夏伶

摘 要 以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的新一代信息技術的蓬勃發(fā)展，給當今時代帶來了深刻變革。教育領域也在發(fā)生著“數(shù)字”蝶變，從簡單的互聯(lián)網(wǎng)架構逐漸步入智慧校園建設新格局。教務管理作為教學進程中的重要抓手，其信息化水平制約著高校教學質(zhì)量、管理效率的發(fā)展。因此，一套緊跟教學變革和時代發(fā)展的教務管理體系尤為重要。本文著重分析了目前高校教務管理信息化的困境，立足于現(xiàn)狀和難點，從系統(tǒng)、人才隊伍、制度規(guī)范三個角度提出智能教務管理體系的構建要點，以期為高校教務管理信息化改革提供參考和助力。

關鍵詞 高校 智慧教務管理體系 信息管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2022）06-0103-03

信息技術的不斷發(fā)展推動著教育領域信息化的快速變革?，F(xiàn)代化教育逐漸從傳統(tǒng)的經(jīng)驗判斷、紙質(zhì)存檔的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒓夹g為依托、數(shù)據(jù)電子化的管理模式，大大提高了教務管理工作的效率，使校園行政工作變得便捷有序。但是隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術的逐漸完善，信息時代正在快速步入智慧化進程，人們對網(wǎng)絡及信息系統(tǒng)的依賴性越來越強，這也對原有鋪設的校園信息系統(tǒng)帶來了沖擊和挑戰(zhàn)。因此順應信息技術發(fā)展趨勢，針對教務管理新要求，構建集智慧服務、智慧分析、智慧共享、智慧監(jiān)管等為一體的智慧教務管理體系是一種有效的途徑和方法，促進教務管理水平提高，也為發(fā)展智慧數(shù)字校園提供助力。

1 教學管理信息化的現(xiàn)狀與困境

1.1 教學管理人員信息化管理意識不足

教學管理信息化主要是依靠先進的信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術提高教學管理水平，改變傳統(tǒng)、落后的管理手段，提高管理人員的觀念和管理水平，讓傳統(tǒng)、不科學的管理形式更加完善[1]。現(xiàn)在教務管理系統(tǒng)已被廣泛地應用于各大高校的日常教學管理中，例如學生選課、成績查詢、課表查詢等等。但教務管理人員的工作模式卻處于尷尬的階段，日常的數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)錄入均在教務系統(tǒng)中進行，但是在線下依然同步使用紙質(zhì)文件進行存檔或簽名確認，不僅沒有發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，反而造成了同一工作的重復性勞動。這主要是因為教務管理人員的信息化管理意識不足，在使用信息化技術的同時，觀念困囿于傳統(tǒng)的管理模式，不能以徹底創(chuàng)新的方式來改革，使得教務管理的信息化應用無法達到預期目標，反而更加重了教務管理人員的操作壓力。而且教學管理人員工作繁重，無暇深入了解和學習信息化教務管理模式的運行，隨著信息化程度的不斷加深，業(yè)務能力將可能與實際需求逐漸脫節(jié)。

1.2 信息化系統(tǒng)外包，可擴展性差

教務管理系統(tǒng)作為高校在教學管理過程中的主要工具依托，需要滿足各高校對教學進程把控、數(shù)據(jù)調(diào)用、人機交互、模塊設置等多方面的應用和個性化設置。教務部門是教務管理系統(tǒng)的管理和應用的主體，也承擔著系統(tǒng)建設和維護的責任，但是因為高校教務部門缺乏專業(yè)的技術人員和開發(fā)團隊，因此絕大多數(shù)高校的教務系統(tǒng)是由外包公司來完成開發(fā)和后期維護的。由外包公司進行建設雖然減少了前期投入，但是在實際應用后會發(fā)現(xiàn)存在諸多問題。例如，由于前期需求溝通不足以及外包技術人員并不了解教務各大模塊的實際操作情況，會導致設計的系統(tǒng)與實際操作要求不符，工作流程優(yōu)化程度不能達到預期效果，而且可能會造成在使用的同時需要進行系統(tǒng)更新和修正的情況，給正常教務工作帶來阻礙[2]。另外，隨著教學改革和新興管理辦法迅速發(fā)展，教學事務并非是一成不變的，因此也需要教務系統(tǒng)能夠即時響應新要求且及時擴展，但是外包公司無法實時跟進每個高校的個性化設置要求，使得信息化發(fā)展變得較為被動。

1.3 系統(tǒng)穩(wěn)定性差、功能不完備

近年來，高等教育受眾面大大擴展，學生數(shù)量和學生類型快速增長，教學事務與信息數(shù)據(jù)復雜度也大大提升[3]。另外，后疫情時代也催生著在線教學模式變革和多元化人才培養(yǎng)方式更新。目前的學校信息化架構已經(jīng)逐漸無法適應現(xiàn)代教務管理需求。例如，在學生大流量同時在線時系統(tǒng)穩(wěn)定性堪憂，使用效率低;無法和學校的其它系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)準確性令人擔憂;學籍異動學生的選課需要管理人員手動添加，容易出錯;缺少素質(zhì)拓展學分、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學分的在線認定流程;沒有完善的教學質(zhì)量監(jiān)控體系等。面對新挑戰(zhàn)和新要求，一個能夠?qū)崿F(xiàn)運行高速穩(wěn)定、模塊功能完備靈活、業(yè)務流程快速簡潔、數(shù)據(jù)安全共享的智慧教務管理系統(tǒng)必不可少。

1.4 教務管理制度落后

在教學管理工作逐步從線下操作轉(zhuǎn)移到線上查詢審批時，相關制度規(guī)范中的表述與情境依舊采用的是傳統(tǒng)的操作方法，沒有實時更新教務管理政策，導致實際管理中無規(guī)可依[4]。同時，隨著信息化水平不斷提高，每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)、流程變得更加細致，復雜性也隨之增加，原有的單一審批權限將會進入到各職能部門的權責范圍中。為避免流程混亂、權責不清、管理質(zhì)量落后，教務管理制度需緊跟信息化建設腳步，精準教務管理需求和目標，優(yōu)化精簡流程。

2 智慧教務管理體系的構建思考

2.1 智慧教務管理體系的內(nèi)涵

智慧教務管理體系不僅僅局限于教務管理系統(tǒng)的建設與應用，也是作為數(shù)字化校園建設的一個重要模塊，將云計算、移動互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術手段應用于教學、管理、監(jiān)管等過程，充分發(fā)揮系統(tǒng)、人才、制度的三效聯(lián)動，以實現(xiàn)集智慧服務、智慧分析、智慧共享、智慧監(jiān)管為一體的教務管理過程全面信息化，充分發(fā)揮數(shù)字力量，顯著提高管理水平。

2.2 智慧教務管理系統(tǒng)的構建要點

2.2.1 運行高速穩(wěn)定安全

以建立數(shù)字化校園為前提，大流量訪問、高并行任務數(shù)、多模塊互聯(lián)必然需要高速穩(wěn)定運行的系統(tǒng)作為保障，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高速傳輸，滿足教務管理、教學過程的實時操作性和穩(wěn)定性。另外，高校的學生信息、教學信息、科研數(shù)據(jù)等都是重要機密數(shù)據(jù)，應注意平臺開發(fā)和網(wǎng)絡設計中的安全保障，提升校園內(nèi)信息共享保護，對機密或敏感數(shù)據(jù)進行加密處理。

2.2.2 更新擴展可持續(xù)性

智慧教務管理系統(tǒng)為應對快速變革的教學環(huán)境和管理模式，應保有可持續(xù)更新、增加新模塊功能的操作性。通過可擴展的架構設計，能夠在對已投入使用的系統(tǒng)影響最小的情況下，進行新功能設計和原模塊更新，無需對整個系統(tǒng)進行重構或者重建，大大減小了系統(tǒng)更新迭代優(yōu)化的成本，也減少了邊更新邊使用的障礙，能夠快速響應教務管理需求變化，實現(xiàn)可持續(xù)性成長。

2.2.3 多平臺操作協(xié)同兼容

在校園中除了教務管理系統(tǒng)以外，還有學工信息系統(tǒng)、素質(zhì)拓展管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡教學平臺、科研管理系統(tǒng)、門禁安保系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等各類功能系統(tǒng)。但是，在目前的使用過程中，這些系統(tǒng)都是相互獨立、數(shù)據(jù)無法共享交互的，同一數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中也存在不一致的情況，對管理和統(tǒng)計造成了較大的困難。在構建智慧教務體系時應注意校園內(nèi)各平臺系統(tǒng)的底層數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)不同平臺之間的協(xié)同兼容，促進校園信息化整體性發(fā)展。例如，學生報到數(shù)據(jù)在學工系統(tǒng)中完成錄入后能同時同步至其它系統(tǒng)中，學籍異動學生數(shù)據(jù)在教務系統(tǒng)中辦理完手續(xù)后也能即時同步，減少了不同部門之間的人工數(shù)據(jù)傳遞。底層數(shù)據(jù)模板應與高校教學狀態(tài)數(shù)據(jù)填報模板一致，減少管理人員對原始數(shù)據(jù)二次加工所帶來的繁瑣工作量，也保障了數(shù)據(jù)可靠性和準確性。

2.2.4 服務端多元化

隨著5G網(wǎng)絡的全面鋪設，移動智能終端的應用場景越來越多，給資訊獲取、實時操作帶來了便捷。除電腦端外，智慧教務應同步開發(fā)適用于平板電腦、手機、智能手環(huán)、教室多媒體設備等多樣移動終端的應用軟件以及微信[5]、微博等高點擊量的社交平臺，可以隨時隨地實行教學、管理、通知、交流，增加操作及時性和時效性。多移動端共享聯(lián)動也是實現(xiàn)網(wǎng)絡教學、線上線下混合教學、翻轉(zhuǎn)課堂等新興教學方式發(fā)展的有力技術保障。

2.2.5 智能分析、主動服務

通過大數(shù)據(jù)分析、人工智能、云計算等技術手段對海量的教學數(shù)據(jù)進行挖掘處理，對教學過程和學生狀態(tài)進行智能分析，打破原有的數(shù)據(jù)導出、人工處理、通知學生的被動服務方式，而是能夠做到數(shù)據(jù)的主動獲取、主動分析、主動服務，提高教務管理的自動化。例如，復學學生的學籍恢復后，系統(tǒng)能夠匹配現(xiàn)專業(yè)年級的培養(yǎng)方案和該生原有的課程，根據(jù)已設置的課程替換邏輯，實現(xiàn)自動課程轉(zhuǎn)換和添加課表;通過成績庫和培養(yǎng)方案的匹配可以實現(xiàn)學生選課指引，提醒學生選修課的差額和建議修讀課程等;通過學生成績庫分析和導入學業(yè)警示條件，自動對學生發(fā)出學業(yè)警示通知，并做出重修引導等。通過系統(tǒng)的智能分析和主動服務，大大降低了教務管理人員數(shù)據(jù)分析的壓力，促進無紙化辦公，也讓學生能夠及時掌握自身學習動態(tài)。而學生的學習動態(tài)也是教師設計教學過程的重要參考[6]，根據(jù)不同學生的能力和需求設計不同側重的教學模式，實現(xiàn)因材施教和個性化教育。

2.2.6 監(jiān)管評價全面性

教學過程監(jiān)控監(jiān)管和評價是教學質(zhì)量反饋的重要環(huán)節(jié)，也是智慧教務管理體系中不可缺少的一環(huán)。通過智能監(jiān)控和人臉識別技術，能夠掌握各類教室、實驗室、設施設備使用情況，自動形成使用記錄、學習記錄等信息，實現(xiàn)教學全程的監(jiān)控性管理[7]。學校督導也可以實時通過網(wǎng)絡畫面查看教師上課情況和學生課堂氛圍，提高聽課查課效率，課堂巡查記錄可及時地通過智慧教務管理體系反饋給任課老師和輔導員，促進教師教學質(zhì)量提高。

2.3 智慧教務人才隊伍建設

高校教務管理體系是一項十分復雜的系統(tǒng)工程[8]，智慧教務系統(tǒng)是主要的操作平臺，但主要使用主體是“人”。為了更好地應用智慧教務管理系統(tǒng)，對教學管理人員提出了更高的要求。教務人員不僅需要具備相應的業(yè)務能力，還需要具備一定的信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)一方面是指教務人員能夠熟練使用教務系統(tǒng)，例如通過系統(tǒng)查詢學生學籍異動信息、跟進學生課程修讀情況、學位預審核等。通過信息化手段可以及時對教學數(shù)據(jù)進行獲取和分析，及時掌握學生學業(yè)情況，提升管理效率和管理質(zhì)量。另一方面是指教學管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。隨著智慧教務系統(tǒng)的建設，有越來越多的數(shù)據(jù)都會被放入底層數(shù)據(jù)庫中，而且由于系統(tǒng)之間的共享，學校網(wǎng)絡中的數(shù)據(jù)不僅限于學生信息、教師信息等基礎教學數(shù)據(jù)，還有畢業(yè)論文、學術成果、科研課題等涉密資料。因此教務人員需要自覺維護信息安全，做好信息數(shù)據(jù)監(jiān)管。

高校內(nèi)也應組建一批信息技術團隊。該隊伍承擔學校整體的信息化建設任務，梳理全校各系統(tǒng)的需求歸口，將教學、監(jiān)管、招生、學校生活等形成一個有機融合、共享共生的大整體。這些專門的工作人員可以即時應對教務管理人員在使用系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的問題和故障，無需再向外包公司人員遠程求助。而且也可以不定時地對教務管理人員進行技術培訓，加強教務管理業(yè)務能力，開拓信息化的思維和視野，以不斷推進智慧教務的建設與應用。

2.4 基于智慧教務建設的制度規(guī)范制定

智慧教務發(fā)展后，首先帶來的改變是原有的部分規(guī)章制度不適用了。例如學生緩考辦理，原有程序是學生在考前填寫緩考申請表，經(jīng)所在學院審核后報教務部報備，但隨著緩考線上申請功能上線使用，現(xiàn)有程序變成了學生線上申請→輔導員線上審批→教學院長線上審批→教務部線上審批。隨著智慧教務建設的不斷推進，其線上功能也在不斷開發(fā)完善，現(xiàn)行管理方式和原有規(guī)章制度之間將會脫節(jié)，因此在信息化工作加強后，管理制度和規(guī)范也需要及時更新，以匹配智慧教務體系的運行機制和管理理念。正如上文所述，智慧教務在滿足全體學生共性化需求的前提下，也可以通過特定數(shù)據(jù)挖掘和分析實現(xiàn)個性化教育以滿足學生的某些個性化需求。而且不同院系、不同學科在人才培養(yǎng)方案、畢業(yè)論文（設計）、課程設置上存在著差異性。因此，制度規(guī)范在制定過程中也應充分考慮普適性和個性化，以滿足整體管理過程可以長期平穩(wěn)運行，而不是等問題發(fā)生后再打補丁。

3 結語

綜上所述，在科技繁榮的信息時代潮流下，“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等標簽在教學改革中已經(jīng)越來越突出，教務體系的智慧化、數(shù)據(jù)化建設將成為高校后繼發(fā)展的重點工作之一。智慧教務管理體系以人才培養(yǎng)為核心，針對教務管理信息化過程中遇到的難點和困境，加強大數(shù)據(jù)挖掘分析、人工智能、云計算等技術手段在教務管理過程中的應用，加強教務管理人才隊伍的培養(yǎng)，加強教務管理制度的建設，以實現(xiàn)教務管理全過程的智慧服務、智慧分析、智慧共享、智慧監(jiān)管等功能，充分提煉和發(fā)揮數(shù)據(jù)效能和人才價值，為實現(xiàn)便捷、科學、標準、多元的教務管理提供支持，也為構建智慧數(shù)字校園奠定基礎。

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