高璇璇

摘要：教育工作長期以來一直是我國發(fā)展建設(shè)工作中的重點，高等教育更是承擔(dān)著向社會輸送人才、為國家培養(yǎng)棟梁的重任，廣大高校有責(zé)任、有義務(wù)不斷提升自我管理水平，提升教學(xué)質(zhì)量。其中合同管理是高校內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，可以有效控制高校運營中的各類風(fēng)險，也是實現(xiàn)高校依法治校的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代，利用信息化的手段把管理理念固化到系統(tǒng)中是很好的控制辦法，所以合同管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)就尤為重要。傳統(tǒng)意義上的合同管理系統(tǒng)的信息化僅是基于審批系統(tǒng)的，其與財務(wù)系統(tǒng)是不相關(guān)的，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)就成了信息孤島，不能達到業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性。針對傳統(tǒng)合同審批系統(tǒng)的不足，需創(chuàng)建新型的合同管理系統(tǒng)，其與財務(wù)報銷支付、核算做賬、電子檔案系統(tǒng)相結(jié)合，使合同訂立、合同支付、財務(wù)入賬、財務(wù)監(jiān)督檢查通過多系統(tǒng)聯(lián)動做到全流程控制，達到在過程中防范風(fēng)險，實現(xiàn)高校信息管理一體化，深度業(yè)財融合的目的。本文重點討論新型合同管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)在高校實施的方法及優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：高校;合同管理系統(tǒng);信息化建設(shè);內(nèi)部控制視角

高校的合同管理工作是高校經(jīng)濟活動的主要組成部分，規(guī)范合同管理是內(nèi)控建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，已形成了廣泛的共識。在推行數(shù)字化、信息化校園建設(shè)過程中，應(yīng)運而生了各式各樣的信息化平臺，但是大部分的高校還沒有建立自己的合同信息管理系統(tǒng)。雖然有少數(shù)學(xué)校已經(jīng)建立，也只是合同審批功能和簡單的合同臺賬管理，沒有起到實質(zhì)上的作用，無法實現(xiàn)對合同長期、動態(tài)、有效的管理，對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)新的情況、新問題無法及時反映，增加了合同履行的風(fēng)險。所以要創(chuàng)建新型的合同管理系統(tǒng)，把各個孤立的信息系統(tǒng)相結(jié)合，推進業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)的有效對接，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享。

一、合同管理在高校內(nèi)控管理中的作用

（一）能夠有效控制高校運營過程中的風(fēng)險

1.可以降低管理風(fēng)險

通過事前、事中、事后三個維度進行控制，做到風(fēng)險把控到位，可以降低管理風(fēng)險。事前控制即從合同準(zhǔn)備、起草、談判到審批，都要樹立風(fēng)險意識，既要符合事業(yè)單位的相關(guān)采購程序，又要對經(jīng)營活動有所約束。事中控制即合同簽訂、履約的推進，降低合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險，履約過程應(yīng)該與財務(wù)預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合，有利于提升高校財務(wù)部門科學(xué)、合理配置資源。事后控制即合同是績效評價、監(jiān)督、巡視檢查的依據(jù)，同時也要體現(xiàn)責(zé)任追究機制。

2.降低稅務(wù)風(fēng)險

財務(wù)審批應(yīng)該從經(jīng)濟合同的形式、主要條款、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等方面控制稅務(wù)風(fēng)險。納稅人與稅務(wù)機關(guān)的許多納稅爭議均源于經(jīng)濟合同中涉稅條款的不明確，應(yīng)該針對不同類型的合同，分析、總結(jié)歸納其特點來規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險。例如采購貨物、服務(wù)合同注意識別合同中銷售發(fā)票類型是增值稅普通發(fā)票還是增值稅專用發(fā)票和發(fā)票給付的時間。勞務(wù)合同注意識別用工形式，支付的是工資還是勞務(wù)，支付的薪酬是否為稅前金額。工程合同需關(guān)注合同中適用稅率是否正確，工程設(shè)計稅率為6%，工程施工稅率為11%?？傊?，在合同中應(yīng)當(dāng)明確約定簽約方的開票納稅義務(wù)以及發(fā)票類型、質(zhì)量要求、稅率點位、開具與送達時間、發(fā)票遺失、發(fā)票記載項目變更等情形及其處置措施。通過做好前期風(fēng)險防范，規(guī)避履約過程中可能發(fā)生的相關(guān)爭議，就能做到防范風(fēng)險于未然。

（二）能夠提升高校管理、服務(wù)水平與效率

早在2012年11月29日財政部下發(fā)的財會〔2012〕21號文，即《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》通知中第四章第六節(jié)合同控制，就把合同控制作為事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。完善的合同管理制度，各制度聯(lián)合規(guī)范合同管理行為，進一步推進合同程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，可以提高學(xué)校管理水平。合同審批過程中明確的崗位職責(zé)限定和歸口管理意識，可以維護各院校的合法權(quán)益，推進高校依法辦學(xué)。

高效的合同管理，不僅表現(xiàn)為合同審批方式轉(zhuǎn)變及審批流程的優(yōu)化，審批、付款速度的加快，在各個環(huán)節(jié)節(jié)約辦事時間。而且表現(xiàn)為可實現(xiàn)內(nèi)部各經(jīng)管部門、審查部門和外部監(jiān)管部門對合同檔案方便查詢、調(diào)閱，對管理數(shù)據(jù)快速統(tǒng)計及分析。既可以提高服務(wù)水平，又可以提升師生的滿意度，達到精細化管理、人性化服務(wù)的目的，符合高校綜合管理改革及內(nèi)涵式發(fā)展要求。

合同管理對風(fēng)險的控制應(yīng)該是動態(tài)的、連貫的。在大數(shù)據(jù)時代利用信息化的手段把管理和服務(wù)理念固化到系統(tǒng)中是很好的控制辦法及管理方式，所以加強合同系統(tǒng)信息化建設(shè)則至關(guān)重要。

二、傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)的不足

（一）無法實現(xiàn)多系統(tǒng)聯(lián)動，數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)共享

目前大多數(shù)高校的合同管理還是紙質(zhì)合同線下審批結(jié)合臺賬控制模式，少數(shù)高校配合信息化建設(shè)，啟用了線上合同管理系統(tǒng)，但也僅僅是單一的審批流轉(zhuǎn)功能，而且對合同的查詢、統(tǒng)計、分析等難以呈現(xiàn)，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)。由于數(shù)據(jù)具有互補性，單個的數(shù)據(jù)價值并不大，只有數(shù)據(jù)規(guī)模達到一定的程度，而多個維度具有較好的及時性時數(shù)據(jù)才有用，規(guī)模維度、及時性等對其作用的發(fā)揮會產(chǎn)生很大的影響。所以，簡單化的合同審批系統(tǒng)、臺賬控制只是基礎(chǔ)的管理方式，難以勝任管理高校日趨大量及復(fù)雜的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重任。

（二）不互聯(lián)的多系統(tǒng)難以發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價值

如今數(shù)據(jù)作為一種資產(chǎn)的概念得到了廣泛的關(guān)注，它是在資產(chǎn)負債表以外的一種新型的資產(chǎn)模式。數(shù)據(jù)資產(chǎn)是由于過去事項而控制的實時的數(shù)據(jù)資源，能夠為企業(yè)未來有潛力產(chǎn)生經(jīng)濟利益的權(quán)利。其中合同電子數(shù)據(jù)及其款項收取、支付數(shù)據(jù)都是學(xué)校重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。如何有效利用這種新型資產(chǎn)，筆者認為只有多系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互聯(lián)才能使其發(fā)揮更大的效用。但多數(shù)高?，F(xiàn)狀是各個信息系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)受益人群不多。多個系統(tǒng)產(chǎn)生了重復(fù)錄入基礎(chǔ)信息的情況，表現(xiàn)為重復(fù)勞動、成本不經(jīng)濟，無法更好發(fā)揮和體現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價值。

（三）無法滿足會計核算需求，無法應(yīng)對會計政策改革

自2019年1月1日起，政府會計制度在高校實施，在財務(wù)會計中要求按權(quán)責(zé)發(fā)生制合理確認當(dāng)期收入和成本，這對高校合同管理模式提出了全新的要求。傳統(tǒng)的合同管理系統(tǒng)無法獲取收入經(jīng)濟合同的分次收款時間和分次收款金額，不能按照權(quán)責(zé)發(fā)生制確認時點的應(yīng)收賬款，只能在收到款項的時候確認收入，這種方式還是沿用原事業(yè)單位會計制度收付實現(xiàn)制下的確認方式。同時，對于分期支付的支出經(jīng)濟合同，傳統(tǒng)合同系統(tǒng)也不能明確付款時間，無法預(yù)計資金使用情況。對于一次性付款的支出經(jīng)濟合同，不掌握服務(wù)期，不能對成本進行合理分攤，難以滿足政府會計對成本按權(quán)責(zé)發(fā)生制的計量需要。可見傳統(tǒng)的只有審批功能的合同管理系統(tǒng)及臺賬輔助的內(nèi)控方式不盡如人意，簡單的合同管理信息化建設(shè)，不適用于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校對內(nèi)控管理和會計核算的需求。所以應(yīng)該建立起來基于多系統(tǒng)聯(lián)動的更智能、更全面、多功能的新型合同管理系統(tǒng)。

三、新型合同管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

為了確保擴大受益人群，打破信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的效果，體現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值，需在系統(tǒng)功能上進行創(chuàng)新，可基于審批、報銷付款、財務(wù)核算、后期檢查，采用四維一體的方式搭建合同管理信息化系統(tǒng)，打造全周期、多系統(tǒng)一體化管理模式。由數(shù)據(jù)交互、業(yè)務(wù)處理、合同歸檔、報表查詢、系統(tǒng)管理五大功能模塊構(gòu)成了新型合同管理系統(tǒng)，貫穿了合同管理的全生命周期，包括合同的起草、審批用印、備案、支付、變更、廢止、補充簽訂、歸檔和查詢統(tǒng)計分析。新型的合同管理系統(tǒng)既可實現(xiàn)全流程、動態(tài)管理合同的目的，又能達到數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的效果，其優(yōu)勢可以表現(xiàn)為以下幾點：

（一）實現(xiàn)多系統(tǒng)的聯(lián)動，共享經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

合同付款與財務(wù)報賬系統(tǒng)的對接，可以共同使用合同系統(tǒng)的付款信息、賬號、開戶行，達到數(shù)據(jù)共享。報賬系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)對接，能夠?qū)崿F(xiàn)自動提取科目、合同編號信息，智能入賬。財務(wù)核算系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)雙系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互，可以達到回寫憑證號的功能，包括收付款、保證金收款、印花稅繳付憑證號。與電子檔案系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)合同檔案電子化。對合同管理系統(tǒng)進行了一系列的開發(fā)和流程再造，使得多系統(tǒng)深度整合，提高了業(yè)務(wù)協(xié)作的一致性，達到了信息管理一體化的目的。

（二）建設(shè)合同管理信息化平臺，實現(xiàn)系統(tǒng)的互聯(lián)和數(shù)據(jù)的共享

新型合同管理系統(tǒng)中可以通過設(shè)置權(quán)限的方式的明確各方職責(zé)，根據(jù)合同內(nèi)容設(shè)置不同的經(jīng)辦人和審批人，并保留信息。開展線上審核功能，根據(jù)實際需求開展進行線上申請、審核、批準(zhǔn)等功能。這個過程中如果存在任何問題都可以及時將合同退回前一位處理人手中，大大節(jié)約時間。通過線上合同管理功能，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價值，經(jīng)過線上審批的合同都具有獨立的合同編碼，并且這個編碼并不重復(fù)，另外，系統(tǒng)中統(tǒng)計、查找功能應(yīng)當(dāng)設(shè)置多種選項，以便于使用者進行篩選。合同管理系統(tǒng)可以與財務(wù)系統(tǒng)相連接，申請人可以根據(jù)經(jīng)費代碼便可以查看余額，確保合同事項能夠完成。此外，合同管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)相連接，教職人員登錄一次就可以完成各待辦事項，在處理到每一環(huán)節(jié)時都會給申請人和經(jīng)辦人發(fā)送信息提醒。這樣就可以實現(xiàn)系統(tǒng)的互聯(lián)，數(shù)據(jù)得到充分的共享，更好發(fā)揮和體現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的更大價值。

（三）提高了財務(wù)核算及財務(wù)管理水平，有利于更好的落地政府會計制度

1.及時認定債權(quán)，提升會計核算質(zhì)量，防范財務(wù)風(fēng)險

基于權(quán)責(zé)發(fā)生制，收入類合同應(yīng)明確收入權(quán)責(zé)確認依據(jù)和時點要求。在合同管理系統(tǒng)中設(shè)定收款條件、收款日期、收款金額等信息，可保障應(yīng)收賬款的及時認定，實現(xiàn)按月統(tǒng)計，分析情況后關(guān)聯(lián)開票系統(tǒng)開具電子發(fā)票。為了進一步有效管理應(yīng)收賬款，還可關(guān)聯(lián)財務(wù)管理系統(tǒng)做應(yīng)收款項的賬齡分析。一則做到了收入和應(yīng)收賬款的及時準(zhǔn)確確認，二則可以督促業(yè)務(wù)部門推進應(yīng)收款項的及時收回，防范財務(wù)風(fēng)險。

2.監(jiān)控合同履約支付，提升預(yù)算執(zhí)行力，提高資金使用率

基于權(quán)責(zé)發(fā)生制，支出類合同要明確付款依據(jù)和進度時間。在合同管理系統(tǒng)設(shè)定付款條件、付款日期、付款金額等信息，可實現(xiàn)付款情況的及時統(tǒng)計，明確月度需要資金額度，進而可以提高資金的使用效率。財務(wù)人員在監(jiān)控合同執(zhí)行情況的同時，充分掌握了預(yù)算項目的支付進度，對于未按合同支付情況可迅速傳導(dǎo)到業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門使用合同系統(tǒng)查詢功能，也能及時檢查財務(wù)部門支付情況，實現(xiàn)合同履約過程中雙向監(jiān)督的職能。

3.滿足高校教育成本準(zhǔn)確核算的需要

在2019年12月財政部下發(fā)了財會

〔2019〕25號文，即財政部關(guān)于印發(fā)《事業(yè)單位成本核算基本指引》的通知，表明事業(yè)單位要逐步加強成本核算工作。高校教育成本的核算，可以綜合衡量教育政策和項目預(yù)算資金使用效果，也是未來教育主管部門測算師生比、生均定額，分配財政資金的重要參考條件，所以高校能夠準(zhǔn)確核算成本就極為重要。在合同管理系統(tǒng)中顯示合同的履約期限和款項支付情況，相關(guān)業(yè)務(wù)成本就可以根據(jù)受益期限按期進行合理分攤。將成本核算的理念落實到財務(wù)管理中，做到真實客觀地反映學(xué)校辦學(xué)狀況。

高校實施的政府會計制度較為全面地引入了權(quán)責(zé)發(fā)生制基礎(chǔ)，增加了應(yīng)收款項、應(yīng)付款項、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款或有負債等科目的核算內(nèi)容。另外，權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，也為高校全面開展成本核算提供了可行條件和基礎(chǔ)。筆者認為合理確認收入與成本，并進行項目收支配比，需以經(jīng)濟業(yè)務(wù)的權(quán)利和義務(wù)作為依據(jù)。經(jīng)濟合同是記錄高校權(quán)利和義務(wù)的主要載體，是高校會計業(yè)務(wù)計量的基礎(chǔ)。只有規(guī)范經(jīng)濟合同管理，發(fā)揮經(jīng)濟合同功能，才能保證會計核算信息質(zhì)量，有利于更好的落地政府會計制度，有利于準(zhǔn)確反映學(xué)校的財務(wù)狀況、運行成本、現(xiàn)金流量等財務(wù)關(guān)鍵性信息。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代，廣大高校的合同內(nèi)控管理及信息化建設(shè)工作大有可為，相關(guān)工作的開展能夠有效幫助高校提升工作效率，加強高校管理水平，從而更好地開展教學(xué)工作。通過構(gòu)建高效完善的財務(wù)管理數(shù)據(jù)信息共享機制，打破信息壁壘，實現(xiàn)各部門信息共享。著力提升財務(wù)管理服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、智慧化水平，提高財務(wù)服務(wù)質(zhì)量與實效。然而隨著新問題的發(fā)現(xiàn)，以及管理的不斷升級，高校合同管理相關(guān)內(nèi)控建設(shè)及信息化建設(shè)會一直在路上。

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