劉飛

摘要：從電子檔案單套管理的必要性、必然性和可行性角度論證，結(jié)合國家層面電子檔案單套管理實施情況，提出電子檔案單套管理的實現(xiàn)路徑，旨在為航空裝備維修企業(yè)探索建設(shè)航修電子檔案單套管理提供思路和方向。

關(guān)鍵詞：航空裝備維修；電子檔案單套管理；實現(xiàn)路徑

Keywords：aviation equipment maintenance；single filing and management；implementation path

近幾年，信息技術(shù)手段在航空裝備維修領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，數(shù)字化修理線、數(shù)字倉儲、在線檢測、虛擬現(xiàn)實技術(shù)（VR）等一系列信息化工程上線應(yīng)用，較好地提升了裝備維修能力，但也給傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)和二維電子文件為管理主體的檔案工作帶來了極大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)有的檔案管理手段和管理工具已無法應(yīng)對快速增長的新類型檔案管理需求，很多新興技術(shù)產(chǎn)物產(chǎn)生的成果未能得到及時、有效的歸檔管理，航修企業(yè)檔案管理人員迫切需要轉(zhuǎn)變管理思路、提升管理技能。

1 單套制的衍生

電子檔案“單套制”是指對現(xiàn)代信息辦公系統(tǒng)生成的電子文件進行分類歸檔時，只保存電子存儲媒介，而不再對紙質(zhì)憑證進行保存與管理的制度。深度理解單套管理，需要準確理解“單套制”“單軌制”“雙軌制”“雙套制”幾個概念及其相互關(guān)系?！皢诬壷啤迸c“雙軌制”是對文件從起草到審簽生效等運行階段，采用電子或紙質(zhì)一種模式還是兩種模式并行的一種描述；“單套制”與“雙套制”是對歸檔階段采用電子或紙質(zhì)一種模式還是兩種模式并行的一種描述[1]。馮惠玲教授將其闡釋為“單軌雙軌是指文件完全在電子環(huán)境中運行或是在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中基本并行；單套雙套指只保存電子文件還是紙質(zhì)電子同時保存之意”。當前，學(xué)界對“單套制”的普遍理解為文件在運行階段采用電子單軌運行，歸檔時也僅保存電子文件。本文如下論述也是基于該種模式背景。

2 實施單套管理的必要性

2.1 社會發(fā)展趨勢要求

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展導(dǎo)致社會已不可逆轉(zhuǎn)地進入大數(shù)據(jù)時代，面對不斷更新的信息技術(shù)以及尤其發(fā)生巨大變化的社會環(huán)境，世界各國都在為應(yīng)對數(shù)字轉(zhuǎn)型進行數(shù)字化戰(zhàn)略布局。美國國家檔案與文件署于2018年發(fā)布五年戰(zhàn)略規(guī)劃，表示未來將不再接收紙質(zhì)記錄，2019年發(fā)布的《M-19-21備忘錄：向電子記錄過渡》更是明確表示2022年12月后美國國家檔案與文件署將不再接收紙質(zhì)記錄，而是以電子方式管理包括數(shù)字化文件在內(nèi)的所有永久記錄。2018年，日本政府出臺“數(shù)字政府行動計劃”，設(shè)定要實現(xiàn)行政服務(wù)100%數(shù)字化目標[2]。澳大利亞自2000年之后開始采用集中式的電子文件保管模式，2015年以后電子形式形成的文件將只以電子形式移交國家檔案館。我國“十四五”規(guī)劃也明確提出要加快推動數(shù)字產(chǎn)業(yè)化、推進產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，深化研發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)制造、經(jīng)營管理、市場服務(wù)等環(huán)節(jié)的數(shù)字化應(yīng)用，加快產(chǎn)業(yè)園區(qū)數(shù)字化改造等，最終實現(xiàn)數(shù)字中國建設(shè)。目前，航空裝備維修企業(yè)也在大力推進信息化、數(shù)字化改造?？梢灶A(yù)見，面對世界發(fā)展大勢，數(shù)字化應(yīng)用深度和廣度將逐步加深。在此背景下，航空裝備維修檔案工作若要不被弱化甚至取代，必須與現(xiàn)實社會緊密連接和相互融合，向數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)變。

2.2 檔案本質(zhì)屬性要求

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，目前使用的“雙套制”保存策略，筆者認為其更多的是強化文件實體安全和便于利用的手段，究竟能不能稱其為“檔案”還有待商榷。首先，從“雙套制”的來源看，主要有兩種路徑，一種是基于“雙軌”直接形成的“雙套”，該種模式下形成的文件因全程共存，并有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，其文件屬性和證據(jù)力是完整的，因此都屬于原生文件。筆者認為兩套都應(yīng)定義為原始檔案，只是表現(xiàn)形式不同。另一種是基于“單軌”， 通過打印或數(shù)字化形成的“雙套”，該種模式下形成的文件，無論是打印的還是數(shù)字化的，都無法完整地繼承原始文件的所有屬性信息，其證據(jù)力是不完整的。作為檔案來看，筆者認為其缺乏原始性證據(jù)。

航空裝備維修檔案，直接關(guān)系到軍隊建設(shè)和國防安全建設(shè)，其原始記錄性要求必然比一般檔案要求更高，缺乏原始記錄性的“檔案”，筆者認為無法保證裝備維修的質(zhì)量。同時，在數(shù)字化建設(shè)的大背景下，其形成的電子檔案已無法像二維電子文件一樣可以打印出來，客觀上也不具備雙套保管的技術(shù)支持。這就要求從業(yè)人員要從檔案本質(zhì)屬性出發(fā)，從檔案可用角度出發(fā)，探索、建設(shè)適應(yīng)航空裝備維修企業(yè)電子檔案單套管理的新模式。

2.3 降低生產(chǎn)經(jīng)營成本需要

降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，提高生產(chǎn)效能，是企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的必要手段。實行電子檔案單套管理，可有效降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，提升管理效能。首先，可降低生產(chǎn)成本。從本體形態(tài)來講，電子檔案是以數(shù)字代碼形式存在的，其賴以生存的介質(zhì)是電子計算機軟硬件及相應(yīng)的存儲設(shè)備，其信息容量大、存儲密度高，承載同等信息量的檔案，電子介質(zhì)比紙質(zhì)介質(zhì)消耗的資源要少很多，成本耗費更少。以筆者所在單位為例，年均產(chǎn)生紙質(zhì)文件300余萬張，加之耗材及打印設(shè)備維護等費用，整體每年可節(jié)約生產(chǎn)成本超500余萬元。其次，可節(jié)約管理成本。隨著檔案數(shù)量逐年增加，只需要相應(yīng)增加存儲設(shè)備即可，對庫房容量需求依賴性大大降低，也相應(yīng)地減少了檔案存儲等設(shè)備的購置和維護費用。同時，電子檔案日常維護成本相較紙質(zhì)檔案的維護成本少很多。第三，可優(yōu)化利用成本。電子檔案通過嚴密的授權(quán)機制，進行網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。對用戶而言，可弱化空間距離，將時間投入到更有價值的工作中；對檔案機構(gòu)而言，無需安排專人“站崗”提供服務(wù)，釋放了人力資源，可將更多的人力投入檔案信息深層次挖掘和編研等高附加值工作中。

3 實施單套管理的必然性

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得原有的生產(chǎn)方式發(fā)生了翻天覆地的變化，以前的勞動密集型場景在應(yīng)用了信息技術(shù)手段后，人力資源大大減少，信息傳遞效率大大提高。目前，部分航修企業(yè)已建立了智能倉庫、智能車間，原先的紙質(zhì)記錄正快速消退，取而代之的是技術(shù)人員在網(wǎng)絡(luò)上編譯的各類代碼，文件形成背景由顯性變?yōu)殡[性、由真實變?yōu)椤疤摂M”。

3.1 歷史發(fā)展趨勢

唯物辯證法告訴我們，一切事物都是處于永不停息的運動、變化和發(fā)展的過程中，檔案理論研究和檔案事業(yè)發(fā)展的歷程也是如此。檔案記錄載體從甲骨、青銅器、簡牘、縑帛，到當代的紙張、唱片、膠片、磁盤、硬盤等；檔案稱謂從商代的“冊”、周代的“中”、秦漢的“典籍”、漢魏的“文書”“文案”“案卷”“案牘”“簿書”，到清代“檔案”一詞的基本定型[3]；檔案管理機構(gòu)的稱謂從周朝的天府，漢朝的蘭臺、東錧到唐朝的史館等，無不揭示檔案事業(yè)的發(fā)展變化和與時俱進。信息技術(shù)的突飛猛進，帶來的不僅僅是檔案記錄載體的變化，也給檔案的形成背景、形成過程、歸檔方式、管理方法、利用模式以及檔案理論研究以巨大沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理理念已無法適應(yīng)信息社會檔案發(fā)展的需要和可能，迫切需要檔案工作與時俱進。

3.2 與社會形態(tài)的高度耦合

檔案是對歷史的記錄，檔案工作的發(fā)展脫離不開其形成時期的時代背景，其存在狀態(tài)和時代背景具有高度耦合性。從檔案記錄載體變遷可以看到，檔案形式離不開其所承載的歷史環(huán)境和背景。21世紀以來，軍隊信息化建設(shè)和應(yīng)用逐步深化，從二維電子文件到三維文件，再到如今的仿真、VR等，這是社會形態(tài)發(fā)展進步到今天的呈現(xiàn)樣式。國家“十四五”規(guī)劃明確提出要“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國”，檔案的存在形式也必然要契合社會形態(tài)變化要求，從紙質(zhì)向電子形式發(fā)展。

3.3 理論研究與探索實踐的相互促進

從第11屆國際檔案大會探討“新型檔案材料”開始，之后歷次檔案大會都對電子文件進行了研討，涵蓋電子文件及電子文件工作的方方面面，促使檔案學(xué)界對傳統(tǒng)檔案學(xué)理論進行反思，促進了電子文件及其管理理論的豐富和發(fā)展[4]。國內(nèi)檔案學(xué)界和業(yè)界針對電子文件管理也進行了很多有益探索和實踐，取得了一定成效。從國家檔案局官網(wǎng)公開可查詢到的信息看，2011年開始，國家檔案局便組織開展網(wǎng)絡(luò)信息資源歸檔、電子文件長期存儲、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案信息挖掘等一系列基于數(shù)字環(huán)境下電子檔案的歸檔與利用研究，并形成了一批科技成果。尤其是近幾年開展的全國示范數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作，既豐富了電子文件管理理論，也為后續(xù)全面推廣提供了可復(fù)制的范本。馮惠玲教授2019年就推行電子文件單軌制進行了論述，認為雙套制已不適應(yīng)全球信息化和國家網(wǎng)絡(luò)強國戰(zhàn)略快速推進的要求，實現(xiàn)文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型已箭在弦上，容不得我們駐足觀望[5]。

4 實施單套管理的可行性

4.1 法律制度的健全

2020年審議發(fā)布的檔案法，首次對電子檔案的法律效力予以認定，第三十七條明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。電子檔案法律效力的認定，解決了長期以來電子檔案真實性、憑證性不被完全認可的困境，為推行電子檔案“單套制”歸檔提供了法律基礎(chǔ)，為檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障。同年實施的《軍隊檔案條例》第二十三條，也首次將“符合國家和軍隊檔案管理要求的電子檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”寫入軍隊檔案管理法規(guī)，奠定了航空裝備維修領(lǐng)域電子檔案單套歸檔的法理基礎(chǔ)。

4.2 電子文件真實性保證手段的發(fā)展

信息技術(shù)是一把雙刃劍，其快速發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了巨大沖擊，但隨著其與檔案工作的融合，也反向促進了檔案工作的發(fā)展進步。隨著新型信息技術(shù)手段的涌現(xiàn)，電子檔案“四性”保障手段越來越多，現(xiàn)階段表現(xiàn)較為亮眼的區(qū)塊鏈技術(shù)，以去中心化、智能合約、全程留痕、不可篡改、保密性等技術(shù)特點，對保障電子文件“四性”具有較高的適用性。盡管目前區(qū)塊鏈技術(shù)還存在內(nèi)容安全與系統(tǒng)效率矛盾以及哈希驗證難題，但通過輔以基于區(qū)塊鏈的可信電子文件保障體系建設(shè)，可規(guī)避這一問題[6]。未來隨著新的信息技術(shù)手段的出現(xiàn)，電子文件的真實性保證工作將不再是難題。

4.3 示范案例的可復(fù)制性

從國家檔案局公開可查詢的信息看，國家檔案局、國家發(fā)展改革委于2016年便分批組織開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，第一批共計48家試點單位于2021年10月全部通過驗收。2022年3月，國家檔案局發(fā)布第三批建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點通知，再次確定38個試點項目。試點項目中不乏與航空裝備維修相似的行業(yè)和企業(yè)，為航修企業(yè)開展電子檔案單套管理提供了有效且可復(fù)用的技術(shù)路線和管理方法。

5 實施路徑

實施電子檔案單套管理是一項復(fù)雜性、長期性工程，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的深刻變革，不是一朝一夕可以完成的，需要進行詳細規(guī)劃，開展頂層設(shè)計，制定詳細路線圖，分步、分期實施。

5.1 成立專項推進團隊

推進團隊是實施電子文件單套管理整體規(guī)劃中一個必須設(shè)置，可起重要作用，但在具體實施過程中又不太被重視的環(huán)節(jié)。筆者前期調(diào)研部分企業(yè)的實施過程，發(fā)現(xiàn)推進團隊緊緊是一個“文件要素”，推進團隊之于項目效用發(fā)揮甚微，根本原因在于對推進團隊之于項目的作用理解不到位以及對團隊的約束力不足所致。航修企業(yè)要順利推進“單套制”，必須加強推進團隊的建設(shè)和管理。首先，要從上而下、分層設(shè)置管理團隊。電子文件“單套制”涉及企業(yè)全部業(yè)務(wù)，需要各部門通力配合，這就需要設(shè)置能夠統(tǒng)籌企業(yè)全部資源的領(lǐng)導(dǎo)團隊，以實現(xiàn)資源的統(tǒng)一、快速協(xié)調(diào)和配置；在領(lǐng)導(dǎo)團隊之下應(yīng)設(shè)置負責執(zhí)行的實施團隊，由各資源配置部門相關(guān)主管人員擔任。其次，要加強團隊的管理和日常協(xié)調(diào)。團隊設(shè)置好后就要最大化利用團隊資源來實現(xiàn)項目的快速推進，要建立月、周甚至日工作協(xié)調(diào)機制，及時研討解決推進過程中的難關(guān)困卡。

5.2 完善制度建設(shè)

近幾年，國家層面陸續(xù)發(fā)布了一批有關(guān)電子文件管理的規(guī)范、標準，航修企業(yè)在具體落實、實施過程中，需要結(jié)合軍隊檔案管理實際，對規(guī)范、標準進行細化、內(nèi)化。參照紙質(zhì)文件管理規(guī)范的落地實施，實施電子文件單套管理，至少要建立兩個層級的管理制度。首先，要建立企業(yè)層面電子檔案管理制度，明確各部門職責分工、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔要求、電子檔案歸檔范圍、電子檔案保管期限、電子檔案分類方案以及移交、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的管理要求，并對電子檔案的效力進行明確和認定。其次，需要建立部門層面的技術(shù)規(guī)范和工藝規(guī)程，明確和規(guī)范電子檔案歸檔、存儲、備份、遷移、轉(zhuǎn)換、恢復(fù)、保密等方面的要求和具體操作方法。

5.3 開展功能建設(shè)

功能齊備的管理系統(tǒng)是實施電子檔案單套管理的基礎(chǔ)。從“單套制”來源和最終流向分析，系統(tǒng)功能建設(shè)脫離不出檔案管理“收、管、用”三方面內(nèi)涵，即至少應(yīng)包括辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能改造、電子檔案管理系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)和電子檔案數(shù)據(jù)資源安全管理三方面內(nèi)容。筆者認為，三項內(nèi)容是相互交叉、相互包容的。首先，辦公自動化和業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能改造，對現(xiàn)有系統(tǒng)進行二次開發(fā)，以實現(xiàn)電子檔案“收”工作的順暢，其對電子文件的初步分類及歸檔要素的要求，已提前介入到電子文件的“管”；電子檔案管理系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，承接上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞的數(shù)據(jù)，是“收”的延續(xù)，其本身又通過規(guī)范化的“管”來促進“用”的便利。電子檔案數(shù)據(jù)資源安全管理更多的涉及“管”，即電子檔案的安全、長久保管，其最終目的是為了后續(xù)的“用”。因此，在實施建設(shè)過程中，應(yīng)緊緊圍繞電子檔案“收、管、用”的系統(tǒng)化做功，統(tǒng)一規(guī)劃、同步建設(shè)、相互協(xié)作、彼此融合。

5.4 抓好人才隊伍建設(shè)

人才是實施電子檔案單套管理的重要基礎(chǔ)資源，航修企業(yè)要從內(nèi)、外兩個方面加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。內(nèi)部，一要加強檔案管理人員的知識更新培訓(xùn)，將新技術(shù)、新方法在檔案工作中的應(yīng)用納入周期性培訓(xùn)內(nèi)容，持續(xù)提升現(xiàn)有人才隊伍的管理理念；二要通過各種方式鼓勵檔案管理人員探索檔案管理新思路、新方法、新技術(shù)、新手段，提升檔案人才隊伍的創(chuàng)造力；三要向標桿企業(yè)看齊，通過送外參觀、培訓(xùn)或邀請標桿企業(yè)前來介紹先進經(jīng)驗等，提升檔案人才隊伍對新知識、新事物的接受能力，提升檔案管理人員的視界。外部，要持續(xù)補充新鮮血液，加強既懂檔案又懂技術(shù)的復(fù)合型人才的引進，為企業(yè)培育一批自己的技術(shù)班底。

5.5 持續(xù)推進資源建設(shè)

豐富的電子檔案資源是企業(yè)推進“單套制”管理的基礎(chǔ)之一，部分企業(yè)在實施過程中，平臺建立了，“單套”歸檔功能實現(xiàn)了，但利用效果甚微。究其原因，在于對實施電子檔案單套管理的要義理解不透徹。首先，要從檔案工作長遠發(fā)展和解決現(xiàn)實問題的綜合角度來理解“單套制”，不能把實施單套管理作為解放檔案管理人員的手段，不能為了“單套”而“單套”。其次，現(xiàn)在的很多待歸資源都有相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可同步進行利用，因此檔案部門最能發(fā)揮效用和價值的反而是館藏的傳統(tǒng)檔案資源。因此，即使實施了“單套制”，也要持續(xù)推進館藏檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，持續(xù)豐富數(shù)字檔案室資源，這樣才能真正發(fā)揮檔案部門和檔案管理人員的價值。

6 結(jié)束語

“雙套制”歸檔模式是在特定的歷史背景下形成的一種犧牲歸檔效率和歸檔效益的過渡手段。相較于“雙套制”，電子檔案單套管理是檔案與業(yè)務(wù)工作深度融合、降低歸檔成本、提升檔案服務(wù)效能的必然要求，是信息化深入發(fā)展的必然趨勢，更是保證裝備維修質(zhì)量、維護國防安全的基礎(chǔ)要求。作為專業(yè)檔案管理人員，必須要向前看，提前謀劃，敢于破局，積極主動地迎合這一趨勢，為航修企業(yè)知識資源的積累和效用發(fā)揮打造一個堅實的基礎(chǔ)。

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