趙培云

摘 要：梳理疫情防控檔案的特點(diǎn)，初步總結(jié)疫情防控檔案對(duì)抗擊疫情的作用，闡述疫情檔案的構(gòu)成及涉及模塊，分析衛(wèi)健系統(tǒng)針對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理對(duì)策，從信息化建設(shè)、補(bǔ)充檔案資料、加強(qiáng)檔案分類管理、健全激勵(lì)制度等視角解讀疫情防控檔案管理的流程、要點(diǎn)及優(yōu)化方式。為確保文件材料應(yīng)收盡收，在疫情檔案歸屬范圍內(nèi)需健全保障措施、明確職責(zé)劃分，為抗擊新冠疫情及應(yīng)對(duì)后續(xù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有力保障。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情;文件材料歸檔;檔案管理

自新冠肺炎疫情暴發(fā)以來(lái)，各國(guó)均受到不同程度影響，引發(fā)國(guó)際社會(huì)廣泛關(guān)注。我國(guó)各級(jí)黨委及政府部門(mén)遵照中央指示，秉持高度集中、落實(shí)負(fù)責(zé)、迅速執(zhí)行的理念，為打贏這場(chǎng)無(wú)硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)提供有力支持。我國(guó)在短時(shí)間內(nèi)控制了新冠疫情，衛(wèi)健系統(tǒng)作為疫情防控的基礎(chǔ)，日均信息匯入及處理量十分龐大，為有效應(yīng)對(duì)下次突發(fā)公共衛(wèi)生事件，需大力研究衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理。實(shí)現(xiàn)資料規(guī)劃、有序、高效收集，為歸檔與管理提供保障，發(fā)揮檔案部門(mén)優(yōu)勢(shì)，為疫情防控、數(shù)據(jù)處理與調(diào)用奠定基礎(chǔ)。

一、疫情防控檔案的特點(diǎn)

國(guó)家檔案局在新冠肺炎疫情暴發(fā)時(shí)下發(fā)重大指令，表示新冠肺炎疫情檔案是黨、政府及民眾抗擊疫情的真實(shí)寫(xiě)照，對(duì)后續(xù)類似工作具有充足參考價(jià)值，需有效收集疫情檔案資料，并將其匯總分類。從理論視角分析，疫情防控檔案具體指國(guó)家機(jī)構(gòu)、個(gè)人或社會(huì)組織在緊急衛(wèi)生活動(dòng)中匯集而成的有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，包括文字記錄、圖表記錄、電子檔案。疫情防控檔案作為應(yīng)對(duì)傳染病工作中形成的最原始記錄，可反映抗擊疫情過(guò)程中各項(xiàng)工作執(zhí)行的是否科學(xué)，并可為科學(xué)防控提供參考。疫情防控檔案涉及疫情發(fā)生、疫情惡化、疫情控制或結(jié)束等階段產(chǎn)生的資料，疫情防控檔案具有如下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.文件資料涉及范圍廣且內(nèi)容較多

疫情防控檔案涉及疫情發(fā)展全周期文件資料，包含傳染病病發(fā)地點(diǎn)及擴(kuò)散趨勢(shì)、病人基本資料（年齡、性別、職業(yè)、住址、行動(dòng)軌跡等）、感染者死亡資料等?？偟膩?lái)說(shuō)，疫情防控檔案能有效反映傳染病的規(guī)律及特點(diǎn)。除此之外，衛(wèi)生健康部門(mén)、教育部門(mén)、工業(yè)部門(mén)、交通運(yùn)輸?shù)炔块T(mén)在疫情防控過(guò)程中會(huì)生成文檔資料，歸屬于疫情防控檔案。

2.價(jià)值高

常規(guī)來(lái)講，疫情防控檔案可有效反映各地疾病發(fā)展情況，衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)可通過(guò)疫情防控檔案對(duì)各地疫情進(jìn)行客觀評(píng)定，以此制定有效整治措施，應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件，避免疫情進(jìn)一步惡化及擴(kuò)散。除此之外，疫情防控檔案中包含傳染病毒的生物特征、感染特性、遺傳基因等信息。此類信息可作為疫苗研發(fā)、藥物研制的重要參考，可提升民眾對(duì)傳染性病毒的認(rèn)識(shí)。近年來(lái)，病毒從野生動(dòng)物轉(zhuǎn)移到人類身上的概率大大提高，疫情防控難度愈來(lái)愈大。因此，疫情防控檔案的價(jià)值隨之提高。

3.具有一定機(jī)密性，安全管理級(jí)別高

疫情防控檔案部分內(nèi)容由國(guó)家保密局直屬管轄，根據(jù)《衛(wèi)生工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》，不經(jīng)過(guò)國(guó)家及上級(jí)指示，國(guó)家管轄區(qū)間內(nèi)的所有社會(huì)組織或個(gè)人均不可公開(kāi)疫情防控檔案資料。具體包括疫情走勢(shì)分析、疾病與機(jī)體作用關(guān)系的數(shù)據(jù)、病發(fā)數(shù)和死亡數(shù)、重大衛(wèi)生事件防治流程及具體情況等。除此之外，針對(duì)生物活性病毒、人體標(biāo)本均歸屬于疫情防控檔案，具體劃分為實(shí)物檔案。實(shí)物檔案管理過(guò)程中安全級(jí)別較高，不經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)與備案不可擅自開(kāi)展研究工作，避免病毒泄露或傳播。加強(qiáng)疫情防控檔案管理具有落實(shí)生物安全防護(hù)作用。從整體分析，疫情防控檔案具有涉密程度高且安全管理要求高的特點(diǎn)。

4.時(shí)效性強(qiáng)且隨機(jī)性大

新冠肺炎疫情抗擊期間分秒必爭(zhēng)，所以收集的檔案信息具有非常強(qiáng)的及時(shí)性。在疫情數(shù)據(jù)的持續(xù)變化下，各層級(jí)政府均對(duì)防控措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，國(guó)家下發(fā)的公共政策落實(shí)到基層部門(mén)時(shí)均進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。如果上級(jí)部門(mén)獲取不到基層部門(mén)精準(zhǔn)的檔案資料，將無(wú)法制定有效的處置措施。因此，疫情防控檔案具備極強(qiáng)的及時(shí)性與精準(zhǔn)性，緊跟疫情發(fā)展動(dòng)態(tài)。同時(shí)，抗疫期間沒(méi)有定數(shù)，一切均可調(diào)控，人員、抗疫方式、民眾反映、政府決策均需動(dòng)態(tài)調(diào)整及變化，說(shuō)明疫情防控檔案隨機(jī)性較強(qiáng)。

二、衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理的措施

1.完善疫情防控檔案管理體系

新冠肺炎疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其影響之大遠(yuǎn)超非典。雖然我國(guó)在抗擊非典疫情中已經(jīng)重視檔案管理工作，并匯總文檔資料，但管理流程科學(xué)性不足。與此同時(shí)，受病毒特異性、覆蓋范圍、傳播速度等影響，新冠疫情檔案管理無(wú)法沿襲非典疫情檔案管理體系。因此，有必要深入分析新冠疫情檔案規(guī)范化管理制度，從收集、分類、歸檔、保管、利用等視角修改與完善管理流程，并提取疫情防控檔案共性管理?xiàng)l例，提高其普適性，以此有效應(yīng)對(duì)突發(fā)公共安全衛(wèi)生事件。

根據(jù)疫情防控檔案規(guī)范化管理需求，需多措并舉，以前瞻性為管理基礎(chǔ)。疫情檔案管理工作是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，檔案管理者需認(rèn)識(shí)自身責(zé)任，可腳踏實(shí)地、主動(dòng)作為，有效反饋疫情信息。做好文檔資料匯總、實(shí)物檔案保存等工作，為新冠疫肺炎情防范提供有力幫助。首先，需提前介入、指導(dǎo)先行。檔案管理需早布置、早實(shí)施、早規(guī)劃、早落實(shí)。圍繞各地集中收尾人員，提取有利資料，把握信息收集關(guān)鍵時(shí)期，同時(shí)介入檔案管理工作流程，組織專人對(duì)疫情防控部門(mén)及人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，讓檔案管理工作與疫情抗擊同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)對(duì)接;其次，調(diào)集社會(huì)力量，全方面收集社會(huì)檔案資料。為避免機(jī)關(guān)人員返崗造成文檔缺失或遺漏，建立采取分批接收方式，提前做好信息接收與移交工作，將疫情防控期間的各類資料以報(bào)表、圖片、錄音、錄像、實(shí)物等形式匯總與整理，為檔案歸檔提供有力幫助;最后，疫情防控部門(mén)應(yīng)將檔案管理工作作為日常事務(wù)之一，做好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備，保證抗擊疫情防控期間檔案工作不掉隊(duì)、不滯后。同時(shí)，推行隨時(shí)收集材料、隨時(shí)歸檔體系，精準(zhǔn)把握一手疫情防控資料，關(guān)注疫情防控日常檔案收集工作。例如，疫情防控初期，可成立專項(xiàng)工作小組，指揮疫情防控工作及檔案收集工作，合理調(diào)度疫情檔案收集保護(hù)及防疫工作，保障疫情防控和檔案處理完美對(duì)接。疫情防控黃金期，衛(wèi)健部門(mén)需派遣專人到各單位檢查檔案情況，對(duì)出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題及時(shí)指正。74E84B52-77D2-44D7-A66C-1BCDE3321CD9

2.加強(qiáng)疫情防控檔案分類管理工作

實(shí)現(xiàn)衛(wèi)健系統(tǒng)疫情檔案防控規(guī)范化管理，需重點(diǎn)關(guān)注檔案分類管理。各單位需派遣專人到管轄單位、部門(mén)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)報(bào)送疫情檔案資料，明確規(guī)定檔案最遲報(bào)送時(shí)間。衛(wèi)健系統(tǒng)檔案室需安排專門(mén)管理者處理各類疫情檔案資料，記錄檔案到達(dá)時(shí)間，并將其分類整理，同時(shí)將檔案拷貝到數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)設(shè)新冠肺炎疫情防控專區(qū)。此外，依照疫情防控檔案性質(zhì)與類別進(jìn)行分類，如根據(jù)信息來(lái)源可分為醫(yī)療救治類檔案、督導(dǎo)督查類檔案、疫情數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類檔案、物資保障類檔案、民生類檔案、新聞與輿論類檔案，按照類型編制制定編號(hào)，存放到單獨(dú)檔案柜。相同檔案卷宗可依照檔案類型再次細(xì)分，如紙質(zhì)文件、電子檔、錄像、音頻、圖片等。

疫情防控期間，各級(jí)防控領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)將全部檔案作為全宗，將醫(yī)療類檔案作為一類進(jìn)行匯總與整理。就本次新冠肺炎疫情而言，醫(yī)護(hù)救治工作是重中之重，包括重癥、急癥、輕癥感染者救治，還包括核酸檢測(cè)、防控部署，兼顧黨務(wù)人員、一線工作者、臨調(diào)人員，檔案交叉性十分復(fù)雜。為避免檔案資料相互交叉，需在單位原檔案基礎(chǔ)上單獨(dú)設(shè)立大類進(jìn)行歸檔處理。通俗講，就是將材料數(shù)量多的檔案單獨(dú)處理，材料數(shù)量少的檔案不可單獨(dú)設(shè)類。

3.補(bǔ)充檔案資料

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度發(fā)展下，信息的錄入方式發(fā)生巨大變化，全國(guó)信息呈現(xiàn)深度交融狀態(tài)，信息記錄方式及涉及面十分廣泛，記錄形式也更加多樣。衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理中需注意疫情防控文件資料的豐富性、及時(shí)性與有效性。結(jié)合信息技術(shù)，推行線上與線下指導(dǎo)聯(lián)合模式，將疫情防控救治相關(guān)文件資料收集處理，保證資料的齊全、可用且真實(shí)?？傮w來(lái)講，疫情防控檔案需能真實(shí)反映疫情防控期間基層部門(mén)工作實(shí)務(wù)，可反映疫情抗擊的全貌。

檔案資料涉及：抗擊新冠肺炎疫情期間我國(guó)公民自發(fā)組織的公益捐款，或志愿者自發(fā)籌集資金，將其歸納到疫情防控檔案;對(duì)社會(huì)組織與個(gè)人捐贈(zèng)的物質(zhì)情況轉(zhuǎn)化為憑證或記錄;新冠肺炎疫情防控期間居民居家生活情況及社會(huì)氛圍，對(duì)抗疫情時(shí)有關(guān)視頻與圖片進(jìn)行匯總與收集;收錄一線工作者工作事跡，了解一線人員敬業(yè)精神，以迎難而上為主題，塑造最美逆行者;記錄各地抗疫期間市容市貌，了解國(guó)民對(duì)待疫情的謹(jǐn)慎態(tài)度及對(duì)國(guó)家政策的支持;反應(yīng)新冠肺炎疫情抗擊者尤其是一線工作者珍貴工作圖片及錄像，收錄抗日日記、工作日志、心得體會(huì)。例如，在我國(guó)湖北武漢新冠肺炎疫情暴發(fā)時(shí)期，多省份派出醫(yī)護(hù)者支援，可將其作為紀(jì)實(shí)性檔案資料，完整反映抗疫期間國(guó)人眾志成城。同時(shí)，抗疫期間眾多家庭設(shè)置“土味”標(biāo)語(yǔ)，應(yīng)用喇叭廣播形式反映抗疫的重要性。補(bǔ)充檔案資料可將“我知道你為了誰(shuí)，我也要知道你是誰(shuí)”為主題，建立新冠肺炎疫情防控專家及醫(yī)務(wù)工作者檔案資料。收集各地醫(yī)療部門(mén)馳援專家和醫(yī)護(hù)者資料，將其真實(shí)姓名、性別、出生年月等基本資料歸納處理，以此為日后應(yīng)對(duì)突發(fā)類公共衛(wèi)生安全事件提供人員保障。

4.健全激勵(lì)制度

衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理若想突出成績(jī)，必須健全激勵(lì)制度。檔案專業(yè)職稱評(píng)審機(jī)構(gòu)評(píng)審過(guò)程中應(yīng)將抗疫人員優(yōu)先對(duì)待。針對(duì)奮戰(zhàn)抗擊新冠肺炎的醫(yī)務(wù)工作者、新聞采編、疫苗研制人員等，在評(píng)定職稱或人才評(píng)選過(guò)程中應(yīng)推行激勵(lì)措施，鼓勵(lì)社會(huì)各界人才主動(dòng)加入抗擊新冠肺炎疫情的隊(duì)伍中。檔案工作作為防控工作的重中之重，檔案資料需突出顯示有突出貢獻(xiàn)的技術(shù)人員，對(duì)職稱評(píng)定給予優(yōu)先權(quán)。此外，針對(duì)檔案管理人員，也應(yīng)健全激勵(lì)制度，引導(dǎo)管理者主動(dòng)參與文檔匯編與整理，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的人予以物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)瀆職者予以處罰。

5.執(zhí)行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

以《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《實(shí)物檔案整理規(guī)則》等執(zhí)行檔案整理與歸檔工作。以各項(xiàng)條例為基礎(chǔ)，保證新冠肺炎疫情防控檔案可及時(shí)收錄、有效整理、全面管理。檔案整理過(guò)程中涉及生物安全的檔案應(yīng)依照生物安全防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范開(kāi)展。疫情結(jié)束后，各級(jí)部門(mén)需依照法律規(guī)定向單位移交檔案，結(jié)合國(guó)家綜合檔案管理規(guī)章送往終端管理部門(mén)，當(dāng)疫情防控機(jī)構(gòu)撤除后，此類機(jī)構(gòu)生命周期內(nèi)的資料匯總為檔案資料移交國(guó)家綜合檔案館。

6.推行電子文件單套制管理

首先，新冠肺炎疫情是我國(guó)近百年重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件之一，其形成的文件資料數(shù)量多且涉及范圍廣泛，大部分資料均以電子文檔形式呈現(xiàn)。其次，隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，電子文件管理逐步推行電子化單套制歸檔技術(shù)，電子文件的電子化歸檔可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，并可多份備案或上傳云平臺(tái)存儲(chǔ)。電子文件單套制管理不再受疫情人員地理位置受限或無(wú)法面對(duì)面歸檔的影響，可提升檔案歸檔的及時(shí)性與有效性。總體而言，探索電子文件電子化單套制管理有助提高歸檔速率，提升檔案的有效性，同時(shí)可為其他領(lǐng)域檔案管理提供參考。

7.加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分為很多方面。首先，加強(qiáng)信息化建設(shè)可全面推進(jìn)無(wú)紙化檔案管理。其次，新冠肺炎屬于傳染類疾病，紙質(zhì)文檔傳遞過(guò)程中易造成病毒感染，從而引發(fā)繼發(fā)性病毒感染，通過(guò)信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，省去紙質(zhì)文檔傳送環(huán)節(jié)。檔案管理者可利用信息化辦公系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行存檔管理，對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行歸檔、整理與調(diào)取。根據(jù)檔案管理要求，借助信息化辦公系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)登記、編號(hào)、檔案存放、加密、調(diào)閱及權(quán)限管理的一體化管理。針對(duì)新冠疫情防控期間產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔，可采用RFID技術(shù)或二維碼技術(shù)提取其中文字或圖表，將其與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)連通，以此對(duì)疫情防控檔案管理全流程進(jìn)行跟蹤及智能操控，降低紙質(zhì)卷宗翻閱，從而避免人體與檔案接觸頻次較多而損壞檔案。

三、結(jié)語(yǔ)

衛(wèi)健系統(tǒng)疫情防控檔案規(guī)范化管理是新時(shí)代的重要課題，研究疫情檔案管理具有充分的現(xiàn)實(shí)意義。目前，在多種因素影響下，檔案管理工作尚有一定改善空間，亟須有關(guān)人員在摸索與總結(jié)中不斷優(yōu)化管理體系。疫情防控檔案規(guī)范化管理不僅關(guān)乎新冠肺炎疫情抗擊成效，更關(guān)乎國(guó)家日后面對(duì)應(yīng)急事件的處理能力，因此需加大疫情防控檔案管理研究力度。

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（作者單位：利津縣衛(wèi)生健康發(fā)展服務(wù)中心）74E84B52-77D2-44D7-A66C-1BCDE3321CD9