高善山
摘? 要:近年來,隨著高校內(nèi)外環(huán)境的變化,高校管理層越來越重視內(nèi)控管理工作。高校的辦學(xué)目標(biāo)是提供優(yōu)質(zhì)的教育和科研成果,內(nèi)控管理工作應(yīng)服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)。但在日常管理過程中,由于內(nèi)控管理的不完善,容易存在一些問題。本文從內(nèi)控設(shè)置、內(nèi)控執(zhí)行、內(nèi)控評(píng)價(jià)等視角來分析內(nèi)控管理容易存在的問題及應(yīng)對(duì)策略,有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)控管理目標(biāo)的價(jià)值最大化。
關(guān)鍵詞:高校;內(nèi)控管理;存在問題;應(yīng)對(duì)措施
一、引言
2012 年,財(cái)政部制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,進(jìn)而又針對(duì)試行規(guī)范的實(shí)施,出臺(tái)了《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》,為高校內(nèi)部控制建設(shè)提供了政策依據(jù)。其實(shí)內(nèi)控管理一直都存在,并與我們息息相關(guān),內(nèi)控管理的好壞關(guān)系到單位目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn),關(guān)系到是否達(dá)到各方都滿意的階段成果。高校的目標(biāo)是給社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的教育和科研成果,內(nèi)控管理的建設(shè)也應(yīng)該緊緊圍繞這個(gè)目標(biāo)來運(yùn)行,進(jìn)而防范和化解風(fēng)險(xiǎn)?,F(xiàn)階段,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的變化和內(nèi)外部環(huán)境的影響,對(duì)內(nèi)控管理的要求也越來越高,具備一套完善有效的內(nèi)控管理體系至關(guān)重要。理想的場(chǎng)景是,各項(xiàng)業(yè)務(wù)在內(nèi)控框架下有序運(yùn)行,運(yùn)行過程中會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理的不足之處并加以改進(jìn),不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)手續(xù)和流程,教師們能夠把更多的精力投入到教學(xué)和科研活動(dòng),實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)控目標(biāo)的價(jià)值最大化。
二、高校內(nèi)控管理容易存在的問題
1、高校內(nèi)控管理委員會(huì)級(jí)別不高,沒有建立單獨(dú)的內(nèi)控管理部門。
一些高校雖然成立了高校內(nèi)控管理委員會(huì),由于級(jí)別不高,一些工作容易流于形式,沒有起到有效的監(jiān)督作用。雖然有紀(jì)委、質(zhì)量控制辦公室、審計(jì)處、計(jì)財(cái)處等監(jiān)督管理部門,但只是各司其責(zé),在各自的業(yè)務(wù)范圍發(fā)揮監(jiān)督作用,沒有成立單獨(dú)的內(nèi)控管理部門對(duì)各部門發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控問題進(jìn)行收集、反饋和整改,部門與部門之間缺少內(nèi)控活動(dòng)的協(xié)調(diào)和聯(lián)動(dòng)。
2、缺乏有效的內(nèi)控監(jiān)督和評(píng)估。
由于某些限制,部分單位缺少對(duì)整體內(nèi)控管理運(yùn)行情況的自我評(píng)估,也缺乏獨(dú)立、專業(yè)的外部內(nèi)控評(píng)價(jià)。雖然高校內(nèi)部每年也出具內(nèi)控自我評(píng)估報(bào)告,但由于出具報(bào)告的過程中,沒有適當(dāng)?shù)娜藛T完成足夠的內(nèi)控評(píng)價(jià)程序,導(dǎo)致內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告質(zhì)量不高,評(píng)價(jià)結(jié)果確認(rèn)不了內(nèi)控措施是否到位,是否存在一些缺陷,某項(xiàng)內(nèi)控的實(shí)施,是否有助于發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。外部內(nèi)控評(píng)價(jià)同樣存在要么缺失,要么內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告質(zhì)量不高的問題,如果外部內(nèi)控評(píng)價(jià)小組沒有配備足夠數(shù)量的、有專業(yè)勝任能力的人員,沒有足夠的時(shí)間完成足夠的內(nèi)控評(píng)價(jià)程序,外部內(nèi)控評(píng)價(jià)也會(huì)流于形式。
3、系統(tǒng)工具配置不高,各部門系統(tǒng)過于獨(dú)立、缺少銜接。
信息技術(shù)發(fā)展日新月異,現(xiàn)階段很多業(yè)務(wù)可以線上進(jìn)行,技術(shù)的發(fā)展給內(nèi)控管理帶來許多便捷和工作效率,實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的控制。系統(tǒng)工具可以根據(jù)各高校的規(guī)模和業(yè)務(wù)習(xí)慣,按不同部門的具體要求量身定做,達(dá)到網(wǎng)上留痕、精準(zhǔn)管控的效果。盡管如此,一些單位還是習(xí)慣于原來的工作方式,舊的業(yè)務(wù)工具一用多年,跟不上信息發(fā)展的步伐,沒有及時(shí)更新和完善現(xiàn)有系統(tǒng)工具。高校各部門雖然職責(zé)不一樣,但部門之間都有相關(guān)的業(yè)務(wù)聯(lián)系,由于各部門系統(tǒng)過于獨(dú)立,部門之間沒有實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享,容易導(dǎo)致資源浪費(fèi),內(nèi)控管理也可能因部門之間的銜接不當(dāng)出現(xiàn)漏洞。
4、關(guān)鍵內(nèi)控業(yè)務(wù)部門職責(zé)劃分不清晰,關(guān)鍵崗位人員配備數(shù)量不足。
內(nèi)部控制得以順利實(shí)施,除了要有健全的制度,清晰的部門職責(zé)劃分,還需要設(shè)置合理的內(nèi)控崗位,崗位上的人員要具備相應(yīng)的專業(yè)勝任能力。例如高校財(cái)務(wù)部門,各財(cái)務(wù)崗位的職責(zé)和不相容職務(wù)在相關(guān)文件里都有明確的規(guī)定,但由于人員配備不足,一人多崗普遍,缺少崗位之間的互相監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門作為內(nèi)控管理的關(guān)鍵部門,各部門和分院的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都能從財(cái)務(wù)上得以體現(xiàn),如果不能從崗位設(shè)置和人員上保證財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),就會(huì)在很大程度上影響財(cái)務(wù)管控的效果。
5、部門績效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不完善,沒有考慮部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)。
對(duì)于一些重要的內(nèi)控管理部門來說,審核和監(jiān)督是其主要職責(zé),是其部門員工的日常工作內(nèi)容,關(guān)鍵內(nèi)控崗位人員堅(jiān)守職責(zé),內(nèi)控管理才得以有效運(yùn)行。如果各部門績效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)一樣,沒有考慮各部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn),把員工的滿意度作為績效評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)來衡量業(yè)務(wù)監(jiān)督部門的業(yè)績,這些重要的審核或監(jiān)督部門在評(píng)比中往往因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)處在不利地位,難以獲得較高的評(píng)價(jià)。
6、高校內(nèi)控管理側(cè)重點(diǎn)偏離辦學(xué)主要目標(biāo),過于關(guān)注財(cái)務(wù)管控和風(fēng)險(xiǎn)管理。
高校的目標(biāo)是提供優(yōu)質(zhì)的教育和科研成果,內(nèi)控管理應(yīng)該服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)。內(nèi)控管理是整體的概念,它與各個(gè)部門都相關(guān),每位員工都是內(nèi)控管理的參與者。在內(nèi)控管理過程中,如果各內(nèi)控監(jiān)督部門過于關(guān)注財(cái)務(wù)管控,沒把提高教學(xué)質(zhì)量和科研成果放在最重要的考慮范疇,內(nèi)控管理的重心和重點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)偏差,甚至因繁雜的手續(xù),不必要的嚴(yán)格管理,沒給教學(xué)和科研提供更加便利的環(huán)境。
三、高校內(nèi)控管理的應(yīng)對(duì)措施
加強(qiáng)單位內(nèi)部控制,首先要評(píng)估自身存在的內(nèi)控缺陷,然后針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題,實(shí)施進(jìn)一步的改進(jìn)措施,從系統(tǒng)工具和人工控制等方面強(qiáng)化內(nèi)控管理,在遵守上級(jí)各項(xiàng)政策的前提下,讓內(nèi)控管理為高校目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)保駕護(hù)航。
1、在校級(jí)層面成立內(nèi)控管理委員會(huì),會(huì)長由校長親自擔(dān)任,組成人員包括各職能部門和分院領(lǐng)導(dǎo),并設(shè)立專門的內(nèi)控管理部門。
校長應(yīng)承擔(dān)起內(nèi)控管理第一責(zé)任人的職責(zé),推動(dòng)內(nèi)控管理的建設(shè)和實(shí)施。突出質(zhì)控辦、教務(wù)處、科研處在內(nèi)控管理中的重要角色和作用,加強(qiáng)教學(xué)和科研的內(nèi)控管理工作。內(nèi)控管理是學(xué)校整齊的事情,內(nèi)控管理工作不能局限于紀(jì)委、審計(jì)處、計(jì)財(cái)處等相關(guān)部門,在校級(jí)層面成立內(nèi)部控制管理委員會(huì),有利于把各個(gè)部門都納入內(nèi)控管理范圍中,每位員工都是內(nèi)控管理的參與者,全面強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí),促進(jìn)高校目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。設(shè)立專門的內(nèi)控管理部門,有助于內(nèi)控管理的工作協(xié)調(diào)和對(duì)內(nèi)控運(yùn)行情況進(jìn)行有效監(jiān)督。
2、發(fā)揮獨(dú)立的內(nèi)控管理部門職能,實(shí)施有效的內(nèi)部和外部評(píng)價(jià)。
設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)控管理部門,便于發(fā)現(xiàn)和匯總各部門內(nèi)控執(zhí)行信息,防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。在內(nèi)控管理部門設(shè)置督辦或督察崗位,對(duì)各個(gè)部門的崗位執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,有利于提高效率,提前化解風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)的發(fā)展更有利于督辦或督察功能的實(shí)現(xiàn),比如OA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)執(zhí)行進(jìn)度等指標(biāo)把異常情況反饋給督辦人員,督辦人員也可以擁有足夠的權(quán)限在線上抽查具體業(yè)務(wù)內(nèi)容,分析業(yè)務(wù)的合規(guī)性和合理性,強(qiáng)化對(duì)大額開支的把控。在部門系統(tǒng)各自獨(dú)立的情況下,這種監(jiān)督更能發(fā)揮有用的效果。
獨(dú)立的內(nèi)控管理部門應(yīng)根據(jù)上級(jí)和自身的需要,按時(shí)完成內(nèi)控管理自我評(píng)價(jià)報(bào)告,報(bào)告的取材一部分從日常的內(nèi)控執(zhí)行記錄中取得,另一部分要執(zhí)行足夠的、專門的程序,對(duì)各部門的內(nèi)控執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。內(nèi)控管理部門也要對(duì)各部門選用的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督,評(píng)價(jià)中介機(jī)構(gòu)項(xiàng)目組成員人員數(shù)量和工作時(shí)間是否足夠,審計(jì)程序是否到位,是否具備足夠的專業(yè)勝任能力,并對(duì)審計(jì)報(bào)告質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
3、利于信息技術(shù)手段,建立各部門系統(tǒng)連接,分清權(quán)責(zé),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
在現(xiàn)實(shí)中,各職能部門為了便于管理,引入了獨(dú)立的部門系統(tǒng)。但由于提供系統(tǒng)者往往不是同一家供應(yīng)商,系統(tǒng)之間缺乏必要的連接。利用現(xiàn)有的信息技術(shù)手段,可以在部門系統(tǒng)間建立連通端口,實(shí)現(xiàn)部門與部門之間關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)共享,既能避免職責(zé)不清,數(shù)據(jù)打架現(xiàn)象的發(fā)生,也能增強(qiáng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。
比如計(jì)財(cái)處在日常業(yè)務(wù)中要與各個(gè)部門相互聯(lián)系,相應(yīng)地財(cái)務(wù)系統(tǒng)要與科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián),共享彼此都需要的一些數(shù)據(jù)。例如科研系統(tǒng),科研項(xiàng)目的立項(xiàng)信息、預(yù)算及預(yù)算的變更要及時(shí)推送給財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)系統(tǒng)科研項(xiàng)目的收入和支出情況也應(yīng)共享給科研系統(tǒng);教務(wù)系統(tǒng),教改項(xiàng)目的立項(xiàng)信息、預(yù)算及預(yù)算的變更、教學(xué)耗材的申請(qǐng)和驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng),便于財(cái)務(wù)系統(tǒng)審核,財(cái)務(wù)系統(tǒng)教改項(xiàng)目的收入和支出情況也應(yīng)共享給教務(wù)系統(tǒng);資產(chǎn)系統(tǒng),資產(chǎn)的入庫和驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中可查,財(cái)務(wù)根據(jù)報(bào)銷材料信息和資產(chǎn)辦推送的驗(yàn)收記錄入賬,資產(chǎn)系統(tǒng)也應(yīng)及時(shí)把資產(chǎn)的盤點(diǎn)和折舊等情況推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng);人事系統(tǒng),每月的工資和其他職工薪酬數(shù)據(jù)定期傳送給財(cái)務(wù)系統(tǒng),人事部門經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)信息推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng),財(cái)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)經(jīng)費(fèi)使用情況能實(shí)現(xiàn)在人事系統(tǒng)可查,便于人事部門監(jiān)督所屬經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度;基建系統(tǒng),基建項(xiàng)目的立項(xiàng)、合同、招投標(biāo)、預(yù)算等信息應(yīng)推送給財(cái)務(wù)部門,便于財(cái)務(wù)審核;采購系統(tǒng),采購流程應(yīng)銜接到財(cái)務(wù)系統(tǒng),財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的定點(diǎn)或政府采購業(yè)務(wù)單位應(yīng)與采購系統(tǒng)中相關(guān)單位列表相匹配;合同管理部門會(huì)將簽訂完畢的合同推送到財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)報(bào)銷人員選擇合同編號(hào),相關(guān)合同會(huì)出現(xiàn)在財(cái)務(wù)審核頁面,內(nèi)控系統(tǒng)會(huì)對(duì)合同與報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行合理性核對(duì),包括金額,付款單位,分期付款,質(zhì)保金等檢查。當(dāng)然,各部門所涉及的該員工的業(yè)務(wù)執(zhí)行和報(bào)銷詳細(xì)情況,該員工可在自己的OA端口可查。
4、加強(qiáng)制度建設(shè),明確各部門的職責(zé),內(nèi)控的關(guān)鍵崗位配備足夠的有專業(yè)勝任能力的人員。
健全的制度建設(shè)是搞好內(nèi)控管理的前提,各部門應(yīng)單獨(dú)或聯(lián)合發(fā)布完善的制度規(guī)定,便于內(nèi)控管理人員去執(zhí)行。各部門應(yīng)定期梳理現(xiàn)有的制度是否符合現(xiàn)階段的發(fā)展要求,是否遵循上級(jí)新的文件規(guī)定,是否在內(nèi)控管理的某一方面還有所缺失,及時(shí)補(bǔ)充和完善相關(guān)制度規(guī)定,出臺(tái)相應(yīng)的解釋和說明,因?yàn)橹挥忻鞔_了制度,內(nèi)控管理工作才有章可循,提高執(zhí)行效率。各部門職責(zé)應(yīng)該明確,不能模糊,例如縱向科研經(jīng)費(fèi)的使用管理,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)具體業(yè)務(wù)的真實(shí)性負(fù)責(zé),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在的分院和科研處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的審批,對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性及業(yè)務(wù)是否與課題相關(guān)負(fù)有監(jiān)督管理責(zé)任,財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)檢查報(bào)銷業(yè)務(wù)材料是否完備,審批簽字是否齊全,是否符合相關(guān)制度規(guī)定。由于財(cái)務(wù)人員不具有相關(guān)的科研項(xiàng)目知識(shí),又處在報(bào)銷業(yè)務(wù)的末端,所以對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和相關(guān)性無從把握。內(nèi)控崗位人員除了要具備一定的專業(yè)知識(shí),崗位配備也要到位,實(shí)現(xiàn)不相容的崗位由不同的人擔(dān)任,這樣互相牽制,彼此監(jiān)督,內(nèi)控管理得以有序運(yùn)行。如果部門人員不足,不相容的崗位由一人兼任,在這種情形下,內(nèi)控的管理功能會(huì)削弱,容易出現(xiàn)工作上的紕漏。內(nèi)控管理人員的日常培訓(xùn)和定期輪崗制度也尤為重要,尤其是一些關(guān)鍵崗位,定期輪崗有助于發(fā)現(xiàn)以前崗位的工作疏忽或錯(cuò)誤,互相學(xué)習(xí)和監(jiān)督,更能發(fā)揮崗位上的監(jiān)督作用。另外鼓勵(lì)內(nèi)控管理人員參加專業(yè)培訓(xùn),不斷增強(qiáng)內(nèi)控管理的戰(zhàn)斗力。
5、建立兼顧部門特點(diǎn)的部門績效評(píng)價(jià)體系,調(diào)動(dòng)各部門工作業(yè)務(wù)的積極性。
部門績效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系到每位員工的切身利益。對(duì)于特定的內(nèi)控管理的重要部門,工作業(yè)務(wù)量本身繁多,內(nèi)容雖然重要,但因業(yè)務(wù)常規(guī)化而缺乏亮點(diǎn)。換句話說,負(fù)責(zé)監(jiān)督管理的部門因?yàn)檎J(rèn)真的履行監(jiān)督職責(zé),往往獲得不了很高的評(píng)價(jià)。所以,對(duì)履行審核和監(jiān)督職責(zé)的內(nèi)控管理部門來說,績效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該考慮該部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn),給這些部門分配不同的指標(biāo)權(quán)重,或單獨(dú)增加或減少一些適合業(yè)務(wù)特點(diǎn)的評(píng)價(jià)指標(biāo),這樣更有利于內(nèi)控管理業(yè)務(wù)的有效運(yùn)行。
6、建立適當(dāng)?shù)慕虒W(xué)和科研內(nèi)控管理措施,讓內(nèi)控管理服務(wù)于教學(xué)和科研的發(fā)展。
教學(xué)和科研是高等院校的兩大目標(biāo),內(nèi)控管理的建設(shè)也應(yīng)該服務(wù)于這個(gè)目標(biāo),為教學(xué)和科研提供有利的日常環(huán)境。對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷來說,如果報(bào)銷手續(xù)過于繁瑣,科研人員忙于科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷業(yè)務(wù),寶貴的科研時(shí)間會(huì)被占用。如果內(nèi)控管理過于嚴(yán)格,科研經(jīng)費(fèi)的使用按照日常財(cái)政經(jīng)費(fèi)來管理,會(huì)影響科研經(jīng)費(fèi)的使用效率和效果,束縛科研人員的科研活動(dòng)便利。比如一些政府采購項(xiàng)目、定點(diǎn)采購項(xiàng)目,如果規(guī)定都適用于管理科研經(jīng)費(fèi),是不恰當(dāng)?shù)模恍┛蒲胁少忢?xiàng)目,往往具有時(shí)效性,科研人員有了想法需要及時(shí)配備相關(guān)設(shè)備或材料,但是一些財(cái)政資金需要流程和手續(xù),有時(shí)會(huì)耽誤科研活動(dòng)的開展。這需要在科研文件的規(guī)定上,單獨(dú)出臺(tái)科研方面的規(guī)定,比如規(guī)定一個(gè)限額可以自行購買,給科研項(xiàng)目開綠燈,適當(dāng)管控,科研目標(biāo)更有利于實(shí)現(xiàn)。
總體來說,在內(nèi)控管理過程中,如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)控設(shè)置或執(zhí)行需要改進(jìn)的地方,要及時(shí)完善內(nèi)控措施。內(nèi)控管理活動(dòng)是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程,包括自身的修復(fù)。單位成立單獨(dú)的內(nèi)控管理部門,有助于協(xié)調(diào)各部門的內(nèi)控活動(dòng),評(píng)價(jià)各部門的內(nèi)控管理執(zhí)行情況。有條件的單位,應(yīng)該引進(jìn)內(nèi)控管理系統(tǒng),串聯(lián)各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng),使單位整體在內(nèi)控系統(tǒng)下有序運(yùn)行。對(duì)于重點(diǎn)內(nèi)控管理部門,比如審計(jì)、財(cái)務(wù)部門,要建立適應(yīng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的績效評(píng)價(jià)指標(biāo),強(qiáng)化崗位職責(zé)。高校的內(nèi)控管理也是為辦學(xué)目標(biāo)服務(wù)的,在制度制定和內(nèi)控管理過程中,要重點(diǎn)考慮教學(xué)和科研兩大目標(biāo),利用信息系統(tǒng)的便利,讓高校內(nèi)控管理活動(dòng)為具體目標(biāo)服務(wù)。