摘?要：簡述了高職院校教學(xué)檔案管理的重要性，從提高檔案管理意識、實現(xiàn)檔案信息化的規(guī)范管理、加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)等方面，分析了教學(xué)檔案建設(shè)和管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：高職院校;教學(xué)檔案;問題;對策

Problems?and?Countermeasures

in?the?Management?of?Teaching?Archives?in?Higher?Vocational?Colleges

Li?Jiachuan

Yangling?Vocational?and?Technical?College?ShaanxiYangling?712100

Abstract：It?briefly?described?the?importance?of?teaching?archives?management?in?higher?vocational?colleges，and?analyzes?the?problems?in?the?construction?and?management?of?teaching?archives?in?colleges?and?universities?from?the?aspects?of?improving?the?awareness?of?teaching?archives?management，realizing?the?standardized?management?of?teaching?archives?information，and?doing?a?good?job?in?the?construction?of?teaching?archives?management?team，and?proposed?the?corresponding?countermeasures.

Keywords：higher?vocational?colleges;teaching?archive;problem;countermeasure

隨著教育部對于高校教育水平評估工作的開展，各大高教職業(yè)院校對于學(xué)校教學(xué)檔案的建設(shè)和管理也開始日益重視。高校教學(xué)檔案是指高校從事教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)安排、科研等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。早期檔案以文獻(xiàn)材料為主，存在著管理方式不規(guī)范，管理隊伍整體素質(zhì)不高，管理手段落后等問題。隨著高等教育改革的深入和計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對教學(xué)檔案管理工作提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化環(huán)境下如何充分發(fā)揮教學(xué)檔案信息資源為教學(xué)工作服務(wù)，主動適應(yīng)高等教育改革發(fā)展的需要，已成為高職院校教學(xué)檔案管理工作面臨的重要任務(wù)。

1?高職院校教學(xué)檔案管理工作的重要性

1.1?教學(xué)檔案是高校教學(xué)水平評估的基礎(chǔ)和依據(jù)

教學(xué)檔案是在教學(xué)活動過程中逐步積累直接形成的一系列原始資料，它記錄下了學(xué)校進(jìn)行各種教學(xué)管理、教學(xué)活動、科學(xué)研究的發(fā)展歷程，是衡量學(xué)校辦學(xué)能力、教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，也是教育水平評估的重點內(nèi)容[2]。教學(xué)評估可以促進(jìn)高校的建設(shè)、改革和發(fā)展，是提高學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的有效手段。在教學(xué)評估過程中，教學(xué)檔案材料是教育部專家組了解高職院校辦學(xué)目標(biāo)和定位、教育理念及水平、教學(xué)方法與管理、辦學(xué)質(zhì)量評判等的重要支撐材料。高職院校是否擁有完整的教學(xué)檔案和規(guī)范化的管理，都將直接影響到教學(xué)評估的結(jié)果[3]。依托教學(xué)評估，可以及時發(fā)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)檔案管理中存在的問題，通過以評估促建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，加快教學(xué)檔案信息化建設(shè)。教學(xué)評估工作不但為教學(xué)檔案管理提出了新的要求，也給高職院校今后的教學(xué)工作和檔案建設(shè)帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇。

1.2?教學(xué)檔案的科學(xué)管理

教學(xué)檔案是教學(xué)活動的真實憑證，是進(jìn)行教學(xué)改革、科研創(chuàng)新活動的參考依據(jù)。教學(xué)檔案反映了教學(xué)管理及教學(xué)活動的全過程，它包含了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動，記載了教師和教學(xué)管理人員在教學(xué)過程中不斷探索形成的教學(xué)研究成果和經(jīng)驗教訓(xùn)。教學(xué)檔案是在教學(xué)管理活動中直接形成的歷史記錄，具有很大的真實性和確定性，它是今后學(xué)校教學(xué)改革、提高檔案信息化建設(shè)的重要參考資料，是學(xué)習(xí)教學(xué)歷史、制定學(xué)校教育發(fā)展規(guī)劃的好教材。建立健全完善的檔案管理制度，是加強(qiáng)教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。通過優(yōu)化教育資源、規(guī)范教學(xué)檔案管理，制定檔案工作人員崗位職責(zé)可以提高教學(xué)檔案管理水平。在實際工作中，學(xué)校應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項制度，充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案的信息功能和服務(wù)功能，為教學(xué)檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造有利條件。教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，對促進(jìn)教育改革，提高高職院校的教學(xué)管理水平具有長遠(yuǎn)的現(xiàn)實意義。87B2CEE9-95BE-49DA-8FD0-12F151D4A5F5

2?教學(xué)檔案管理中存在的問題

2.1?檔案管理意識不強(qiáng)，管理制度不健全

雖然教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要尺度，但是，從當(dāng)前高職院校檔案管理情況來看，很多院校把教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)特色等放在第一位，對教學(xué)檔案并沒有予以高度的重視，形成了“重教學(xué)，輕管理”的局面。有些院校的檔案存放處于雜亂無章的狀態(tài)，各個部門自我保管。一些檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有制定歸檔文件整理辦法，導(dǎo)致收集、整理、歸檔不及時，甚至出現(xiàn)很多檔案材料不齊全的現(xiàn)象。按照現(xiàn)代化的教學(xué)管理要求，必須有健全的檔案管理制度，并采用科學(xué)規(guī)范的管理方法，嚴(yán)格遵循相應(yīng)的檔案管理程序[4]。然而，我國各地高職院校的教學(xué)檔案工作水平參差不齊，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系也有差別，很多院校呈現(xiàn)的是檔案管理流于形式，沒有健全的檔案管理規(guī)章制度，更沒有形成檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

2.2?教學(xué)檔案管理手段落后，信息化程度不高

教學(xué)檔案是由教學(xué)管理及教學(xué)活動直接形成的，具有一定保存價值。雖然當(dāng)前計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會發(fā)展的各個方面，但是在高職院校的教學(xué)管理過程中，教學(xué)檔案信息化管理技術(shù)的使用程度依然不高。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的快速擴(kuò)大，傳統(tǒng)的教學(xué)紙質(zhì)檔案不斷增加，給檔案的存放和查詢帶來很多困難。有些高職院校手工操作仍然是日常教學(xué)檔案管理工作的主要模式，還有一些最原始的檔案記錄是復(fù)印件，查閱起來費時、費力，工作效率低下。這些傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅增加了教學(xué)文件存檔工作量，而且存在著查詢煩瑣、檔案資源利用率低、信息共享程度低等問題，從根本上制約了檔案管理工作的發(fā)展。在今天現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期學(xué)校發(fā)展對檔案管理工作的要求，教學(xué)檔案信息化已成為高職院校檔案管理工作的重要建設(shè)內(nèi)容。建立檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)可以促進(jìn)高職院校教學(xué)檔案收集工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，對提升檔案管理工作效率是非常必要的。同時，為了和高校及當(dāng)今社會推行的自動化、無紙化辦公相銜接，也要求教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理[5]。

2.3?檔案管理隊伍人才匱乏

高職院校的教學(xué)檔案產(chǎn)生于教師的教學(xué)活動、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動和教學(xué)管理的全過程，收集整理檔案涉及的內(nèi)容也比較復(fù)雜，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。建立一支高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍，是搞好高校教學(xué)質(zhì)量、提高檔案管理水平，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新人才的保障。教學(xué)檔案工作要求熟悉教學(xué)活動、具有檔案管理知識的人員來擔(dān)任[6]。但是，很多地方高校沒有專業(yè)檔案員，大多數(shù)是由教學(xué)文秘來擔(dān)任或是由新入聘的教師兼職等，由于檔案工作人才匱乏，人員變動大，很容易造成檔案管理和收集缺乏連續(xù)性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。近些年來，隨著招生改革的發(fā)展，招生形式多樣化，很多地方高校不斷擴(kuò)招，形成的教學(xué)檔案數(shù)量也急劇增加，大量的材料急需工作人員收集、整理和歸檔。但是，這些承擔(dān)教學(xué)檔案工作的人員，普遍存在服務(wù)意識差、對檔案管理工作沒有興趣，缺少檔案信息收集的主動性，在應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方面能力低下等問題。還有一些人，因為沒有經(jīng)過檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所掌握的檔案知識不夠，收集整理檔案材料不及時，造成檔案管理的歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差，甚至導(dǎo)致一些教學(xué)檔案資料錯漏和缺失等問題。

3?加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施與對策

3.1?提高認(rèn)識和工作主動性，建立健全激勵獎懲制度

由于教學(xué)檔案材料是學(xué)校教學(xué)、科研活動的真實記錄，具有特殊的查考和研究價值，能反映出高校的教學(xué)管理水平。因此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作，把教學(xué)檔案工作應(yīng)納入學(xué)院教學(xué)工作計劃中，增加教學(xué)檔案建設(shè)和管理的財力、物力投入，如計算機(jī)軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，把教學(xué)檔案管理工作和其他教學(xué)實踐活動結(jié)合起來，鼓勵所有教職員工積極參加，提升大家對教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識。學(xué)校要加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，應(yīng)建立“學(xué)校統(tǒng)一管理，學(xué)院分級負(fù)責(zé)”運行機(jī)制，出臺相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度，制定積極有效的檔案管理“分配”和“獎懲”辦法，如“檔案管理員職責(zé)”“檔案登記、整理制度”“檔案管理目標(biāo)任務(wù)獎罰辦法”等，將檔案管理目標(biāo)列入相關(guān)人員的崗位考核和職責(zé)中，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案管理工作人員的積極性。在教學(xué)管理中建立“督導(dǎo)組檢查”制度，定期或不定期地對教務(wù)人員的業(yè)務(wù)檔案和教師的教學(xué)檔案進(jìn)行督促和檢查，促使各類人員重視教學(xué)檔案材料的積累和歸類。通過不斷的收集和整理、督促和總結(jié)，最終形成具有系統(tǒng)性、真實性的教學(xué)檔案材料，為高職院校教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)。

3.2?教學(xué)檔案的信息化建設(shè)

教學(xué)檔案信息化就是將教學(xué)活動中形成的檔案信息，利用計算機(jī)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，以便進(jìn)行文件的接收、查找和借閱，更好地實現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享[7]。高職院校教學(xué)檔案真實地記錄下了教學(xué)、科研工作的過程和結(jié)果，把教學(xué)管理類文件檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化整理，通過系統(tǒng)歸類并數(shù)字化。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是教學(xué)檔案信息化的基礎(chǔ)，教師應(yīng)該熟練掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，積極做好檔案信息資源的開發(fā)和利用，把教學(xué)類的文件檔案如教案課件、教學(xué)大綱、教學(xué)方法等內(nèi)容數(shù)字化，讓教師和學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)共享教學(xué)資源。所以應(yīng)改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強(qiáng)對教學(xué)檔案信息化工作的重視，加大對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金投入，利用飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。檔案管理信息系統(tǒng)在教學(xué)檔案中的應(yīng)用，不但可以提高檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作效率，還能保障檔案的長久保存和快速查詢，有利于發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案中有價值的信息，為教學(xué)改革的正確決策提供有力數(shù)據(jù)支撐。

檔案管理信息化的主要目的就是改變傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式，開發(fā)檔案管理的新途徑，有效發(fā)揮檔案的信息功能和服務(wù)功能。近些年來，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會信息化程度越來越高。各大高校都建立起了校園網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)教學(xué)檔案的收集、整理、檢索、傳遞已經(jīng)成為現(xiàn)實，異地用戶也可以利用網(wǎng)絡(luò)查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)等功能實現(xiàn)檔案資源的共享。實現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不僅是提高教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化水平的手段，更是社會發(fā)展的必然趨勢和現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展方向[8]。87B2CEE9-95BE-49DA-8FD0-12F151D4A5F5

3.3?注重“繼續(xù)教育”，加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)

教學(xué)檔案管理工作具有其特殊的復(fù)雜性，具有來源多、涉及面廣等特征。高職院校應(yīng)該重視檔案工作人才培養(yǎng)，因為檔案管理隊伍的素質(zhì)是檔案管理水平高低的決定性因素。檔案信息化需要一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍做支撐，可以通過引進(jìn)專業(yè)人才、招聘檔案管理專業(yè)畢業(yè)生、選送骨干到高等院?；蛳冗M(jìn)檔案館進(jìn)修學(xué)習(xí)、鼓勵自學(xué)成才、增加檔案管理人員工資待遇等方法，吸引大量年輕有活力、熟悉計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才進(jìn)入檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)水平[9]。

培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，還要重視加強(qiáng)檔案管理者的“繼續(xù)教育”工作，因為專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。通過提供培訓(xùn)、進(jìn)修、觀摩學(xué)習(xí)的機(jī)會，幫助教學(xué)檔案管理員提高運用信息技術(shù)的方法和技能[10]。學(xué)校應(yīng)將管理隊伍的“繼續(xù)教育”納入學(xué)校教學(xué)發(fā)展的規(guī)劃中，每年有計劃地舉辦檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)班，對教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使他們能熟練掌握專業(yè)的檔案管理技術(shù)和信息檢索技術(shù)，做好教學(xué)檔案的存儲、編輯和研究工作。學(xué)校也可以選擇“送出去、請進(jìn)來”的學(xué)習(xí)、交流模式，邀請專家、教授來學(xué)校舉辦專題指導(dǎo)或檔案專業(yè)知識和技能講座，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。采取有力的激勵措施，定期或不定期舉行教學(xué)檔案信息工作方面的知識競賽和技術(shù)大比武等，鼓勵教學(xué)檔案管理人員，積極學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，努力掌握計算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使各種先進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)手段和方法能夠為用戶服務(wù)，并在高職院校教學(xué)檔案的信息化管理和利用過程中發(fā)揮更大的作用。

結(jié)語

隨著高職院校教育事業(yè)的不斷深入發(fā)展，教學(xué)檔案管理水平和利用水平成為衡量教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，高職院校必須與時俱進(jìn)，優(yōu)化管理方法，采取相應(yīng)措施，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，合理利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。教學(xué)檔案管理信息化，可以提高檔案管理的工作質(zhì)量和利用效率，減少檔案在收集和整理過程中的損壞和丟失，更好地發(fā)揮檔案信息的保存和服務(wù)功能。檔案工作的最終目的是為利用者服務(wù)，檔案的價值在利用中才能得以實現(xiàn)[11]。檔案管理工作者，必須提高自身的綜合素質(zhì)水平，加強(qiáng)繼續(xù)教育，更好地適應(yīng)新時期高校教學(xué)檔案管理工作的新需求。盡管新技術(shù)的發(fā)展給教學(xué)檔案工作帶來了便利與難度并存，但是教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

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作者簡介：李佳川（1990—?），女，漢族，山東青島人，碩士，助理館員，研究方向：檔案教學(xué)管理。87B2CEE9-95BE-49DA-8FD0-12F151D4A5F5