李培卓 高景祥

關(guān)鍵詞：高校圖書館;數(shù)據(jù)庫采購;績效評價;優(yōu)化管理

摘 要：數(shù)據(jù)庫資源是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，文章針對高校圖書館數(shù)據(jù)庫招標采購中存在的問題，提出了通過科學制定數(shù)據(jù)庫采購原則、開展學科化數(shù)據(jù)庫績效評價、完善數(shù)據(jù)庫審計文件及服務(wù)承諾等對策，提升高校圖書館數(shù)據(jù)庫采購效能和建設(shè)質(zhì)量。

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2022）06-0057-04

以電子圖書、電子期刊為代表的中外文數(shù)據(jù)庫是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，其憑借內(nèi)容完整、學科前沿性及匹配性強、使用方便等優(yōu)勢成為支撐高校師生開展教學科研工作的重要資源。隨著電子資源種類和采購經(jīng)費的大幅增加，電子資源的建設(shè)原則、經(jīng)費使用及采購流程已成為高校圖書館關(guān)注的重點。隨著大部分高校將數(shù)據(jù)庫采購納入政府招標采購范疇，與一般貨物類項目相比，建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)費申報與審批過程復(fù)雜、談判話語權(quán)缺失[1]、技術(shù)參數(shù)與預(yù)算難以精準估定、售后服務(wù)無法保障等問題逐漸顯現(xiàn)。因此，從數(shù)據(jù)庫采購模式與流程出發(fā)，通過研究政府采購招標過程中的采購決策、項目論證、經(jīng)費申請、校內(nèi)審計、預(yù)算確定、服務(wù)保障等關(guān)鍵性問題，提出相應(yīng)的對策建議，可以提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量、規(guī)范采購流程，以及保障經(jīng)費預(yù)算的科學合理使用，提升學校學科建設(shè)與人才培養(yǎng)的資源支撐力度與效果[2]。

1 高校圖書館數(shù)據(jù)庫招標采購存在的問題

1.1 數(shù)據(jù)庫采購決策缺乏學科化績效評價依據(jù)

為保證數(shù)據(jù)庫資源與學校學科需求相匹配，高校圖書館一般以學科包、數(shù)據(jù)庫包或?qū)W科大類專集的形式購買數(shù)據(jù)庫的部分或全部內(nèi)容，同時在每年的采購預(yù)算中依據(jù)經(jīng)費、需求、使用效果等，對數(shù)據(jù)庫種類或?qū)W科包（大類）做出調(diào)整，續(xù)訂、刪減或增訂部分數(shù)據(jù)庫或?qū)W科種類。不管是采用哪種購買方式，高校圖書館的決策依據(jù)基本上都是根據(jù)使用量評價數(shù)據(jù)庫使用績效，沒有進行深入的學科內(nèi)容分析與評價，缺少科學的評價數(shù)據(jù)與依據(jù)。

1.2 數(shù)據(jù)庫采購審批流程長

當前，高校圖書館購買數(shù)據(jù)庫的專項經(jīng)費申報批復(fù)過程比較復(fù)雜。數(shù)據(jù)庫采購一般屬于服務(wù)類項目，超過一定經(jīng)費額度后，需要專家論證、采購計劃確定、公示、計劃申報、審計、公開招標等流程，環(huán)節(jié)多、流程長，需要圖書館充分準備采購說明、論證報告、使用效果等大量文字材料，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏或材料不完整都會延長審批時間。

1.3 供應(yīng)商售后服務(wù)質(zhì)量難以保證

導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫售后服務(wù)難以保證的原因主要有兩點：一是參加政府采購招標并簽署合同的供應(yīng)商并不是擁有數(shù)據(jù)庫資源的出版社和服務(wù)商，一般是本地代理商參加招標過程，而由出版商提供服務(wù)。二是外文數(shù)據(jù)庫出版社不具備在我國境內(nèi)銷售的資質(zhì)，需由國內(nèi)擁有銷售權(quán)的相關(guān)機構(gòu)負責招標、代理付費。供應(yīng)商與服務(wù)商、出版社三方脫離，致使服務(wù)質(zhì)量難以保證。

2 高校圖書館數(shù)據(jù)庫政府采購流程優(yōu)化策略

2.1 科學制定數(shù)據(jù)庫采購原則

由于經(jīng)費有限，高校圖書館不僅不能無限制地新購各類數(shù)據(jù)庫，而且還需要對已購數(shù)據(jù)庫進行評估和取舍。因此，高校圖書館需要通過科學客觀的決策手段，科學制定數(shù)據(jù)庫采購原則，在預(yù)算范圍內(nèi)建設(shè)符合學校戰(zhàn)略發(fā)展要求以及滿足本校用戶閱讀需求的數(shù)據(jù)庫資源[3]。當前，國內(nèi)外高校圖書館數(shù)據(jù)庫采購原則主要包括“需求驅(qū)動、經(jīng)費保障”和“質(zhì)量為主”[4]，其中“需求驅(qū)動、經(jīng)費保障”以用戶需求為主，同時考慮資源訂購方的經(jīng)費預(yù)算和保障情況;“質(zhì)量為主”則是將資源質(zhì)量及內(nèi)容視為訂購決策的主要因素。例如，天津理工大學圖書館從學校高水平教學研究型大學建設(shè)定位出發(fā)，依據(jù)學校專業(yè)設(shè)置與學科建設(shè)情況，采用了“需求驅(qū)動、經(jīng)費保障”采購原則，即符合學校學科分布特點，滿足重點學科和專業(yè)教學、科研需求，以全文數(shù)據(jù)庫為主，以摘要類、索引類數(shù)據(jù)庫為輔，綜合考慮使用（試用）效果、經(jīng)費預(yù)算和篇（次）均成本等，在確保數(shù)據(jù)庫專業(yè)權(quán)威性和高質(zhì)量的前提下，綜合考慮用戶需求與經(jīng)費保障。

此外，由于數(shù)據(jù)庫資源包含不同類型文獻資源，因此在學校財務(wù)處和國資處分屬于不同項目，如：有些高校圖書館將電子圖書歸入貨物類采購，與紙質(zhì)圖書同等對待并計入固定資產(chǎn)類，而將電子期刊列入服務(wù)類項目。項目不同經(jīng)費來源就不同，因此審批流程也不同。高校圖書館應(yīng)全面掌握數(shù)據(jù)庫預(yù)算的申請和批復(fù)情況，準確了解不同經(jīng)費來源、不同類型數(shù)據(jù)庫的審批、采購程序和經(jīng)費使用要求，做到合理規(guī)劃數(shù)據(jù)庫采購時間、精準把握價格浮動范圍，確保政府采購招標的成功率，嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)庫采購計劃與經(jīng)費預(yù)算。

2.2 開展學科化數(shù)據(jù)庫績效評價

為獲得客觀數(shù)據(jù)，高校圖書館需對數(shù)據(jù)庫的試用、采購、使用、續(xù)訂及停訂等階段的使用績效進行科學分析和評價。評價數(shù)據(jù)庫使用績效比較科學的方法是外文電子期刊分析與評估，包括電子期刊內(nèi)容結(jié)構(gòu)分析、專業(yè)核心期刊保障情況、學科資源保障情況、電子期刊下載情況、外文電子期刊引用情況等指標[5-7]，以ESI設(shè)置的22個學科為基礎(chǔ)，統(tǒng)計相關(guān)學科的發(fā)文量及其引用量等情況，并對其進行評估，最終形成面向?qū)W科的數(shù)據(jù)驅(qū)動數(shù)據(jù)庫采購決策機制。以天津理工大學圖書館為例，該館訂購了某外文期刊數(shù)據(jù)庫（以下簡稱“W數(shù)據(jù)庫”），為研判是否對該數(shù)據(jù)庫進行續(xù)訂，該館基于ESI學科分布的發(fā)文量、被引次數(shù)、影響因子及分區(qū)等進行統(tǒng)計，以期得到數(shù)據(jù)庫續(xù)訂的綜合大數(shù)據(jù)依據(jù)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)均來源于《科學引文索引》（Science Citation Index，SCI）。經(jīng)統(tǒng)計，2017—2020年天津理工大學共在SCI上發(fā)表論文2，890篇，其中在W數(shù)據(jù)庫中的SCI期刊上發(fā)表260篇，占總發(fā)文量的9%，學科分布為化學114篇、材料科學86篇、工程學20篇、藥理學與毒理學15篇，其他學科25篇，表明W數(shù)據(jù)庫對該校的化學、材料科學、工程學等學科的支撐力度較大，具有較大的影響力，且這些論文都有較高的被引次數(shù)，完全契合天津理工大學的重點學科門類，詳見表1。

260篇論文發(fā)表在W數(shù)據(jù)庫中的76家SCI期刊上，其中發(fā)表10篇及以上論文的SCI期刊有7家。JCR分區(qū)按影響因子分為1區(qū)、2區(qū)、3區(qū)、4區(qū)，期刊質(zhì)量也按此順序遞減，一般來說發(fā)表在1區(qū)、2區(qū)的文章質(zhì)量較好，認可度也更高，因此高校通常將發(fā)表在1區(qū)、2區(qū)的文章數(shù)量作為衡量作者科研水平的一項參考指標。下頁表2顯示，2017—2020年天津理工大學共有174篇論文發(fā)表在影響力較高的1區(qū)、2區(qū)期刊上，占發(fā)文總量的67%，由此可見天津理工大學發(fā)表在W數(shù)據(jù)庫SCI期刊上的文章具有較高的科研水平。

表3顯示，在高發(fā)文、高影響力期刊發(fā)表的論文主要集中在化學、材料科學、工程學等學科，均是W數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢學科，同時也是天津理工大學的重點學科。由此可見，天津理工大學圖書館購買的W數(shù)據(jù)庫能夠很好地匹配該校的學科發(fā)展，滿足師生在科研、學習中的外文文獻需求，該館也以此作為重要依據(jù)完成了W數(shù)據(jù)庫的續(xù)訂工作。

2.3 充分準備數(shù)據(jù)庫審計論證材料

高校圖書館數(shù)據(jù)庫采購一般包括公開招標采購模式、單一來源招標采購模式及自主采購模式，無論哪種模式都需要進行前期資源論證和審計。一般服務(wù)類項目審計的重點內(nèi)容是項目的真實性、合理性、有效性、效益性[8]，數(shù)據(jù)庫采購的審計重點包含采購項目、采購價格、采購執(zhí)行的真實性，即某一數(shù)據(jù)庫采購項目實施、價格和執(zhí)行流程是否真實存在，以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)采購的組織方式、采購方式是否符合國家和學校項目采購的相關(guān)規(guī)定，數(shù)據(jù)庫采購需求、實施流程、合同簽訂和履行以及驗收和付款等環(huán)節(jié)是否能夠有效控制風險等。因此，高校圖書館在數(shù)據(jù)庫審計論證說明中應(yīng)詳細說明項目預(yù)算、項目實施背景及具體服務(wù)內(nèi)容等。其中，項目預(yù)算要真實合理，中文數(shù)據(jù)庫價格應(yīng)不高于上一年度，外文數(shù)據(jù)庫應(yīng)參照DRAA集團采購所確定的數(shù)據(jù)庫年期方案及對應(yīng)的外幣價格，不高于相應(yīng)的人民幣價格（包含開票日匯率和代理商費用），同時合理體現(xiàn)學校的級別、學術(shù)水平和使用量等特點。此外，高校圖書館還應(yīng)積極爭取供應(yīng)商、代理商和招標機構(gòu)的支持，用足、用好價格優(yōu)惠政策，如三年期協(xié)議比一年或兩年期協(xié)議的優(yōu)惠幅度更大;關(guān)注外幣匯率、把握招標時間、節(jié)省代理費用;以大包形式一次性招標不同種類的數(shù)據(jù)庫，以降低招標服務(wù)費等。在項目實施背景方面，審計論證材料應(yīng)充分說明所購數(shù)據(jù)庫與學校學科發(fā)展的相符合程度，從學科建設(shè)對文獻需求的角度強調(diào)數(shù)據(jù)庫采購的必要性。對具體服務(wù)內(nèi)容的審計論證應(yīng)包含數(shù)據(jù)庫使用時間、數(shù)據(jù)總量和出版日期、日常培訓(xùn)、故障處理、活動支持、校外訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)永久保存和知識產(chǎn)權(quán)保護，以及師生在使用過程中的個性化需求等。

2.4 增強服務(wù)承諾

根據(jù)政府采購招標要求，供應(yīng)商中標后需簽訂相關(guān)的采購合同，一般情況下招標機構(gòu)提供的是面向所有貨物或服務(wù)類項目的采購合同，內(nèi)容包括基本的商品（貨物）清單、服務(wù)時間、

服務(wù)內(nèi)容等，不包含數(shù)據(jù)庫作為知識內(nèi)容服務(wù)的知識產(chǎn)權(quán)保護、師生投稿需求及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的校外訪問等保障。因此，高校圖書館應(yīng)根據(jù)學校網(wǎng)絡(luò)特點和師生具體需求補充知識產(chǎn)權(quán)保護、校外訪問保障等條款，以增強數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商的服務(wù)承諾。

3 結(jié)語

隨著數(shù)字資源出版量和用戶需求的不斷增多，高校圖書館在經(jīng)費不充裕的情況下，必須充分考慮師生的實際需求，在學科化數(shù)據(jù)庫績效評價基礎(chǔ)上，結(jié)合學校學科發(fā)展目標，以資源的學術(shù)質(zhì)量和使用效果為依據(jù)，科學制定數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則與標準，選用適合自身的數(shù)據(jù)庫采購方式，最大限度地優(yōu)化數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)，更好滿足師生的文獻資源需求。

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（編校：徐黎娟）