李莉

摘 要：在新形勢下，中職學(xué)校檔案管理中人員作為重要部分，其自身素質(zhì)影響著實(shí)際工作質(zhì)量，為了加強(qiáng)檔案管理效果，需要提升人員的素質(zhì)能力。通過對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作重要性的闡述，明確檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)的要求，提出提高中職學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的措施，可使其工作能力得到提升，為檔案管理的實(shí)施提供良好條件。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;素質(zhì);提升

中職學(xué)校建設(shè)水平逐漸提升，其中檔案管理也受到了關(guān)注，由于檔案管理涉及學(xué)校運(yùn)行中各個(gè)部門的資料信息，對(duì)學(xué)校開展各項(xiàng)管理決策工作有著重要影響。如果不重視檔案管理工作實(shí)施，會(huì)使學(xué)校的整體系統(tǒng)運(yùn)作受到不良影響。在檔案管理中，管理人員素質(zhì)影響著工作的效果，應(yīng)重視對(duì)人員素質(zhì)能力的提升，為檔案管理帶來保障。因此，應(yīng)對(duì)提升檔案管理人員素質(zhì)進(jìn)行分析，采取有效措施改善人員素質(zhì)問題。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的重要性

在學(xué)校檔案體系中包括了人事檔案、學(xué)籍檔案以及科研資料檔案等，體現(xiàn)出了學(xué)校檔案管理的復(fù)雜性特點(diǎn)。在中職學(xué)校，要求檔案管理人員采用科學(xué)有效的管理方式來進(jìn)行檔案的收集及存儲(chǔ)，保證檔案資料的完整性。檔案作為原始資料，其中記錄著重要的信息資料，并且對(duì)事件問題等進(jìn)行了詳細(xì)闡述，可作為參考的重要依據(jù)。

比如，在進(jìn)行科研工作時(shí)，當(dāng)遇到了問題的時(shí)候可通過查看檔案記錄的信息來獲取參考內(nèi)容。中職學(xué)校檔案管理工作中包括了收集、接收、整理以及鑒定檔案等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的充分利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，中職學(xué)校檔案管理得到了有效的技術(shù)支持，其中電子檔案安全性更高，通過有效管理可避免檔案安全問題產(chǎn)生，同時(shí)可提高檔案管理工作的效率及準(zhǔn)確性。在當(dāng)前的檔案管理工作中，人員素質(zhì)仍然需要提升，由于管理人員在檔案管理工作中發(fā)揮重要作用，如果人員自身素質(zhì)水平?jīng)]有達(dá)到要求，在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤或者不認(rèn)真等情況，會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生偏差，或者使檔案資料的完整性受到影響，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。中職學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)提升對(duì)檔案管理工作有著重要意義，因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員素質(zhì)能力的要求，使其具備良好素質(zhì)，為學(xué)校管理工作、教學(xué)工作等開展提供保障。

二、當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)水平

現(xiàn)階段大部分中職學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平仍有待提升，在業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技能以及理論素養(yǎng)等方面還存在明顯的兩極分化現(xiàn)象，部分中職學(xué)校檔案管理人員甚至并非專業(yè)人員，對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解仍停留在較為淺顯的層面。同時(shí)，現(xiàn)有檔案管理人員大部分并非畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，而復(fù)合型檔案管理人才更是極度匱乏。最重要的是，中職學(xué)校并未針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，仍片面性采用傳統(tǒng)、單一的檔案管理模式，不僅無法滿足新時(shí)代發(fā)展需要，還在一定程度上限制了中職學(xué)校檔案管理工作的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。引起這一現(xiàn)象的根本原因在于中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作的重視度不足，或者未從思想層面認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新檔案管理工作的重要性，甚至錯(cuò)誤認(rèn)為這項(xiàng)工作任何人都可以輕松掌握。

近年來，我國為中職學(xué)校給予了資金和助學(xué)政策方面的支持，有效促進(jìn)了其創(chuàng)新性發(fā)展。但當(dāng)前我國大部分中職學(xué)校更側(cè)重于辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)效益等要素的增長，忽視了學(xué)校檔案管理工作的順利開展，尤其是教學(xué)檔案管理方面的工作內(nèi)容，片面性地認(rèn)為這項(xiàng)工作在短時(shí)間內(nèi)難以為學(xué)校帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益，在未來發(fā)展中也不會(huì)對(duì)學(xué)校的經(jīng)營管理工作造成影響，從思想上阻礙了教學(xué)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，部分中職學(xué)校還未成立專門的檔案機(jī)構(gòu)，也未配備專職教學(xué)檔案管理人員。雖然有些中職學(xué)校建立了檔案室，也安排了相應(yīng)的教學(xué)管理工作人員，但其在日常工作中既需要完成教學(xué)檔案管理方面的內(nèi)容，又需要承擔(dān)學(xué)校行政日常管理工作。

三、檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)的要求

1.充分了解檔案管理工作政策

在中職學(xué)校檔案管理中，要求管理人員具有正確的政治思想，能夠自覺貫徹黨的方針及政策。由于一些檔案內(nèi)容涉及國家利益，檔案管理工作人員需要掌握檔案管理工作的法律規(guī)定以及各項(xiàng)制度，同時(shí)應(yīng)具備堅(jiān)定的政治觀念，正確的價(jià)值觀。檔案管理人員應(yīng)了解檔案管理相關(guān)法律要求，能夠遵守其中的各項(xiàng)規(guī)定，結(jié)合法律約束要求來開展相應(yīng)的工作，不能觸碰法律底線。在具備正確的思想及政治觀念的條件下，可使檔案管理人員在實(shí)際工作中更好地處理各項(xiàng)問題，保證檔案管理工作效果。

2.具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任意識(shí)，能夠認(rèn)識(shí)到自身在檔案管理中的作用，根據(jù)自身職責(zé)來開展工作。由于檔案管理工作具有枯燥性，如果檔案管理工作人員缺少良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，就難以使檔案管理工作順利進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)始終堅(jiān)守在自己的崗位上，認(rèn)真完成工作。檔案管理工作對(duì)人員的責(zé)任心及細(xì)心品質(zhì)要求比較高，要求檔案管理人員應(yīng)熱愛工作，樹立目標(biāo)，能夠在實(shí)際工作中具備明確的方向，使檔案管理工作的質(zhì)量得到保障。檔案管理工作人員還需具備服務(wù)意識(shí)，能夠?yàn)閲壹吧鐣?huì)貢獻(xiàn)自己的力量，使檔案管理中的各項(xiàng)工作順利完成。

3.掌握專業(yè)的檔案管理工作能力

檔案管理人員應(yīng)具備綜合素質(zhì)能力，能夠掌握檔案管理工作的基本技能以及相關(guān)技術(shù)應(yīng)用方法，如學(xué)習(xí)電腦軟件操作方法，能夠?qū)?shù)字化檔案管理熟練實(shí)施，包括信息查詢、檔案信息存儲(chǔ)以及檔案信息輸出等，可結(jié)合檔案數(shù)字化管理要求來進(jìn)行檔案分析及整合，能夠?qū)n案進(jìn)行分類管理，可使檔案管理發(fā)揮出有效的作用。檔案管理人員還需具備對(duì)檔案信息的處理及整理能力，檔案管理更加主動(dòng)，使檔案管理信息得到及時(shí)更新。檔案管理工作還涉及了其他部門，因此應(yīng)要求人員具備良好的溝通能力，能夠在工作中加強(qiáng)溝通及學(xué)習(xí)，為檔案管理工作帶來幫助。同時(shí)，檔案管理人員需要積極關(guān)注檔案工作相關(guān)消息，包括新技術(shù)及管理方法等，使檔案管理得到不斷改善。

4.具備扎實(shí)的理論知識(shí)儲(chǔ)備及良好的業(yè)務(wù)能力

中職學(xué)校檔案管理人員只有具備扎實(shí)的理論知識(shí)儲(chǔ)備及良好的業(yè)務(wù)能力，才能更好地完成檔案管理工作。這都需要檔案管理人員從理論基礎(chǔ)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)、寫作等角度著手學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)具備一定的外語基礎(chǔ)，以及行政管理、公共管理、財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)技能。實(shí)際上扎實(shí)的理論知識(shí)功底可以為中職學(xué)校檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)，而熟練的業(yè)務(wù)技能可以切實(shí)提高中職學(xué)校管理工作的實(shí)效性，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，甚至是避免無效勞動(dòng)，真正意義上起到事半功倍的管理效果。

5.良好的人際交往能力及團(tuán)隊(duì)合作能力

中職學(xué)校檔案管理人員在日常工作中普遍需要處理各種人際交往關(guān)系，但大部分檔案管理人員并未充分認(rèn)識(shí)到具備這項(xiàng)能力的重要性，尤其在新時(shí)代發(fā)展常態(tài)下，只有具備良好的公關(guān)能力才能更好地適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要，這也是衡量檔案管理人員素質(zhì)水平高低的重要因素。檔案管理工作人員的人際交往能力包括內(nèi)外兩個(gè)方面，其中對(duì)內(nèi)指基本的凝聚力、向心力以及團(tuán)隊(duì)合作能力，對(duì)外需要保持良好的發(fā)展意識(shí)，盡可能獲得其他人員對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作的理解和支持。實(shí)踐研究表明，檔案管理工作相比于其他工作，對(duì)人際交往關(guān)系處理提出的要求更嚴(yán)格，只有積極與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門、其他部門建立良好的合作交流關(guān)系，才能推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展。

四、提高中職學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)的措施

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

中職學(xué)校加強(qiáng)重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，改變職工對(duì)檔案管理的觀念，使其為檔案管理工作的進(jìn)行提供支持。要想提升檔案管理工作人員素質(zhì)，需要加強(qiáng)其檔案管理觀念，可通過加強(qiáng)宣傳教育工作來改善人員的思想及認(rèn)識(shí)，使其在工作中能夠明確自身職責(zé)，并且具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，了解檔案管理工作相關(guān)政策進(jìn)展情況，并且對(duì)學(xué)校的檔案管理工作特點(diǎn)有深入了解。通過對(duì)檔案管理工作人員思想的改變，可使其更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，為檔案管理實(shí)施帶來保障。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)結(jié)合檔案管理工作落實(shí)相應(yīng)的組織及人員構(gòu)成，使檔案管理工作更加順利，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

2.發(fā)揮政府部門的監(jiān)督及指導(dǎo)作用

由于中職學(xué)校在運(yùn)行中與其他學(xué)校之間存在著差異，要想推動(dòng)學(xué)校的快速發(fā)展，應(yīng)使學(xué)校檔案管理工作得到有效指導(dǎo)及監(jiān)督?？山柚块T的力量加強(qiáng)檔案管理工作的推動(dòng)，使工作人員對(duì)檔案管理相關(guān)法律規(guī)定有全面地了解，并且能夠積極配合工作的開展。政府部門可采取有效方式提升對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，督促中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及檔案管理工作人員定期進(jìn)行檔案法律條款學(xué)習(xí)，使檔案管理工作的進(jìn)行具有完善的條件。檔案管理人員素質(zhì)能力的提升得到支持，進(jìn)而使中職學(xué)校的檔案管理工作順利進(jìn)行，提升管理水平。

3.開展檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)及思想教育

在當(dāng)前的檔案管理中，學(xué)校應(yīng)重視提升人員的素質(zhì)能力，結(jié)合檔案管理工作情況對(duì)人員提出相應(yīng)要求，使人員能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮出自身優(yōu)勢，可引進(jìn)檔案管理專業(yè)人員，使其能夠積極參與到工作中。同時(shí)，學(xué)校需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，使其在進(jìn)入工作前具備相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Γ莆諜n案管理各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容以及技能，并且對(duì)檔案管理中的各項(xiàng)要求有明確理解。還需對(duì)人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，使其具備良好的道德素養(yǎng)，能夠在工作中具有正確的態(tài)度及意識(shí)，保證檔案資料的完整性及真實(shí)性，能夠?yàn)闄n案管理工作的開展帶來保障。學(xué)校可定期組織檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，使人員能夠在其中鍛煉自身能力，并且使檔案管理人員能夠明確檔案工作中的各項(xiàng)流程內(nèi)容，包括收集、整理以及鑒定、統(tǒng)計(jì)等，使這些流程的銜接得到有效處理。另外，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)，使其在經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)及技能競賽中積累更多經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)提供支持，提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

4.創(chuàng)建檔案管理工作良性競爭氛圍

在中職學(xué)校管理體系中，檔案管理的實(shí)施需要相應(yīng)的競爭機(jī)制，通過建立良好的競爭氛圍，可使檔案管理工作人員具有競爭意識(shí)，提升自身能力，可使其素質(zhì)發(fā)展得到促進(jìn)，為檔案管理工作的改善帶來相應(yīng)的條件。學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理部門明確定位，使檔案管理部門的人員能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值，使其具有與其他工作相同重要的地位?？赏ㄟ^加強(qiáng)競爭文化氛圍的建設(shè)來激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，使其思想行為得到正確引導(dǎo)，為檔案管理工作的開展提供支持。學(xué)校還需對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行完善，使檔案管理工作的競爭機(jī)制發(fā)揮出有效作用，同時(shí)學(xué)校需要對(duì)激勵(lì)體系進(jìn)行完善，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況完善激勵(lì)機(jī)制，可使檔案管理人員在工作中獲得動(dòng)力，通過提升自身的能力及工作質(zhì)量來達(dá)到相應(yīng)的要求。借助激勵(lì)機(jī)制還可使檔案管理工作得到全面規(guī)范，為檔案管理部門運(yùn)行提供保障。在激勵(lì)形式上，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行物質(zhì)及精神方面的激勵(lì)，創(chuàng)新激勵(lì)手段，使其起到顯著效果，提升檔案管理人員整體水平。

5.加強(qiáng)檔案管理工作模式的創(chuàng)新

在當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理中，為了推動(dòng)檔案管理工作的快速發(fā)展，提升人員的各項(xiàng)能力，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，可結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)來改善工作模式，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高檔案管理效率，優(yōu)化傳統(tǒng)管理流程，減輕人員負(fù)擔(dān)，使其在工作中能夠更好地安排時(shí)間及任務(wù)規(guī)劃，加強(qiáng)工作效果。應(yīng)對(duì)檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施條件進(jìn)行完善，引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，使人員能夠更好地進(jìn)行檔案信息的整理，同時(shí)避免檔案信息錯(cuò)誤等問題產(chǎn)生。通過對(duì)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，可使人員在工作中的積極性增強(qiáng)，具備創(chuàng)新意識(shí)，為檔案管理工作的進(jìn)行帶來幫助，發(fā)揮出人員的專業(yè)素質(zhì)優(yōu)勢。

6.提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化發(fā)展水平

一方面，中職學(xué)校在教學(xué)檔案管理工作實(shí)際開展過程中，還應(yīng)有意識(shí)突出強(qiáng)調(diào)學(xué)校的專業(yè)特點(diǎn)和辦學(xué)特色，適當(dāng)補(bǔ)充與完善教學(xué)檔案資料的具體內(nèi)容，督促檔案管理者積極收集校內(nèi)具有代表性的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和方法，尤其是不同專業(yè)學(xué)科教學(xué)中的技能操作影像資料，從而充分利用寶貴的學(xué)習(xí)資料促進(jìn)年輕檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展。另一方面，中職學(xué)校檔案管理工作的核心在于全面性、時(shí)效性以及高效性，可以及時(shí)為需求者提供重要的檔案信息參考資料。基于此，中職學(xué)校檔案管理人員必須不斷完善教師基本信息和行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，定期補(bǔ)充與完善檔案材料，有意識(shí)地收集與整合材料掃描件、活動(dòng)圖片、電子郵件、聲像載體等素材，盡可能為相關(guān)教師提供豐富的業(yè)務(wù)材料，為中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

檔案管理作為中職學(xué)校管理中的重要內(nèi)容，影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開展，為了推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新，提升管理水平，需要對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出明確要求。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員、對(duì)檔案管理工作的重視，發(fā)揮出政府部門的監(jiān)督及指導(dǎo)作用，開展檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)及思想教育，創(chuàng)建檔案管理工作良性競爭氛圍，使檔案管理工作的進(jìn)行得到保障，促進(jìn)學(xué)校的快速發(fā)展。

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（作者單位：太原生態(tài)工程學(xué)校）