第三方的可執(zhí)行程序。

（2）軟件安裝包。實訓(xùn)管理系統(tǒng)的安裝軟件和安裝說明。

（3）技術(shù)文檔。包括實訓(xùn)管理系統(tǒng)開發(fā)中的各種技術(shù)文檔、需求變更說明、系統(tǒng)設(shè)計說明、系統(tǒng)培訓(xùn)資料及有系統(tǒng)集成的技術(shù)說明等。

（4）用戶使用手冊。按角色制定用戶手冊，包括系統(tǒng)管理員手冊、教學(xué)管理員手冊、設(shè)備管理員手冊、實訓(xùn)室管理員手冊、倉庫管理員手冊等。

（5）管理文檔。包括實訓(xùn)管理系統(tǒng)開發(fā)中的一些工作文檔，如計劃、報告、討論綱要、會議記錄等。

5.2 項目驗收審

實訓(xùn)管理系統(tǒng)采用項目評審會的方式，參與人員包括系統(tǒng)開發(fā)商、實訓(xùn)管理部門、系統(tǒng)使用部門、信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組、審計專家等。

6 結(jié)語

本文將項目管理技術(shù)應(yīng)用于航海院校實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)，在項目啟動、項目實施、項目監(jiān)控、項目驗收整個項目建設(shè)過程中應(yīng)用項目管理理論和方法，把控范圍、推進進度、保障項目質(zhì)量，促進了航海院校在系統(tǒng)建設(shè)過程中有效開展跨部門協(xié)同，推動和保障了航海院校實訓(xùn)管理系統(tǒng)建設(shè)項目的順利完成。

參考文獻

[1]蘆冏耀.實驗課程教學(xué)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].實驗室科學(xué)，2013，16（6）：100-103.

[2]蔣萍花.高校信息系統(tǒng)建設(shè)的項目管理[J].項目管理技術(shù)，2015，13（5）：106-109.

[3]Project Management Institute.項目管理知識體系指南（PMBOK 指南）[M].6版.北京：電子工業(yè)出版社，2018.

[4]肖俏.政府會計制度下醫(yī)院科研項目預(yù)算管理系統(tǒng)的探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2020，17（5）：105-109.

[5]施乙展.淺談高職院校實訓(xùn)室建設(shè)與管理[J].大學(xué)，2021（22）：14-16.

收稿日期：2022-12-08

作者簡介：

莊群（1988—），女，助理研究員，研究方向：教育信息化管理、項目管理。

曲慧（1981—），女，工程師，研究方向：實訓(xùn)教學(xué)管理。

辛悅照（1984—），男，講師，研究方向：教育管理。