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        試論加強(qiáng)高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性

        2022-02-21 05:17:11趙佳
        科技信息 2022年5期
        關(guān)鍵詞:學(xué)籍管理高等教育信息化建設(shè)

        摘要:在高等教育院校學(xué)籍管理的過程中,實(shí)行信息化建設(shè)有利于完整存放和整理學(xué)籍檔案,提高學(xué)籍檔案的利用效率和利用質(zhì)量。但由于部分人員的專業(yè)能力較弱,缺乏完善的學(xué)籍管理制度。因此在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的過程中存在很多問題,為了優(yōu)化這些問題,提升學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的工作效率。本文將提出幾點(diǎn)合理建議,促進(jìn)高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的有序開展。

        關(guān)鍵詞:高等教育;學(xué)籍管理;信息化建設(shè);重要性

        隨著我國(guó)科技的迅猛發(fā)展,現(xiàn)代化的高新技術(shù)逐漸融入到高校的日常管理工作當(dāng)中,加強(qiáng)各項(xiàng)工作的信息化建設(shè)不僅能夠促進(jìn)高校管理工作的有序開展,也能夠縮短工作周期,提高工作效率。在高校學(xué)籍檔案管理的過程中,由于工作內(nèi)容較為繁雜,學(xué)籍檔案發(fā)展周期較長(zhǎng),因此,在信息答案形成的過程中會(huì)牽扯到很多環(huán)節(jié)。這不僅使管理工作難度增加,也會(huì)產(chǎn)生很多管理漏洞。而采取信息化的管理模式,不僅能夠優(yōu)化高校內(nèi)部的管理模式,提升學(xué)籍管理的成效,也能夠提高學(xué)籍管理的整體水平。有利于與當(dāng)前教學(xué)管理系統(tǒng)有機(jī)融合,促進(jìn)高校信息化管理工作的有效開展。但就目前高等教育院校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀來說,很多問題使得管理成果不佳。因此本文將針對(duì)這些問題,提出合理的優(yōu)化策略,以供相關(guān)人員借鑒。

        一、加強(qiáng)高等教育實(shí)際管理信息化建設(shè)的重要性

        學(xué)籍檔案包括了學(xué)生在整個(gè)學(xué)生時(shí)期的所有信息,是對(duì)學(xué)生在校期間的所有材料的歸納,通過學(xué)籍檔案不僅能夠記錄學(xué)生的成長(zhǎng)狀況,也能夠充分展現(xiàn)學(xué)校的管理能力。但隨著時(shí)代的發(fā)展,學(xué)生人員逐年增加,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難滿足社會(huì)的發(fā)展,加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠有效促進(jìn)信息管理體系的完善,同時(shí)也能夠帶動(dòng)高校內(nèi)部管理思想的變革,提高學(xué)籍管理的成效。在高校學(xué)籍管理的過程中,常見的管理方法以人工采集為主,這種方法不僅對(duì)采集人員提出了更高的要求,也對(duì)管理水平提出了更加嚴(yán)格的規(guī)定,通過加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠使工作人員的專業(yè)能力大幅度提高,同時(shí)也能夠確保學(xué)生對(duì)自身信息的了解,掌握有效的學(xué)籍信息,提升整體的學(xué)籍管理水平。除此之外,加強(qiáng)信息化建設(shè)也能夠使當(dāng)前的教學(xué)系統(tǒng)和信息管理之間有效融合,促進(jìn)學(xué)校整體管理模式的發(fā)展。

        二、促進(jìn)高校學(xué)籍管理信息化的策略

        2.1在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實(shí)行動(dòng)態(tài)管理模式

        雖然,我國(guó)絕大多數(shù)的高校都已經(jīng)逐步開展了學(xué)籍檔案信息化管理。但整體的管理機(jī)制仍然存在落后的現(xiàn)象,因此為了有效改善當(dāng)前落后的局面,應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用新興科技對(duì)學(xué)籍檔案管理采取動(dòng)態(tài)化的管理模式。通過將學(xué)生校外學(xué)籍的信息以及其他學(xué)歷的內(nèi)容通通錄入進(jìn)來,從而增強(qiáng)學(xué)生信息的全面性。不僅如此,為了使學(xué)籍檔案更好的管理,可通過編碼管理的方法利用信息技術(shù),在網(wǎng)絡(luò)上建立分級(jí)檔案管理平臺(tái),通過形成有序的信息化管理,從而確保檔案在錄入和調(diào)用的過程中能夠更加便捷,提升答案使用的有序性和高效性。

        2.2在原有的基礎(chǔ)上完善檔案形成機(jī)制

        學(xué)生的檔案信息一般都具有一定的順序性,基本上是圍繞學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況、學(xué)習(xí)程度、學(xué)習(xí)能力所開展的。但由于部分學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中,會(huì)出現(xiàn)提前修完學(xué)分或休學(xué),重修等狀況,這些現(xiàn)象不僅會(huì)使檔案內(nèi)容的記錄出現(xiàn)缺失,也影響了后續(xù)內(nèi)容的錄入。因此,為了對(duì)這些特殊情況的學(xué)籍更好地處理,應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理機(jī)制,對(duì)于出現(xiàn)重修、免修、修完學(xué)分的狀況進(jìn)行相應(yīng)的處理,善于運(yùn)用信息化學(xué)籍的建設(shè),利用網(wǎng)絡(luò)手段對(duì)檔案形成機(jī)制進(jìn)行編纂,從而確保學(xué)籍檔案管理工作的有序開展。

        2.3結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行的調(diào)整

        信息化時(shí)代的發(fā)展為高效的學(xué)習(xí)管理工作迎來了新的突破,信息化的明顯變化不僅僅使學(xué)籍檔案的利用效率大大提高,也使學(xué)習(xí)檔案的使用途徑不斷擴(kuò)寬,使得學(xué)生的學(xué)籍檔案不只是對(duì)學(xué)校和學(xué)生個(gè)人呈現(xiàn),而且還能夠隨著學(xué)生畢業(yè)后,履歷以及身份的變化有所展現(xiàn)。通過這種方式能夠使學(xué)生的檔案被應(yīng)聘者及時(shí)查看,也能夠使學(xué)生在找工作的過程中更加便捷。隨著檔案呈現(xiàn)主體的增多,檔案管理質(zhì)量也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)。用人單位了解學(xué)生的情況不僅僅依靠著面試、復(fù)試等形式,也可通過學(xué)籍檔案的了解更深層次的挖掘?qū)W生的潛力,通過這種做法能夠幫助各個(gè)企業(yè)更好地了解學(xué)生的整體狀態(tài),避免決策失誤錯(cuò)失人才。除此之外,為了使檔案信息的錄入更加快捷有,效在進(jìn)行紙質(zhì)信息的錄入過程中,可借助掃描數(shù)據(jù)的現(xiàn)代科技,通過這種方式能夠提升紙質(zhì)檔案的錄入,增強(qiáng)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存,極大地縮短了查詢成本和辦理流程,提高了學(xué)籍檔案管理人員的工作效率。

        三、總結(jié)

        結(jié)合上述分析,信息化建設(shè)是目前我國(guó)國(guó)內(nèi)各個(gè)高校開展各項(xiàng)管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì),也是目前各個(gè)高校沿用的整體大方向和技術(shù),但受到傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式的影響,我國(guó)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)存在著一定的問題,而針對(duì)這些問題應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)籍檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效改革,通過落實(shí)責(zé)任制度,從而滿足當(dāng)前的實(shí)際需求。通過開展動(dòng)態(tài)化的管理模式,建立完善的檔案形成機(jī)制,結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,從而有效提升當(dāng)前高校檔案管理的工作效率,滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

        參考文獻(xiàn):

        [1]蔣彩云. 基于高校信息化建設(shè)視閾下的學(xué)籍管理工作研究——以廣東培正學(xué)院為例[J]. 現(xiàn)代教育論壇, 2021, 4(1):139-141.

        [2]趙輝, 邊婧, 張帆. 高校信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與啟示——以綜合教務(wù)管理系統(tǒng)為例[J]. 教育教學(xué)論壇, 2020,(31):3.

        [3]時(shí)曉晨. 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提高醫(yī)院檔案管理工作水平的思考[J]. 中小企業(yè)管理與科技, 2020,(5):2.

        [4]陸光新. 改進(jìn)高校成人高等教育學(xué)籍管理工作的探索——以重慶醫(yī)科大學(xué)為例[J]. 現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生, 2020, 36(1):3.

        作者簡(jiǎn)介:趙佳 出生年月:1982年6月18日 性別:男 民族:漢,籍貫:北京市大興縣 學(xué)歷:研究生 職稱:講師 研究方向:高等教育管理、教育信息化

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