李思賢 賈 然 中國農(nóng)業(yè)銀行股份有限公司湖北省分行

隨著新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革在全球范圍的爆發(fā)，以及數(shù)字價值化的快速推進(jìn)，我國已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代。采購作為商業(yè)銀行供應(yīng)鏈生態(tài)網(wǎng)絡(luò)的管理核心，對外連接供應(yīng)商和合伙伙伴，對內(nèi)連接業(yè)務(wù)需求、銷售、財務(wù)等職能部門，必須更好地對供給和需求進(jìn)行有效對接，并有效整合供應(yīng)商資源，支持滿足產(chǎn)品和服務(wù)需求。目前大多數(shù)商業(yè)銀行已經(jīng)構(gòu)建了自己的電商平臺，但在數(shù)字化采購過程中仍存在財務(wù)預(yù)算對接不緊密、履約環(huán)節(jié)實施不透明、流程數(shù)字化不徹底、供應(yīng)商管理不高效等問題，本文將針對上述問題，提出相應(yīng)的解決對策，使得采購人員、系統(tǒng)和供應(yīng)商之間相互配合，為銀行數(shù)字化采購轉(zhuǎn)型升級提供一定的參考。

一、轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀及成果

(一)采購申報電子化

目前商業(yè)銀行的采購申報實現(xiàn)了電子化，采購需求部門可以直接利用系統(tǒng)，在線上填報采購需求并提交給采購管理部門，采購管理部門審查采購申請并編制采購方案，再將采購方案提交給集采會表決審批，整個采購申報流程均在采購管理系統(tǒng)內(nèi)操作，電子化的系統(tǒng)流程替代了繁瑣的人工申報，提高效率、降低風(fēng)險。

(二)采購流程規(guī)范化

商業(yè)銀行通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型對采購流程實現(xiàn)了規(guī)范化。將采購制度形成標(biāo)準(zhǔn)化程序，嵌入系統(tǒng)中， 各個采購環(huán)節(jié)都進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范，例如，設(shè)定采購金額上限、采購標(biāo)準(zhǔn)范圍等，通過系統(tǒng)的固化設(shè)定，形成一套完善的采購流程體系，使采購人員在對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和范圍人開展采購工作，增強(qiáng)了采購流程的規(guī)范化。

(三)崗位分離自動化

在電商采購過程中，涉及賬戶相對較多，包括下單、審批、管理等賬戶，因此，為了規(guī)范采購權(quán)限、明確對應(yīng)賬戶管理人員的職責(zé)，實行崗位分離自動化，以對風(fēng)險進(jìn)行管控。在審批流程時，加強(qiáng)審批力度，所有賬戶落實到人，并建立對應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制，通過這種方式提高操作人員的規(guī)范性、警惕性，避免風(fēng)險發(fā)生。

(四)供應(yīng)商管理網(wǎng)絡(luò)化

主要是實施線上供應(yīng)商尋源管理，供應(yīng)商通過商業(yè)銀行商城系統(tǒng)的外網(wǎng)進(jìn)行注冊并提交資質(zhì)、業(yè)績等重要資料信息，商業(yè)銀行盡可能將全面的信息納入系統(tǒng)內(nèi)，構(gòu)建績效評價模型，對供應(yīng)商進(jìn)行全方位、多維度的評價管理，增強(qiáng)采購議價能力，提升供應(yīng)商管理效率，避免被單一供應(yīng)商綁架。

(五)采購結(jié)果電商化

所有的采購結(jié)果均已實現(xiàn)電商化，采購結(jié)果透明、公開。所有集中采購的結(jié)果均上架到專用商城，供全轄下單；所有的零星采購，如辦公用品、電子耗材、宣傳品等，通過引入電商的方式，供全轄下單，給采購人員在做決策時提供一定的參考。

二、轉(zhuǎn)型過程中面臨的新問題

(一)財務(wù)預(yù)算對接不緊密

當(dāng)前的商業(yè)銀行財務(wù)系統(tǒng)中沒有生成電子采購預(yù)算的功能，因此，采購部門需要制定紙質(zhì)立項文件，申請預(yù)算時還需要人工錄入，繁瑣的流程耗費了大量的人力物力。系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)沒有共享，財務(wù)部門對事前采購需求缺乏合理有效的預(yù)算和監(jiān)督，很容易造成采購不匹配生產(chǎn)或者庫存積壓的情況。

(二)履約環(huán)節(jié)實施不透明

采購履約環(huán)節(jié)管理困難，容易滋生腐敗。特別是在零星采購過程中，由于采購商品的數(shù)量多、種類雜、單價低，因此，通常采取員工自行申請采購再報賬的方式，這就容易產(chǎn)生員工虛開發(fā)票，套取資金的行為，如果對這部分物資采購沒有配套的系統(tǒng)和監(jiān)管制度，那么在履約環(huán)節(jié)就無法追溯采購的貨物及資金流向。

(三)流程數(shù)字化不徹底

無論是在事前、事中、事后，所有的采購信息要素都需要在線上進(jìn)行手動錄入，采購部門不僅要編制紙質(zhì)文件，供財務(wù)部門簽字、審批，還需在系統(tǒng)申請中重復(fù)填寫相關(guān)內(nèi)容，再次提交財務(wù)部門審查。目前在系統(tǒng)中還沒有研發(fā)出可自動導(dǎo)入電子文件的功能，導(dǎo)致員工在制定采購計劃時，容易出現(xiàn)填寫失誤等問題。

(四)供應(yīng)商管理不高效

在采購組織進(jìn)行供應(yīng)商準(zhǔn)入認(rèn)證的前后，常常因為供應(yīng)商數(shù)量眾多，從而導(dǎo)致對供應(yīng)商的相關(guān)信息更新不及時，管理不規(guī)范。商業(yè)銀行階段性地對現(xiàn)有的供應(yīng)商庫進(jìn)行細(xì)分管理和風(fēng)險評估，這將導(dǎo)致風(fēng)險應(yīng)對措施耗時、低效、片面，并且響應(yīng)速度過慢，甚至錯過一些重要的市場風(fēng)險信號，引入一些有風(fēng)險性的供應(yīng)商，從而給銀行造成極大的損失。

三、對策及路徑

(一)探索與財務(wù)系統(tǒng)對接

這就需要商業(yè)銀行搭建一個“采購-財務(wù)共享平臺”，需求部門在平臺內(nèi)填報采購需求并提交審批，財務(wù)部門直接通過采購、財務(wù)的共享便可獲取所需數(shù)據(jù)信息。另外搭建該平臺可以實現(xiàn)商城與財務(wù)管理系統(tǒng)(FMIS)、實物管理系統(tǒng)的對接，對于通用商城下達(dá)的訂單，可以通過商城直接發(fā)起報賬流程，實現(xiàn)請購、下單、驗收、報賬全流程在線操作，實現(xiàn)商品流、資金流、信息流三流合一。

(二)新建貨物驗收及統(tǒng)計功能

為了避免履約環(huán)節(jié)滋生腐敗，新建貨物驗收及統(tǒng)計功能，直連京東、蘇寧、得力等標(biāo)準(zhǔn)化電商平臺，實現(xiàn)采購方與供應(yīng)商之間的直接對接，采購部門可以實時查看采購訂單進(jìn)度和發(fā)票情況，也可以在系統(tǒng)內(nèi)實時追蹤訂單狀態(tài)，直到真實的貨物驗收入庫，實物與線上數(shù)據(jù)核對一致，方可完成貨物統(tǒng)計，真正做到履約流程透明化管理。

(三)數(shù)字化理念實施采購標(biāo)準(zhǔn)化

利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念，依照商業(yè)銀行采購制度，制成標(biāo)準(zhǔn)化的采購填制模版，將模版嵌入采購管理系統(tǒng)，使系統(tǒng)可直接識別模版中的標(biāo)簽要素，自動生成數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)導(dǎo)入，生成采購計劃及預(yù)算，提交至財務(wù)部門審查。不僅簡化了采購申請的流程，而且使采購相關(guān)的要素錄入更加標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確化，降低了人工反復(fù)填制過程中的失誤率。

(四)大數(shù)據(jù)助力供應(yīng)商管理

要有效連接多個風(fēng)險種類的數(shù)據(jù)來源，比如，政府?dāng)?shù)據(jù)庫、新聞網(wǎng)站等，與“信用中國”、“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等國家公開數(shù)據(jù)平臺相結(jié)合，實時監(jiān)控和評估已引入的供應(yīng)商的資質(zhì)信息、健康和風(fēng)險狀況，在銀行采購系統(tǒng)中做到供應(yīng)商信息跟國家平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺實時同步更新。并且與采購系統(tǒng)中的供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議，要求供應(yīng)商必須定期進(jìn)入銀行采購系統(tǒng)審核更新自己的企業(yè)信息。

四、結(jié)語

在未來商業(yè)銀行采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)進(jìn)一步促進(jìn)財務(wù)與采購業(yè)務(wù)的融合，實現(xiàn)履約環(huán)節(jié)的透明公開，制定完善的數(shù)字化采購標(biāo)準(zhǔn)，利用大數(shù)據(jù)平臺對供應(yīng)商進(jìn)行管理制約。只有這樣不斷優(yōu)化采購模式和管理，才能在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)發(fā)展提供更便捷、高效的后臺保障。