溫妍

摘 要：目前，人們的生活越來越離不開大數(shù)據(jù)，合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)所帶來的便利，在行政事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用顯得尤為重要。行政事業(yè)單位檔案記錄著國家政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要信息，對國家發(fā)展具有決定性影響。因此，迫切需要加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的信息化和科學(xué)化改造。如何提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性，確保檔案管理高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行，成為亟待解決的問題。在此背景下，本文介紹了行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了有效、科學(xué)的檔案管理建議，以支持行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;信息化;檔案管理;科學(xué)化

近年來，我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人們已經(jīng)進(jìn)入信息時代，這對各行各業(yè)的發(fā)展既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。行政事業(yè)單位的檔案管理非常復(fù)雜，具有行政性、服務(wù)性和管理性特點。在信息化背景下，檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位改革和發(fā)展的重要保障，是國家現(xiàn)代化建設(shè)的需要。然而，由于受傳統(tǒng)管理方式和管理理念的影響，行政事業(yè)單位的檔案管理仍然存在困難。從行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，信息資源已成為各方面重要的戰(zhàn)略資源。在實際的檔案管理過程中，負(fù)責(zé)人對其重視不夠，對檔案管理工作缺乏科學(xué)管理。我們必須意識到，雖然文件管理看起來非常簡單，但實際上需要應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，為確保檔案管理的有效性，切實提高本單位的整體管理水平，有關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真研究和分析檔案管理的科學(xué)化，確保檔案管理高效有序順利地開展。

一、信息化環(huán)境中事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要意義

1.推動事業(yè)單位改革深化

我國積極推進(jìn)事業(yè)單位改革，政務(wù)公開、財政公開、事業(yè)單位人員公開已成為新時代的要求。要想更好地公開這些內(nèi)容，必須通過系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度來實施。社會各界都可以通過查閱這些機(jī)構(gòu)的檔案，全面了解其歷史發(fā)展，可以起有效的監(jiān)督作用，也可以選擇優(yōu)秀的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，實現(xiàn)共同發(fā)展。

2.促進(jìn)事業(yè)單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行

檔案管理的內(nèi)容很好地反映了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，記錄了本單位以往的工作。單位負(fù)責(zé)人和決策者可以從檔案管理工作中全面、科學(xué)地了解本單位的基本情況，并在此基礎(chǔ)上調(diào)整和制定本單位的發(fā)展戰(zhàn)略。部門負(fù)責(zé)人和決策者還可以通過查閱檔案找到優(yōu)秀人才，有效提高人員選拔效率。檔案管理對于本單位員工來說，他們的個人成長都記錄在檔案中，員工可以結(jié)合檔案進(jìn)行分析，充分了解自己過去的工作，及時調(diào)整目標(biāo)，進(jìn)行自我提升。

3.促進(jìn)社會健康可持續(xù)發(fā)展

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和媒體設(shè)備的日益發(fā)展，人們的生活發(fā)生了巨大變化，檔案管理正朝著系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。相關(guān)人員要積極研究和關(guān)注社會科技發(fā)展的新趨勢，積極創(chuàng)新，逐步提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展作用

管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合國內(nèi)實際，合理制定檔案信息化管理方案，適應(yīng)國家發(fā)展，確保檔案管理有序發(fā)展。然而，行政事業(yè)單位檔案信息化管理中還存在許多問題，管理者必須詳細(xì)分析問題產(chǎn)生的原因，并對存在的問題及時采取相應(yīng)措施。行政事業(yè)單位的檔案管理具有以下特點：一是管理;二是服務(wù);三是政治性。如今，行政機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速。如何提高檔案管理水平，科學(xué)性地提高檔案管理的有效性，已成為行政事業(yè)單位急需解決的重要課題。行政機(jī)關(guān)科學(xué)管理檔案的重要性體現(xiàn)在以下幾點：第一，檔案科學(xué)化管理是國家發(fā)展的必然要求;第二，檔案科學(xué)化管理是行政機(jī)關(guān)發(fā)展的關(guān)鍵保障;第三，檔案科學(xué)化管理是行政機(jī)關(guān)改革的保障。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

新中國成立初期，檔案都是紙質(zhì)的，需要人工查找和整理，需要大量人力、時間以及留出專門的空間進(jìn)行囤積，可以滿足早期的工作需要，但隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案也呈現(xiàn)多樣化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工分揀，已不能滿足需要，因此逐步實現(xiàn)了自動化辦公、無紙化辦公和網(wǎng)上辦公，并逐步發(fā)展成為信息化辦公。現(xiàn)在，隨著信息爆炸時代的到來，信息辦公開始了檔案管理工作，檔案管理軟件也應(yīng)運(yùn)而生。由檔案信息生成的電子文件占用的空間很小，數(shù)字搜索引擎直接到達(dá)目的地。檔案的轉(zhuǎn)移和調(diào)取只需幾秒鐘，既快捷又方便。

1.檔案管理不重視，相關(guān)制度不夠完善

目前，我國大多數(shù)行政事業(yè)單位缺乏系統(tǒng)的管理制度。究其原因，是對檔案管理重視不夠，對檔案管理投入時間和精力不足。目前，我國大部分檔案管理工作在實施時缺乏深度和廣度，監(jiān)督部門處于松懈狀態(tài)，沒有對相關(guān)事務(wù)進(jìn)行現(xiàn)場管理。因此，檔案管理制度本質(zhì)上是以一種形式存在的，沒有發(fā)揮實際作用。一些高管和員工認(rèn)為檔案管理的政治影響不明顯，因此認(rèn)為它是一項不重要的行政內(nèi)容。從長遠(yuǎn)來看，檔案管理被忽視了。

2.檔案管理技術(shù)水平落后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的技術(shù)和設(shè)備被用于檔案管理。然而，由于我國行政機(jī)關(guān)對檔案管理的重視程度太低，相應(yīng)檔案管理部門的資金投入低，許多部門還沒有引進(jìn)新技術(shù)和設(shè)備。檔案管理所需的許多工具和電子設(shè)備長期以來遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)今信息社會的管理，即使引進(jìn)了新設(shè)備，許多單位在文件管理方面做得還不夠，許多新設(shè)備的利用率也很低。因此，導(dǎo)致檔案管理工作中斷，盲目性、隨意性嚴(yán)重，檔案管理目標(biāo)不明確，手段不夠科學(xué)有效。

四、行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.管理制度不完善

隨著行政機(jī)關(guān)的不斷改革，雖然大多數(shù)行政機(jī)關(guān)都建立了檔案管理制度，但由于在實際工作過程中缺乏重視，檔案管理制度難以發(fā)揮有效作用，在實施和監(jiān)測方面仍然存在許多問題。有些部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理工作是后勤工作內(nèi)容之一，只是對檔案記錄和存儲。同時，一些行政事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，致使現(xiàn)行管理體制存在諸多弊端，檔案管理工作流于形式。

2.必須增加資金投入

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，許多先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)被應(yīng)用檔案管理中，但行政事業(yè)單位在檔案管理科學(xué)架構(gòu)上投入的資源較少，沒有及時更新和配置新的檔案管理設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化水平未能有效提高。部分檔案管理設(shè)備簡單，管理人員仍采用紙質(zhì)檔案管理模式，不適應(yīng)現(xiàn)代計算機(jī)管理以及網(wǎng)絡(luò)和電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883

3.對檔案管理重視不夠

目前，我國行政事業(yè)單位檔案管理信息化的整體水平較低，與發(fā)達(dá)國家相差甚遠(yuǎn)，這主要是由于行政事業(yè)單位對檔案管理缺乏了解，在具體工作過程中缺乏的因素和內(nèi)容多種多樣，使得整個管理層面難以滿足實際需求。

4.計算機(jī)化程度低

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息時代的發(fā)展要求。一些行政機(jī)關(guān)沒有建立專門的檔案管理體系，檔案管理信息化水平較低。雖然一些管理機(jī)構(gòu)采用了適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)，但沒有熟悉計算機(jī)技術(shù)的人員進(jìn)行管理，影響了文件管理效率。

5.管理人員素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)提出了很高要求。在計算機(jī)科學(xué)背景下，檔案管理科學(xué)化對管理人才提出了更高要求。然而，許多行政機(jī)構(gòu)的檔案管理部門缺乏計算機(jī)科學(xué)和信息技術(shù)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才。同時，相關(guān)人員的培訓(xùn)不足，導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊整體素質(zhì)較低。

6.檔案管理創(chuàng)新意識不足

檔案管理雖然有比較嚴(yán)格的管理制度，但在實踐中，在創(chuàng)新意識和信息建設(shè)兩方面都存在許多不足。特別是在檔案管理本身，檔案管理不能明確每個職能人員的職責(zé)，使管理更加復(fù)雜，必須提高檔案管理工作效率以及優(yōu)化檔案管理創(chuàng)新意識。目前，檔案管理者在信息建設(shè)創(chuàng)新方面的意識或技能普遍存在不足。

五、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展路徑

1.領(lǐng)導(dǎo)思維應(yīng)全面創(chuàng)新

在行政事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，要不斷強(qiáng)化相關(guān)管理者的信息化思想，同時要高度重視檔案的信息化管理。組織領(lǐng)導(dǎo)只有具有超前的思想意識，正確認(rèn)識科學(xué)檔案管理的重要性，才能實現(xiàn)檔案的信息化管理，為其提供充足的人力、物力和財力。管理者的思維意識一旦落后，就無法適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，制約檔案管理的信息化發(fā)展。在這種情況下，行政機(jī)關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)必須積極創(chuàng)新思想，認(rèn)識信息管理的現(xiàn)實重要性。以檔案信息化管理為出發(fā)點，將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容納入工作計劃，嚴(yán)格檢查行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)情況，協(xié)調(diào)解決存在的矛盾。

2.全面培訓(xùn)專業(yè)人員，明確職責(zé)

行政事業(yè)單位要積極樹立檔案信息化人才觀。培養(yǎng)專業(yè)的人才是檔案信息化、科學(xué)化的重要條件之一。因此，我們應(yīng)該高度重視檔案隊伍建設(shè)，提高管理人員的整體素質(zhì)。同時，要加強(qiáng)實踐創(chuàng)新，把檔案管理與信息知識有效結(jié)合起來，不斷提高自主創(chuàng)新意識。此外，還要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，注重定量評價的作用。將檔案工作納入目標(biāo)管理考核，確定各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員，并組織專業(yè)負(fù)責(zé)人，加強(qiáng)審核。在此基礎(chǔ)上，在檔案信息管理過程中，特別是在檢查、開箱等多個環(huán)節(jié)，也要有相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，確保檢查及時、糾錯及時，進(jìn)一步提高檔案完整性，使檔案管理的數(shù)據(jù)內(nèi)容更加完整、規(guī)范。因此，單位應(yīng)該定期組織培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等活動，并與其他單位進(jìn)行溝通，以獲得更豐富的檔案知識，提高工作能力，為行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。

3.加快檔案管理的硬件建設(shè)

首先，事業(yè)單位要更加重視檔案管理，積極推廣和引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)的檔案管理設(shè)備和工具，并積極組織相關(guān)檔案管理人員開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保檔案管理人員掌握新技術(shù)，充分利用新設(shè)備，更好地推進(jìn)檔案管理科學(xué)化。其次，不斷完善檔案管理硬件設(shè)施，做好設(shè)備的定期清潔和維護(hù)工作，定期檢查設(shè)備，避免檔案丟失。因此，行政機(jī)關(guān)必須加大檔案管理硬件設(shè)施的資金投入，完善檔案管理部門所需的硬件設(shè)施建設(shè)，充分發(fā)揮電子存儲和計算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)代優(yōu)勢，使檔案工作更加有序、方便、高效，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、信息化發(fā)展。

4.加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在計算機(jī)科學(xué)的背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)在短時間內(nèi)實施檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，以圖像存儲數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄檔案信息。通過掃描功能，可以將檔案上傳互聯(lián)網(wǎng)，并進(jìn)行電子注冊，確保檔案管理的科學(xué)化和數(shù)字化。數(shù)字檔案系統(tǒng)的運(yùn)行可以為檔案的數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的保障，需要對傳輸?shù)奈募M(jìn)行有效分類和排序，并在掃描儀處理后將其包含在系統(tǒng)中。在此基礎(chǔ)上，管理部門和個人可以查閱數(shù)字電子檔案，可以登錄電子檔案管理系統(tǒng)，使用關(guān)鍵字檢索和打印原始檔案。與手工檢索相比，檔案數(shù)字化可以顯著提高檔案工作效率，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時，要充分保護(hù)檔案安全，充分發(fā)揮檔案自身的價值和作用。

5.執(zhí)行數(shù)字功能和信息服務(wù)

在檔案數(shù)字化過程中，要踐行以人為本的實踐理念，確保公眾對檔案信息查詢的實際需求得到滿足。檔案在維護(hù)人民群眾利益和社會穩(wěn)定中發(fā)揮著重要作用。推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)資源共享和遠(yuǎn)程訪問，全面收集相關(guān)資料，豐富檔案，實時更新檔案狀況，真實反映檔案價值。

6.加強(qiáng)檔案管理的安全意識

要加強(qiáng)檔案管理安全的重要因素和重要性的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的責(zé)任心，避免因信息泄露或檔案管理不善而造成損失，通過宣傳教育提高員工對檔案的興趣，為員工提供更強(qiáng)的精神動力，提高工作效率和質(zhì)量，使檔案工作更加愉快。一方面，在管理機(jī)制中增設(shè)科學(xué)的績效考核機(jī)制，對員工采取必要的獎懲措施，加強(qiáng)管理，提高管理效率。另一方面，要加強(qiáng)檔案分類跟蹤不同類型文件的匯總方式，切實做好檔案管理工作。

六、結(jié)語

行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量直接影響國家檔案管理的質(zhì)量。在信息化環(huán)境下，行政事業(yè)單位的檔案管理科學(xué)化至關(guān)重要，要保證檔案管理的正常運(yùn)行，有效提高工作效率和工作質(zhì)量，降低勞動成本，達(dá)到事半功倍的效果。在計算機(jī)科學(xué)的背景下，對行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化研究，將為今后行政事業(yè)單位檔案管理的改革提供有力的參考。綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，我國行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂，工作中還存在許多不足之處。面對這種情況，各級機(jī)構(gòu)必須認(rèn)識到檔案管理科學(xué)化的重要性，充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，結(jié)合本單位的實際發(fā)展，不斷完善管理體系，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，創(chuàng)新科學(xué)管理方法，切實落實到各崗位，進(jìn)一步提高檔案管理科學(xué)化水平，為行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

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（作者單位：柳州市行政審批服務(wù)中心）65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883