楊琳杰

摘 要：學生資助是我國當前階段較為重要的一項民生工程，當貧困學生受到國家的資助時，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與信息，并形成學生資助檔案。而作為檔案中的一項新類別，如何確保學生資助檔案管理工作的效率，是相關學校以及檔案管理人員需要思考的重大課題。因此，本文通過完善檔案管理制度，設置專人管理以及檔案管理信息化等三方面對學生資助檔案的管理工作提出了有效建議，希望能夠為學生資助檔案的管理工作人員提供幫助。

關鍵詞：學生;資助檔案;管理方法

引言

學生資助工程能夠有效推動我國教育事業(yè)的公平開展，在開展此項工程的過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與資料信息，所產(chǎn)生的信息經(jīng)過收納整理后便形成了檔案。而想要確保學生資助工程開展的公平、公正性以及是否能夠順利開展，檔案管理工作的重要性也因此體現(xiàn)出來。

一、完善學生資助檔案管理制度

學生資助檔案是近年來在學校檔案中建立的新類別，針對其建立的管理制度尚不完善，各個中小學校對資助檔案的收集范圍以及保管限期都存在不同。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，不完善的管理制度極容易導致學生資助檔案材料的缺失以及損壞，后續(xù)的檔案管理工作也受到了一定程度的影響。因此，學校應增強學生資助檔案的管理力度，不斷完善資助檔案的管理制度細則，確保檔案管理的有效性與完整性。可以建立收集范圍確定制度，學生資助檔案有諸多類別，而不同資助類別的檔案資料也存在差別，相關管理人員應根據(jù)制度細則進行資助檔案的類別確認，區(qū)分檔案的收集范圍;建立整理歸檔要求，學生資助檔案應定期進行移交整理，相關管理人員應根據(jù)制度細則進行資助檔案的整理與歸檔;建立分類管理要求，通過以上內(nèi)容可以得知，學生資助檔案的類別有許多種，檔案管理人員在分類管理的基礎上，應對資助學生的檔案進行相應的完善，確保學生檔案與資助檔案的統(tǒng)一，對貧困學生的個人基本信息進行統(tǒng)計，確保后續(xù)的審批與資助程序能夠順利開展。由此可知，想要確保學生資助檔案管理的有效性，相關人員應建立明確的管理制度，以我國頒發(fā)的相關政策為基礎，確保學生資助檔案管理的準確性。

二、設置專人管理學生資助檔案

學生資助檔案建立的時間較短，管理工作尚不成熟，為了確保學生資助檔案管理的精密程度，學校應建立專人、專柜的管理方式，為學生資助檔案管理提供優(yōu)秀的管理條件。管理人員應針對不同類型的資助檔案進行分類分項，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，確保后續(xù)的查找使用效率。相關部門也應嚴格規(guī)范專人專柜的管理制度，確保學生資助檔案從目錄、排序、編號以及存檔等環(huán)節(jié)的有效性。同時，相關部門應對學生資助檔案的管理人員進行專業(yè)水平的提升，并培養(yǎng)其信息技術能力，定期開展培訓講座，重點培養(yǎng)檔案管理人員的整理方法、管理方式以及電子檔案的編排規(guī)范，并加入適當?shù)膶嵺`活動，例如，參觀優(yōu)秀檔案館。培訓活動的開展也應適度，切忌過于頻繁，避免學生資助檔案管理人員出現(xiàn)貪多嚼不爛的情況，而通過對學生資助檔案管理人員專業(yè)管理能力的提升，其在開展檔案管理工作時的思路也更加清晰，學生資助檔案管理工作的開展也更加有效。此外，學校應給予學生資助檔案管理人員一定程度的環(huán)境與資金支持，為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境支撐。

三、實現(xiàn)學生資助檔案管理信息化

學生資助檔案管理需要管理人員具有較強的專業(yè)性，隨著信息技術的快速發(fā)展，紙質(zhì)保存檔案的方式已逐漸落幕，檔案管理人員也應做到與時俱進，使用電子檔案的方式開展檔案管理工作。學生資助檔案是在中小學校對學生進行資助的過程中產(chǎn)生的材料與數(shù)據(jù)，對學校的發(fā)展狀況以及其他各種有保留價值的歷史信息進行了記錄。資助檔案管理人員利用信息技術將紙質(zhì)實體檔案轉為電子檔案，通過各種網(wǎng)絡平臺以及資助系統(tǒng)的優(yōu)勢提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。對于一些具有重要意義的資助檔案，切不可丟棄或轉化為電子形式的紙質(zhì)檔案，相關管理人員應單獨對其歸檔，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存。部分學校沒有設立專門的檔案存放室，將學生資助檔案與其他檔案混合安排在一起，不恰當?shù)谋４娣绞绞沟脵n案極容易出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、遺失等情況。由此可知，學生資助檔案的管理人員不僅要使用電子檔案的形式，實現(xiàn)檔案管理信息化，更應該注重紙質(zhì)檔案的存放，確保學生自主檔案管理工作的規(guī)范有效性。

結束語

綜上所述，學生資助檔案管理的工作仍然存在諸多不足，因其建立的時間有限，許多規(guī)章制度尚未得到完善。因此，相關部門應對學生資助檔案管理工作給予相當程度的重視，首先要為相關檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境條件;而后對其檔案管理的專業(yè)水平進行提升，定期開展培訓，通過細節(jié)提升整體管理工作的效率;最后相關部門應對學生資助檔案管理人員進行信息技術水平的提升，在一定程度上規(guī)避紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)的損壞、丟失等問題，促進檔案管理工作的信息化、專業(yè)化與規(guī)范化。

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