羅 偉,楊雪冰
(黑龍江省科學(xué)院,哈爾濱 150001)
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要因素。科研院所作為高層次人才匯聚的戰(zhàn)略高地和知識(shí)及技術(shù)創(chuàng)新的重要基地,承擔(dān)著培養(yǎng)人才、社會(huì)服務(wù)和知識(shí)創(chuàng)新的“三重任務(wù)”[1]。近年來,科技創(chuàng)新對于國家發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的作用越來越凸顯,創(chuàng)新是科研院所的靈魂,為更好地發(fā)揮我國的創(chuàng)新引領(lǐng)作用,科研院所責(zé)任重大、使命光榮??蒲性核k公室具有自身的實(shí)際情況和特點(diǎn),面對持續(xù)激烈的市場競爭環(huán)境,科研院所如何在新時(shí)代下適應(yīng)形勢發(fā)展,加快創(chuàng)新辦公室管理,統(tǒng)籌管理和服務(wù)等工作,有效支撐科研院所發(fā)展,成為當(dāng)前科研院所辦公室亟待思考和解決的問題。本文旨在闡釋科研院所辦公室的作用,梳理存在的共性問題,提出針對性建議,推動(dòng)科研院所辦公室高質(zhì)量發(fā)展。
科研院所辦公室是科研院所發(fā)揮重要服務(wù)和管理的部門之一,作為院所的行政工作運(yùn)轉(zhuǎn)中心,承擔(dān)著政務(wù)和管理的雙重職能,是院所對內(nèi)對外的重要窗口[1]。同時(shí),辦公室的主要作用是輔助科研、提高效率[2]。因此,辦公室成為科研院所重要的綜合性職能部門。具體而言,科研院所辦公室是綜合辦事和參謀部門,是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的中心樞紐,是聯(lián)系基層、科技人員的重要橋梁和紐帶,不僅肩負(fù)著參謀助手、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等綜合職能,還擔(dān)負(fù)著為科技人員、科研工作第一線服務(wù)的重任。具體負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容多、范圍廣、要求高,如綜合協(xié)調(diào)、文秘、文書、會(huì)務(wù)、保密、檔案、督辦、安全保衛(wèi)、應(yīng)急管理、后勤保障及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦等工作,可概括為辦文、辦事、辦會(huì),工作水平關(guān)系到科研院所的發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和政令暢通。
科研院所辦公室工作質(zhì)量體現(xiàn)了科研院所形象,同時(shí)也持續(xù)影響著科研院所的發(fā)展,做好科研院所辦公室工作是一項(xiàng)重要課題,對科研院所意義重大。同時(shí),由于辦公室的工作樞紐位置和職能分工具有綜合性的特征,辦公室工作質(zhì)量向內(nèi)直接影響行政管理工作整體效能,向外直接反映科研院所整體風(fēng)貌。新形勢下,隨著信息技術(shù)和科技水平的提高,對科研院所辦公室工作提出了新的要求,提高辦公室工作能力和水平勢在必行。
科研工作是科研院所的中心工作??蒲性核k公室以辦文、辦會(huì)、辦事等綜合性事務(wù)為主要日常工作,具有較強(qiáng)的從屬性,更強(qiáng)調(diào)服務(wù)和保障。加之科研院所業(yè)績主要包括科研、人才團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目、科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等,作為以綜合服務(wù)為主的辦公室相對來說是科研工作的二線處室。辦公室工作涉及面廣、綜合性強(qiáng),人員對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作投入時(shí)間和精力多,對科研創(chuàng)新工作思考少,脫離了科研創(chuàng)新這個(gè)主責(zé)主業(yè),容易在紛繁的日常工作陷于瑣碎、無序、冗雜中。
調(diào)查研究是科研院所辦公室的一項(xiàng)重要職能作用。但現(xiàn)實(shí)情況是,工作人員平時(shí)參與科研一線的時(shí)間少,對科研工作的了解主要是通過基層報(bào)送工作情況,會(huì)上聽取各單位匯報(bào),不能很好地了解科研的真實(shí)情況,進(jìn)而對發(fā)展中存在的問題了解掌握不夠,對存在問題思考不深入,無法提出針對性解決措施,難以充分發(fā)揮參謀助手作用。
現(xiàn)實(shí)中存在科研院所辦公室承擔(dān)的科技項(xiàng)目少的問題,因此不能圍繞科研中心工作開展自身工作,體制機(jī)制有待完善,科研院所沒有針對辦公室工作人員相關(guān)科研成果和項(xiàng)目成果的評(píng)價(jià)。同時(shí),辦公室工作人員接觸的科研工作少,與科研人員關(guān)系不緊密,缺乏應(yīng)有的科研知識(shí)和技能,工作內(nèi)容大多是宏觀的行政管理,對科研的深層次服務(wù)不足,不能很好地按照科研規(guī)律服務(wù)科研工作。
協(xié)調(diào)是科研院所辦公室的基礎(chǔ)工作職能,內(nèi)部協(xié)調(diào)是與本單位職能部門和院屬單位協(xié)調(diào),外部協(xié)調(diào)是與上級(jí)主管部門和兄弟院所溝通聯(lián)絡(luò)。內(nèi)部協(xié)調(diào)存在工作協(xié)調(diào)難度大、任務(wù)完成效率不高等問題。外部協(xié)調(diào)存在向上級(jí)部門匯報(bào)少,與兄弟院所平時(shí)主動(dòng)溝通交流不多,對外部情況了解不足等問題。
科研院所辦公室要立足本職工作,并針對現(xiàn)實(shí)中存在的問題,創(chuàng)新工作思路和方法,有針對性地改進(jìn)工作,不斷提高科研院所辦公室工作質(zhì)量和水平,為科研工作提供專業(yè)化、精細(xì)化、規(guī)范化的管理與服務(wù)。
科研院所辦公室是科技管理樞紐部門,要提高辦公室工作人員對辦公室工作的理解和認(rèn)識(shí),明確辦公室及自身在科研院所中的定位,以思想認(rèn)識(shí)為引領(lǐng)開展各項(xiàng)工作。思想決定意識(shí),思想指導(dǎo)實(shí)踐,要加強(qiáng)思想學(xué)習(xí)和教育。辦公室工作人員要對標(biāo)“五個(gè)堅(jiān)持”,堅(jiān)持絕對忠誠的政治品格,堅(jiān)持高度自覺的大局意識(shí),堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神,堅(jiān)持廉潔自律的道德操守;對標(biāo)黨委、政府辦公室政務(wù)工作,學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),不斷提升科研院所辦公室工作能力。要加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè),將講政治、顧大局、樂奉獻(xiàn),并具有較強(qiáng)文字功底、熟悉科技管理的人員安排到辦公室工作。要加強(qiáng)辦公室工作人員對科技工作、相關(guān)政策和本單位科研人員的了解,全面了解院所科技工作情況,尊重科技工作者。要提高貫徹執(zhí)行力,將院班子決策貫徹執(zhí)行好。要提升服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)本領(lǐng),持之以恒做好各項(xiàng)服務(wù)工作。高質(zhì)量完成各類綜合性文稿。運(yùn)用做科研的態(tài)度、思維和方法,履行參謀、服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)等四項(xiàng)職能,做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、行政的服務(wù)能手、部門的協(xié)作幫手、科研的管理好手[3]。
要緊跟國際國內(nèi)科研信息動(dòng)態(tài),聚焦科技管理熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題,掌握前沿動(dòng)態(tài),研究國家科技政策文件,掌握科研院所科技工作情況,學(xué)習(xí)了解其他院所好的經(jīng)驗(yàn)做法,定期發(fā)布科研動(dòng)態(tài),向領(lǐng)導(dǎo)提供科研發(fā)展?fàn)顩r報(bào)告。要時(shí)刻關(guān)注收集整理省委、省政府科技戰(zhàn)略規(guī)劃、出臺(tái)的相關(guān)規(guī)劃等文件,使中央和地方科技政策了然于胸,便于組織學(xué)習(xí),指導(dǎo)實(shí)踐。深入本單位科研一線調(diào)查研究,突出以文輔政作用。參照黨委辦公室、政府辦公室作用,深入科研一線開展調(diào)查研究,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的制約科研院所發(fā)展的問題及深層次原因,撰寫調(diào)查報(bào)告,出謀劃策能謀到點(diǎn)子上、抓到關(guān)鍵處,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
創(chuàng)新工作機(jī)制,出臺(tái)針對性制度,用制度管人、管事、管物,以制度為工作原則和依據(jù)。制定辦公室工作人員參與科研工作體制機(jī)制,通過靈活的方式深入?yún)⑴c到各項(xiàng)科研工作中,讓辦公室工作人員了解科研和科研人員,提升科研工作素養(yǎng),更好地服務(wù)科研。通過正面激勵(lì),激發(fā)辦公室工作人員的工作主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造力。辦公室是一個(gè)單位的中樞部門,承擔(dān)上情下達(dá)、下情上傳、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要職能,應(yīng)制定辦公室工作人員之間AB崗制度,讓補(bǔ)位不缺位的辦公室更好地服務(wù)科研院所整體工作。
協(xié)調(diào)是科研院所辦公室需要不斷加強(qiáng)的工作職能。要主動(dòng)向上級(jí)主管部門匯報(bào)工作,獲得工作支持。通過服務(wù)職能,加強(qiáng)與其他處室、院屬單位的溝通聯(lián)系,了解更多情況。要加強(qiáng)語言表達(dá)能力和人際溝通能力的鍛煉與提高,有效溝通,提高綜合協(xié)調(diào)能力。加強(qiáng)與外部溝通聯(lián)系,整合力量,科學(xué)合理厘清工作,協(xié)調(diào)有交叉的工作。制定督辦工作制度,建立臺(tái)賬管理制度,一一跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示工作,督辦落實(shí)。