秘琳琳

摘 要：隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，學(xué)校檔案管理工作涉及的數(shù)據(jù)量大、重復(fù)性高，很多數(shù)據(jù)信息都是呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化的，需要及時(shí)更新，傳統(tǒng)模式下以人工為主的管理方式已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展的需求，將電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用于學(xué)校檔案管理工作中可以提高學(xué)校的整體管理水平，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;學(xué)校檔案管理;應(yīng)用

將現(xiàn)代化信息系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理工作中，可以有效提高管理人員的工作效率及工作質(zhì)量，同時(shí)降低工作量，優(yōu)化信息數(shù)據(jù)的錄入、收集、分析、整理、儲(chǔ)存流程，也方便后期對(duì)各類檔案的查詢和調(diào)用。

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理意識(shí)薄弱

結(jié)合目前情況來看，我國很多學(xué)校沒有意識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中起到的重要作用，檔案管理工作人員大多為年齡較大的教師兼職擔(dān)任，這些教師檔案管理意識(shí)薄弱，整體素質(zhì)有待提升，其工作積極性和主動(dòng)性較差。此外，很多學(xué)校在檔案管理工作中沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，管理人員不具備專業(yè)的管理知識(shí)和技能，只能采用傳統(tǒng)的管理方式和紙質(zhì)版管理方法，對(duì)學(xué)校、學(xué)生、教師的信息收集整理不夠及時(shí)，在管理工作中容易出現(xiàn)人為失誤，給后期檔案的調(diào)動(dòng)、使用、查閱產(chǎn)生一定影響。

由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，學(xué)校沒有投入相應(yīng)的資金和人力以提高檔案管理水平，給學(xué)校發(fā)展造成了阻礙。檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性、系統(tǒng)性和綜合性，涉及的數(shù)據(jù)量龐大，利用傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的管理方式，無法滿足學(xué)校發(fā)展的需求。該項(xiàng)工作重復(fù)性高，管理人員容易產(chǎn)生懈怠、消極的工作心理，不利于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.信息化程度不足，工作量大

結(jié)合目前情況來看，很多學(xué)校過于重視學(xué)生成績的提升，將學(xué)校的建設(shè)資金放在人才引進(jìn)和對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方面，往往會(huì)忽略檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致在該項(xiàng)工作中投入的資金、人力、物力有限，檔案管理工作信息化程度不足，沒有及時(shí)引進(jìn)和應(yīng)用現(xiàn)代、信息化、數(shù)字化、智能化的管理設(shè)備和管理系統(tǒng)。很多學(xué)校仍然采用人工錄入模式，有些學(xué)校采用以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式。學(xué)校檔案是呈動(dòng)態(tài)變化的，應(yīng)屆生的畢業(yè)、新生的入學(xué)以及學(xué)校全體職工的人事調(diào)動(dòng)都需要對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，采用人工錄入為主的檔案管理模式無法保證信息錄入的及時(shí)性、全面性和有效性，工作效率和工作質(zhì)量都無法得到保障。此外，該項(xiàng)工作的重復(fù)性必然會(huì)導(dǎo)致人工錄入容易出現(xiàn)失誤，給學(xué)生、教師以及學(xué)校造成一定程度的損失。學(xué)校應(yīng)該結(jié)合發(fā)展的實(shí)際情況和檔案管理的具體需求，加大資金、人力投入力度，認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中所發(fā)揮的至關(guān)重要的作用。調(diào)整管理人員薪資結(jié)構(gòu)，提高相關(guān)人員的工作積極性和主動(dòng)性，才能避免工作人員出現(xiàn)消極、懈怠的工作思想。

3.學(xué)校不夠重視

很多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作大多是由其他老師兼職擔(dān)任，由于該項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的重復(fù)性，涉及的數(shù)據(jù)量大，對(duì)相關(guān)人員的綜合能力要求較高，任課教師兼職該崗位無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。由于學(xué)校不夠重視，在檔案管理工作中投入的資金、人力、物力有限，導(dǎo)致很多學(xué)校仍然采用傳統(tǒng)模式以人工錄入、紙質(zhì)為主的管理模式，無法有效提升學(xué)校檔案管理水平，很多資料更新不及時(shí)、錄入不全面，在后期調(diào)用過程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間，給檔案的調(diào)用、查閱工作造成很大的阻礙，制約學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展，學(xué)校投入的資金有限導(dǎo)致管理人員無法及時(shí)更新現(xiàn)代化的信息設(shè)備，無法運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，這也是目前很多學(xué)校檔案管理工作很難得到有效開展的主要原因。

二、實(shí)施電子檔案管理的重要性

1.提高管理效率

眾所周知，學(xué)校檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，涉及學(xué)生檔案、全體教職工檔案、學(xué)校檔案多方面內(nèi)容，這些內(nèi)容又可再加以細(xì)分。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)可以有效提升管理效率。學(xué)校檔案管理工作涉及的信息量龐大，利用傳統(tǒng)以人工為主、紙質(zhì)版的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足學(xué)校的發(fā)展需求。全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理可以有效提高工作效率，降低管理人員的工作量和工作難度，提高管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，避免在長期重復(fù)性管理工作中出現(xiàn)消極心理。此外，利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入有利于電子檔案后期的調(diào)動(dòng)、查詢和使用，避免人工管理模式中存在的諸多失誤，可以及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，避免重復(fù)使用紙質(zhì)檔案造成檔案的損壞、遺漏和信息數(shù)據(jù)的丟失。值得注意的是，學(xué)校檔案管理涉及很多機(jī)密性文件，利用電子檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案信息的安全性，確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性。

2.為學(xué)校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐

學(xué)校檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史、教育教學(xué)改革政策變化以及全體教職工、全體學(xué)生檔案變動(dòng)的信息，學(xué)校的發(fā)展方向和教育教學(xué)政策有著密切聯(lián)系，建立電子檔案管理系統(tǒng)可以為學(xué)校的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支撐。在學(xué)校發(fā)展過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)正確、有效的數(shù)據(jù)信息建立或調(diào)整發(fā)展方向。將現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中，可以加速各類信息的整合，校領(lǐng)導(dǎo)能夠通過信息分析，明確學(xué)校發(fā)展過程中存在的問題，對(duì)相關(guān)管理制度作出優(yōu)化。隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的逐漸進(jìn)步，信息化管理模式是學(xué)校電子檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是發(fā)展方向。學(xué)校不光要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公和多媒體教學(xué)，還要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的及時(shí)分享和實(shí)時(shí)傳輸，在應(yīng)屆畢業(yè)生需要調(diào)檔案資料時(shí)，可以直接以電子形式進(jìn)行傳輸，在新生入學(xué)時(shí)也可以通過建立電子檔案的形式對(duì)學(xué)生的學(xué)籍、黨團(tuán)資料、考試成績進(jìn)行管理，可以有效提高學(xué)校的整體管理水平，為學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支撐。

三、電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

1.加強(qiáng)檔案資料的系統(tǒng)化管理

應(yīng)屆生畢業(yè)、新生入學(xué)、教師崗位調(diào)動(dòng)、人事變動(dòng)、學(xué)校教育教學(xué)政策變化，都會(huì)涉及學(xué)校檔案的更新，建立電子檔案管理系統(tǒng)可以加快歸檔速度，對(duì)學(xué)校檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)更新。A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73

此外，利用信息管理系統(tǒng)可以對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行精確分類，方便后期查找、調(diào)用，同時(shí)可以對(duì)重復(fù)性、過期過時(shí)的檔案進(jìn)行及時(shí)處理，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫。首先，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案查閱、調(diào)動(dòng)、閱讀的便捷性。利用網(wǎng)絡(luò)信息傳輸技術(shù)可以根據(jù)不同的情況進(jìn)行搜索、分類、安排、優(yōu)化、過濾等操作，這些都有利于檔案管理的加強(qiáng)，最大限度發(fā)揮傳輸速度快、應(yīng)用能力強(qiáng)、儲(chǔ)存信息量大等優(yōu)勢(shì)。其次，電子檔案管理優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在儲(chǔ)存更加穩(wěn)定，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)，如U盤、移動(dòng)硬盤、內(nèi)存卡等儲(chǔ)存工具進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和傳輸，這種儲(chǔ)存和運(yùn)輸檔案的方式具有安全性高、穩(wěn)定性好、儲(chǔ)存時(shí)間長、信息量大等特點(diǎn)。

2.加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全性

相比傳統(tǒng)管理模式，電子檔案管理系統(tǒng)雖然有著諸多優(yōu)勢(shì)，但也存在一定風(fēng)險(xiǎn)，如采用傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理時(shí)，當(dāng)出現(xiàn)筆誤或錄入失誤，可以及時(shí)糾正，出現(xiàn)失誤的范圍小，補(bǔ)救容易。而電子檔案管理系統(tǒng)是對(duì)文件進(jìn)行批量處理，一旦出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，極有可能造成大范圍不利影響。

此外，基于網(wǎng)絡(luò)化電子管理系統(tǒng)具有開放性，更新不及時(shí)也會(huì)出現(xiàn)信息丟失的情況，在電子信息傳輸過程當(dāng)中對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高，如果學(xué)校不進(jìn)行相應(yīng)的安全防護(hù)，可能會(huì)導(dǎo)致電子信息的泄露。值得注意的是，當(dāng)前電子信息技術(shù)發(fā)展速度加快，計(jì)算機(jī)更新速度也比較快，如果在檔案儲(chǔ)存過程中兼容性方面出現(xiàn)問題也會(huì)導(dǎo)致信息丟失。針對(duì)以上問題，在學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)必須要加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性的管控，只有重視安全防護(hù)問題才能有效發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)。在電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用過程中可以對(duì)相關(guān)軟硬件進(jìn)行定時(shí)定期檢查、更新、升級(jí)、維修，對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)與清理，同時(shí)電子檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合相關(guān)技術(shù)的發(fā)展更新速度不斷提升專業(yè)技能，熟練掌握信息系統(tǒng)的操作要點(diǎn)，對(duì)重要的檔案文件進(jìn)行及時(shí)儲(chǔ)存和備份，加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名網(wǎng)絡(luò)防護(hù)墻的設(shè)置來提高設(shè)備的安全性，最大限度保障電子檔案在傳輸、儲(chǔ)存、運(yùn)用、操作過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。

3.完善管理制度

首先，要建立完善的管理制度，對(duì)相關(guān)軟件操作流程進(jìn)行規(guī)范，必須嚴(yán)格規(guī)定在電子檔案使用過程中不能擅自修改或下載相關(guān)文件，不能越權(quán)閱覽文件，最大限度地防止電子文件被其他用戶進(jìn)行非法修改或隨意修改，提高其安全性。要利用相關(guān)管理制度對(duì)電子檔案管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范和約束，提高其職業(yè)道德和安全操作意識(shí)，同時(shí)要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，讓管理人員能夠熟練掌握和操作信息軟件。在相關(guān)管理制度建立過程中，要完善文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度，提高電子檔案在使用、調(diào)用、錄入過程中的安全性。其次，在實(shí)際工作過程中應(yīng)該構(gòu)建相對(duì)規(guī)范的管理制度和操作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同檔案類型的儲(chǔ)存格式、處理手段進(jìn)行統(tǒng)一，防止信息數(shù)據(jù)在傳輸過程中出現(xiàn)不兼容性問題，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)損壞。

4.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

結(jié)合目前情況來看，很多學(xué)校沒有建立較為完善的信息管理系統(tǒng)，在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面投入的資金、人力、物力不足，將電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理先要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平，要聘用專業(yè)管理人才，積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備和管理系統(tǒng)，優(yōu)化電子檔案管理模式，摒棄傳統(tǒng)模式下利用其他老師兼職檔案管理崗位的工作模式。應(yīng)該積極引進(jìn)專業(yè)化、高素質(zhì)、高質(zhì)量人才，由于檔案管理工作具有數(shù)據(jù)量大、更新速度快、重要性高等特點(diǎn)，學(xué)校應(yīng)該定期舉辦人才培養(yǎng)活動(dòng)，對(duì)管理人員進(jìn)行定期、定時(shí)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能、道德素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)，讓其明確檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮的重要作用。如上文所述，雖然電子檔案管理模式存在諸多優(yōu)勢(shì)，但是如果安全性得不到保障，數(shù)據(jù)信息如果出現(xiàn)泄漏、錯(cuò)誤，會(huì)導(dǎo)致不可估量的損失，給學(xué)生、教師乃至學(xué)校造成經(jīng)濟(jì)損失，不利于學(xué)校健康長遠(yuǎn)的發(fā)展。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，要求其熟練掌握各類安全保護(hù)措施，提高安全預(yù)防意識(shí)，在整理、錄入、儲(chǔ)存數(shù)據(jù)信息時(shí)，保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

5.加強(qiáng)電子檔案管理設(shè)備和技術(shù)優(yōu)化

電子檔案管理工作復(fù)雜程度高，涉及的工作范圍廣，在應(yīng)用電子管理系統(tǒng)過程中要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理設(shè)備和技術(shù)優(yōu)化，結(jié)合現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和學(xué)校實(shí)際需求，技術(shù)人員要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新、檢修、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其能正常穩(wěn)定運(yùn)作，對(duì)功能下降、出現(xiàn)故障的設(shè)備要及時(shí)進(jìn)行更換和優(yōu)化，完成系統(tǒng)升級(jí)，提高檔案資料的安全性和保密性。目前，很多電子檔案管理出現(xiàn)問題，大多是由于設(shè)備老舊、功能下降、設(shè)備性能不兼容導(dǎo)致的。

6.強(qiáng)化電子檔案管理的監(jiān)控力度

由于電子檔案管理工作具有較強(qiáng)的重復(fù)性，管理人員在長期從事該項(xiàng)工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生懈怠和消極心理，導(dǎo)致工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)、工作不認(rèn)真、責(zé)任意識(shí)缺乏。在相關(guān)信息的錄入、整理、收集、分類、儲(chǔ)存過程中會(huì)出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致信息缺失，給學(xué)校、學(xué)生以及全體教職工的相關(guān)利益造成影響，情節(jié)嚴(yán)重的還會(huì)給學(xué)校的發(fā)展造成負(fù)面影響?；谝陨显颍仨毤訌?qiáng)對(duì)電子檔案管理的監(jiān)控力度。第一，學(xué)校應(yīng)該定期對(duì)從事電子檔案管理工作的相關(guān)人員、業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行檢查，隨時(shí)對(duì)檔案信息的錄入、分類過程進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)檔案信息的全面性、完整性、及時(shí)性以及數(shù)據(jù)信息更新的程度進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性。第二，學(xué)校應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況和檔案管理人員的工作狀態(tài)，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于愛崗敬業(yè)、恪盡職守，在檔案管理崗位上作出貢獻(xiàn)的工作人員給予精神和物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作積極性和主動(dòng)性，讓其獲得榮譽(yù)感。對(duì)于在檔案管理工作中出現(xiàn)重大失誤的人員，應(yīng)該給予相應(yīng)的懲罰，約束其工作行為，規(guī)范其工作流程，利用獎(jiǎng)懲制度改變管理人員的工作態(tài)度，規(guī)范其工作行為，從而提高電子檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，為學(xué)校的健康長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

四、結(jié)語

綜上所述，實(shí)施電子檔案管理可以有效提高檔案管理效率，為學(xué)校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全性可以保障檔案信息在錄入、調(diào)用過程中的安全性，避免出現(xiàn)檔案泄露、遺失的情況。學(xué)校應(yīng)該意識(shí)到電子檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要作用，建立健全完善的管理制度，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化電子檔案管理監(jiān)控力度，規(guī)范管理人員的工作行為，為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：濱州市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校）A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73