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        學(xué)校檔案管理信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

        2022-06-30 02:06:13吳嫦娥
        蘭臺內(nèi)外 2022年16期
        關(guān)鍵詞:信息化管理專業(yè)化檔案管理

        吳嫦娥

        摘 要:檔案管理信息化、科學(xué)化是每一個單位都應(yīng)該重視的工作。學(xué)校檔案管理信息化工作十分關(guān)鍵,學(xué)校檔案信息內(nèi)容諸多,涉及會計(jì)、教學(xué)資源、學(xué)生電子檔案及日常信息管理,與學(xué)校教學(xué)水平和學(xué)生的學(xué)習(xí)環(huán)境密切相關(guān)。學(xué)校是塑造中華民族優(yōu)秀人才的主要場所,擔(dān)負(fù)著教育學(xué)習(xí)工作,為我國專業(yè)人才提供優(yōu)良學(xué)習(xí)環(huán)境,保證優(yōu)質(zhì)學(xué)習(xí)條件,成為對社會有價(jià)值的優(yōu)秀人才,為祖國基本建設(shè)作出貢獻(xiàn)。學(xué)校檔案信息化、科學(xué)化管理與專業(yè)化基本建設(shè)對學(xué)校的發(fā)展有不可估量的影響價(jià)值和實(shí)際意義。

        關(guān)鍵詞:學(xué)校;檔案管理;信息化管理;專業(yè)化

        在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的繁榮時(shí)期,各個領(lǐng)域都逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展,將信息內(nèi)容數(shù)字化可以進(jìn)行合理管理,極大限度整合各類數(shù)據(jù)信息,使用信息管理系統(tǒng)開展管理工作,可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成資源共享。院校作為培育人才的地方,必須保證與時(shí)代發(fā)展融合,為學(xué)生做好榜樣,緊隨新時(shí)代腳步,做好信息化規(guī)劃工作,管理好大學(xué)檔案信息。

        學(xué)校是我國教育體系的關(guān)鍵構(gòu)成,檔案管理作為校園工作的重要一環(huán),在新形勢下務(wù)必要在管理辦法和核心理念上實(shí)現(xiàn)變革和自主創(chuàng)新。學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)對其進(jìn)步發(fā)展有著十分關(guān)鍵的意義。

        一、學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際意義

        作為專業(yè)技術(shù)人員人才培養(yǎng)的關(guān)鍵組織,學(xué)校的課程管理活動是不是科學(xué)、高效,均影響到學(xué)??焖侔l(fā)展及專業(yè)人才的培養(yǎng)質(zhì)量。檔案管理工作作為學(xué)校管理制度的主要部分,是記錄學(xué)校教學(xué)環(huán)節(jié)中有關(guān)情況的真正材料,不但展現(xiàn)校園的發(fā)展?fàn)顩r,且是學(xué)校發(fā)展的主要參照根據(jù)。例如,查詢會計(jì)檔案文件,能夠了解學(xué)校真實(shí)的經(jīng)營情況;學(xué)生個人檔案材料則記錄其學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況,日常生活和發(fā)展趨勢等有關(guān)信息;老師的教學(xué)檔案體現(xiàn)了校園的教育能力及其師資隊(duì)伍基本建設(shè)狀況等。因此,檔案管理是學(xué)校現(xiàn)況真正反映和發(fā)展方向的主要參照,同時(shí)也是學(xué)生課程管理、就業(yè)管理等方面的主要體現(xiàn)和依據(jù)。在信息社會,必要從信息化、科學(xué)化、專業(yè)化管理視角進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作的自主創(chuàng)新,高效率、高質(zhì)量進(jìn)行檔案管理工作,為學(xué)校的快速發(fā)展帶來基礎(chǔ)保障。

        二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)況

        1.檔案種類繁雜不清

        學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)十分系統(tǒng)、繁雜的工作,包含的信息多,類型雜,必須全方位、科學(xué)分組管理??墒窃诰唧w工作上,許多學(xué)校在檔案管理層面存有種類摻雜不清的問題,不利于學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一分組管理。有的學(xué)校在檔案管理工作中欠缺合理宗旨和管理系統(tǒng),在解決不同種類檔案資料時(shí),通常選用傳統(tǒng)的混合置放管理方式,欠缺合理的分類整理,不利于檔案管理工作的科學(xué)研究,檔案管理的基本功能和作用都沒有獲得合理利用。此外,有一些學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),許多教學(xué)方案、影像材料沒有置放到檔案資料中,不但導(dǎo)致檔案文件缺少,也影響到檔案管理工作的系統(tǒng)化,因而一定要提升學(xué)校檔案管理的信息化、科學(xué)化和專業(yè)化建設(shè),保證學(xué)校檔案管理工作的合理性。

        我國大部分學(xué)校已經(jīng)逐漸運(yùn)用信息化管理與專業(yè)化的檔案資料管理系統(tǒng),可是在使用時(shí),并沒有做好對數(shù)據(jù)信息的分類工作,僅僅將檔案資料信息內(nèi)容以數(shù)字方式錄入計(jì)算機(jī),這便造成在查看數(shù)據(jù)信息時(shí),會受到其他檔案資料的影響,因此查看信息的效率也會明顯降低。

        2.檔案管理方法欠缺科學(xué)性

        學(xué)校檔案管理缺乏系統(tǒng)化、專業(yè)化的管理制度,這也是許多學(xué)校檔案管理工作亟待改善的地方。檔案管理方案不合理造成檔案管理工作混亂,影響到工作效果和質(zhì)量。一方面,許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的必要性了解不足,對檔案管理工作所需設(shè)施配置標(biāo)準(zhǔn)參差不齊。另一方面,檔案管理工作人員的個人素質(zhì)、工作能力不足,在檔案管理工作中,沒有充分投入精力,懶散懈怠,缺乏創(chuàng)新意識,學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量不高。

        3.檔案管理的方式落伍

        學(xué)校檔案管理方式落伍,與信息社會環(huán)境下學(xué)校的改革創(chuàng)新不相符合,這也是當(dāng)今學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題。信息科技快速發(fā)展促使檔案管理工作逐漸向著信息化、科學(xué)化管理的方向發(fā)展,檔案管理信息化不但可以降低人力、物力、財(cái)力資源投入,還可以極大提高檔案管理工作效率。信息社會,學(xué)校檔案管理工作應(yīng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫、充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù),以提高工作質(zhì)量和效率。但現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作管理方法比較落伍,亟待改善和提升。

        4.檔案文件利用不充分

        充分利用檔案管理是為了更好地教學(xué),給老師和學(xué)生及其學(xué)校管理人員有關(guān)活動材料和數(shù)據(jù)信息參考。因?yàn)閷W(xué)校檔案管理方式落伍,許多檔案文件查看困難,使用不方便,檔案管理工作的實(shí)際意義沒有獲得集中體現(xiàn)。因而,要想提升學(xué)校檔案的使用效果,務(wù)必要從管理模式、管理方案和管理方法等領(lǐng)域進(jìn)行完善和創(chuàng)新,提升學(xué)校檔案的利用率。

        5.檔案資料信息管理系統(tǒng)更新緩慢

        我國大部分學(xué)校的檔案資料信息管理系統(tǒng)的更新速度十分遲緩,因而造成在運(yùn)用檔案資料信息管理系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)的問題無法按時(shí)獲得及時(shí)處理。例如,上文所提及的信息融合歸類能力不足,這一問題存在的時(shí)間較久,可是到現(xiàn)在依然少有院校對檔案資料信息管理開展更新,這就造成大學(xué)的檔案資料信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生很多漏洞。往往學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的更新遲緩,大多數(shù)是由于院校領(lǐng)導(dǎo)并沒有完全意識到檔案資料信息管理系統(tǒng)的必要性,并沒有對檔案資料信息管理系統(tǒng)更新工作開展人力資源的分配與重視,使得院校檔案資料信息管理系統(tǒng)的操作人員不會主動對系統(tǒng)開展更新。

        三、學(xué)校檔案管理信息化、科學(xué)化基本建設(shè)的措施

        1.運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建學(xué)校信息化檔案管理服務(wù)平臺

        大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息科技管理體系的關(guān)鍵組成,在信息社會環(huán)境下,大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個領(lǐng)域都獲得了廣泛運(yùn)用。新形勢下學(xué)校檔案管理工作中也應(yīng)該積極主動利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢,構(gòu)建檔案管理信息化平臺,提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量。在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)搭建檔案管理信息化服務(wù)平臺工作要尤其做好下面一些工作。0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18

        首先,檔案管理工作人員要對學(xué)校檔案管理工作開展全方位整理,包含檔案管理工作的目標(biāo)、內(nèi)容及其存在的不足,還有檔案資料的種類等,為檔案管理服務(wù)平臺建設(shè)做好基礎(chǔ)的調(diào)研工作。其次,學(xué)校的管理層要認(rèn)識到檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺對學(xué)校管理制度和學(xué)校快速發(fā)展的實(shí)際意義,在人力資源、物力資源和資金層面給予相應(yīng)支持。

        再次,要邀約網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)平臺工作人員對檔案管理工作中的優(yōu)點(diǎn)及其改善要求等進(jìn)行基本建設(shè),確保其建設(shè)的合理性。此外,檔案管理工作人員要做好服務(wù)平臺統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的歸整工作。例如,檔案資料的類型、總量等,為信息化平臺內(nèi)容建設(shè)提供切實(shí)支持和豐富的材料。

        最后,檔案管理信息化平臺要與校園內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)連接,為學(xué)校學(xué)生和老師的檔案運(yùn)用、查看等給予數(shù)字化的綜合服務(wù)。這里還需指出一點(diǎn),要采取一定的安全技術(shù)手段、措施,確保檔案管理信息化平臺的網(wǎng)絡(luò)安全,真實(shí)反映檔案信息化管理平臺的實(shí)際意義。

        2.做好學(xué)校檔案資料的搜集和整理工作

        紙版檔案資料是以往許多學(xué)校檔案管理工作采取的方式,在倡導(dǎo)信息化、科學(xué)化和專業(yè)化檔案管理工作的情況下,學(xué)校檔案管理工作一定要做好檔案資料的梳理、搜集和管控等有關(guān)工作。一方面,要主動進(jìn)行學(xué)校檔案管理信息、數(shù)據(jù)查詢,依照檔案文件的內(nèi)容、類型等對數(shù)據(jù)庫查詢材料進(jìn)行豐富,除了將紙版檔案文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以外,還需要全方位搜集和整理對應(yīng)的影像、照片等材料,豐富檔案資料的類別和內(nèi)容。同時(shí),也要將紙版檔案資料與電子檔案資料形成互補(bǔ),及時(shí)處理檔案資料中存在不健全的地方,對檔案資料開展對應(yīng)的健全與完善,保證電子檔案管理的整體性。另一方面,電子檔案管理要與數(shù)字化管理服務(wù)平臺相一致,便于提升檔案資料的查找和運(yùn)用。檔案資料的搜集和整理對檔案管理人員的工作能力、綜合素養(yǎng)提出要求,在勞動量大、工作煩瑣的情形下,檔案管理工作人員要用心,認(rèn)真進(jìn)行檔案管理工作。

        3.確保檔案管理運(yùn)用的合理性

        學(xué)校檔案信息化管理中離不開相應(yīng)的電子設(shè)備設(shè)施,可以說,先進(jìn)的電子設(shè)備設(shè)施是學(xué)校檔案管理信息化、科學(xué)化的前提條件。因此,學(xué)校應(yīng)重視電子設(shè)備引入的合理性、科學(xué)性。例如,最常見和最根本的電腦,是檔案資料管理的基本設(shè)施,還有復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、移動硬盤、光碟等也是較常用的電子產(chǎn)品,學(xué)校要為檔案管理工作配全相應(yīng)的設(shè)備,為檔案管理信息化給予先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施保障。

        4.科學(xué)化的進(jìn)行檔案管理計(jì)劃和分類工作

        許多學(xué)校的檔案管理普遍存在著類型混亂、多頭管理的難題,因而在數(shù)字化管理環(huán)境下,要想確保學(xué)校檔案管理信息化順利進(jìn)行,務(wù)必要依據(jù)檔案資料的特性,對其開展有效分類。

        例如,管理者憑借互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理服務(wù)平臺,依據(jù)檔案資料的特性,將不同檔案資料歸納到不同的服務(wù)平臺類型,為學(xué)校老師、學(xué)生迅速訪問、查看檔案給予對應(yīng)的目錄索引??茖W(xué)研究檔案分類不但可以提升檔案資料的運(yùn)用效率,還可以提升檔案管理工作進(jìn)行的效率,對學(xué)校發(fā)展有著十分關(guān)鍵的意義。必須特別注意的是,在檔案分類的基礎(chǔ)上,還應(yīng)該做好對應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)備份工作,通過使用移動盤、U盤等方法對檔案文件內(nèi)容進(jìn)行備份,確保檔案文件和數(shù)據(jù)儲存的一致性、長久性和合理性。

        四、對學(xué)校檔案管理信息化、科學(xué)化基本建設(shè)的提議

        1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案保管意識,積極主動服務(wù)現(xiàn)代社會

        首先,檔案管理人員一定要改變以前的老舊觀念,朝向現(xiàn)代社會,高度重視社會化服務(wù),做好服務(wù)于民的工作,秉持敢于創(chuàng)新的理念,使檔案管理信息化順利進(jìn)行,更好地服務(wù)于學(xué)校。

        其次,檔案管理部門要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展,糾正以前被動的工作理念。現(xiàn)階段,在檔案管理信息化領(lǐng)域存在不確定性,必須積極主動地給予便捷的檔案資料數(shù)據(jù)服務(wù)。同時(shí),還需要提升檔案室和其他部門間的溝通交流,擴(kuò)大檔案資料收集范圍,主動對檔案室的收藏品進(jìn)行宣傳策劃。

        除此之外,對學(xué)校檔案室而言,有效利用檔案十分關(guān)鍵,是凸顯檔案資料數(shù)據(jù)作用的關(guān)鍵,有效擴(kuò)張檔案資料的運(yùn)用管理,使學(xué)校在檔案管理中獲益。因此,在現(xiàn)代社會,學(xué)校檔案室需要主動推動檔案管理信息化建設(shè),堅(jiān)持不懈地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。

        2.凸顯學(xué)校檔案室的特點(diǎn)

        第一,學(xué)校檔案室可以為有需要的領(lǐng)導(dǎo)、老師給予有效的一手資料,通過檔案資料的利用,提升教學(xué)質(zhì)量、人員合理配置;第二,檔案室管理人員需保證敬業(yè)愛崗、待人接物熱情,提升工作效能,塑造良好的部門形象;第三,檔案管理人員要高效率應(yīng)用信息化方式,輔助開展檔案管理工作,助力學(xué)校建設(shè);第四,檔案管理工作人員要勤奮工作,具有科學(xué)的檔案管理觀念,持續(xù)提升自己的數(shù)字化水準(zhǔn),為檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

        3.培養(yǎng)信息化、科學(xué)化管理的優(yōu)秀人才

        信息化時(shí)代,檔案管理早已變得越來越依靠信息技術(shù),要徹底完成對檔案管理工作的信息化操作,信息技術(shù)優(yōu)秀人才是主力軍。學(xué)校必須切實(shí)增強(qiáng)對信息化管理人才團(tuán)隊(duì)的基本建設(shè),建立一支能滿足學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的精英團(tuán)隊(duì)。在運(yùn)用信息化管理檔案文件時(shí),必須對檔案管理工作人員提出具體的信息化操作規(guī)定。

        一方面,在檔案管理工作上難以避免會出現(xiàn)大批量的數(shù)據(jù),檔案管理人員要全面了解,進(jìn)行科學(xué)收集;另一方面,因?yàn)樾畔⒖萍嫉难杆侔l(fā)展,檔案管理中的新問題持續(xù)發(fā)生,因此對信息技術(shù)強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理員工的需求較大。

        除此之外,檔案管理部門也要對員工進(jìn)行多種方式的信息科技專業(yè)技能、專業(yè)知識的廣泛學(xué)習(xí)和培訓(xùn),做好考核,使其盡快掌握相應(yīng)的技能和知識,較好融入檔案管理工作中,從源頭為檔案管理部門的長久發(fā)展以及壯大奠定扎實(shí)的人才基礎(chǔ)。

        五、結(jié)語

        檔案管理作為學(xué)校管理制度和發(fā)展的關(guān)鍵組成部分,對學(xué)校的課堂教學(xué)、發(fā)展趨勢都有著十分關(guān)鍵的意義。在信息化社會環(huán)境下,對院校檔案資料完成現(xiàn)代技術(shù)更新與制度化管理,有利于高效率梳理檔案資料內(nèi)容、便捷應(yīng)用檔案資料信息及其確保檔案資料數(shù)據(jù)的安全。可是現(xiàn)階段國內(nèi)的學(xué)校檔案管理工作因?yàn)榇嬖跈n案種類繁雜不清、檔案管理方法欠缺科學(xué)性、檔案管理方式落伍、檔案利用不充分、檔案資料信息管理系統(tǒng)更新緩慢等問題,造成信息化管理與專業(yè)化能力不夠。對此,為了更快提高我國學(xué)校檔案管理工作的數(shù)字化與專業(yè)化水平,可以利用數(shù)據(jù)信息有效歸類、完善檔案資料信息管理系統(tǒng)、為學(xué)校的檔案資料管理培訓(xùn)及其學(xué)校管理制度與課堂教學(xué)中運(yùn)用檔案信息,做好院校檔案資料的數(shù)字化與專業(yè)化基本建設(shè)工作,為學(xué)校學(xué)生帶來更高質(zhì)量的學(xué)習(xí)環(huán)境與課堂教學(xué)水平。要仔細(xì)分析當(dāng)今學(xué)校在檔案管理層面存在的不足,根據(jù)信息化、科學(xué)化和專業(yè)化視角,憑借大數(shù)據(jù)技術(shù),健全檔案資料,做好檔案資料信息內(nèi)容分類,同時(shí)完善檔案信息化管理的硬件配置,提高學(xué)校檔案管理工作的效果和質(zhì)量,推動學(xué)校在信息化時(shí)代更為高效的發(fā)展趨勢。

        參考文獻(xiàn):

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        (作者單位:鄆城縣技工學(xué)校)0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18

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