班麗娜

摘 要：科技的飛速發(fā)展和進步為社保檔案管理機制的革新帶來了技術和方法上的支持，相關領導要重視檔案管理機制的改革和創(chuàng)新，對檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)進行精細化管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享和個性化服務，滿足不同受眾的多元化需求。同時，加強各部門間的合作，提高檔案開發(fā)利用率，充分發(fā)揮檔案價值，使檔案信息能夠為更多的受眾提供幫助和服務。社保檔案管理應堅持“以人為本”理念，從加大宣傳教育、提高管理重視度入手，強化相關人員的服務觀念和責任意識，進而創(chuàng)新管理機制，多舉措促進檔案管理水平的提升，實現(xiàn)符合時代發(fā)展和滿足實際需求的檔案管理效果。從專業(yè)管理技能和個人素質(zhì)兩方面入手，全面提升社保檔案管理隊伍綜合素質(zhì)水平，是“以人為本”創(chuàng)新管理機制的重要舉措之一。這就使以往硬性的管理手段變得柔性，檔案管理工作也從重館藏向積極開發(fā)利用轉(zhuǎn)型，檔案開發(fā)利用率顯著提升。在“以人為本”理念影響下，檔案管理機制的理念、技術、方法不斷創(chuàng)新，全面提升了社保檔案管理水平。

關鍵詞：“以人為本”;社保檔案;管理機制;開發(fā)利用

在社保檔案的新管理機制下檔案價值得以彰顯，檔案服務對象類型也發(fā)生了改變，由以往只針對內(nèi)部開放，擴大為個人用戶、集體用戶、中間用戶三大類。對此檔案管理機制采取了個性化服務的優(yōu)化措施，分門別類為不同受眾提供多元化服務，以提高受眾服務滿意度。在“以人為本”理念的引導下社保檔案管理機制在技術和方法等方面全面創(chuàng)新，全面提升了檔案管理質(zhì)量和效率。這不僅緩解了檔案管理人員的工作壓力，充分滿足不同受眾的多元化需求，還有利于檔案管理機制的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、社保檔案管理機制現(xiàn)狀

1.社保檔案管理工作不受重視

雖然社保檔案與人們生活和工作息息相關，近年來人們對社保檔案的認知也有所提高，但是對檔案管理工作的重視程度差異化很明顯，從根本上影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。人們在需要用到社保檔案的時候才會使用，平時并不注重對社保檔案信息的管理，加之相關領導的不重視，直接造成了檔案管理人員的職業(yè)倦怠，難以順應時代發(fā)展，不能樹立良好的服務觀念和責任意識，助長長期存在的不良風氣，引發(fā)管理機制不健全、管理隊伍綜合素質(zhì)低、建設資金投入不足等一系列后續(xù)問題，嚴重制約了管理水平的提高，影響管理機制的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.缺乏專業(yè)社保檔案管理人員

受以往落后管理機制的影響，檔案管理人員專業(yè)能力和素質(zhì)水平參差不齊，管理工作常出現(xiàn)崗位職責職能落實不明確、出現(xiàn)問題相互推諉、管理人員身兼多職、管理人員綜合素質(zhì)較差、管理混亂和落后等現(xiàn)象。究其原因主要是由于管理人員的任職太過隨意、專業(yè)人員儲備不足、崗位頻繁調(diào)動等，沒有建立起綜合素質(zhì)高、人才結(jié)構穩(wěn)定、管理制度健全的管理機制。社保檔案管理專業(yè)性較強，不僅需要有完整的理論基礎、管理方法、約束機制等，還對相關工作人員的法律基礎、責任意識、思想覺悟、專業(yè)技能等方面具有較高的硬性要求，如果檔案管理人員缺乏專業(yè)性且素質(zhì)較低，必然會引發(fā)檔案管理模式的落后，進而引發(fā)檔案信息丟失、保存不完整、信息銜接不當?shù)纫幌盗袉栴}。

3.社保檔案開發(fā)利用率低

社保檔案管理過程中偏重于檔案保管和收發(fā)工作，而對檔案的收集整理卻缺乏自主性，造成了檔案信息破損和不全，難以反映個人社保真實情況，直接影響社保檔案的開發(fā)利用率，無法滿足不同用戶的多元化需求。在管理制度不健全或者不匹配的情況下，檔案收集整理工作的有效落實直接受到影響，監(jiān)督和管理工作也落實不到位，進而引發(fā)檔案信息收集不齊全、歸檔混亂和不準確的現(xiàn)象。社保檔案開發(fā)利用率低，直接影響資源共享效果，不利于管理機制順應時代發(fā)展的要求。

4.社保檔案管理信息化建設水平落后

傳統(tǒng)社保檔案管理以紙質(zhì)檔案館藏為主，在電子檔案不斷發(fā)展的環(huán)境下，計算機技術廣泛應用到檔案管理中，特別是在信息時代各行各業(yè)均致力于信息化建設，在檔案管理需要處理的數(shù)據(jù)信息量激增的當下，社保檔案管理信息化建設水平落后，直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量，無法有效實現(xiàn)檔案信息的資源共享，也不能夠滿足不同受眾的多元化需求，沒有積極引進和利用新技術，致使很多單位依舊采用傳統(tǒng)的管理機制進行檔案管理，方法老舊和技術水平低下，難以全面提升社保檔案管理效率。

二、“以人為本”創(chuàng)新社保檔案管理機制的措施

1.加大宣傳教育，提高社保檔案管理重視度

加大社保檔案管理宣傳教育是提高其管理機制重視度的最直接措施，可有效從思想上引起相關工作人員重視，進而從行為上落實管理機制的創(chuàng)新措施。首先，要加大社保檔案管理理論和實踐的結(jié)合，確保全體相關人員都能夠上下齊心，形成重視檔案管理的風氣，進而創(chuàng)新檔案管理機制，配合和落實新機制才能夠有效降低人為因素對檔案管理質(zhì)量和效率的影響。其次，相關工作人員應提高政治覺悟，本著為人民服務和奉獻社會的思想覺悟，認真負責，立場堅定，確保檔案管理的安全保密性，嚴肅紀律性，避免違規(guī)操作和消極怠工等現(xiàn)象發(fā)生。最后，在加大宣傳教育的影響下，相關工作人員要統(tǒng)一落實教育效果，將新理念、方法、技術等應用到檔案管理工作中，創(chuàng)新檔案管理模式，解決管理問題，進而提升管理水平和促進管理機制的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.加強社保檔案管理隊伍建設

一是應注重人才引進，明確各崗位職責職能，并將各崗位管理人員儲備充足，本著“以人為本”的理念，增加人才福利待遇，留住人才，優(yōu)化管理隊伍結(jié)構，不斷為管理隊伍注入新鮮血液，使管理隊伍始終具備核心競爭力。二是注重人才培養(yǎng)，定期組織管理人員學習專業(yè)的檔案管理知識，使其熟練掌握專業(yè)的檔案管理技能，并學習相關的計算機知識，以熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)。本著“以人為本”理念進行崗位安排和人才篩選，以長遠眼光擇優(yōu)提拔管理人員，對思想覺悟高、專業(yè)技能熟練、服務觀念和責任意識強的管理人員要加強培養(yǎng)，并使其發(fā)揮榜樣力量，提升整體管理隊伍水平，形成服務人民和奉獻社會的良好管理風氣。三是注重對相關工作人員的人性化后期教育培養(yǎng)，開發(fā)其潛力，為檔案管理工作貢獻更多的力量，以積極性和創(chuàng)造性推動檔案管理機制的創(chuàng)新，綜合提升檔案管理隊伍的核心競爭力和軟實力。四是成立專職檔案管理工作人員機制，保持人員穩(wěn)定，定期組織人員業(yè)務培訓，在培訓方式和內(nèi)容上做好需求調(diào)研，突出實用性，將培訓內(nèi)容與實際從事的檔案管理工作相結(jié)合，針對不同崗位工作人員的職責和素質(zhì)要求，制定相應的培訓學習方案。

3.健全社保檔案管理制度

積極健全管理制度，加大檔案管理的監(jiān)管和執(zhí)行力度，有效解決管理漏洞，確保管理機制能夠在全面創(chuàng)新的條件下，開發(fā)出檔案價值和約束檔案管理工作。然后，有效落實檔案收集整理工作，檔案管理工作涉及信息采集鑒定、整理補充、登記傳遞等諸多環(huán)節(jié)，以往檔案管理制度的落后或者缺失，極易出現(xiàn)管理漏洞問題而影響工作質(zhì)量和效率。因此，還應建立起相關管理機制，最大程度減少人為操作失誤引發(fā)的檔案丟失或者破損問題。例如，社保檔案在歸檔管理過程中，受人為因素、技術和設備落后等方面影響，極易發(fā)生歸檔失誤問題，這類人工操作失誤發(fā)生的概率高，因此相應針對性機制的建立，明確落實管理流程和各崗位職責職能，利用信息管理系統(tǒng)，精細化管理每一個歸檔環(huán)節(jié)，確保管理工作安全可靠開展，有效避免有檔無人和有人無檔現(xiàn)象的發(fā)生。

4.加強社保檔案管理信息化建設

檔案管理機制必須順應時代發(fā)展進行革新升級，才能夠全面提升檔案管理水平。

（1）要轉(zhuǎn)變管理理念，提高思想認識。社保部門需要全面推進檔案管理信息化、網(wǎng)絡化的建設進程，并通過深入研究相關法律規(guī)定來保障檔案管理信息化模式的可行性。同時，社保檔案管理者與檔案管理部門人員應及時打破傳統(tǒng)思想的局限性，通過對檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，促使各部門員工對檔案管理信息化建設重要性的認識。除此之外，社保部門還應加大對檔案管理信息化建設的投入力度，積極引進先進的科技設備，通過提升設備以及技術水平，轉(zhuǎn)變服務及管理模式，進而強化檔案管理人員對網(wǎng)絡化、信息化建設的意識。

（2）要加強信息管理，推進數(shù)字化建設。社保檔案管理部門需要建立電子檔案并實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的革新，通過加強對社保檔案的管理，及時完善電子資料的采集、接收、歸納以及管理等方面的工作，實現(xiàn)對電子信息數(shù)據(jù)的合理化利用。同時，在社保檔案的存儲過程中還要明確各項電子文件的時間、范圍，實現(xiàn)對電子檔案歸檔工作的有序進行，完成對數(shù)字資源的收集、鑒定與歸檔，再通過加大監(jiān)督與控制的力度體現(xiàn)社保電子檔案的及時性與完整性。此外，要實現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案的一體化管理，并將紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案過渡，利用好紙質(zhì)檔案具有長期性的特點，在推進數(shù)字化建設進程中為社保信息的查詢工作提供便利。

首先，要推進社保檔案信息化建設進程，提高質(zhì)量以及效率，應建設信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對每個檔案管理工作環(huán)節(jié)的精細化管理，例如，通過信息管理系統(tǒng)，相關領導和部門能夠以資源共享的方式，快速掌握員工多方面的情況，有助于崗位科學分配和優(yōu)化調(diào)整，進而提高員工的工作效率和質(zhì)量。其次，完成電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步更新，當前二者處于長期并存的狀態(tài)，因此，要雙管齊下進行線上線下檔案的同步管理，應用信息技術保障檔案原件的完整性和安全性，節(jié)省檔案調(diào)閱時間，全面提升社保檔案的管理效率。最后，在“以人為本”理念下，創(chuàng)新社保檔案管理機制，建立和應用電子數(shù)據(jù)庫進行檔案的線上管理，緩解管理人員的工作壓力。例如，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要管理人員到檔案館進行查找，耗時耗力，電子檔案只需要在計算機上輸入關鍵詞就可以獲取檔案信息，快捷、方便且可實現(xiàn)遠程資源共享。

三、“以人為本”創(chuàng)新社保檔案管理機制的優(yōu)化措施

1.“以人為本”開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面

“以人為本”實現(xiàn)社保檔案管理機制創(chuàng)新的情況下，開創(chuàng)了檔案事業(yè)新局面，對于重要工作環(huán)節(jié)還應采取優(yōu)化措施，以提升檔案管理質(zhì)量和受眾服務滿意度。首先，要充分做好人的管理，檔案管理人員和檔案所有者都包含在內(nèi)，人是檔案管理中最活躍的因素，也是管理機制創(chuàng)新的重要影響因素，因此人的管理尤為重要。其次，牢記檔案管理的根本，社保檔案管理的根本歸根結(jié)底是為檔案所有者服務，因此應堅持這一根本，才能夠為管理機制的創(chuàng)新提供堅實的基礎。最后，在人和本關系明確的基礎上，將“以人為本”的理念融入檔案管理機制的創(chuàng)新中，積極培養(yǎng)檔案管理人員人本服務意識，改變以往工作中消極怠工、態(tài)度惡劣的思想和行為，以微笑服務對待每一個辦理檔案業(yè)務的用戶，不但可以優(yōu)化自身管理內(nèi)容，高標準、高效率完成分內(nèi)工作，也可以樹立檔案管理新風氣，推進檔案管理機制的創(chuàng)新發(fā)展，促進檔案開發(fā)利用率的提升。

2.“以人為本”不斷完善檔案服務體系

首先，針對個人用戶要注重個性化服務，個人用戶具有檔案信息量有限、目的性較強、性格各異等特點，要注重檔案收納的信息與個人用戶需求間的關聯(lián)性，推送相關網(wǎng)站并給予其充分的思考空間，對于隨意型目的不明確的個人用戶，也要認真對待，提供微笑服務，站在用戶的角度重視其同樣也是檔案主人的身份，避免對不同用戶區(qū)別對待的現(xiàn)象發(fā)生。

其次，針對集體用戶要考慮其穩(wěn)定性和持續(xù)性，了解其共同利用檔案信息的目標，以此來安排個性化檔案服務。

最后，針對中間用戶要了解其并不是自身需要的檔案信息，而是幫助他人獲取，此類用戶有自己的服務對象，對于社保檔案的專業(yè)理解能力較強，因此要為其提供完整、準確的檔案服務，才能夠幫其收獲更大的檔案價值。因此，只有在“以人為本”理念下創(chuàng)新管理機制，優(yōu)化個性化服務，不斷完善檔案服務體系，才能夠在創(chuàng)新管理機制的基礎上，提升管理效果，滿足受眾需求。

四、結(jié)語

科技的飛速發(fā)展和進步為社保檔案管理機制的革新帶來了技術和方法上的支持，相關領導要重視檔案管理機制的改革和創(chuàng)新，購買硬件設備和更新軟件管理系統(tǒng)，對檔案管理工作每個環(huán)節(jié)進行精細化管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享和個性化服務，滿足不同受眾的多元化需求。同時，加強各部門間的合作，提高檔案開發(fā)利用率，充分發(fā)揮檔案價值，本著“以人為本”理念改變傳統(tǒng)重館藏輕利用的落后管理理念，使檔案信息能夠為更多的受眾提供幫助和服務?！耙匀藶楸尽钡墓芾砝砟?，不僅可以為檔案管理人員和檔案所有者謀福利，還能夠為檔案服務謀發(fā)展，值得借鑒并應該大力弘揚。

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（作者單位：臨沂市羅莊區(qū)人力資源和社會保障局）