摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術手段的高速發(fā)展，我國已經(jīng)全面進入數(shù)據(jù)化時代，各行各業(yè)的發(fā)展都面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，高校作為信息技術應用的前沿機構，傳統(tǒng)高校檔案管理模式也面臨著創(chuàng)新發(fā)展的客觀需求，本文從大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡化的背景入手，分析了當前高校檔案管理模式中存在的問題，探討了高校檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展的必要性，并充分結合高校檔案管理的特點提出了可行性建議。

關鍵詞：高校 檔案管理 創(chuàng)新

信息化發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)應用發(fā)展拉開了大數(shù)據(jù)時代的帷幕，與以往任何一個時代相比，我們的日常生活工作與數(shù)據(jù)的聯(lián)系如此之緊密。各種信息技術終端，各種數(shù)據(jù)的采集和預測，數(shù)據(jù)將人與人，人與世界連接起來，構成一張繁密的網(wǎng)絡，每個人都在影響世界，又在被他人影響著。國家文獻系統(tǒng)重要組成部分之一的檔案管理系統(tǒng)，在社會信息保存和傳播中有著基礎作用，在社會科學中占有一席之地。檔案管理不僅具有現(xiàn)實意義更具有長遠的發(fā)展意義。同時，檔案工作與每個人都息息相關，特別是高校檔案管理的重要性更加突顯，高校檔案的基礎功能是記載記錄教職工、學生的基本信息，是個人發(fā)展的物質存儲，更是高校發(fā)展的數(shù)據(jù)基礎，但隨著計算機技術和網(wǎng)絡的高度發(fā)展，檔案資源數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)、存儲、傳播等有了新的特點，傳統(tǒng)檔案的管理模式已經(jīng)落后于新時代的發(fā)展要求，高校檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展已勢在必行。

1 概念

1.1 高校

高校是高等學校的簡稱，大學、學院、獨立學院、高等職業(yè)技術大學、高等職業(yè)技術學院、高等?？茖W校統(tǒng)稱為高校。中國大學共有12個學科，92個大學專業(yè)類，506種大學專業(yè)。12個學科分別是：哲學、經(jīng)濟學、法學、教育學、文學、歷史學、理學、工學、農(nóng)學、醫(yī)學、管理學、藝術學。截至2019年6月15日，全國高等學校共計2956所，其中普通高等學校2688所（含獨立學院257所），成人高等學校268所。中國高校數(shù)量眾多，且中國高校涵蓋了各行各業(yè)全領域，隨著高等教育和終身化教育的逐漸普及，新一代中國公民的系統(tǒng)化檔案記錄和管理可以說從高校開始的，因而高校的檔案管理地位得到了極大的提高。

1.2 檔案管理

檔案管理等同于檔案工作。檔案管理部門（檔案館或者室）對檔案實物材料和檔案所反映的信息內(nèi)容進行整理、保存、使用等各項業(yè)務工作的總體稱呼，檔案管理是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分之一。

從檔案管理工作的性質來入手，檔案管理工作首先是一種管理性工作，其次是一項服務性工作。檔案管理工作的特點包含：

（1）管理性。檔案管理既是對檔案文件的管理，也是對查閱檔案、存取檔案等事項的人員管理，所以首先就具有管理性。需要檔案管理人員既要具備管理方面特別是檔案管理方面的知識與能力，還需要具有檔案管理的責任心，在對檔案文件管理方面達到標準，有效存儲，在對查閱檔案和存取檔案的人員管理方面，要遵守程序，服務周到，這都體現(xiàn)著管理的質量和效果。

（2）社會性。檔案是各行各業(yè)方方面面的工作過程的體現(xiàn)，所以檔案文件涉及到各個領域、時間不一、內(nèi)容多樣的內(nèi)容，涵蓋企業(yè)事業(yè)單位檔案、行政檔案、人事檔案、文字檔案、圖形檔案等分類。在工作方面，也涉及到與不同行業(yè)、不同需求的檔案存儲和使用人員進行工作上的接觸和協(xié)調，因此檔案管理具有社會性的特點。

（3）服務性。檔案管理的服務性主要體現(xiàn)在這樣幾個方面：一是檔案管理工作是將有價值的文獻材料按照保存和流轉的程序進行存儲的過程，所以為檔案部門研究檔案管理、進行編著等活動提供了依據(jù)，從目的方面看是為適應社會各界的利用需求服務。同時，作為檔案管理人員，每日面對的檔案管理的相關工作，則體現(xiàn)的是為更好的保存檔案文件服務，更是為有檔案存儲和使用需求的人員服務。

（4）政治性。這一特點主要表現(xiàn)在檔案管理為誰服務、為誰所有、達到什么樣的管理要求。從我國檔案管理的實際來看，檔案管理工作不單純是一項簡單的管理和服務工作，更是維護國家機密、延續(xù)歷史文獻、積累文化財富的重要體現(xiàn)。所以說，檔案管理工作的工作重心是為國家發(fā)展服務、是為經(jīng)濟建設服務，它的機要性、保密性也是政治性的體現(xiàn)。

（5）保密性。由于檔案信息涉及到國家安全和利益、個人隱私等內(nèi)容，所以檔案管理就涉及到了保密性的問題。特別是在當前信息技術的飛速發(fā)展下，信息安全也存在隱患，所以，再這樣的形勢下，如何應對涉密檔案的電子存儲問題也成為檔案管理亟待解決的問題。

2 高校檔案管理模式的特征

由于高校教學、科研、學生管理工作繁多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量多，涵蓋廣。為高校檔案管理提出了很高的挑戰(zhàn)，高校檔案管理模式也由各系部保存的單一模式和專門負責檔案管理的部門統(tǒng)一收集，集成的信息資源管理模式共同構成。管理模式的特征明顯，主要包括：

（1）高校檔案種類多，內(nèi)容多樣。高等學校由于辦學歷史、辦學層次不同，這也使得檔案管理的情況也不盡相同。但是從總體上看，高校人員多，成分復雜，既有教師、學生的主體，更有行政、后勤等輔助人員。所以需要高校存檔的內(nèi)容就更加多樣，教學檔案、科研檔案、學生檔案、財務檔案、人事檔案、教務檔案等等都需要進行篩選后存儲。特別是很多高校對檔案存儲的內(nèi)容并沒有明確規(guī)定，這就使得每年各部門存儲的檔案內(nèi)容復雜、數(shù)量多，海量的檔案信息為高校檔案管理提出了挑戰(zhàn)。

（2）檔案呈現(xiàn)方式多。由于各高校檔案室的條件不同，領導對此項工作的重視程度不同，所以很多高校的檔案室還停留在傳統(tǒng)的紙質版檔案存儲階段。但是從當前形式來看，迫切需要從傳統(tǒng)的紙質檔案到電子檔案方式的轉變，不僅要提高信息化檔案存儲和管理的意識，更重要的是配備信息化檔案存儲的設備，加大條件建設投入，加強信息化檔案管理隊伍建設，使檔案管理向分類處理和保存方向發(fā)展。將集成性的概念落實進一步提上日程。

（3）檔案信息變動頻繁。一是高等學校涉及到人員流動頻率高的問題，每年學生升學就業(yè)呈階段性變化，所以學生檔案管理每年都要有新的變化，特別是在入學、畢業(yè)季階段檔案都要進行更新和存儲。還有就是高校教職工入職、調離頻繁，這些都要求對人事檔案進行及時變動和更新。二是在教學和科研方面，尤其是教學方面，每學期學生考試成績、科研成果等檔案存儲數(shù)量也很大，更新快。三是在學生管理方面，每學期都涉及到評獎評優(yōu)等獎懲變動，這些也要及時納入學生的人事檔案當中，同時從學生管理部門角度也要及時記錄在檔。

（4）高校檔案信息重要性高。高校中的學籍信息、科研教學成果、學術論文等內(nèi)容的檔案具有很大的保存價值，重要性和保密性強，需要在管理過程中特別重視，不僅要加強管理，更要重視存儲的過程，避免由于受潮等外在因素影響存儲質量。

（5）高校檔案的利用性和開放性高。隨著全民、終身教育的普及，高校學生檔案的重要性不言而喻，將伴隨學生的一生，在其升學、就業(yè)、出國深造等等領域發(fā)揮重要作用。所以高校檔案館就經(jīng)常會有畢業(yè)很多年的學生返校查閱檔案的情況發(fā)生，可見高校檔案的利用性高。隨著信息權這一種新型公民權利的出現(xiàn)，對檔案管理的開放性要求更高，在保障檔案客觀、真實、嚴肅的同時，也要使整個檔案管理的過程公開透明，減少人為因素。

（6）高校檔案對人力需求高。由于各高校還多采用人工或者單一化的方式管理檔案，因而在檔案存儲、變化高峰期仍需要大量的人力和物力，檔案管理的效率不高。這就要求檔案管理要朝著信息化管理和應用的方向發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案管理的全面、準確、便捷管理。

3 當前高校檔案管理模式存在的問題

近年來，高校檔案管理工作學習國內(nèi)外先進理念，通過兼容并包的形式，在檔案管理的制度建立、檔案存儲的新媒介形式以及信息化等方面取得了一定的成績。但高校檔案管理模式中仍存在很多問題，在人員等上仍有很多不足，具體體現(xiàn)在：

3.1 檔案管理意識薄弱

高校的主要任務都放在了教學、科研和學生管理方面，對于檔案管理工作很多高校都并不重視。甚至很多高校都沒有設置獨立的檔案館或檔案室，各部門檔案也都各自保存，既沒有建設檔案存儲的條件，也沒有專職的檔案管理人員。此外，即使一些高校設置了檔案室（館），但是檔案管理隊伍的素質能力和思想認識存在不到位的問題，檔案管理人員還沒有充分意識到新時代檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展的必然性，仍舊停留在檔案收集、整理階段，僅僅將檔案管理理解為確保檔案材料的齊備和長期保存目標。在檔案管理的過程中沒有自覺主動地發(fā)展檔案管理模式，沒有積極主動的應用大數(shù)據(jù)等先進技術手段為代表的信息化管理模式，導致高校檔案管理上材料的存儲準確性不高，效率不高，遺漏和缺失較多，后續(xù)使用及保密性不強。

3.2 檔案管理職責不明確

由于長期以來高校檔案管理部門屬于行政后勤服務部門，受到的重視程度不足，檔案管理工作往往被動開展，管理模式陳舊。高校檔案管理沒有上升到全校高度，更沒有做好頂層設計和全盤統(tǒng)籌，形成總體規(guī)劃，制定總體目標，因此，由于缺乏總體統(tǒng)籌管理部門，使得各部門各自為戰(zhàn)，檔案管理粗放，人員素質參差不齊，檔案內(nèi)容缺少連貫性。并且由于缺少統(tǒng)籌部門，導致各部門之間交流不足，執(zhí)行性不強，再加上很多系部的檔案管理人員為兼職人員，除檔案工作外還要承擔其他工作和任務，對檔案管理工作投入不足，職責不清，糊弄了事。另外檔案部門和各系部之間的業(yè)務交流和指導較少，導致檔案管理部門收集留存的檔案分類不清，在使用上效率不高。

3.3 檔案管理機制不完善

隨著電子化檔案數(shù)量越來越多，高校檔案管理的任務量越來越大，但客觀現(xiàn)實是高校目前仍在采用經(jīng)驗性的文件管理模式。很多高校沒有引進電子檔案軟件，也有一些高校電子檔案管理不規(guī)范，不會應用電子檔案軟件，不參加電子檔案管理的培訓，而且在應對失誤方面也缺乏制度和機制，經(jīng)常出現(xiàn)檔案存儲分類混亂，檔案丟失、損壞，檔案分類細化不足，查找標注不準確的問題，使得檔案丟失后的損失很難彌補。監(jiān)管機制的缺失，人為因素多，很多檔案因為管理人員的不負責、工作不細致，給檔案本人造成了很多不便。

3.4 檔案管理人才專業(yè)性不強

高校檔案專業(yè)人才缺乏，面對社會對高校檔案提出的更高要求，就要求檔案管理的人員有更先進的檔案管理理念和更高的知識技能水平。目前各高校雖然開設了檔案專業(yè)但無論是人才培養(yǎng)數(shù)量還是人才質量都沒有達到客觀的要求水平。在實際工作中容易出現(xiàn)管理模式僵化，收集、分類、管理檔案不精準、不完善。很多高校檔案管理人員都有其他行政或后勤人員兼任，從理念到現(xiàn)代信息技術應用上都存在很多不足，比如錄入過程中操作效率較低，有使用信息化技術的畏難情緒，先進設備沒有發(fā)揮出應有的作用，讓設備成為了擺設。

3.5 檔案管理信息化不強

在管理檔案過程中應用信息化技術不足，雖然很多高校采用的檔案信息化管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)針對性和適應性不強，并且各高校、各部門間信息化檔案管理水平不均衡，部門高校原始紙質材料還沒有及時轉化為數(shù)字化檔案資源，導致大部分檔案管理還提留在原始紙質階段，紙質檔案占用空間大，保存困難，使用過程中需要專人現(xiàn)場查看，浪費人力物力。資金投入不足，設備陳舊，特別是計算機等設備使用時間過長，不同部門設置各高校間還在使用傳統(tǒng)的傳真、掃描上傳等方式，不僅浪費耗材和時間，更容易出現(xiàn)泄密的問題。

4 高校檔案管理模式的創(chuàng)新

4.1 轉變思維創(chuàng)新觀念理論

加強頂層設計，從國家層面提出高校檔案管理模式創(chuàng)新的新要求，并出臺相應的政策支持性文件。高校管理層要按照上級要求，頂層設計本校檔案管理工作，將其納入高校中長期和年度工作計劃當中，制定檔案管理要達到的目標和要求。要為檔案模式改革創(chuàng)新持續(xù)穩(wěn)定提供資金的投入，加強檔案室（館）的建設投入，加強檔案管理人員隊伍建設投入，為管理模式創(chuàng)新發(fā)展提供軟硬件支持。檔案管理人員加大自身宣傳力度，提高檔案管理規(guī)范化、信息化的意識，形成檔案管理科學化的氛圍，全員提高對此項工作的重視程度。全體師生要集思廣益，在檔案管理模式創(chuàng)新過程中研究新理論、新技術、新方法、新服務。檔案管理人員要在檔案管理創(chuàng)新方面進行科學研究，不斷在理論和實踐方面提出新方法，積累新經(jīng)驗。

4.2 完善檔案管理體系

建立檔案數(shù)據(jù)管理的標準化流程體系，完善檔案管理制度體系，明確檔案的歸檔、查閱等工作的要求、標準和流程，特別是各個部門存儲檔案的內(nèi)容和分類要有明確規(guī)定，可以由檔案室牽頭，各部門提交檔案存儲目錄，經(jīng)反復討論后形成檔案存儲最終目錄，每年按照目錄進行存檔，使整個檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。開展檔案動態(tài)化管理，落實以人為本，服務師生的理念，捋順和簡化師生使用檔案、查閱檔案的程序，實現(xiàn)檔案資源共享。構建應對檔案風險的防控機制，對檔案管理特別是電子檔案的管理網(wǎng)絡信息化安全問題有應對之道。建立檔案管理的考核監(jiān)督機制，對檔案管理工作進行考核，確保檔案管理各環(huán)節(jié)順利高效完成工作。

4.3 建立高素質人才隊伍

在更新管理理念的基礎上，針對新時代檔案管理的需求，建立高素質檔案管理人才隊伍，一是加強專業(yè)人才引進，特別是檔案、信息處理相關專業(yè)的復合型人才的引進，使檔案管理隊伍朝著專業(yè)化、信息化、年輕化的方向發(fā)展。二是加強信息技術的培訓，在購置信息檔案存儲軟件后，要加強對檔案管理人員的信息化培訓，也可以到檔案管理工作成績突出的高校去考察學習。三是創(chuàng)設條件開展人才交流和互動，互相借鑒。四是建立人才評價激勵機制，對檔案管理人員的素質、能力、責任心以及工作完成質量進行評價，納入高校評獎評優(yōu)體系當中，提高檔案管理人員工作的積極性和主動性，為檔案管理人才提供職業(yè)發(fā)展的新可能。

4.4 建立檔案信息化系統(tǒng)

加強前瞻性的硬件系統(tǒng)的升級和換代，加強檔案管理軟件的開發(fā)與應用，從信息到技術層面上打破壁壘。建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫、搜索引擎等的高效建設，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案兼容模式，采集方式不僅僅限于人工錄入，更要充分利用數(shù)據(jù)導入、自動采集、電子掃描等信息技術方式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時歸檔。通過在檔案收集過程中開展源頭管理，科學分類和管理，減少人工管理的難度和紕漏。通過云儲存的方式，在統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準的基礎上打造管、用一體的智能化檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新變革?？傊?，高校檔案管理工作要加大信息化投入力度，同時重視信息化檔案存儲的安全問題。

參考文獻：

[1] 張紅.基于大數(shù)據(jù)背景的高校圖書館檔案管理策略[J].信息與電腦，2019，31（17）：200-201.

[2] 彭紅.信息時代高校科研檔案管理工作創(chuàng)新模式探究[J].重慶交通大學學報（社會科學版），2019.

[3] 于娜.解放思想推動高校檔案工作高質量發(fā)展[J].辦公室業(yè)務，2019，28（17）：124-127.

[4] 李愛華.大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究[J].檔案管理，2020（2）：82-83.

[5] 李冬梅.高校教學檔案管理的創(chuàng)新模式分析[J].蘭臺內(nèi)外. 2018（09）.

[6] 朱英.高校教學檔案管理的創(chuàng)新模式思考[J].當代教育實踐與教學研究.2017（06）.

[7] 王金偉.信息技術在高校教學檔案管理中的應用[J].高教學刊.2016（02）.

作者簡介：

裴營：（1983—），女，漢族，遼寧省錦州市人，遼寧鐵道職業(yè)技術學院檔案員，館員。研究方向：檔案管理。